信息化背景下高校檔案管理的現(xiàn)狀和對策

張華容

（仙桃職業(yè)學(xué)院，湖北 仙桃 433000）

高校的檔案管理工作任務(wù)比較繁重，職能部門對學(xué)生的相關(guān)信息需求不同也給檔案工作帶來了較大的壓力，大量的重復(fù)性的工作給檔案管理人員造成了嚴(yán)重的困擾。隨著現(xiàn)代技術(shù)的進(jìn)步以及信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化是當(dāng)今時(shí)代發(fā)展的最大特色，各類新型技術(shù)的層出不窮和各種信息的不斷更迭，讓我們目不暇接。信息化成了時(shí)代發(fā)展的主旋律，與此同時(shí)檔案的信息化建設(shè)逐漸走入了人們的視野。通過信息化的管理可以有效提高檔案查閱與管理的便捷性，并且極大方便了不同需求的數(shù)據(jù)信息的匯總，減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)的同時(shí)，增強(qiáng)了檔案管理的規(guī)范性。檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為當(dāng)前研究的重要課題之一。

一、高校檔案信息化建設(shè)的重要意義

（一）拓寬檔案工作的服務(wù)領(lǐng)域

傳統(tǒng)的檔案工作往往只局限人員的數(shù)量及基本信息的統(tǒng)計(jì)，畢竟通過人工的統(tǒng)計(jì)方式需要耗費(fèi)大量的時(shí)間與精力，而且在檔案的存儲(chǔ)方面也同樣需要較多的人力的配合，以保障所有的檔案都能夠有序長久的保存下來。檔案的信息化建設(shè)則完全不同于傳統(tǒng)的檔案管理，通過計(jì)算機(jī)媒介的輔助，工作人員不但可以掌握人員的基本數(shù)據(jù)情況，而且還可以進(jìn)行有效篩選與匯總，從而為更多的工作提供數(shù)據(jù)服務(wù)，有效拓展了檔案工作的服務(wù)范圍。

（二）提升檔案管理工作的效率

與傳統(tǒng)的檔案管理相比，信息化的管理方式顯然更加符合現(xiàn)代管理的要求，高效，便捷，安全，低成本運(yùn)營等多個(gè)特點(diǎn)都彰顯出了信息化的重要性［1］。特別是在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的今天，高校檔案信息數(shù)據(jù)庫也隨之大量增長，圖書館也就面臨著各種各樣的挑戰(zhàn)，改變傳統(tǒng)檔案管理通過信息化建設(shè)，改變了傳統(tǒng)檔案管理的復(fù)雜性與無序性，不再完全依靠人工的管理，而是利用計(jì)算機(jī)的大數(shù)據(jù)運(yùn)算能力，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與篩選工作，極大提升了工作的效率，也可以較少成本支出。對于高校而言，對學(xué)生的基本信息做各種篩選的概率較高，因此信息化建設(shè)就顯得非常有必要。

（三）實(shí)現(xiàn)與高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的接軌

辦公自動(dòng)化在多年前就已經(jīng)提出，這是現(xiàn)代辦公的必然發(fā)展階段，也是高校行政工作的必然要求。檔案管理的信息化可以有效地與辦公自動(dòng)化結(jié)合起來，便于相關(guān)人員在自動(dòng)化辦公過程中進(jìn)行數(shù)據(jù)的查閱與使用，省略了不必要的工作環(huán)節(jié)，提升了工作效率的同時(shí)也提升了人員的媒介素養(yǎng)，對于高校工作的穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展提供了必要的技術(shù)與人才保障。

二、當(dāng)前高校檔案信息化建設(shè)存在的影響因素

（一）檔案管理理念落后

當(dāng)前高校對于檔案管理的重視程度不足，很多學(xué)校都沒有將檔案信息化建設(shè)列入到發(fā)展目標(biāo)中，高校更多的是將資金投入到了專業(yè)課程建設(shè)與校園基礎(chǔ)建設(shè)的過程中，而對于檔案管理的現(xiàn)代化運(yùn)營方式并不了解，從而導(dǎo)致了檔案管理工作滯后［2］。高校的檔案工作相對而言工作量比較大，處理過程繁瑣，制約了檔案工作的效率，也影響了其他部分對檔案數(shù)據(jù)的調(diào)取與查閱，使其成為了現(xiàn)代化的辦公的制約因素。

（二）信息技術(shù)水平不夠

隨著時(shí)代的發(fā)展和理念的變化，二十一世紀(jì)的到來，信息技術(shù)發(fā)展迅猛，生活的方方面面都與信息技術(shù)有著密不可分的聯(lián)系，因此已經(jīng)有越來越多的人意識(shí)到對于高校檔案信息化資源建設(shè)的重要性，事實(shí)上檔案工作的現(xiàn)代化革新是近些年來才提出的新需求，對于一直以來堅(jiān)持傳統(tǒng)檔案管理的工作人員而言，信息技術(shù)水平較低，現(xiàn)代媒介素養(yǎng)的缺失已經(jīng)成為工作的重要制約因素。大量的數(shù)據(jù)管理技術(shù)與現(xiàn)代計(jì)算機(jī)媒介的融合，給年齡偏大的工作人員正常的工作帶來了挑戰(zhàn)。為了減少這種時(shí)代發(fā)展背景下的技術(shù)不適應(yīng)，高校在重視檔案管理工作的同時(shí)應(yīng)該積極開展相應(yīng)的培訓(xùn)，提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。

（三）檔案信息化建設(shè)投入資金不足、設(shè)備利用率低

傳統(tǒng)的檔案管理經(jīng)費(fèi)只要體現(xiàn)在人力消耗與檔案管理方面，經(jīng)費(fèi)投入比較固定。高校由于采用的是政府財(cái)政撥款的運(yùn)營方式，因此一直以來檔案管理的投入都比較平穩(wěn)。隨著現(xiàn)代技術(shù)的不斷發(fā)展，要推進(jìn)檔案管理改革就不得不進(jìn)行大規(guī)模的設(shè)備購置，組織培訓(xùn)以及設(shè)備維護(hù)，軟件購買升級(jí)等，這就極大增加了短期內(nèi)的檔案管理的支出［3］。在日常工作中通過不斷地提高設(shè)備的利用率，才能降低檔案工作對人力的依賴，但是當(dāng)前高校檔案管理的信息化意識(shí)依然不強(qiáng)，很多設(shè)備都沒有在日常工作中發(fā)揮其應(yīng)有的作用，使其成了辦公室的閑置品，極大削弱了財(cái)政撥款的實(shí)效，不利于檔案管理工作的開展。

（四）檔案信息化建設(shè)人才隊(duì)伍不足

檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展離不開人才的支撐。由于高校屬于事業(yè)單位，在吸納人才方面受到嚴(yán)格的數(shù)量的限制，因此對于檔案管理工作人員的吸納一直以來數(shù)量較少。高校并沒有足夠的自主權(quán)進(jìn)行現(xiàn)代檔案管理人才的全面更換［4］。從這一點(diǎn)看在人才隊(duì)伍方面是有一定的制度的局限性的。同時(shí)新入職的具備現(xiàn)代管理理念的員工往往受到環(huán)境的影響，并沒有自主性操作現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備，反而要延續(xù)傳統(tǒng)的檔案管理理念與方式，沒有起到注入新鮮血液和活力的作用。這是管理制度的缺失與限制導(dǎo)致的，也影響了現(xiàn)代檔案管理的發(fā)展。

三、高校檔案信息化建設(shè)的對策

（一）提高高校檔案管理人員的素質(zhì)

全方位的提升高校檔案管理人員的素質(zhì)，使其認(rèn)識(shí)到當(dāng)前社會(huì)對崗位提出的新要求，每個(gè)人都應(yīng)該樹立良好的檔案管理意識(shí)，對自身的職業(yè)產(chǎn)生認(rèn)同感，從時(shí)代發(fā)展與崗位需求的雙重角度去理解現(xiàn)代檔案管理的價(jià)值，從而激發(fā)員工學(xué)習(xí)新技術(shù)的熱情與潛力，盡快在工作中推廣管理技術(shù)。同時(shí)要發(fā)揮部門內(nèi)部黨員的先鋒模范作用，營造濃厚的學(xué)習(xí)氛圍，增強(qiáng)員工對新技術(shù)學(xué)習(xí)的緊迫感，提升全員的現(xiàn)代檔案技術(shù)水平［5］。另外高校還應(yīng)該加強(qiáng)對工作人員的技術(shù)考核，就檔案管理基礎(chǔ)技能，現(xiàn)代檔案管理安全意識(shí)，檔案管理法規(guī)學(xué)習(xí)等多方面展開考核，除了開展理論考核外，還應(yīng)加強(qiáng)對實(shí)踐工作的考核，從兩個(gè)方面切實(shí)提升工作人員的技術(shù)水平，將現(xiàn)代管理理念與技術(shù)落實(shí)到實(shí)際工作中。

（二）提高高校領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化建設(shè)的重視力度

高校領(lǐng)導(dǎo)要充分拓展自己的視野，對新思想與新技術(shù)持有積極包容的心態(tài)，就如何創(chuàng)新化的開展高校內(nèi)職能部門的工作進(jìn)行深入的思考與學(xué)習(xí)，召開中層領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議就如何開展行政工作的技術(shù)革新展開調(diào)研，在充分了解了各部門的工作狀態(tài)的前提下有針對性地進(jìn)行創(chuàng)新發(fā)展。檔案管理工作是學(xué)校師生數(shù)據(jù)產(chǎn)生的基礎(chǔ)，也是日常工作中重要的數(shù)據(jù)提供部門，因此高校領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，并且從多個(gè)角度分析和研究可以引進(jìn)的技術(shù)與設(shè)備，從而增強(qiáng)信息化建設(shè)的可行性與實(shí)效性。同時(shí)高校領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對檔案管理設(shè)備與技術(shù)的培訓(xùn)工作，要求相關(guān)工作人員必須參與，并且通過崗位需求考核。在培訓(xùn)的過程中，高校領(lǐng)導(dǎo)要考慮到員工的實(shí)際情況，采取線上線下相結(jié)合的培訓(xùn)方式，為員工參與培訓(xùn)提供方便的同時(shí)，也更利于大數(shù)據(jù)的監(jiān)測與管理，確保工作人員都能夠有效提升自己的工作水平。

（三）完善高校檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)

充分完善檔案管理的相關(guān)規(guī)定，保障檔案管理工作能夠有章可循，有規(guī)可依，從而確保了檔案管理工作的科學(xué)性與有序性，防止造成遺漏，損壞，丟失等現(xiàn)象。信息化管理的前提是數(shù)據(jù)的輸入與存儲(chǔ)，有了大數(shù)據(jù)的支撐才能進(jìn)行有效的信息化管理，而也正是因?yàn)橛辛诵碌臄?shù)據(jù)呈現(xiàn)方式，檔案管理工作更應(yīng)該進(jìn)行相關(guān)條款的更新與補(bǔ)充，從多個(gè)方面提高數(shù)據(jù)信息管理的權(quán)限與準(zhǔn)入機(jī)制［6］。對于有資格進(jìn)行檔案相關(guān)數(shù)據(jù)信息調(diào)用的行政部門應(yīng)該對其計(jì)算機(jī)IP地址進(jìn)行設(shè)定與追蹤，確保其在調(diào)閱的過程中全程可監(jiān)控，確保數(shù)據(jù)調(diào)閱與查看合法合規(guī)，對于沒有權(quán)限的IP地址要進(jìn)行訪問阻截，并進(jìn)行訪問地址記錄，從而確保檔案管理信息的規(guī)范性。

（四）構(gòu)建高校檔案信息安全保障體系

信息安全是當(dāng)前時(shí)代發(fā)展帶來的新的挑戰(zhàn)，當(dāng)前很多個(gè)人信息都被動(dòng)的商業(yè)化，各種信息泄露的渠道給人們帶來了生活中的困擾。相較于生活中的信息泄露，高校的個(gè)人信息更加全面，更加具有商業(yè)使用價(jià)值，因此其泄露的風(fēng)險(xiǎn)也比較高。對于高校檔案管理而言，信息安全非常重要，直接關(guān)系到所有師生的切身利益，因此學(xué)校要注重對檔案信息安全保障體系的建立，增強(qiáng)對黑客手段的預(yù)警能力，對惡意的數(shù)據(jù)包攻擊啟動(dòng)自動(dòng)防火墻攔截，切實(shí)保障數(shù)據(jù)安全。學(xué)校也要配備數(shù)據(jù)維護(hù)安全員崗位，為校園網(wǎng)內(nèi)部的設(shè)備與網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行保護(hù)與監(jiān)管。同時(shí)學(xué)校也要加強(qiáng)對工作人員的約束和限制，嚴(yán)禁將任何數(shù)據(jù)帶出辦公室，也不允許在辦公室以外的地方進(jìn)行數(shù)據(jù)查閱，從而盡可能減少泄露的可能，保障師生的數(shù)據(jù)安全。

通過本文的研究可以看出，檔案管理工作離不開信息化的輔助，通過信息化建設(shè)不斷提高了檔案管理效率，而且能夠有效降低職能部門的成本。因此學(xué)校要積極的推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)，及時(shí)更新硬件設(shè)備，積極組織檔案管理人員的培訓(xùn)工作。相關(guān)工作人員也要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)的思想，認(rèn)識(shí)到技術(shù)的進(jìn)步給自己的崗位帶來的變化，積極參與到培訓(xùn)工作中，從而使自己的能力更加符合崗位的需求，使檔案管理工作能夠更加完善為其他部門提供數(shù)據(jù)服務(wù)。