信息時代檔案管理工作者應具備的素質(zhì)和能力

張文權(quán)

（秦皇島銀行股份有限公司，河北 秦皇島 066000）

一、前言

隨著信息技術(shù)的普及化，檔案信息管理備受關(guān)注和重視，由于該項工作涉及的內(nèi)容繁多，那容量較大，僅僅只能依賴于管理工作的自主調(diào)整，對應的管理空間限制性較大，管理中經(jīng)常存在一些難以被確定的工作，致使檔案管理工作愈加豐富多彩，可為企業(yè)活動提供對應的數(shù)據(jù)資料。只有發(fā)揮檔案管理的價值作用，提升工作者的綜合素養(yǎng)，才可在信息化時代背景下確保該項工作正常開展。

二、新時代背景下檔案管理面臨的形勢

在一般情況下，檔案管理工作主要包括管理者，管理條件和檔案資源三者，尤其是現(xiàn)代化的檔案管理工作開展必定要包含三個元素。只有對相關(guān)的元素進行科學管理，才能確保檔案管理工作的統(tǒng)一，使得工作人員能夠合理處理檔案信息內(nèi)容，推動企業(yè)行業(yè)的進步與發(fā)展。管理工作人員的工作會出現(xiàn)某些變化，此時需要管理人員具備較高的綜合素養(yǎng)，確保人員的工作能力更高，推動行業(yè)的信息發(fā)展。在當前時代背景下，信息技術(shù)模式下的檔案管理工作有著一定的價值，只有加快信息更新速度，確保檔案管理工作的記錄功能齊全，明確檔案管理的價值，才能夠讓該項工作得到社會各界的認可。為合理開展檔案管理工作，科保證檔案信息管控愈加便捷，為社會受眾創(chuàng)造良好的發(fā)展環(huán)境。只有合理分析答案管理工作中可能存在的問題，根據(jù)具體問題開展工作，才能夠確保檔案管理的便捷性，基于最新的檔案管控平臺[1]，開展高效管理。信息化時代背景下，工作人員的工作方式雖然出現(xiàn)改變，但依舊存在部分地區(qū)應用紙質(zhì)檔案管理的形式，并確保采用電子檔案備份的方式留存數(shù)據(jù)，確保傳統(tǒng)管理與信息化管理有機融合。管理人員在開展工作時，需要不斷增強自身的綜合素養(yǎng)，確保工作人員熟練操作計算設(shè)備，對各類自媒體合理應用，確保檔案管理的安全性。

三、檔案管理人員需要具備的素養(yǎng)

（一）政治素養(yǎng)

檔案管理人員的工作看起來十分簡單，但是對于人員的要求極高，要求檔案管理工作人員的責任意識以及服務意識都可達到特定的門檻值，但目前并未存在對應管理體系，主要依靠于管理工作人員的自律性[2]。正是由于檔案工作人員會接觸到所管轄單位的核心機密資料，相關(guān)信息的保密性較強，一旦被泄露給外界，會造成一些無法估量的負面影響。在政治素養(yǎng)以及法制觀念的缺失上，檔案管理工作人員的保密性、安全性以及檢查意識并不強，整體的檔案管理工作存在較多漏洞。在新時代背景下，信息化的檔案管理工作平臺具備完善的共享模式，工作人員能夠在平臺上進行檔案信息交流，增強雙方之間的溝通，將其作為一種便捷式工作模式。如果檔案管理人員缺失對相關(guān)單位的忠誠度，不具備正確的政治認知理念，檔案信息化管理創(chuàng)新存在缺陷，甚至會出現(xiàn)一些嚴重的內(nèi)部問題，單位的相關(guān)活動難以正常開展下去。就以目前的具體情況可知，檔案信息的收集存在比較明顯的造假行為，管理人員有時很難通過網(wǎng)絡(luò)進行信息的真假辨別，若是一開始就存在重大失誤，那么收集的檔案資料便可隨意更改[3]，這樣也不存在檔案管理人員監(jiān)督到位的情況，檔案信息管理工作的開展并無任何價值意義。

（二）道德素養(yǎng)

檔案管理工作人員應當在信息化時代背景下養(yǎng)成良好的奉獻精神，但社會的普遍現(xiàn)象是，檔案管理工作者拿多少工資就做多少事，一旦多做一點事，就會覺得自己虧本。很多剛進公司的新人也是效仿老前輩的工作作風，根據(jù)前面工作人員的自身經(jīng)驗，并沒有做好各項工作的創(chuàng)新，致使檔案工作長期停留在原有的固定模式上，問題被不斷積累，很難被有效解決。高素質(zhì)的檔案管理人員要具備較強的信息道德，在接觸到單位的核心資料時，不可過于八卦，也不可將對應的數(shù)據(jù)信息進行傳播，需要增強信息的電子處理能力[4]，做好各項資料的備案。不同類別的檔案信息資料需要進行分類和處理，都需要各自進行界限劃分，結(jié)合日常單位活動以及工作人員的基本情況，合理審查對應的數(shù)據(jù)資料，短時間內(nèi)實現(xiàn)多部門之間的聯(lián)動處理，構(gòu)建與之相對應的數(shù)據(jù)資料庫，增強真假信息的識別能力。

（三）信息素養(yǎng)

檔案工作人員應當在海量的信息中做好信息篩選和信息評估工作，確保在短時間內(nèi)有效分辨信息，實現(xiàn)對信息的完整性確定，做好全面的信息歸納和統(tǒng)計，增強信息的敏銳度，做好系統(tǒng)化的信息收集和處理。信息的有效革新應當從客觀的角度做好相關(guān)工作的審視，不可局限于自身的主觀思維上的缺陷，確保各項信息的調(diào)取和利用更加具有實效，使得信息在短時間內(nèi)發(fā)揮特定的價值作用，確保檔案工作人員能夠挖掘出信息中潛含的一些特質(zhì)，根據(jù)單位的實際情況收集資料，確保領(lǐng)導能夠正確進行決策[5]。與此同時，需要跟蹤檔案資料內(nèi)部所產(chǎn)生的效益，對資料的信息價值做好篩選與評估。

（四）職業(yè)素養(yǎng)

在各個工作單位的工作開展時，檔案的管理工作依舊處于被忽視的地位，但該項工作目前與企業(yè)的關(guān)系越來越密切。檔案工作與工作人員很容易在企業(yè)中保持邊緣地位，只有具備較強的專業(yè)素養(yǎng)以及職業(yè)道德，才可實現(xiàn)檔案工作的重要性地位確定。檔案工作內(nèi)容比較枯燥，需要工作人員具備較強的細心和耐心，加之工作人員具有較強的堅持精神。由于檔案工作需要由專業(yè)的工作人員保持合理運轉(zhuǎn)，使得信息化背景下，檔案工作者的工作過于被動，主動性的資料整理、編目、鑒定、著錄等工作[6]應當被著重重視起來，要求檔案工作人員構(gòu)建檔案信息數(shù)據(jù)庫，熟悉檔案的工作流程，確保該項工作的信息化進程持續(xù)性加快。由于當前的檔案信息管理功能逐步被完善，工作人員應當學習更多的時代技能，跟進與同行業(yè)之間的技能交流與學習，全面結(jié)合企業(yè)所出臺的政策信息實現(xiàn)多階段的創(chuàng)新。

四、提高信息時代背景下檔案管理人員綜合素養(yǎng)舉措

（一）加強工作人員的思想作風

思想道德的培養(yǎng)是檔案工作人員開展工作的首要內(nèi)容，人們不僅需要精通各項業(yè)務信息，還要保持一種公正廉潔的做事態(tài)度，具備較強的公平和公正意識，將理論培訓與實際操作有機結(jié)合在一起，結(jié)合本單位檔案信息管理的基本特征，做好各項工作的綜合了解，將檔案管理工作不再局限于崗位認知上，需要對原有的單位經(jīng)營模式、人員配置以及工作運作情況做好分析[7]，對單位的未來發(fā)展方向?qū)崿F(xiàn)了解，通過各項資料的整合積極開展企業(yè)內(nèi)部文化建設(shè)，實現(xiàn)對檔案管理人員的責任評估，給予工作認真地工作者獎勵，激勵工作人員積極開展工作，實現(xiàn)對各項工作的創(chuàng)新建設(shè)。

（二）不斷更新新的服務理念

檔案管理工作不僅僅是一項管理類的檔案工作，其需要將檔案工作的內(nèi)部空間以及檔案管理涉及的要素有效利用起來，使得檔案信息管理發(fā)揮原有的優(yōu)勢，增強工作人員的主動服務意識，結(jié)合歷史上潛藏的檔案管理漏洞進行補充，另比較完善的檔案管理流程，主動為對應的管理部門遞送信息文件，注意構(gòu)建良好的保密管理體制，確保每個人的答案查閱以及權(quán)限設(shè)計等各項工作能夠一一落實到位，充分借助信息管理平臺，實現(xiàn)多部門之間的信息聯(lián)動，確保能夠為活動部門配送正確的檔案信息內(nèi)容。

（三）改進對應的規(guī)章管理制度

工作人員在開展檔案管理工作時，所確定的各項規(guī)章制度必須具備依據(jù)，控制工作人員的具體工作實效，做好良好的工作服務。在信息化發(fā)展時代背景下，統(tǒng)一的管理制度遠遠無法滿足檔案管理基本需求，其有著更加明顯的漏洞。與此同時，檔案管理部門需要以當前現(xiàn)場的具體情況構(gòu)建比較完善的檔案管理制度，增強相關(guān)制度的完善性與精確性，實現(xiàn)對現(xiàn)場工作人員的規(guī)范處理。在此良好的社會背景下，管理制度中的統(tǒng)計制度、保密制度以及借閱制度等的完善性要求工作人員日常工作開展時要嚴格遵循規(guī)章制度[8]，確保檔案信息管理工作的合理性與高效性。

（四）增強工作人員之間的交流

檔案管理工作單位在日常運營過程中，需要確保能夠給予答案管理人員全面的學習管理機會，提升工作人員的專業(yè)能力以及綜合素養(yǎng)，確保能夠給予現(xiàn)場工作人員定期的專業(yè)知識培訓，使其能夠主動接收到一些新鮮事物。只有通過強化現(xiàn)場工作人員的日常交流以及全面溝通，才能夠使的各項工作順利開展，促使檔案管理工作的可持續(xù)性進步。對應的管理單位要適當?shù)卦鎏硪恍┙?jīng)費投入，積極組織具有較強工作潛能的人員參與到會議和專業(yè)培訓中，創(chuàng)設(shè)良好的工作文化氛圍，提升現(xiàn)場工作人員的學習積極性。結(jié)合自身的崗位需求以及技能培訓，將各項工作中的理論與實踐融合在一起，這樣才能夠確保工作人員正確應用理論知識，提升專業(yè)水準。

（五）加強檔案管理者的自我學習

信息化時代背景下，檔案管理工作人員的工作受其沖擊性較大，對此，只有做好管理技術(shù)與計算機技術(shù)的有機結(jié)合，還能夠保證現(xiàn)場工作人員的綜合素養(yǎng)得到提升。工作人員在開展工作時，要有效認知強化個人業(yè)務能力的重要性，以此為依據(jù)確保各項工作的順利開展，使其學習到更多的專業(yè)管理技能，讓工作人員能夠更加系統(tǒng)的學習到全面的知識，對檔案學習中的新觀念、新方法以及新型理論進行全面拓展，以便掌握更加高效的管理技能，提升個人綜合素養(yǎng)。

（六）提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

檔案管理的企業(yè)工作者進一步確保檔案管理工作實效，要增強工作人員的管理水準，使得工作人員能夠更加具有工作積極性，全面開展各項工作，增強各項工作的具體效率。只有對管理人員進行服務意識的培養(yǎng)，才能夠保證工作人員日常管理中保持一種積極認真的態(tài)度，對檔案管理工作的實質(zhì)性價值做好認知分析，提升整體工作質(zhì)量，正確推進各項企業(yè)管理工作的開展。

五、結(jié)束語

綜上所述，現(xiàn)階段國家逐步重視國家越來越重視信息時代的檔案管理工作。為進一步提升檔案管理實效，需要采用有效的管理模式，將繁雜的工作簡化處理，使得傳統(tǒng)管理與信息管理融合在一起，增強工作人員的政治素養(yǎng)、道德素養(yǎng)以及信息分析能力，為單位提供良好的檔案管理環(huán)境，確保工作人員能夠?qū)n案信息管理內(nèi)容進行全面分析，規(guī)避一些潛在的安全隱患，使得各項工作的創(chuàng)新思考能力被加強。