電子檔案和紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)與共存發(fā)展

趙培珍

（內(nèi)蒙古鄂爾多斯市準(zhǔn)格爾旗征地移民辦公室，內(nèi)蒙古 鄂爾多斯 010300）

隨著信息化時(shí)代的到來，人們生活和工作的各個(gè)方面都發(fā)生了巨大的變化。電子檔案也在悄然興起，其高效、少空間、易共享、多樣性等特點(diǎn)越來越受到檔案管理者的青睞。然而，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案也有原始性、穩(wěn)定性強(qiáng)等不可替代的優(yōu)勢(shì)。電子檔案和紙質(zhì)檔案都是檔案管理的組成部分，他們都具有各自的優(yōu)勢(shì)，這就需要利用兩種文件的特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)的管理。

一、電子檔案較紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢(shì)分析

（一）高效性

一是電子文件傳輸發(fā)送文件速度快。紙質(zhì)檔案只能在某一時(shí)間某一地點(diǎn)，小范圍內(nèi)讓能夠接觸到它并且有權(quán)限的人傳閱。而電子文件是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?不受時(shí)間和空間的限制，利用網(wǎng)絡(luò)可以實(shí)現(xiàn)快速發(fā)送、傳閱電子檔案。二是電子文件可以使用智能檢索。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的檢索是對(duì)各種文件歸檔后進(jìn)行的分類、編目、編制和檢索工作，檢索人員只能按目錄逐卷進(jìn)行有形檢索。而電子文件作為科技發(fā)展的產(chǎn)物,利用計(jì)算機(jī)就可以實(shí)現(xiàn)智能檢索；實(shí)現(xiàn)信息的存儲(chǔ)、傳遞、編輯、加工等程序，能夠在短時(shí)間內(nèi)高效完成人工無法完成的工作。

（二）少空間

隨著水庫移民工作的持續(xù)發(fā)展，水庫移民的基礎(chǔ)設(shè)施不斷完善、后期扶持項(xiàng)目每年跟進(jìn)，水庫移民的紙質(zhì)檔案不斷增多，尤其是那些工程圖紙、設(shè)計(jì)報(bào)告、文件批復(fù)等等，紙質(zhì)文件的持續(xù)增長與有限的存儲(chǔ)空間形成一對(duì)矛盾，而電子檔案所占用的空間很小這一優(yōu)勢(shì)就可以很好地解決這一矛盾。與紙質(zhì)文件相比，電子文件的體積相對(duì)小到可以忽略占用的空間。電子文件是以現(xiàn)代信息技術(shù)為基礎(chǔ)，以數(shù)字形式進(jìn)行信息整合的技術(shù)。它的存儲(chǔ)介質(zhì)是磁盤、磁帶、CD 等新型材料，這些材料的優(yōu)點(diǎn)是存儲(chǔ)容量大，占用空間小。一張普通CD 所包含的信息量是驚人的。數(shù)字信息被壓縮并存儲(chǔ)在高科技載體上，這就減少了對(duì)存儲(chǔ)空間的使用，電子檔案可大大節(jié)省庫房存儲(chǔ)空間。

（三）共享性

電子檔案具有共享的特點(diǎn)，具體來說就是電子檔案可以實(shí)現(xiàn)不受時(shí)間和空間的限制實(shí)現(xiàn)資源共享。電子文件可以在虛擬計(jì)算機(jī)環(huán)境中搭載網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，擴(kuò)大信息交流，實(shí)現(xiàn)資源共享。不同的人可以在不同的地方同時(shí)閱讀或使用相同的文件，一個(gè)電子文件可以被所有需要它的人共享。在當(dāng)前條件下，檔案網(wǎng)站是電子文獻(xiàn)及其檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳播和利用的重要信息交流平臺(tái)。檔案部門也應(yīng)以此為契機(jī)，在互聯(lián)網(wǎng)上建立自己的網(wǎng)站，開展廣泛的檔案信息咨詢服務(wù)。而傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件閱讀通常只能在小范圍內(nèi)傳閱,一般只有一個(gè)原始文件,即使有復(fù)印件,有限的數(shù)量也很難實(shí)現(xiàn)大范圍的資源共享,有時(shí)還容易導(dǎo)致文件丟失或損壞。

（四）復(fù)制性

對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案而言，文件是原始的，檔案就是原件，而且一般只有一份原始文件。然而，電子檔案的可連續(xù)復(fù)制性是電子檔案區(qū)別于紙質(zhì)檔案的重要特征之一，它可以從一個(gè)載體復(fù)制到另一個(gè)載體，也可以從一臺(tái)計(jì)算機(jī)轉(zhuǎn)移到另一臺(tái)計(jì)算機(jī)上，在對(duì)原件進(jìn)行數(shù)字化處理時(shí)，可根據(jù)需要制作出不同分辨率的副本，甚至獲得比原件更好的質(zhì)量。電子檔案是對(duì)紙質(zhì)檔案傳統(tǒng)認(rèn)知的挑戰(zhàn)和顛覆。

（五）多樣性

鑒于電子文檔的可操作性，用戶的使用空間和利用方式變得更加廣泛，用戶可以結(jié)合自身需求，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行多種形式的信息處理和分析。一般紙質(zhì)文件不可輕易改變文件的內(nèi)容，如改變文件的格式，增加、刪除和更改文件的內(nèi)容。而電子文件可以很容易地改變文件的內(nèi)容和格式。在電子文件形成之前，內(nèi)容增減、更改等都非常方便，且不留任何痕跡，檔案文件頁面依然保持整潔、干凈。人們還可以利用電子文件對(duì)文檔信息進(jìn)行分類、統(tǒng)計(jì)、匯總、打印、復(fù)印等，電子檔案的高標(biāo)準(zhǔn)性使得電子檔案的檢索也更加方便。有了電子檔案，可滿足用戶多種形式的需求，而且使用起來更方便、更快捷了。

（六）重復(fù)性

電子檔案在網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)環(huán)境下可以被人們多次使用,因?yàn)殡娮游募闹貜?fù)利用是無損耗的,電子檔案的重復(fù)性利用也不會(huì)使電子文件丟失,老化，檔案原件也不會(huì)輕易受損。而對(duì)于那些需經(jīng)常閱讀的紙質(zhì)檔案來說，隨著利用次數(shù)的增加，文件的移動(dòng)和翻閱會(huì)磨損檔案材料，使檔案起毛，進(jìn)而影響到字跡的清晰，字跡會(huì)變得越來越模糊，原始的紙質(zhì)文件就容易受損。而電子檔案無論是復(fù)制還是打印，文件的內(nèi)容都不會(huì)被損壞，電子文件的正常使用行為不會(huì)對(duì)電子文件產(chǎn)生任何影響。即便如此，電子檔案也并不是可以永久保存的，由于技術(shù)、載體材料等多種因素，電子檔案的原件也需得以較好的保護(hù)。

（七）經(jīng)濟(jì)環(huán)保性

隨著數(shù)字化、電子時(shí)代的到來，電腦已經(jīng)成為人們生活的一部分，查閱檔案只需要在計(jì)算機(jī)上閱讀電子文件就可以找到相應(yīng)的檔案信息，無需閱讀紙質(zhì)文件，這樣紙張的消耗就少了。使用電子文件可以節(jié)省紙張，節(jié)省空間來保存文件，利用電子檔案存儲(chǔ)傳閱文件相比較紙質(zhì)檔案更加經(jīng)濟(jì)和環(huán)保。

二、電子檔案較紙質(zhì)檔案的劣勢(shì)分析

（一）不穩(wěn)定性分析

電子檔案在使用過程中，其存在形式是以網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)為載體，在使用或傳播的過程中容易受到木馬病毒或黑客的攻擊，電子文件中的信息就很容易被破壞，所以電子文件很不穩(wěn)定。一旦計(jì)算機(jī)損壞，存儲(chǔ)在其中的電子文件就無法保存。而紙質(zhì)的檔案不會(huì)被輕易修改的，因?yàn)榧堎|(zhì)文件一旦被修改就很容易被識(shí)別。存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的電子文件可能因計(jì)算機(jī)中毒和設(shè)備故障而損壞，電子文件在倉庫中保存時(shí)，會(huì)因疏忽或人為因素造成損壞。保存電子文件的U 盤、光盤、磁盤一旦受到外界強(qiáng)磁干擾，或因存儲(chǔ)室的溫濕度的變化，都會(huì)導(dǎo)致文件內(nèi)容的丟失和破壞。另外如果人為修改電子檔案中的內(nèi)容不僅十分方便，而且也不會(huì)留下任何痕跡。電子檔案的原始記錄性就被破壞了，這樣會(huì)給檔案信息相關(guān)單位帶來重大的損失。這一點(diǎn)上紙質(zhì)檔案的穩(wěn)定性、原始性更具優(yōu)勢(shì)。

（二）對(duì)設(shè)備的依賴性

電子檔案對(duì)計(jì)算機(jī)和其他設(shè)備有很強(qiáng)的依賴性。電子文件的保存、讀取和傳閱都依賴于計(jì)算機(jī)設(shè)備。電子檔案依靠電子設(shè)備和軟件的支持來還原檔案的內(nèi)容，沒有計(jì)算機(jī)設(shè)備就無法查閱電子檔案。技術(shù)和設(shè)備變化如此之快，以至于多年以后，當(dāng)硬件和軟件無法與電子文件形成時(shí)期相匹配時(shí)，就會(huì)使大量的電子檔案讀不出來而形成歷史黑洞。而紙質(zhì)檔案是以紙質(zhì)為載體的，無需任何特殊設(shè)備的幫助，方便用戶進(jìn)行閱讀。從這個(gè)角度來看，紙質(zhì)檔案具有電子檔案不可替代的優(yōu)勢(shì)。

（三）不安全性

電子檔案的安全和保密存在著巨大的風(fēng)險(xiǎn)和隱患。因?yàn)殡娮游募菀妆粡?fù)制的特點(diǎn)，電子文件很容易被不法分子盜用。即使是機(jī)密性文件在軟硬件設(shè)備中做了加密處理和使用權(quán)限設(shè)置，一些不法分子利用非法技術(shù)手段依然有可能侵襲保存檔案的計(jì)算機(jī)，計(jì)算機(jī)中的檔案就會(huì)被竊取，導(dǎo)致珍貴和機(jī)密文件泄漏出去，這就會(huì)對(duì)國家和社會(huì)造成危害，損害國家利益。通常紙質(zhì)檔案是按保密級(jí)別分類的。對(duì)于重要文件，會(huì)有最高級(jí)別的機(jī)密存儲(chǔ)方式，相對(duì)而言，紙質(zhì)檔案的安全性還是比較可靠。

（四）鑒定原始性難度大

在電子檔案的管理中，由于電子文件的數(shù)字信息屬性、信息與載體分離等特點(diǎn)，已不可能再用傳統(tǒng)的識(shí)別方法來識(shí)別歸檔電子文件的“原始記錄”，識(shí)別電子檔案的原始性質(zhì)則更加困難。紙質(zhì)檔案原始記錄的識(shí)別可以通過“原始文件”進(jìn)行比較和識(shí)別，而電子檔案的識(shí)別相對(duì)復(fù)雜，因?yàn)槠湫畔⒑洼d體可以分離，涉及學(xué)科多、知識(shí)多、難度大，一般檔案管理員也不可能進(jìn)行身份鑒定。電子文件易于復(fù)制、修改和刪除，不易被發(fā)現(xiàn)，大大降低了文件的真實(shí)性、可靠性和原創(chuàng)性。

（五）耐久性差

電子檔案的載體通常是光盤、硬盤等，對(duì)環(huán)境溫度、濕度、抗磁性、防損壞、抗病毒等條件要求較高，使用壽命一般不超過20 年，載體易碎、不穩(wěn)定。此外，為保證電子檔案的可讀性和有效性，電子檔案還應(yīng)保留其配套軟件和軟件文檔、表達(dá)電子文件內(nèi)容的基本格式、相關(guān)元數(shù)據(jù)等。這些特殊要求使其歸檔和管理程序比紙質(zhì)檔案更加復(fù)雜和困難。計(jì)算機(jī)形成的電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)遠(yuǎn)不如紙質(zhì)的物理壽命，纖維素是主要的紙質(zhì)材料，耐久性強(qiáng)，只要能有效避開高溫、高濕、磨損等環(huán)境條件，對(duì)于那些不經(jīng)常閱讀的紙質(zhì)檔案，儲(chǔ)存壽命可延長至上百年甚至更久。

三、電子檔案與紙質(zhì)檔案優(yōu)勢(shì)互補(bǔ),共存發(fā)展

由于電子檔案存在以上弊端，特別是存在著巨大的保密和安全隱患，為了保證檔案的可靠性，必然要將電子檔案轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件進(jìn)行歸檔保存。同時(shí)，電子文件歸檔有著紙質(zhì)檔案所不具備的優(yōu)點(diǎn)，重要紙質(zhì)文件簽字蓋章后，掃描成電子圖片進(jìn)行電子歸檔。這樣，重要的文件就形成了一種雙重歸檔的形式，他們可以發(fā)揮各自的優(yōu)點(diǎn)，避免缺點(diǎn)。在日常工作中，筆者主要使用計(jì)算機(jī)直接生成電子文件，考慮到文件證據(jù)或長期可讀性的需求，將電子文件轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件。存儲(chǔ)的文件就有兩種保存方式，形成了電子檔案與紙質(zhì)檔案共存的“雙檔”狀態(tài)。目前，將電子文件和紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換為檔案，一般采取“雙重檔案”的方式，即將紙質(zhì)文件和磁、光文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套文件。考慮到電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，應(yīng)對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行備份，采用不同的編目方法和不同的存儲(chǔ)設(shè)備，以確保數(shù)據(jù)的安全性。例如，作者在每個(gè)紙質(zhì)文件的編制形式或內(nèi)部目錄的“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)電子文檔的編碼和存儲(chǔ)地址，同時(shí)，表示電子檔案歸檔目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)紙質(zhì)文件的文件編號(hào)和存儲(chǔ)地址，以便在使用時(shí)相互參考和補(bǔ)充。在解決磁光介質(zhì)文件的耐久性留存的問題之前，紙質(zhì)文件彌補(bǔ)了其缺點(diǎn)，“雙檔”文件將長期共存。

結(jié)束語：根據(jù)目前電子檔案和紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點(diǎn)，在發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)的基礎(chǔ)上互補(bǔ)發(fā)展。紙質(zhì)檔案保存反映歷史真實(shí)面目的可靠記錄，電子檔案發(fā)揮在檢索、利用、傳輸、存儲(chǔ)等方面發(fā)揮優(yōu)勢(shì)，在實(shí)際管理過程中二者之間可以進(jìn)行優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)。作為檔案管理人員需要清楚地認(rèn)識(shí)各自的特點(diǎn)，以檔案工作的基本原則為標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合工作實(shí)際情況選擇檔案保存形式，采用電子檔案紙質(zhì)化，紙質(zhì)檔案電子化的“雙檔管理模式”，既要重視電子檔案的發(fā)展，也要正確對(duì)待紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)，發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，只有這樣才能促進(jìn)檔案事業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展。