城建檔案數(shù)字化管理策略初探

侯旭

（沈陽(yáng)市城市建設(shè)檔案館，遼寧 沈陽(yáng) 110000）

城建檔案管理是城市規(guī)劃，建設(shè)和管理的基礎(chǔ)工作。城建檔案是城建信息的載體，它全面反映了城建項(xiàng)目的各種信息。它們被用于城市規(guī)劃，建設(shè)，管理，歷史和科學(xué)研究中，在研究和住房普查中發(fā)揮越來(lái)越重要的作用。隨著大數(shù)據(jù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，以紙質(zhì)檔案為基礎(chǔ)的管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足城市管理者和檔案利用者的需求，所以城建檔案數(shù)字化、信息化管理應(yīng)運(yùn)而生，其給城建檔案管理和利用提供了新的可能。本文即對(duì)當(dāng)前大數(shù)據(jù)背景下的城建檔案管理和利用工作進(jìn)行分析和論述。

一、城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀與問題

（一）硬件與軟件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善

在城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理中，各種硬件設(shè)施和軟件設(shè)施的配置和標(biāo)準(zhǔn)化利用是基本條件。要注意硬件設(shè)施的應(yīng)用，并更新各種硬件設(shè)備的應(yīng)用以促進(jìn)文件的數(shù)字化管理。開發(fā)可以提高文件管理的效率。在軟件設(shè)施的應(yīng)用中，它仍然保留著使用檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檢索，查詢等功能。該系統(tǒng)開發(fā)相對(duì)較慢，未能關(guān)注互聯(lián)網(wǎng)資源和計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用價(jià)值，無(wú)法有效地進(jìn)行城市建設(shè)檔案信息開發(fā)和利用。文件管理應(yīng)用程序系統(tǒng)的許多功能需要進(jìn)一步優(yōu)化。

（二）城建檔案管理法制有待健全

目前城建檔案管理法制建設(shè)有待健全，城建檔案管理執(zhí)法細(xì)則需要進(jìn)一步完善，各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)化體系尚未有效建立，多個(gè)區(qū)域城建檔案管理難以有效統(tǒng)一，不能對(duì)各項(xiàng)數(shù)字化資源進(jìn)行共享。其次，城建檔案管理中法律意識(shí)不足，未能展開統(tǒng)一化培訓(xùn)以及教育，檔案管理人員對(duì)于多項(xiàng)法律未能有效掌握，導(dǎo)致城建檔案數(shù)字化發(fā)展進(jìn)程陷入發(fā)展困境中。在城建檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展以及大數(shù)據(jù)牽引下，要注重將城建檔案資源轉(zhuǎn)變?yōu)楦咝Щ男畔①Y源，在相應(yīng)范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)資源共建與共享，能推動(dòng)檔案管理工作全面發(fā)展，還能為城市現(xiàn)代化建設(shè)提供更高效化的信息渠道，有助于深入挖掘城建檔案自身價(jià)值。城建檔案管理工作發(fā)展新時(shí)期，要想保障城建檔案高效化共享，要注重建立完善的法制保障，建立標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展體系，統(tǒng)一檔案數(shù)字化建設(shè)管理標(biāo)準(zhǔn)[1]。

（三）電子檔案的法律效力認(rèn)可度低

目前我國(guó)相應(yīng)的檔案法律法規(guī)體系還不健全，電子檔案在實(shí)際管理和利用過程中還存在種種困難，許多原始信息的真實(shí)性和安全性得不到保障。受電子檔案制作和管理技術(shù)水平的約束，電子檔案的原始性普遍受到質(zhì)疑，電子檔案的法律效力得不到確認(rèn)。人們對(duì)電子檔案的認(rèn)知程度也影響著電子檔案的利用效率，在實(shí)際利用過程中人們往往只認(rèn)可原始的紙質(zhì)檔案。以上種種原因造成了電子檔案利用率低、法律效力不被認(rèn)可的局面。

二、城建檔案數(shù)字化管理策略探析

（一）完善基礎(chǔ)設(shè)施，開發(fā)管理系統(tǒng)

城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)以及發(fā)展中，要重點(diǎn)發(fā)揮各類軟件系統(tǒng)以及硬件設(shè)施應(yīng)用價(jià)值，相關(guān)管理部門要整合各項(xiàng)資源全面完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。結(jié)合檔案管理工作基本要求，要注重購(gòu)置更多數(shù)字化應(yīng)用設(shè)備，通過智能化硬件設(shè)施應(yīng)用轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)單一化的人工操作。比如通過折圖機(jī)對(duì)傳統(tǒng)人工折圖進(jìn)行替換，能提升整體操作效率，節(jié)約充足的人力資源，還能推動(dòng)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)發(fā)展。管理部門要積極開發(fā)應(yīng)用功能多樣的管理系統(tǒng)，對(duì)管理應(yīng)用系統(tǒng)各項(xiàng)功能予以豐富，在現(xiàn)有檔案錄入、檢索、查詢、統(tǒng)計(jì)等功能基礎(chǔ)上，要注重對(duì)物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等各項(xiàng)信息技術(shù)應(yīng)用進(jìn)行分析，規(guī)范化利用RFID 射頻識(shí)別技術(shù)，對(duì)檔案管理具體情況進(jìn)行定位，監(jiān)控檔案存放管理?xiàng)l件指標(biāo)，比如較為重要的溫濕度指標(biāo)。還要深入拓展檔案資源開發(fā)利用深度，將傳統(tǒng)被動(dòng)化管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)模式，探究智能化程度較高的數(shù)字化管理方式[2]。

（二）健全法制保障，構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)體系

城市建設(shè)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)的建設(shè)任務(wù)，數(shù)字檔案系統(tǒng)具有很強(qiáng)的依存性，可以有效地凸顯檔案館保密的重要性。當(dāng)前，要著力進(jìn)一步推進(jìn)城建檔案信息管理保障體系建設(shè)，積極完善原有的安全管理制度，建立規(guī)范的城建檔案保證體系，為城建檔案管理的數(shù)字化發(fā)展提供參考。有關(guān)管理部門要做好文件管理人員法律知識(shí)的普及和培訓(xùn)，提高管理人員的法律和安全意識(shí)，提高文件安全保護(hù)的有效性，防止文件信息泄露。要做好檔案的異地備份，提高管理安全性，實(shí)現(xiàn)各地區(qū)，各部門城市建設(shè)檔案信息的交換和共享。此外，還要注意建立通用的標(biāo)準(zhǔn)化管理體系，充分優(yōu)化檔案館的收集，管理和使用流程，實(shí)現(xiàn)電子檔案館和紙質(zhì)檔案館的統(tǒng)一發(fā)展，加快電子檔案館的標(biāo)準(zhǔn)化。

（三）加強(qiáng)城建檔案管理人員綜合素質(zhì)能力和思想建設(shè)

新時(shí)期的城市建設(shè)檔案管理人員應(yīng)該是復(fù)合型人才，要經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)。還應(yīng)在提高工作能力的同時(shí)提高個(gè)人素質(zhì)，包括專業(yè)技能，責(zé)任感，機(jī)密性，創(chuàng)新意識(shí)以及行業(yè)未來(lái)發(fā)展前景判斷能力，加強(qiáng)館際交流，向先進(jìn)學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，不斷拓寬工作思路，勇于探索和完善傳統(tǒng)的城市建設(shè)檔案管理模式。通過對(duì)檔案管理員的專業(yè)能力和個(gè)人素質(zhì)的培訓(xùn)，可以有效節(jié)省人才成本，促進(jìn)城建檔案數(shù)字化管理的高質(zhì)量發(fā)展[3]。

結(jié)束語(yǔ)：在現(xiàn)階段城建檔案建設(shè)中，各項(xiàng)信息決策以及信息參考是重要價(jià)值表現(xiàn)，在當(dāng)前數(shù)字化城市發(fā)展建設(shè)中，要注重實(shí)現(xiàn)城建檔案數(shù)字化建設(shè)，相關(guān)管理人員必須認(rèn)識(shí)到數(shù)字化建設(shè)管理的重要作用，全面提高自身的信息素養(yǎng)，增強(qiáng)信息意識(shí)，通過信息技術(shù)應(yīng)用的集成實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化發(fā)展，提高檔案管理的數(shù)字化發(fā)展水平，實(shí)現(xiàn)有效轉(zhuǎn)變檔案館管理模式。