教育系統(tǒng)人事檔案信息化建設(shè)研究

李好

（株洲市教育局，湖南 株洲 412007）

人力資源是發(fā)展教育事業(yè)的重中之重，因此在當(dāng)前的教育系統(tǒng)當(dāng)中，將人事檔案管理工作作為儲(chǔ)備人才的一項(xiàng)核心事務(wù)，并不斷引入先進(jìn)的管理技術(shù)希望能夠整體提高自身工作水平。也正因如此，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，當(dāng)下人們也開始注意到了檔案管理信息化建設(shè)所帶來(lái)的巨大工作便捷，因此相關(guān)部門開始不斷投入人力資源及物力資源，希望能夠整體促進(jìn)生我國(guó)教育事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

一、教育系統(tǒng)人事檔案信息化建設(shè)的必要性

教育系統(tǒng)的人事檔案中，包含有教師的工作評(píng)價(jià)、個(gè)人簡(jiǎn)歷、教學(xué)成果以及政治思想等等，是對(duì)教師今后各項(xiàng)職稱評(píng)級(jí)的重要依據(jù)，同時(shí)也是教育系統(tǒng)儲(chǔ)備人才的一項(xiàng)有效手段。因此隨著新形勢(shì)下我國(guó)的教育事業(yè)快速發(fā)展與提升，人們對(duì)于人事檔案管理工作的重要性也在不斷取得新的認(rèn)識(shí)?，F(xiàn)階段，盡管信息技術(shù)的高度發(fā)展極大促成我國(guó)教育系統(tǒng)人事檔案的建立，但是與此同時(shí)，由于人們對(duì)于技術(shù)了解得不夠徹底，因此導(dǎo)致當(dāng)前人事信息系統(tǒng)還有許多功能沒(méi)有被完全開發(fā)出來(lái)。并且由于當(dāng)前復(fù)合型人才儲(chǔ)備缺失，人們很難能夠?qū)ふ业郊饶苁炀氝M(jìn)行計(jì)算機(jī)操作，同時(shí)又具備檔案管理經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)人員，因此導(dǎo)致實(shí)際工作過(guò)程中依舊存在著系統(tǒng)功能與數(shù)據(jù)不配套的現(xiàn)象，從而造成了人事檔案管理工作的效率低下。

于是針對(duì)這一現(xiàn)象，國(guó)家教育部決定加強(qiáng)干預(yù)力度，采取了一系列手段來(lái)加快教師系統(tǒng)的建設(shè)，其中取得最為顯著的成效，便是在出臺(tái)了《關(guān)于做好全國(guó)教師管理信息系統(tǒng)部署與啟用工作的通知》文件之后，以校級(jí)為基礎(chǔ)單位，逐層向縣級(jí)、市級(jí)、升級(jí)乃至中央遞進(jìn)，打造成熟的信息化認(rèn)識(shí)檔案系統(tǒng)，以便于更好地開展教師隊(duì)伍建設(shè)工作。在這一發(fā)展趨勢(shì)之下，每一名教師都建立了專屬的個(gè)人電子信息檔案，不但進(jìn)一步推進(jìn)了人事檔案信息化管理工作的發(fā)展，同時(shí)也使得對(duì)人力資源的分配與使用變得更加合理，極大地推動(dòng)了我國(guó)教育事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程。

二、教育系統(tǒng)人事檔案信息化建設(shè)工作中存在的相關(guān)問(wèn)題

（一）檔案信息更新不及時(shí)

教師在參加工作后往往還需要不間斷的接受“繼續(xù)教育”，以此不斷強(qiáng)化自身的職業(yè)水平，并在學(xué)科建設(shè)方面取得更加脫出的成就。但是由于地方各職能部門之間缺乏有效的溝通渠道，加之信息獲取存在這一定的延滯性，因此導(dǎo)致教育系統(tǒng)對(duì)于教師人事檔案的更新不夠及時(shí)。再加之教師檔案材料涵蓋較為廣泛，收集范圍復(fù)雜，因此傳統(tǒng)的工作模式下常常導(dǎo)致對(duì)教師個(gè)人信息出現(xiàn)“漏錄”或是“錯(cuò)錄”現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了教師人事檔案的參考價(jià)值，無(wú)法做到合理的對(duì)教師資源進(jìn)行調(diào)配、管理。

（二）管理平臺(tái)建設(shè)不到位

人事檔案管理是教育系統(tǒng)中的重要部門，負(fù)責(zé)全面整合教師信息，并不斷發(fā)掘教師人才的重要職能。而教師的個(gè)人職稱、從業(yè)經(jīng)歷、榮譽(yù)稱號(hào)等信息都是進(jìn)行人事管理的重要依據(jù)，不僅關(guān)系到教師個(gè)人職業(yè)發(fā)展，也與區(qū)域全面統(tǒng)籌之間息息相關(guān)。但就目前實(shí)際情況來(lái)看，教師檔案管理平臺(tái)的建設(shè)依舊沒(méi)有得到相應(yīng)的重視，各地在平臺(tái)開發(fā)以及管理制度的完善方面并沒(méi)有投入足夠的人力、物力資源，使得各個(gè)地區(qū)之間的人事信息溝通相對(duì)閉塞，難以實(shí)現(xiàn)全面統(tǒng)整的局面。

（三）信息化服務(wù)對(duì)象單一

當(dāng)前教育系統(tǒng)的人事檔案信息化建設(shè)，更多的是集中在對(duì)檔案信息采集以及查詢方面，對(duì)于人事信息的安全管理與開發(fā)管理缺乏足夠的思考以及關(guān)注。從而使得人事檔案信息化建設(shè)沒(méi)能夠完整地發(fā)揮出自身實(shí)際價(jià)值，并沒(méi)有真正意義上實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展。因此對(duì)于管理部門而言，在不斷完善系統(tǒng)的硬件設(shè)施之余，也需要加大對(duì)其軟件程序的開發(fā)力度，以此不斷完善數(shù)字平臺(tái)的使用功能，在保證數(shù)據(jù)安全性的同時(shí)，也有效提高系統(tǒng)對(duì)于人力資源的開發(fā)能力。

（四）人員專業(yè)素養(yǎng)需提升

人力資源的管理與開發(fā)工作是一項(xiàng)系統(tǒng)而專業(yè)的工作，特別是在信息化視角下，教師的人事檔案不僅記載著其個(gè)人工作信息，更是象征著區(qū)域教師資源的分布，有助于幫助國(guó)家實(shí)現(xiàn)對(duì)教師力量出的統(tǒng)一管理。因此教育系統(tǒng)的人事檔案管理工作人員不應(yīng)當(dāng)將目光局限于對(duì)教師個(gè)人信息的采集，而是要不斷提供工作人員的信息素養(yǎng)，使其能夠靈活的操作軟件展開更多的工作服務(wù)，以此完整的體現(xiàn)出教師人事檔案的實(shí)際價(jià)值。

三、進(jìn)一步深化教育系統(tǒng)人事檔案信息化建設(shè)工作的有效途徑

在實(shí)行教育系統(tǒng)人事檔案建設(shè)的過(guò)程中，主要的技術(shù)支持來(lái)自當(dāng)前先進(jìn)的大數(shù)據(jù)技術(shù)與云計(jì)算技術(shù)，通過(guò)打造成熟的網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)教師個(gè)人檔案的信息化管理，并建立專業(yè)的“教師人才數(shù)據(jù)庫(kù)”以便于當(dāng)前國(guó)家教育系統(tǒng)在宏觀角度上來(lái)對(duì)教師人力資源進(jìn)行分配以及調(diào)度，從而確保我國(guó)各大學(xué)校的師資力量?jī)?chǔ)備合理。因此網(wǎng)絡(luò)人事檔案的建設(shè)，不僅為我國(guó)教育系統(tǒng)的人才選拔提供了參考依據(jù)，同時(shí)更是提高了檔案管理的工作質(zhì)量，使得人力資源分配工作更加規(guī)范。

（一）強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)步伐

首先，各級(jí)地方政府的教育部門需要發(fā)揮出自身的主導(dǎo)作用，深入當(dāng)?shù)馗鞔笾行W(xué)校中對(duì)教師資源的儲(chǔ)備情況進(jìn)行審核，并整理詳細(xì)的教師個(gè)人信息，以確保教師電子檔案的完成與準(zhǔn)確。在此過(guò)程中，不僅需要一線工作人員強(qiáng)化自身的責(zé)任意識(shí)與使命感，同時(shí)也需要各地區(qū)的分管領(lǐng)導(dǎo)投入足夠的關(guān)注力度與各項(xiàng)支持，確保教師信息整合工作得以順利開展。

其次，完善教育系統(tǒng)檔案法管理部門的建設(shè)工作，除了在技術(shù)與設(shè)備上給予其足夠的支持以外，同時(shí)還需要充分的引進(jìn)更多復(fù)合型人才，以此加快教師檔案信息化建設(shè)工程的進(jìn)展。同時(shí)，分管部門還應(yīng)當(dāng)建立成熟的管理機(jī)制，嚴(yán)格約束工作人員的日常操作行為，避免由于不當(dāng)操作而引起教師個(gè)人信息泄露的現(xiàn)象，從而影響到信息化檔案管理工作的整體形象。在此基礎(chǔ)上，各級(jí)縣、市級(jí)管理部門還應(yīng)當(dāng)積極促成自身的教師系統(tǒng)與省級(jí)單位對(duì)接，以便于從整體上對(duì)教師資源進(jìn)行分配與利用。

例如，在以往的人事調(diào)度工作中，學(xué)校的教師隊(duì)伍配置通常是根據(jù)學(xué)生人數(shù)來(lái)進(jìn)行調(diào)配的。但是由于對(duì)教師個(gè)人檔案的整合效率低下，因此在進(jìn)行人事調(diào)度過(guò)程中通常會(huì)根據(jù)教師個(gè)人戶籍所在來(lái)進(jìn)行確定其工作單位。這一情況往往使得一些位置相對(duì)偏僻的鄉(xiāng)鎮(zhèn)中學(xué)缺少合理的教師配置，如學(xué)校大部分教師都是語(yǔ)文、數(shù)學(xué)科任教師，但缺少專業(yè)的體育、科學(xué)教師等等，使得教育資源分配存在嚴(yán)重的不均衡現(xiàn)象。而通過(guò)打造以省級(jí)行政單位為核心的教師人事檔案管理系統(tǒng)，有利于全面整合教師力量，使得上級(jí)部門能夠更加科學(xué)的根據(jù)地區(qū)實(shí)際情況來(lái)合理進(jìn)行教師資源調(diào)配，有效解決了傳統(tǒng)工作中存在問(wèn)題。

（二）構(gòu)建信息共享服務(wù)平臺(tái)，優(yōu)化人事檔案管理效率

為了進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)教師人事信息的統(tǒng)籌管理，各個(gè)政府主管部門需要提高對(duì)教師電子檔案的重視程度，同時(shí)適當(dāng)加大投入力度，支持各級(jí)基層單位完善自身的軟、硬件設(shè)施配置，以此促成教師檔案信息子系統(tǒng)的多向?qū)?，打造全方位、多功能的信息共享平臺(tái)，從而整體提高人事檔案管理水平，并進(jìn)一步加強(qiáng)教師個(gè)人信息的安全性，以此發(fā)揮出教育系統(tǒng)數(shù)字檔案室的全部功能。然而在此過(guò)程中需要注意的是，在實(shí)現(xiàn)多方位對(duì)接的同時(shí)，學(xué)校的數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)系統(tǒng)也必將面臨一定的入侵風(fēng)險(xiǎn)，因此需要基層工作人員定期對(duì)系統(tǒng)展開維護(hù)升級(jí)工作，并嚴(yán)格依據(jù)相關(guān)制度來(lái)對(duì)操作系統(tǒng)實(shí)施自檢程序，以確保能夠及時(shí)察覺系統(tǒng)當(dāng)中存在的漏洞，并對(duì)其進(jìn)行修復(fù)與完善工作。

除此之外，在傳統(tǒng)的人事檔案管理工作中，教育系統(tǒng)的管理部門由于人力設(shè)置不合理的原因，常常會(huì)導(dǎo)致出現(xiàn)大量重復(fù)且低效的工作任務(wù)，這種現(xiàn)象不僅會(huì)造成人力資源與物力資源的無(wú)謂浪費(fèi)，更是容易由于出現(xiàn)工作疏漏導(dǎo)致教師的個(gè)人信息資料出現(xiàn)缺失。針對(duì)這一現(xiàn)象，教育系統(tǒng)的檔案管理部門可以采用操作設(shè)限的形式，允許相關(guān)的學(xué)?；騻€(gè)體教師登錄電子檔案系統(tǒng)對(duì)個(gè)人信息進(jìn)行核對(duì)以及修改，包括教師在日常工作過(guò)程中一些學(xué)術(shù)成果、個(gè)人信息、職稱變化、崗位升遷等等，并將修改后的電子檔案發(fā)送到通用數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，由工作人員進(jìn)行核對(duì)查實(shí)之后，再統(tǒng)一上傳到信息共享平臺(tái)。這樣的方式不僅能夠保證教師個(gè)人信息更新的即時(shí)性與準(zhǔn)確性，同時(shí)也有利進(jìn)一步提升管理部門對(duì)于教師電子檔案管理的有效性。

（三）加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，整體提升工作水平

人力是開展管理工作的根本，因此在完善人事檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)過(guò)程中，分管部門不僅要重視系統(tǒng)軟硬件設(shè)備的更新以及升級(jí)，同時(shí)更要注重人才專業(yè)技能的培養(yǎng)。首先，分管部門需要強(qiáng)化基層工作人員的思想建設(shè)與職業(yè)素養(yǎng)，要求管理人員在工作過(guò)程中能夠秉持著認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度對(duì)教師個(gè)人檔案信息進(jìn)行管理；其次，人事檔案信息管理部門需要開拓新的人才引進(jìn)途徑，積極從體制以外引入更多專業(yè)技術(shù)人才，要求其不但具有熟練地計(jì)算機(jī)操作水平，同時(shí)還要具備一定的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，以此完善工作隊(duì)伍的人才配置，開展科學(xué)合理的管理工作模式；最后，教育系統(tǒng)需要加強(qiáng)員工的培訓(xùn)以及在教育工作，積極為其提供更多的教育資源，以確保工作人員的專業(yè)素養(yǎng)不斷獲得提升。在此基礎(chǔ)上，教育部門還可以發(fā)揮出自身的引導(dǎo)作用，鼓勵(lì)各個(gè)基層單位與檔案管理部門展開密切的合作交流，通過(guò)不斷掌握新型技術(shù)的形式，以此培養(yǎng)出更多專業(yè)的檔案管理人才，以此推動(dòng)教育系統(tǒng)人事檔案信息化建設(shè)的步伐。

例如，各地區(qū)的人力資源管理部門可以采用部門聯(lián)合的工作形式，與高校、圖書館或是相關(guān)的管理部門之間進(jìn)行合作，了解其在當(dāng)前“數(shù)字化檔案”建設(shè)與管理過(guò)程中所使用的先機(jī)技術(shù)以及相關(guān)設(shè)備，從而結(jié)合自身實(shí)際情況進(jìn)行引入，以此有效推進(jìn)教師人事檔案信息化的建設(shè)進(jìn)程。在此基礎(chǔ)上，管理部門需要重點(diǎn)從信息價(jià)值發(fā)掘?qū)用嫒胧郑瑢⑾冗M(jìn)的“大數(shù)據(jù)”統(tǒng)整與分析工作理念引入之管理模式當(dāng)中，以此更為全面的針對(duì)教師檔案資源進(jìn)行利用與保存。以此徹底提高自身工作效率，更加合理的開展教師檔案管理工作。

（四）強(qiáng)化檔案信息化管理的保密性，保證檔案的安全

教育系統(tǒng)人事檔案信息化管理工作就像一面雙面鏡，一方面，其在教師資源的數(shù)字化定量分析、管理分配、科學(xué)預(yù)測(cè)、發(fā)掘高端人才方面起到了不可代替的作用。但是就另一方面而言，其同樣也為教師的個(gè)人信息安全帶來(lái)了前所未有的風(fēng)險(xiǎn)。因此對(duì)于分管教師個(gè)人電子檔案的直轄部門來(lái)說(shuō)，其不光是要考慮在如何建立成熟的信息管理系統(tǒng)，同時(shí)更要注重系統(tǒng)信息安全方面的建設(shè)，以此保障教師個(gè)人信息的隱私安全。首先，教育部門需要對(duì)各個(gè)級(jí)層工作單位的使用權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格區(qū)分，明確使用并獲取數(shù)據(jù)的具體范圍。并對(duì)教師個(gè)人信息實(shí)行分級(jí)報(bào)貨，不同部門根據(jù)自身職能不同僅僅只能夠獲取相應(yīng)字段的訪問(wèn)權(quán)限。其次，對(duì)數(shù)據(jù)的操作權(quán)限設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)。一旦涉及教師個(gè)人信息的統(tǒng)計(jì)、查詢、導(dǎo)出、修改等操作不管需要操作人員獲得相應(yīng)的授權(quán)許可，同時(shí)還需要得到系統(tǒng)的進(jìn)一步身份認(rèn)證才能夠進(jìn)行操作；最后，相關(guān)的教育部門及學(xué)校需定期對(duì)管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，定期對(duì)軟件進(jìn)行更新，確保系統(tǒng)的安全性。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，信息技術(shù)在當(dāng)前教育系統(tǒng)人事檔案管力工作當(dāng)中發(fā)揮著不可取代的重要作用。因此相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)加快信息化建設(shè)步伐，以此確保工作人員能夠整體提高管力工作水平，促使教師資源的分配工作更加科學(xué)合理。