高校人事檔案信息化管理研究綜述

任碩實(shí)

（河北政法職業(yè)學(xué)院,河北 石家莊 050061）

高校檔案管理一直以來主要采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式。部分企業(yè)及組織正在嘗試檔案信息化管理，目前仍處于初步探索階段，尚未建成可以使用的信息檔案管理體系。相對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案來說，電子檔案具有節(jié)約成本、節(jié)省空間、安全性高、長(zhǎng)久存放等優(yōu)點(diǎn)。信息檔案應(yīng)用于高校檔案管理中，方便對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行有效管理，使高校在人事管理過程中可以隨時(shí)查看檔案，大大提高了工作效率。

一、高校人事檔案信息化管理的必要性

在信息化建設(shè)的新時(shí)代，高校對(duì)信息的需求空前增長(zhǎng)。高校的各項(xiàng)工作都要在充分、準(zhǔn)確的信息基礎(chǔ)上進(jìn)行。只有獲得完整、準(zhǔn)確、全面的信息，才能做出正確的決策。高校檔案作為一種重要的信息資源，也越來越受到人們的重視。這不僅是高校檔案事業(yè)發(fā)展的良好機(jī)遇，也是一個(gè)巨大的挑戰(zhàn)。

在信息化建設(shè)的新時(shí)代，信息對(duì)于高校越來越重要。高校所有工作的進(jìn)行必須在掌握充分、確切的信息后方可進(jìn)行。因?yàn)橄胍龀稣_地、有益于學(xué)校發(fā)展地決策，就必須依托于準(zhǔn)確、全面的信息。高校檔案是重要的信息資源的來源，越來越受到人們的重視，這對(duì)于高校檔案事業(yè)的發(fā)展具有推動(dòng)作用，同時(shí)也是進(jìn)行信息化改革的一次挑戰(zhàn)。由于原始檔案具有不可替代的扁平性，長(zhǎng)期以來人們?cè)跈n案實(shí)體的收集、整理和保管上投入了大量的精力和勞動(dòng)，卻忽視了檔案信息資源的組織和管理。在社會(huì)信息化的過程中，檔案管理的內(nèi)容也在逐漸發(fā)生變化，即從對(duì)檔案實(shí)體的管理逐步向?qū)n案信息的組織和管理轉(zhuǎn)變。然而，現(xiàn)實(shí)中，許多高校的檔案管理工作依然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案形式。信息管理水平與現(xiàn)代高科技水平相差甚遠(yuǎn)，現(xiàn)代信息、網(wǎng)絡(luò)和高效檢索技術(shù)的快速發(fā)展沒有得到充分利用，嚴(yán)重制約了高校檔案信息管理工作的發(fā)展應(yīng)用，阻礙了檔案工作的整體水平的提高。

因此，目前高校所使用的檔案管理辦法、理念、模式與信息時(shí)代高校的發(fā)展顯得格格不入。推進(jìn)高校檔案信息管理已成為新時(shí)期高校檔案事業(yè)發(fā)展的必由之路。如何解決高校檔案信息管理中存在的問題，并提出有效的措施，已成為一個(gè)值得思考、探索和研究的重要內(nèi)容。

二、信息化檔案管理存在的問題

（一）高校信息化檔案的保存與安全方面

高校檔案信息化管理過程中，有管理人員全面負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的錄入、整理、檢索等。因此，在實(shí)際管理工作中，要及時(shí)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，由于涉及人員多、系統(tǒng)多，容易從不同角度發(fā)生紙張泄漏，一些信息文件在輸入時(shí)會(huì)泄漏或丟失。另外，在信息化的檔案管理過程中，需要保障網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的穩(wěn)定以及安全，如果檔案管理人員不注意電腦的安全應(yīng)用，電腦就會(huì)感染病毒或黑客，這種情況會(huì)導(dǎo)致文件內(nèi)容的丟失、泄露或篡改，影響其可行性和真實(shí)性。

（二）管理模式、管理意識(shí)方面

目前，我國(guó)高職院校大多仍采用傳統(tǒng)的管理方法對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，缺乏信息管理意識(shí)。然而，我們沒有充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理在高校發(fā)展中的重要作用，這使得人事檔案管理的發(fā)展更加片面。因此，造成硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)，人員配備不到位，極大地降低了高校人事檔案工作的效率。

（三）管理人員綜合能力方面

目前，我國(guó)高校檔案管理工作存在著檔案管理人才匱乏、人員素質(zhì)不高等問題。通過對(duì)相關(guān)文獻(xiàn)的研究，可以看出高校人事檔案管理人員存在整體素質(zhì)不高，缺乏服務(wù)意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)，知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理等問題。因此，檔案管理方面的人才隊(duì)伍建設(shè)存在著許多問題。當(dāng)前，人事檔案管理人員的整體素質(zhì)不高，與信息化發(fā)展存在較大差距。近年來，一些高校雖然引進(jìn)了計(jì)算機(jī)、信息管理、檔案等專業(yè)方面的人才，但具備這兩方面知識(shí)的復(fù)合型人才卻屈指可數(shù)。

三、高校加快人事檔案信息化改革的實(shí)踐路徑

（一）建立人事檔案信息化安全保障體系

人事檔案信息不僅對(duì)權(quán)威性和保密性有較高的要求，同時(shí)對(duì)信息來源的真實(shí)性和儲(chǔ)存的安全性也有特殊的要求，安全問題是人事檔案電子化最需要保障的問題。如何解決計(jì)算機(jī)本身的不穩(wěn)定性和網(wǎng)絡(luò)的不安全性成為人事檔案電子信息化的難點(diǎn)。存檔信息必須妥善保管，一旦丟失或泄露將會(huì)造成不可挽救的損失。因此，人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化的最重要方面是，其必須具備獨(dú)立的操作系統(tǒng)，才能充分保障檔案的安全性和保密性。其次，按照部門不同的工作內(nèi)容，相應(yīng)開放不同的使用權(quán)限，充分做好安全的基礎(chǔ)管理工作。人事檔案想要實(shí)現(xiàn)信息化的發(fā)展一定會(huì)面臨著安全方面的風(fēng)險(xiǎn)以及隱患。保密性是人事檔案管理最重要的原則，所以檔案管理中要注重安全規(guī)范操作和保密原則，嚴(yán)格規(guī)范人事檔案信息的查閱、共享、存儲(chǔ)、處理等重要環(huán)節(jié)和流程，避免非法復(fù)制人事檔案的可能性和可行性。

（二）創(chuàng)新檔案現(xiàn)代管理理念

人事檔案作為高校檔案管理的重要組成部分，要著力引進(jìn)創(chuàng)新理念，建立具備現(xiàn)代管理理念的隊(duì)伍，充分為檔案信息化建設(shè)奠定思想基礎(chǔ)。首先，檔案管理人員必須具備一定的管理基礎(chǔ)和豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，核實(shí)所有重要信息，保證準(zhǔn)確無誤；其次，構(gòu)建基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)，確保各職能部門能夠聯(lián)系到，用來存儲(chǔ)全校教職工的一些情況數(shù)據(jù)，比如：個(gè)人基本信息、工作信息、家庭信息等，通過信息平臺(tái)文件存儲(chǔ)有效地分類，進(jìn)而提高信息集成質(zhì)量和工作效率；最后，將信息化改革目標(biāo)與績(jī)效管理指標(biāo)掛鉤，完善獎(jiǎng)懲制度，通過制度管理將檔案信息管理改革目標(biāo)量化。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)信息化改革重要性的宣傳和引導(dǎo)，使管理者在創(chuàng)新理念的指導(dǎo)下，樹立現(xiàn)代管理理念，調(diào)整檔案工作模式。

（三）組建高素質(zhì)檔案管理團(tuán)隊(duì)

高校檔案管理隊(duì)伍擔(dān)任著有效實(shí)施信息建設(shè)目標(biāo)的實(shí)踐者和指導(dǎo)者。高校信息化改革的實(shí)效性很大程度上取決于高校檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)能力、信息素養(yǎng)和工作理念。因此，高校應(yīng)以發(fā)展和改革的需要為中心，注重復(fù)合型人才的培養(yǎng)和引進(jìn)，將加強(qiáng)管理隊(duì)伍的專業(yè)化培養(yǎng)作為重中之重。同時(shí)，高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)將檔案人才隊(duì)伍建設(shè)納入內(nèi)部整體發(fā)展規(guī)劃之中。通過進(jìn)一步研究現(xiàn)代檔案信息管理與傳統(tǒng)管理存在的不同之處，結(jié)合人才培養(yǎng)的長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)，建立一支由專業(yè)人員構(gòu)成的高素質(zhì)工作隊(duì)伍，從而建設(shè)科學(xué)的檔案管理體系。一方面，高校應(yīng)加大人才培養(yǎng)和引進(jìn)渠道，組建專業(yè)化的教育、科研和管理隊(duì)伍，培養(yǎng)高層次人才，帶動(dòng)和領(lǐng)導(dǎo)人才隊(duì)伍建設(shè)，進(jìn)一步提高檔案人才隊(duì)伍的知識(shí)和業(yè)務(wù)能力。另一方面，高校要將信息化人才的引進(jìn)以及培養(yǎng)，比如選拔優(yōu)秀人才參加有關(guān)專家指導(dǎo)管理的交流會(huì)，進(jìn)而改變檔案管理團(tuán)隊(duì)的工作和服務(wù)理念，創(chuàng)新檔案管理實(shí)踐。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，人事檔案管理在高校人事管理的中占據(jù)著舉足輕重的位置，高校人事檔案管理未來勢(shì)必會(huì)向信息化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展。社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展以及社會(huì)建設(shè)的現(xiàn)代化進(jìn)程的加快發(fā)展，意味著與個(gè)人身份相關(guān)的人事檔案管理需要緊跟時(shí)代的步伐，進(jìn)一步提高人事檔案管理的信息化水平，進(jìn)而使得人事檔案資源價(jià)值得以充分利用。在信息技術(shù)背景下，高校人事檔案管理必須與時(shí)俱進(jìn)，充分運(yùn)用信息科技，多方面進(jìn)行創(chuàng)新，才能適應(yīng)發(fā)展的需要。在人事檔案管理過程中，要保證信息化的真實(shí)性、全面性、安全性。人事檔案管理想要把信息化作為根本原則和思想，需轉(zhuǎn)變以往工作模式，提升服務(wù)，建立人事檔案管理信息服務(wù)平臺(tái)，實(shí)行分類管理制度，提高工作效率。同時(shí)，要解決實(shí)際問題，突出管理特色，提高大學(xué)生就業(yè)率，提升管理人員專業(yè)水平，促使檔案管理信息化的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)高校人事檔案管理的信息化和優(yōu)質(zhì)化。