探究信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用

王鈺 王亮

（通遼市地方病防治站，內(nèi)蒙古 通遼 028000）

信息技術(shù)是事業(yè)單位檔案管理工作中非常重要的手段之一，事業(yè)單位在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)需要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)的管理理念，關(guān)注各種現(xiàn)代管理技術(shù)的應(yīng)用以及靈活調(diào)整，切實(shí)實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)與事業(yè)單位檔案管理工作之間的緊密結(jié)合，才能突破傳統(tǒng)管理模式的束縛，更好地提升檔案管理水平。經(jīng)過(guò)多年發(fā)展，事業(yè)單位運(yùn)用信息技術(shù)管理檔案有了長(zhǎng)足的進(jìn)步，也出現(xiàn)了一些問(wèn)題，需要引起我們的重視，并采取有效對(duì)策，認(rèn)真加以解決。

一、信息技術(shù)應(yīng)用在事業(yè)單位檔案管理的意義

（一）降低檔案管理成本

通常，組織和個(gè)人每天都要接受和處理各類(lèi)信息，檔案管理部門(mén)亦是如此。采用傳統(tǒng)的辦公手段，難以高效處理信息。為了提升信息處理的速度，主要的方法就是配備更多的人力資源和設(shè)備，勢(shì)必增加檔案管理成本。與過(guò)去的粗放式管理方式相比，現(xiàn)代化的檔案管理模式由于應(yīng)用了先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了檔案的數(shù)字化以及檔案的高效管理和利用，有效節(jié)省檔案存儲(chǔ)的空間，大大降低了對(duì)人員、設(shè)備和紙張等的需求，顯著減少了管理成本。

（二）提升檔案管理效率

數(shù)字檔案管理的功能在于實(shí)現(xiàn)檔案的及時(shí)歸檔，滿足不同用戶的需求。如對(duì)各單位而言，人事檔案都屬于檔案的重要組成部分，涉及人員的招聘、調(diào)入、考核管理、調(diào)離、退休等信息，是單位開(kāi)展人力資源管理工作所不可或缺的。如果采用傳統(tǒng)的人工管理方式，都需要辦理歸檔手續(xù)之后才能進(jìn)行信息的查詢利用。而在應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)之后，檔案錄入后即可在線歸檔，效率得到提升，我們通過(guò)數(shù)字化檔案就可以即時(shí)、準(zhǔn)確地了解有關(guān)人員的當(dāng)前信息。

（三）提升檔案利用效率

過(guò)去，檔案以紙質(zhì)載體為主，所需存儲(chǔ)空間龐大，往往保存在檔案館、檔案室等處，這就給檔案利用者帶來(lái)了諸多不便。而利用計(jì)算機(jī)技術(shù)以后，檔案實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化，其特征在于高效、便利，使用者能夠借助網(wǎng)絡(luò)快速、準(zhǔn)確地找到自身所需求的信息資料。使用者節(jié)省了到現(xiàn)場(chǎng)查檔的時(shí)間，可以利用系統(tǒng)的檢索功能，擺脫檔案利用的時(shí)間、空間限制，能夠隨時(shí)隨地進(jìn)行檔案查詢，從而提升了檔案的利用效率。當(dāng)然，這也對(duì)檔案的安全性造成了一定的挑戰(zhàn)。

二、事業(yè)單位檔案管理的問(wèn)題

（一）缺乏先進(jìn)的檔案管理觀念

目前，部分事業(yè)單位還在以一種傳統(tǒng)的思想觀念看待檔案管理這件事，為了減少單位的用工成本，部分事業(yè)單位聘請(qǐng)的檔案管理人員年齡往往偏大，對(duì)于新鮮事物的接受程度差，會(huì)先入為主地認(rèn)為信息技術(shù)沒(méi)有傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的安全度高，缺乏對(duì)信息技術(shù)的重視，使得信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用效果不夠明顯。但人總是會(huì)犯錯(cuò)的，傳統(tǒng)的以人工手段處理檔案管理的方式，極易因人員疏漏而造成檔案數(shù)據(jù)或檔案信息遺漏，甚至可能會(huì)導(dǎo)致檔案信息失真。

（二）系統(tǒng)化的電子檔案管理不夠

由于電子檔案管理工作的難度偏高，包含的細(xì)節(jié)要素較為復(fù)雜，許多事業(yè)單位開(kāi)始以信息化電子化為目標(biāo)，充分彰顯檔案管理工作的重要作用以及優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)這一工作的現(xiàn)代化發(fā)展。但是大部分事業(yè)單位的檔案管理工作還只是停留在簡(jiǎn)單的存儲(chǔ)、邏輯歸檔以及網(wǎng)上查閱，忽略了對(duì)管理系統(tǒng)的進(jìn)一步開(kāi)發(fā)以及利用，沒(méi)有充分體現(xiàn)相應(yīng)的作用。同時(shí)，規(guī)范化以及系統(tǒng)化的檔案信息化管理水平較差，對(duì)于辦公系統(tǒng)設(shè)計(jì)來(lái)說(shuō)，檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)工作不夠理想，有一部分功能比較簡(jiǎn)單，存在許多缺陷，導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)所發(fā)揮的作用十分有限。

（三）“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”信息資源亟待有效整合

2018 年6 月，國(guó)務(wù)院印發(fā)《進(jìn)一步深化“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”推進(jìn)政務(wù)服務(wù)“一網(wǎng)、一門(mén)、一次”改革實(shí)施方案》，要求加快構(gòu)建全國(guó)一體化網(wǎng)上政務(wù)服務(wù)體系，推進(jìn)跨層級(jí)、跨地域、跨系統(tǒng)、跨部門(mén)、跨業(yè)務(wù)的協(xié)同管理和服務(wù)。我國(guó)檔案信息資源都是分散保存在不同的檔案館中，不存在統(tǒng)一管理所有檔案信息資源的中心機(jī)構(gòu)。因此，要實(shí)現(xiàn)檔案跨館利用，首先就要將分散的檔案信息資源進(jìn)行整合，但由于各檔案館之間的支撐軟件、技術(shù)規(guī)范等不統(tǒng)一，從而導(dǎo)致檔案信息資源整合難度大，需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力。各省檔案館雖然逐步建成以信息化為核心的檔案信息管理系統(tǒng)，基本實(shí)現(xiàn)收集、歸檔、保管、利用和電子化存儲(chǔ)，但在跨館、跨行業(yè)服務(wù)、區(qū)域數(shù)字檔案信息整合共享等方面空白較多，從西部地區(qū)來(lái)看，各級(jí)檔案機(jī)構(gòu)跨界融合、館（室）際、部門(mén)之間資源整合力度不夠，“互聯(lián)網(wǎng)+”大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈等新技術(shù)的嵌入亦不成熟。

三、信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用措施

（一）提升檔案管理人員信息素養(yǎng)

作為現(xiàn)代化檔案管理的主要執(zhí)行者和實(shí)施者，檔案管理人員的信息素養(yǎng)和綜合素質(zhì)與檔案管理工作的效率和效果密切相關(guān)。因此，檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)工作人員的培訓(xùn)，提升他們的計(jì)算機(jī)操作能力，使他們能夠掌握數(shù)字化操作技能，并將之運(yùn)用到具體的檔案管理工作中。此外，檔案管理人員自身也要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提高自身的信息素養(yǎng)，為推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化貢獻(xiàn)自己的一份力量。由于安全性是檔案管理工作的基本要求，為此檔案管理人員還需要提升自身的安全意識(shí)和能力，做好檔案安全保護(hù)工作，為檔案的安全性和可靠性提供基礎(chǔ)保障。

（二）加深對(duì)檔案管理信息化的認(rèn)知

1.檔案管理工作人員應(yīng)注重基礎(chǔ)性工作，嚴(yán)格按照不同檔案搜集整理及分類(lèi)要求，注重按標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分析研究，加強(qiáng)對(duì)整個(gè)檔案管理質(zhì)量的控制及協(xié)調(diào)，及時(shí)修訂不合格的標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作的有效性、科學(xué)性和嚴(yán)格性。2.以規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化意識(shí)的樹(shù)立為基礎(chǔ)，構(gòu)建完善的培訓(xùn)機(jī)制。檔案管理工作人員需要定期接受專業(yè)性考核，并參加培訓(xùn)，全面提升自身的職業(yè)素養(yǎng)及信息技術(shù)能力，真正意識(shí)到信息技術(shù)的使用價(jià)值以及作用，靈活利用信息技術(shù)，提高工作能力和水平。

（三）充分落實(shí)檔案管理制度

事業(yè)單位應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》的要求制定健全完善的檔案管理制度，并加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員培訓(xùn)的重視，幫助工作人員樹(shù)立正確的檔案管理觀念。同時(shí)需將合理應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)納入其中，使其以制度的形式來(lái)規(guī)范檔案管理人員的工作，讓檔案管理人員的工作向標(biāo)準(zhǔn)化程度邁進(jìn)，促使檔案管理工作質(zhì)量及效率得到提升。這樣一來(lái)檔案管理工作也會(huì)更加具有層次性，如此當(dāng)有問(wèn)題出現(xiàn)的時(shí)候，工作人員也就更容易找出問(wèn)題的根源，從而及時(shí)采取有效措施解決問(wèn)題，讓檔案管理工作更加有條不紊地進(jìn)行下去。與此同時(shí)，事業(yè)單位還要加強(qiáng)檔案管理工作的監(jiān)督力度，并建立完善的考核制度，將檔案管理工作和薪資待遇掛鉤，以激發(fā)檔案管理人員工作熱情及積極性，促使工作人員以更高的熱情、更積極的態(tài)度來(lái)投入工作。如此才能更好地提高檔案管理的工作效率。

（四）對(duì)檔案信息實(shí)行共享管理

現(xiàn)如今，我國(guó)的信息技術(shù)已經(jīng)發(fā)展得越來(lái)越成熟，其中“云技術(shù)”作為信息技術(shù)中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，在很多領(lǐng)域都得到了廣泛的應(yīng)用。而且隨著科技的不斷發(fā)展，手機(jī)、電腦等電子設(shè)備都有了可以進(jìn)行云端傳輸?shù)慕邮湛?，所以將“云技術(shù)”中的某些功能應(yīng)用到檔案管理中對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)是非常有利的。因此，為了更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，各級(jí)政府可建立起相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，做好各環(huán)節(jié)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的檢修及維護(hù)工作。同時(shí)各有關(guān)區(qū)域內(nèi)的事業(yè)單位也可通過(guò)政府建立的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行自有檔案信息數(shù)據(jù)建立及維護(hù)，檔案管理工作人員可以利用“云技術(shù)”中的云共享功能，讓檔案信息在事業(yè)單位內(nèi)部實(shí)現(xiàn)共享，這樣檔案信息就可以及時(shí)被上傳到云端，避免了檔案信息在相關(guān)部門(mén)的停留時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，從而避免檔案信息泄露，提高檔案管理工作的質(zhì)量。實(shí)現(xiàn)以政府建立的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)位云端支撐的集云端于一體的管理模式，從分應(yīng)用“互聯(lián)網(wǎng)+”的管理理念，提升管理效率。

結(jié)束語(yǔ)：作為現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)中的重要組成部分之一，信息技術(shù)直接影響著事業(yè)單位檔案管理工作的有效開(kāi)展及創(chuàng)新。當(dāng)部分事業(yè)單位應(yīng)用模式不夠科學(xué)、不夠合理時(shí)，應(yīng)該提高事業(yè)單位以及檔案管理工作人員對(duì)信息技術(shù)科學(xué)應(yīng)用的認(rèn)識(shí)，確保信息技術(shù)在檔案管理工作中的有效運(yùn)用、實(shí)施和改革。檔案部門(mén)及其工作人員應(yīng)該進(jìn)一步調(diào)整管理策略和管理模式，著眼于新的社會(huì)大環(huán)境，更好地將信息技術(shù)運(yùn)用于事業(yè)單位檔案管理工作中。