采購數(shù)字化的應(yīng)用現(xiàn)狀和發(fā)展建議

文/周龍飛（東南大學(xué)經(jīng)濟管理學(xué)院）

作為企業(yè)生產(chǎn)運營中的基礎(chǔ)活動，采購工作占據(jù)重要的地位，直接影響企業(yè)后續(xù)業(yè)務(wù)的開展。但在日常管理活動中，采購管理仍存在許多不足，主要表現(xiàn)在質(zhì)量不達標，采購費用超出預(yù)算，產(chǎn)品供需不匹配等狀況。為改善現(xiàn)狀，同時減輕采購工作人員的壓力，企業(yè)有必要引入數(shù)字化技術(shù)，建立數(shù)字化采購平臺，提高采購工作的效率和水平，降低成本，進而提高企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營效率和競爭實力。

一、數(shù)字化技術(shù)在企業(yè)采購管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀

（一）采購數(shù)字化程度有待提高

隨著數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展，許多企業(yè)都意識到了數(shù)字化技術(shù)帶來的巨大價值，積極引進數(shù)字化技術(shù)。但總體來說，目前我國企業(yè)的數(shù)字化建設(shè)程度仍然不高。一方面，企業(yè)在采購數(shù)字化建設(shè)方面投入較少，數(shù)字化技術(shù)未得到廣泛應(yīng)用。盡管目前已有許多企業(yè)在數(shù)字化技術(shù)方面進行了廣泛的應(yīng)用，并取得了行業(yè)的相對優(yōu)勢，為其他企業(yè)在數(shù)字化建設(shè)方面提供了清晰的思路，但在實際工作中，由于成本、研發(fā)周期、思想觀念等原因，仍有許多企業(yè)仍未利用數(shù)字化技術(shù)來提升更新采購水平，無形中提高了企業(yè)的運行成本，弱化了企業(yè)的運行效率和核心競爭力。另一方面，企業(yè)在采購數(shù)字化建設(shè)方面缺少科學(xué)有效的方法?？茖W(xué)合理的采購流程是利用數(shù)字化技術(shù)優(yōu)化采購工作的前提[1]。在數(shù)字化建設(shè)過程中，主要流程設(shè)計還是傳統(tǒng)的工作流程和人工采購模式，并利用內(nèi)部控制制度來防范采購風(fēng)險。這種數(shù)字化建設(shè)流程缺乏創(chuàng)新性，難以發(fā)揮出數(shù)字化采購真正的優(yōu)勢，無法真正有效地提高采購效率、降低采購成本、管控采購風(fēng)險。在這方面，企業(yè)應(yīng)積極尋求外部幫助，由專業(yè)的咨詢公司提供解決方案或?qū)W習(xí)其他公司的案例。

（二）系統(tǒng)功能單一

受制于企業(yè)的發(fā)展階段和規(guī)模大小，不同企業(yè)在數(shù)字化采購建設(shè)方面投入的資金、人力不一，因而數(shù)字化系統(tǒng)的整體水平和功能也各有差異。總體來看，數(shù)字化技術(shù)在企業(yè)的應(yīng)用仍較少，采購管理系統(tǒng)的功能偏少，難以滿足采購人員業(yè)務(wù)開展的實際需要。采購工作涉及企業(yè)的多個部門和外部供應(yīng)商，現(xiàn)有的采購管理系統(tǒng)中，盡管增加了價格對比、價格預(yù)測的功能，但是由于數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)量較少，信息更新緩慢等因素，導(dǎo)致系統(tǒng)提供的參考價格不具實用性，難以被采購人員采納使用[2]。此外，不同企業(yè)的需求也不盡相同，除了一些通用的價格對比、供應(yīng)商管理等功能外，還需要根據(jù)行業(yè)特點和企業(yè)自身需求開發(fā)特定功能。

（三）采購管理人員的操作能力差

隨著企業(yè)數(shù)字化采購系統(tǒng)研發(fā)的深入和功能的擴張，對采購人員的專業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求。數(shù)字化采購是一門綜合學(xué)科，專業(yè)性較強，要求采購人員具有扎實的基礎(chǔ)知識和相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)知識。然而根據(jù)一項調(diào)查結(jié)果顯示，企業(yè)的采購工作人員中，有相當多的員工對信息技術(shù)系統(tǒng)比較陌生，不太了解，只掌握基本的操作[3]。對一些更復(fù)雜的功能，例如數(shù)據(jù)的調(diào)取和分析，供應(yīng)商的管理和協(xié)調(diào)等沒有熟練掌握。

許多企業(yè)只重視新系統(tǒng)的開發(fā)，而忽略了員工的培訓(xùn)教育，導(dǎo)致數(shù)字化采購的優(yōu)勢沒有充分體現(xiàn)出來，不能真正地降低企業(yè)的運行成本并帶來效益。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層看不到數(shù)字化技術(shù)帶來的利潤和價值，對其重視程度可能會進一步降低，長遠來看不利于采購部門數(shù)字化系統(tǒng)的建設(shè)。

二、企業(yè)采購管理中數(shù)字化技術(shù)的價值

（一）有利于降低成本

據(jù)2016年的麥肯錫報告顯示，數(shù)字化采購不僅可以為企業(yè)節(jié)省大量成本，還可以減少企業(yè)在采購上花費的時間，以及價值損耗[4]。企業(yè)原材料費用通常在產(chǎn)品成本中占較高比例，如果可以適當降低采購費用，將會帶來可觀的利潤增長。利用數(shù)字化技術(shù)，企業(yè)可以更全面地收集、處理和分析各類數(shù)據(jù)，整合相關(guān)資源，實現(xiàn)自動化、智能化采購，降低協(xié)商成本，減少采購人員在信息收集、交換上花費的時間[5]。同時，數(shù)字化技術(shù)還可以持續(xù)監(jiān)視外部市場和企業(yè)內(nèi)部需求的變化，對供應(yīng)商進行調(diào)整，及時應(yīng)對、修改采購計劃，避免采購過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險，縮減采購周期，對采購工作全流程進行成本控制。對于一些資金有限和成本敏感的中小型企業(yè)來說，數(shù)字化采購將是一大發(fā)展助力。

（二）提高響應(yīng)速度

除了能夠降低采購成本、生產(chǎn)成本顯性成本外，數(shù)字化技術(shù)還可以降低隱形的“時間成本”。由于時間具有稀缺、不可替代的特點，決定了它對生產(chǎn)制造型企業(yè)的特殊重要性[6]。在采購工作和供應(yīng)鏈管理中，數(shù)字化技術(shù)可以幫助采購人員快速收集、交換物資信息，了解市場最新動態(tài)，提高反應(yīng)速度，做出最優(yōu)決策，避免了傳統(tǒng)采購模式下信息滯后和信息不對稱的問題。尤其是新冠疫情暴發(fā)以來，人員流通不暢，信息交互不及時，企業(yè)的生產(chǎn)流通受到了極大的影響。傳統(tǒng)的采購模式弊端凸顯，許多企業(yè)這才意識到數(shù)字化技術(shù)的巨大優(yōu)勢。此外，數(shù)字化技術(shù)還可以根據(jù)歷史數(shù)據(jù)進行智能分析，預(yù)測未來物資價格變化和物資供應(yīng)等情況。利用這些數(shù)據(jù)，采購人員可以預(yù)先對未來做出判斷，及時調(diào)整采購計劃，提高企業(yè)的響應(yīng)速度，使企業(yè)在復(fù)雜多變的環(huán)境中及時做出正確的判斷。

（三）提高工作效率

在以往的采購工作中，從早期的編制采購方案，采購各種物資，核對數(shù)量，檢查質(zhì)量，再到最后的財務(wù)結(jié)算，整個流程需要花費很多的時間。采購周期越長，花費的成本就越高，出錯的可能性也越高，企業(yè)的運行效率就越低，運行成本也在增加。數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，縮減了采購流程，大大降低了所需的時間。例如，以前需要采購人員提前詢問不同供應(yīng)商的報價，并進行質(zhì)量檢查，企業(yè)和供應(yīng)商之間的信息不對稱問題難以消除，從而使采購人員難以選擇到可靠的供應(yīng)商，采購效率低下。在運用數(shù)字化技術(shù)之后，通過搭建一個完善的數(shù)字化管理系統(tǒng)，對工作流程進行重新梳理，將供應(yīng)商、財務(wù)以及各種資源整合起來，并對采購、運輸、庫存等過程進行管理。建立物資信息跟蹤平臺，及時獲取市場最新動態(tài)，保證獲得穩(wěn)定和優(yōu)質(zhì)的物資，使物資來源更及時、穩(wěn)定，采購計劃更具時效性，提升物資管理水平。全流程公開、透明、迅速，為采購人員的決策提供有力的支撐。企業(yè)可以快速獲得市場上各類物資的信息，信息不對稱問題得以消除，采購周期縮短，采購人員的壓力降低，有助于采購人員選擇合適可靠的供應(yīng)商，降低成本，提高采購效率。降低了采購過程中可能發(fā)生的風(fēng)險，實現(xiàn)資源的有效整合，進而提高企業(yè)競爭力。

（四）采購管理更加規(guī)范化

對于許多中小企業(yè)來說，由于其處于初級發(fā)展階段，人員較少，管理制度不規(guī)范，內(nèi)部權(quán)責不清，采購行為存在諸多不規(guī)范之處，這極大地制約了企業(yè)的發(fā)展壯大。采用數(shù)字化技術(shù)，建設(shè)和應(yīng)用集中采購平臺、資產(chǎn)管理系統(tǒng)等，對采購管理制度進行修改和完善，確保制度的合法、合規(guī)和可操作。按照制度對采購業(yè)務(wù)進行重新梳理和規(guī)范，組織采購活動的具體示范，對采購人員進行培訓(xùn)，確保采購人員按照采購管理制度開展業(yè)務(wù)，使采購流程透明、高效。通過數(shù)字化采購平臺，采購全流程可監(jiān)督、追溯，減去一些不必要的流程，使采購人員按照制度購買物資，采購計劃更加科學(xué)，采購流程更加完善，降低了采購工作中可能發(fā)生的腐敗風(fēng)險，有助于企業(yè)的規(guī)范發(fā)展。

三、加強企業(yè)采購管理數(shù)字化的建議

（一）改變傳統(tǒng)思想，加大資金投入

數(shù)字化轉(zhuǎn)型是國家近些年重點發(fā)展的政策之一，也是企業(yè)未來發(fā)展的趨勢?；ヂ?lián)網(wǎng)給我們的生活帶來了巨大的改變，采購方式也發(fā)生了巨大的變革。采購作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中的重要一環(huán)，數(shù)字化采購是采購管理發(fā)展的必然趨勢。同時受疫情影響，許多企業(yè)也不得不向線上轉(zhuǎn)型，建設(shè)更加靈活、多樣的數(shù)字化供應(yīng)鏈。然而，數(shù)字化轉(zhuǎn)型需要一定的資金和時間投入。企業(yè)負責人首先必須給予足夠的重視，意識到數(shù)字化采購給企業(yè)帶來的巨大價值，然后，從物質(zhì)和資金層面提供相應(yīng)的保障。要建立長效投入機制，在前期數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)方面，需要企業(yè)的大力支持，新系統(tǒng)建設(shè)不是一蹴而就的，往往需要花費大量的時間和資金，企業(yè)需結(jié)合自身需求，建設(shè)符合自身發(fā)展需要的數(shù)字化采購平臺和數(shù)字化供應(yīng)鏈。其次，在建設(shè)好數(shù)字化采購系統(tǒng)之后，系統(tǒng)可能會出現(xiàn)各種問題，企業(yè)需持續(xù)運營升級維護該系統(tǒng)，因為科技在不斷發(fā)展，技術(shù)在持續(xù)升級，各種新需求不斷出現(xiàn)，這就要求企業(yè)提高專項的資金支持。以企業(yè)常用的ERP（企業(yè)資源計劃）系統(tǒng)為例，短則數(shù)月，長則一兩年，就要進行一次系統(tǒng)升級，例如優(yōu)化用戶界面、增加數(shù)據(jù)庫數(shù)量等[7]。因此，企業(yè)負責人需要改變管理思路，意識到數(shù)字化采購帶來的經(jīng)濟效益，營造良好的企業(yè)采購氛圍，利用先進的技術(shù)，及時準確地收集所需的信息，促進企業(yè)生產(chǎn)效益的提高。

（二）重視新功能開發(fā)，發(fā)揮數(shù)字化優(yōu)勢

現(xiàn)階段許多企業(yè)都意識到了數(shù)字化帶來的巨大收益，在數(shù)字化采購系統(tǒng)建設(shè)方面提供了資金和人力支持，初步建成了數(shù)字化采購平臺并投入使用。但仍存在許多問題，例如功能還比較單一，界面有待優(yōu)化等。多數(shù)情況下只能滿足一些簡單的物資編輯、價格對比等工作，采購工作涉及企業(yè)內(nèi)外部的多個參與方，并且是動態(tài)的，需要根據(jù)內(nèi)外部條件變化進行調(diào)整，這顯然無法滿足現(xiàn)實中采購工作開展的需要。數(shù)字化采購平臺建設(shè)是一項復(fù)合型、綜合性的任務(wù)，具有極強的專業(yè)性。要考慮到采購工作的業(yè)務(wù)需要，進行重點系統(tǒng)功能研發(fā)，不斷拓展新功能。例如，有些物資的市場價格波動大，那么在系統(tǒng)功能研發(fā)時可以增加歷史價格統(tǒng)計和未來價格預(yù)測等功能。有了這些數(shù)據(jù)，采購人員就可以在價格較低時購買物資，幫助企業(yè)節(jié)約成本。另外，對于企業(yè)來說，少則有幾十家合作供應(yīng)商，多則有幾百甚至上千家合作供應(yīng)商，對這些供應(yīng)商的管理也是企業(yè)面臨的一大難題。企業(yè)需要不斷地調(diào)整其合作供應(yīng)商，有些供應(yīng)商因價格、質(zhì)量等因素要終止合作，另外還要開拓一批新的供應(yīng)商。在系統(tǒng)功能研發(fā)時增加供應(yīng)商評級等功能，對不同的供應(yīng)商給予評級，當評級較差時系統(tǒng)需要給出提醒，采購人員考慮是否與其終止合作。在納入新的供應(yīng)商時，系統(tǒng)要綜合價格、生產(chǎn)能力、質(zhì)量等因素給予參考意見，采購人員據(jù)此考慮是否將其納入合作供應(yīng)商。除此之外，還有許多其他新功能，企業(yè)需結(jié)合自身工作需要進行重點研發(fā)。

（三）重視人力資本，提高人員綜合素質(zhì)

在企業(yè)積極開展數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)的時候，也要逐步提高采購人員的專業(yè)素質(zhì)。如果采購人員不懂數(shù)字化技術(shù)，即使有了專業(yè)的數(shù)字化采購平臺，也不能發(fā)揮出其真正價值。新時代的采購人員要具備綜合能力，不僅要掌握采購詢價議價、采購合同編制、供應(yīng)商管理等專業(yè)技能，還要熟練掌握行業(yè)有關(guān)的信息技術(shù)。隨著企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的加速和數(shù)字化采購平臺的推廣使用，不懂數(shù)字技術(shù)、不會使用信息系統(tǒng)且不愿學(xué)習(xí)的人將會被時代拋棄。因此，企業(yè)的人力資源部門，應(yīng)當順應(yīng)數(shù)字化技術(shù)發(fā)展趨勢，針對采購人員開展技能培訓(xùn)，逐漸提高采購管理人員的信息技術(shù)操作能力。例如常見的ERP（企業(yè)資源計劃）系統(tǒng)，其中包含了企業(yè)的人力、財力、物力、供應(yīng)商、產(chǎn)業(yè)鏈等許多內(nèi)容，是企業(yè)發(fā)展的重要管理平臺之一，也是企業(yè)數(shù)字化建設(shè)的重要一環(huán)。采購人員應(yīng)熟悉界面，掌握操作技巧。此外，采購人員應(yīng)嚴格要求自己，積極學(xué)習(xí)新技術(shù)，提高自身專業(yè)技術(shù)水平，使自己成為一名合格的采購人員。

四、結(jié)束語

綜上所述，在科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展的今天，為了提高企業(yè)的采購管理水平，數(shù)字化是重要的一環(huán)。但數(shù)字化是一門綜合學(xué)科，需要結(jié)合行業(yè)需求和信息技術(shù)才能發(fā)揮出最大的優(yōu)勢，許多企業(yè)已經(jīng)意識到了數(shù)字化的巨大價值，積極引進數(shù)字化技術(shù)，建設(shè)數(shù)字化系統(tǒng)。但同時仍有許多企業(yè)亟須進行數(shù)字化改革。當前企業(yè)采購部門仍存在信息系統(tǒng)功能單一，對數(shù)字化建設(shè)不重視，采購人員對信息系統(tǒng)不熟悉、操作不熟練等問題，極大地制約了企業(yè)的發(fā)展壯大。下一步，企業(yè)要改變傳統(tǒng)的經(jīng)營理念，積極擁抱數(shù)字技術(shù)，重視數(shù)字化采購系統(tǒng)的建設(shè)，加大資金投入，開發(fā)新系統(tǒng)和新功能，將數(shù)字技術(shù)和行業(yè)需求緊密結(jié)合在一起，重視人才隊伍建設(shè)，主動培訓(xùn)采購人員，讓數(shù)字化技術(shù)在企業(yè)采購管理中發(fā)揮出應(yīng)有的作用。