新形勢(shì)下國(guó)有林場(chǎng)檔案管理問(wèn)題與對(duì)策建議

譚海燕 王成峰

（宜昌三峽大老嶺自然保護(hù)區(qū)管理局，湖北 宜昌 443000）

國(guó)有林場(chǎng)早期的記錄管理是較為粗糙的。林業(yè)屬于艱苦行業(yè)，大多數(shù)國(guó)有林場(chǎng)地處偏遠(yuǎn)山區(qū)，這些地區(qū)交通、通訊條件差，與外界很難溝通，在建國(guó)初期的很長(zhǎng)時(shí)間，國(guó)有林場(chǎng)的通信和交通不便，林業(yè)工人的生產(chǎn)生活條件艱苦，與此同時(shí)，國(guó)有林場(chǎng)的管理者對(duì)林業(yè)檔案的管理也沒(méi)有投入更多的注意力，甚至一些領(lǐng)域并沒(méi)有建立檔案管理。在新時(shí)期下，政府主管部門(mén)加大了用于森林檔案管理的資金投入，用于檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的規(guī)范化建設(shè)，檔案管理工作得到了極大的改善。隨著國(guó)有林場(chǎng)建設(shè)的發(fā)展，各類(lèi)檔案種類(lèi)和內(nèi)容越來(lái)越繁多，檔案工作的規(guī)范管理越來(lái)越重要。

一、新時(shí)期對(duì)國(guó)有林場(chǎng)檔案管理的新要求

受限于地理環(huán)境的影響，國(guó)有林場(chǎng)職工長(zhǎng)期以來(lái)生活和工作在偏遠(yuǎn)山區(qū)，交通、通信、信息資源的傳播受到一定程度的限制，一些林場(chǎng)早期甚至檔案管理室都沒(méi)有，造成早期林場(chǎng)歷史資料的嚴(yán)重缺失，這對(duì)林場(chǎng)的健康發(fā)展產(chǎn)生嚴(yán)重的影響。進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái)，隨著計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來(lái)，檔案管理不再局限于紙質(zhì)資料的保存在新時(shí)期，國(guó)有林場(chǎng)逐漸意識(shí)到檔案管理的重要性，積極開(kāi)展檔案室標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，引入計(jì)算機(jī)信息管理，利用專(zhuān)業(yè)的檔案管理軟件，提高管理的質(zhì)量和效率，使檔案管理工作更加有序和標(biāo)準(zhǔn)化。在新時(shí)期，國(guó)有林場(chǎng)的檔案員必須學(xué)會(huì)在實(shí)踐中創(chuàng)新，并能找到符合林場(chǎng)檔案特點(diǎn)的管理方法來(lái)進(jìn)行檔案管理，要小心、細(xì)致，要對(duì)不同類(lèi)型的檔案進(jìn)行詳細(xì)的安排和分類(lèi)。檔案員要對(duì)檔案管理與實(shí)際的林場(chǎng)管理結(jié)合起來(lái)，完善林場(chǎng)檔案分類(lèi)方法。

二、新時(shí)期國(guó)有林場(chǎng)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

林場(chǎng)檔案的管理工作涉及很多方面，包括工作人員的人事檔案管理，林場(chǎng)發(fā)展歷史資料管理，林業(yè)工作中各項(xiàng)工作的具體真實(shí)的記錄資料的管理等，是一項(xiàng)比較煩瑣的工作，因此在傳統(tǒng)的林場(chǎng)檔案管理工作中存在不少問(wèn)題。

（一）基礎(chǔ)設(shè)施完不完善

在國(guó)有林場(chǎng)檔案管理工作中，基礎(chǔ)設(shè)施起到關(guān)鍵性的作用，但是在新時(shí)期的要求下，不少林場(chǎng)的基礎(chǔ)設(shè)施是不符合要求，需要林場(chǎng)工作人員根據(jù)林場(chǎng)的具體情況，對(duì)自身的基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行合理科學(xué)的評(píng)估。在調(diào)查和分析中我們發(fā)現(xiàn)不少林場(chǎng)的基礎(chǔ)設(shè)施普遍存在以下問(wèn)題：第一，有些基層的國(guó)有林場(chǎng)檔案管理室的規(guī)模與林場(chǎng)的歷史發(fā)展不相符，不足以支撐整個(gè)林場(chǎng)發(fā)展的管理；第二，部分國(guó)有林場(chǎng)檔案管理室存在環(huán)境塑造不完善的問(wèn)題，例如個(gè)別陰暗潮濕、不能達(dá)到通風(fēng)透氣的要求，不利于紙質(zhì)檔案的保存與管理；第三，不少林場(chǎng)在檔案管理工作中普遍缺乏必要的辦公設(shè)備、火災(zāi)報(bào)警設(shè)備以及消防設(shè)施，在火災(zāi)發(fā)生的時(shí)候難以保證林場(chǎng)檔案的完整性。

（二）缺乏專(zhuān)業(yè)的管理人員

山區(qū)工作條件比較艱苦，很多年輕一代的工作人員很少有愿意進(jìn)山工作的，老一輩的工作人員由于調(diào)動(dòng)和退休等緣故，造成不少林場(chǎng)檔案管理工作崗位出現(xiàn)空崗的現(xiàn)象，不利于促進(jìn)林場(chǎng)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。同時(shí)頻繁的調(diào)動(dòng)導(dǎo)致檔案管理團(tuán)隊(duì)的不穩(wěn)定，管理工作容易出現(xiàn)脫節(jié)的現(xiàn)象。

三、加強(qiáng)國(guó)有林場(chǎng)檔案管理的措施建議

隨著國(guó)有林場(chǎng)改革工作深入推進(jìn)，林場(chǎng)以深入實(shí)施生態(tài)建設(shè)為主的林業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，明確功能定位，完善管理體制，創(chuàng)新經(jīng)營(yíng)機(jī)制，由利用森林采伐獲取經(jīng)濟(jì)利益為主轉(zhuǎn)變?yōu)楸Ｗo(hù)森林提供生態(tài)服務(wù)為主，加強(qiáng)國(guó)有林場(chǎng)檔案管理，提供國(guó)有林場(chǎng)改革發(fā)展歷程的檔案資料，有助于建立起有利于保護(hù)和發(fā)展森林資源、有利于改善生態(tài)和民生、有利于增強(qiáng)林業(yè)發(fā)展活力的國(guó)有林場(chǎng)新體制。

（一）加強(qiáng)制度化建設(shè)，提高管理水平

在檔案管理工作中建立完善的管理制度，有利于規(guī)范化的開(kāi)展管理工作，因此建立專(zhuān)業(yè)的組織機(jī)構(gòu)是非常有必要的，包括建立健全各項(xiàng)管理規(guī)章制度、工作人員績(jī)效考核制度、檔案管理工作的年度計(jì)劃和目標(biāo)等。對(duì)于管理人員自身管理水平不高的問(wèn)題，上級(jí)主管部門(mén)應(yīng)該采取集中培訓(xùn)學(xué)習(xí)的活動(dòng)，利用專(zhuān)業(yè)講座、學(xué)習(xí)、交流的機(jī)會(huì)提升管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，保障管理工作的質(zhì)量。

（二）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),提升管理水平

第一,加強(qiáng)制度建設(shè)。國(guó)有林場(chǎng)的檔案工作要成立專(zhuān)門(mén)組織機(jī)構(gòu),建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度,上級(jí)主管部門(mén)要把檔案工作列入考核的重要目標(biāo)。第二,加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)。為適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作的需要,必須配備專(zhuān)業(yè)、專(zhuān)職的檔案管理人員。每個(gè)國(guó)有林場(chǎng)至少要培養(yǎng)1-2 名責(zé)任心強(qiáng)、文化素質(zhì)較高的年輕同志為專(zhuān)職檔案員,專(zhuān)職檔案員的工作要相對(duì)穩(wěn)定,沒(méi)有特殊情況不進(jìn)行工作調(diào)動(dòng)和調(diào)整,同時(shí),還要配備1-2 名兼職檔案員,負(fù)責(zé)林業(yè)生產(chǎn)、賬務(wù)等專(zhuān)業(yè)技術(shù)檔案的整理。

（三）加大投入，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

1.建立專(zhuān)門(mén)的檔案室，配備相應(yīng)的檔案櫥柜；建立檔案庫(kù)房，檔案員要有專(zhuān)門(mén)的辦公室。2.在檔案室安裝防光、防潮窗簾；在檔案庫(kù)房安裝滅火消防設(shè)施以及火災(zāi)報(bào)警系統(tǒng)。3.檔案室?guī)旆颗鋫湎殴?、消毒機(jī)、除濕機(jī)、空氣凈化器、吸塵器、裝訂機(jī)等設(shè)備；購(gòu)置高配置電腦、專(zhuān)業(yè)掃描儀、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等辦公設(shè)備。

（四）適應(yīng)新形勢(shì)，加強(qiáng)檔案信息化管理

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展，林場(chǎng)將逐步實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，傳統(tǒng)以紙質(zhì)為載體的檔案管理將發(fā)生變革，檔案管理人員應(yīng)更新觀念，掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)使用及管理知識(shí)，以適應(yīng)新形勢(shì)下先進(jìn)的檔案管理的需要。1.建立健全電子文件歸檔管理制度，應(yīng)歸檔的電子文件應(yīng)全部完整歸檔，具體包括符合規(guī)范的版式文件、簽發(fā)文及領(lǐng)導(dǎo)審閱簽署的重要意見(jiàn)等。具有永久和長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子文件，還應(yīng)制成紙質(zhì)文件與電子文件的存儲(chǔ)載體一同歸檔保管。2.必須定期對(duì)備份的電子文件進(jìn)行抽樣讀取檢驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施，并根據(jù)軟硬件升級(jí)情況，適時(shí)對(duì)電子文件進(jìn)行遷移作業(yè)。

（五）進(jìn)一步規(guī)范檔案管理

檔案是歷史的記錄，必須嚴(yán)格管理。在檔案管理過(guò)程中，工作人員務(wù)必按照各項(xiàng)規(guī)定來(lái)展開(kāi)各項(xiàng)管理工作。如果其他部門(mén)人員來(lái)借閱檔案資料，務(wù)必做好相關(guān)登記工作，以此來(lái)保證歷史檔案不會(huì)遺失，同時(shí)也要制定借閱的時(shí)間期限，從而確保這里檔案資料能夠被廣泛運(yùn)用。伴隨著科學(xué)技術(shù)水平的不斷提升，國(guó)有林場(chǎng)要充分運(yùn)用這些技術(shù)，不斷改進(jìn)檔案管理形式，以使林場(chǎng)檔案室無(wú)紙化辦公成為可能。現(xiàn)如今，人們?cè)絹?lái)越注重計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，其使得人們的工作變得更加簡(jiǎn)易，林業(yè)檔案工作者要把握好這種發(fā)展趨勢(shì)，不斷推進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)與林場(chǎng)檔案管理工作的融合，促使電子檔案這種管理模式被廣泛運(yùn)用。

（六）提高檔案管理人員的政治素質(zhì)業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案管理工作要求管理人員具有很高的專(zhuān)業(yè)性和技術(shù)性。這就要求檔案管理的工作人員對(duì)檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)知識(shí)加以熟練掌握，并通過(guò)不斷的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)來(lái)提高自身的檔案管理水平。檔案管理的工作人員要堅(jiān)持對(duì)本單位的檔案信息加以熟識(shí)，不斷的降辨別信息水平和處理能力加以提高，同時(shí)還要對(duì)檔案管理工作的新思路加以鍥而不舍的探索。從事檔案工作的管理人員要樹(shù)立正確的世界觀、人生觀、價(jià)值觀，將《中華人民共和國(guó)檔案法》加以認(rèn)真的貫徹和落實(shí)，對(duì)黨和國(guó)家的機(jī)密一定要嚴(yán)格保守，恪守工作紀(jì)律，以高度的責(zé)任心和使命感做好檔案服務(wù)利用。樹(shù)立全心全意為人民服務(wù)的思想，甘做無(wú)私的奉獻(xiàn)者。

結(jié)語(yǔ)：國(guó)有林場(chǎng)檔案管理工作是不容輕忽的，林場(chǎng)管理人員要給予重視。要想處理好林場(chǎng)檔案管理方面的難題，促使國(guó)有林場(chǎng)檔案管理工作順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，那么就必須不斷落實(shí)相關(guān)規(guī)章制度，推進(jìn)檔案室各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，并不斷施行電子檔案這種管理模式，從而給國(guó)有林場(chǎng)提供更多的信息資源，促使國(guó)有林場(chǎng)的發(fā)展變得更加迅速高效。