檔案信息化建設(shè)對檔案工作規(guī)范化管理的促進作用

張新蓮

（博爾塔拉報社，新疆 博樂 833400）

前言

檔案工作規(guī)范化管理是各個企事業(yè)單位經(jīng)營管理的重要一環(huán)，對于優(yōu)化資源配置、實現(xiàn)成果借鑒、展現(xiàn)經(jīng)營水準(zhǔn)、提升經(jīng)濟效益、增強本身競爭有著十分積極的意義。信息化建設(shè)與檔案工作規(guī)范化管理的結(jié)合是時代發(fā)展的必然，不過在檔案信息化的建設(shè)過程中只有抓住阻礙檔案信息化建設(shè)的問題，把握檔案信息化建設(shè)的重點，才能夠緊跟時代步伐，使其為檔案資源的運用整合提供便利的條件和堅實的基礎(chǔ)。

一、檔案信息化建設(shè)是促進檔案工作規(guī)范化管理的必然

（一）檔案信息化建設(shè)是檔案工作規(guī)范化管理的現(xiàn)代化邁進之路

信息化與智能化是當(dāng)今時代發(fā)展的顯著特征，眾多文件的起草、簽發(fā)以及辦理等過程都可以通過計算機以網(wǎng)絡(luò)的形式呈現(xiàn)。而信息化建設(shè)也成為當(dāng)今檔案工作規(guī)范化管理的關(guān)鍵程序和重要環(huán)節(jié)，在檔案的管理過程當(dāng)中，可以通過目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫的建立以及多媒體數(shù)據(jù)庫的融合實現(xiàn)檔案自動化一體化的管理流程，并且運用網(wǎng)絡(luò)化信息化的參與將相關(guān)的檔案進行收集和整理，實現(xiàn)信息的共享和融合[1]?？梢哉f整個檔案管理的過程當(dāng)中蘊含的內(nèi)容具有全面性和豐富性的特征，信息化建設(shè)為檔案管理提供了一個新的載體，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案資料的信息價值得以提升，實現(xiàn)了全面性的發(fā)展，是檔案工作規(guī)范化管理邁向現(xiàn)代化之路的重要依托。

（二）檔案信息化建設(shè)是檔案工作規(guī)范化管理減少工作量的有效途徑

傳統(tǒng)檔案管理的過程當(dāng)中各種檔案資料的記載，都是通過紙質(zhì)文件來呈現(xiàn)的，隨著日復(fù)一日年復(fù)一年的累積，大量檔案材料的堆積不僅占用了大范圍的空間場地，在查找管理方面也無疑是比較有難度的，導(dǎo)致工作成本大大增加，管理難度也會隨著檔案的堆積而逐漸上升。而檔案信息化建設(shè)以網(wǎng)絡(luò)為載體，以電子形式存在，不僅減少了場地設(shè)施的浪費，也在很大程度上降低了檔案管理人員的工作量，讓整個檔案管理工作更加快捷簡便，無需繁瑣復(fù)雜的流程就能夠輕松實現(xiàn)查找和整理。這樣一來，相關(guān)的管理人員也就能夠?qū)⒏嗟木Ψ旁诠芾碣|(zhì)量的提升上。

（三）檔案信息化建設(shè)是檔案工作規(guī)范化管理發(fā)揮資源優(yōu)勢的必然趨勢

當(dāng)今時代對信息資源的掌控程度是革命大潮中決定成敗的關(guān)鍵因素，而檔案是促進社會和經(jīng)濟雙向發(fā)展的寶貴資源，對于推動社會前進實現(xiàn)跨越式發(fā)展有著重要的參考意義。檔案信息化建設(shè)以國家檔案行政管理部門的管理制度以及組織體系為依托，緊跟時代步伐做出調(diào)整，促使檔案信息的資源實現(xiàn)智能化的處置以及管理，并在其應(yīng)用的過程當(dāng)中充分展現(xiàn)出信息化建設(shè)的優(yōu)勢，最終實現(xiàn)檔案信息時效的延長以及寬度的拓展，且整個檔案形式也不再局限于圖文資料，而是實現(xiàn)了影音的拓展，從而豐富了檔案資源，并通過對其優(yōu)勢的深度挖掘為社會各界發(fā)展提供重要參考，更好地發(fā)揮其社會化的服務(wù)作用[2]。

（四）檔案信息化建設(shè)是檔案工作規(guī)范化管理實現(xiàn)科學(xué)發(fā)展的重要體現(xiàn)

科學(xué)發(fā)展已經(jīng)成為時代的主旋律，信息化建設(shè)也已經(jīng)成為世界各國競爭的重要標(biāo)準(zhǔn)。信息化時代的到來為檔案工作規(guī)范化管理帶來了良好的機會，在科學(xué)管理理念的推動下，信息資源的掌控實現(xiàn)了與檔案管理工作進行深度融合，在信息革命的大潮中把握了前進勢頭，利用現(xiàn)代技術(shù)提升檔案管理質(zhì)量，實現(xiàn)了文檔一體化的發(fā)展與建設(shè)，在媒體數(shù)據(jù)庫的建設(shè)過程當(dāng)中將相關(guān)資料進行統(tǒng)一處理和整合，能夠及時地形成系統(tǒng)跟蹤與深度利用。并在改革和創(chuàng)新當(dāng)中踐行檔案管理服務(wù)理念，促使檔案工作的輔助作用得以深度發(fā)揮，讓檔案信息化建設(shè)實現(xiàn)了與社會發(fā)展的同步，這是對國家發(fā)展策略的響應(yīng)，也是實現(xiàn)科學(xué)發(fā)展觀念的重要體現(xiàn)。

二、抓住阻礙檔案信息化建設(shè)問題關(guān)鍵才能促進檔案工作規(guī)范化管理

（一）信息化建設(shè)滯后是阻礙檔案工作規(guī)范化管理的重要因素

信息化建設(shè)水平的高低直接影響著檔案工作規(guī)范化管理水平的高低，只有信息化建設(shè)得以完善和提高，檔案管理工作才能夠以其為依托邁向新的臺階。但當(dāng)前眾多部門在信息化建設(shè)的過程當(dāng)中對于計算機以及網(wǎng)絡(luò)平臺系統(tǒng)的應(yīng)用缺乏一個統(tǒng)一規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)，難以實現(xiàn)資源與規(guī)劃的協(xié)調(diào)。盡管很多檔案管理部門購置了高檔的硬件設(shè)備，但軟件的應(yīng)用和開發(fā)有所欠缺，管理過程當(dāng)中只能實現(xiàn)簡單的查詢，相關(guān)的技術(shù)性與科學(xué)性的利用難以深度發(fā)揮，因此制約著檔案信息建設(shè)的范圍和深度，嚴(yán)重阻礙了檔案信息化建設(shè)的步伐。

（二）缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范是阻礙檔案工作規(guī)范化管理的根本所在

任何管理過程都需要一個統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，這是衡量管理水平的準(zhǔn)繩，也是提高管理水平的根本所在。但當(dāng)前檔案信息化建設(shè)尚未完善，眾多檔案管理機構(gòu)缺乏一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)以及規(guī)范的制定，對檔案工作的實質(zhì)理解有所偏差，認(rèn)為檔案工作管理只是簡單的查詢和保管，所以即便在此過程當(dāng)中實現(xiàn)了信息化技術(shù)的利用，但也不過是形式與面子上的功夫，管理過程當(dāng)中水平參差不齊，相關(guān)的目項目檢索、整理歸納、以及檔案編號統(tǒng)計等方面比較隨意，整個檔案管理過程當(dāng)中的信息化和科學(xué)性難以深度發(fā)揮。

（三）管理人員思想傳統(tǒng)難以與時俱進是阻礙檔案工作規(guī)范化管理的瓶頸

盡管檔案信息化建設(shè)進程當(dāng)中信息技術(shù)是主體，也是實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化管理的核心，但在此過程當(dāng)中人力資源更為關(guān)鍵。因為人才隊伍的優(yōu)化能夠為檔案信息化建設(shè)提供強有力的智力支持，并在整個檔案工作規(guī)范化管理過程當(dāng)中踐行管理初心，實現(xiàn)信息化建設(shè)的靈活運用。但當(dāng)前眾多檔案管理人員思想依舊比較傳統(tǒng)，尚未樹立與時俱進的思想觀念。例如說很多資質(zhì)較深的管理人員的管理觀念依舊停留在紙質(zhì)檔案當(dāng)中，難以實現(xiàn)信息化技術(shù)的深度利用，對于計算機技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的操作未能熟練掌握，所以整個過程當(dāng)中難以實現(xiàn)技術(shù)領(lǐng)域以及管理領(lǐng)域的有效銜接，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)受到了嚴(yán)重制約[3]。

（四）軟件系統(tǒng)應(yīng)用薄弱，數(shù)據(jù)保護存在風(fēng)險是阻礙檔案工作規(guī)范化管理的關(guān)鍵

檔案信息化建設(shè)能夠深度促進資源共享，實現(xiàn)檔案資料的擴張，但相關(guān)的缺陷也逐漸暴露出來。因為在資源共享以及利用的過程當(dāng)中，難免會出現(xiàn)信息的泄露，所以軟件系統(tǒng)應(yīng)用的薄弱、數(shù)據(jù)保護風(fēng)險的存在也在一定程度上阻礙了檔案工作規(guī)范化管理的進程。盡管我國數(shù)據(jù)安全技術(shù)得以升級，但在快速變化的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境之下，相關(guān)的威脅也在不斷產(chǎn)生，很多檔案管理部門會通過密碼以及防火墻的設(shè)置來防止資源的泄露，但從技術(shù)角度上講過于被動，未能實現(xiàn)持久有效的規(guī)劃規(guī)范化安全保障。

三、把握檔案信息化建設(shè)措施是推動檔案工作規(guī)范化管理的重點

（一）樹立信息化規(guī)范化檔案管理觀念，建設(shè)檔案管理新思路

檔案信息化建設(shè)的根本在于充分利用信息資源體系對整個檔案信息服務(wù)進行構(gòu)建，不過在整個檔案管理過程當(dāng)中，計算機數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個龐大且復(fù)雜的工程，如若沒有一套科學(xué)規(guī)范的程序整個工作難度也會加大，因此在整個過程當(dāng)中，應(yīng)該充分樹立信息化與規(guī)范化的檔案管理觀念，思想意識上形成從紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化信息檔案管理的轉(zhuǎn)變，切實通過對檔案數(shù)據(jù)組織的加工以及專題數(shù)據(jù)編研的工作加強來促進檔案工作的發(fā)展，結(jié)合電子信息技術(shù)的優(yōu)勢，形成全新的管理思路，大力推進檔案管理信息化建設(shè)。

（二）統(tǒng)一檔案信息化規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)，配齊檔案信息化設(shè)施設(shè)

當(dāng)前，我國在檔案信息建設(shè)方面已經(jīng)開發(fā)出了諸多的管理系統(tǒng)，但在整個應(yīng)用當(dāng)中，應(yīng)該結(jié)合本身檔案管理工作的特色，保障基礎(chǔ)設(shè)施與實際環(huán)境需求的契合，并對其實施規(guī)范化的管理，建立統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，以實現(xiàn)卷宗完整化以及檢索的簡便化。例如說檔案著錄是檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)的第一步，所以在數(shù)據(jù)入庫之前，應(yīng)該將文件的內(nèi)容和形式以統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)來進行詳細(xì)的分類編撰和記錄，形成數(shù)據(jù)條目以避免造成同一檢索點不一致的情況。更為重要的是，想要實現(xiàn)檔案信息化的管理，基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)一定要完善。所以在這樣的過程中應(yīng)該初步建成一個完善的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，以實現(xiàn)答案信息互聯(lián)。另外，在基礎(chǔ)設(shè)施配備方面，相關(guān)的計算機、打印機、掃描儀等設(shè)備缺一不可，還應(yīng)該加大檔案管理軟件的開發(fā)，使其形成集檢索、瀏覽、查詢等功能為一體的全方位融合系統(tǒng)。

（三）完善檔案法律法規(guī)體系，提升規(guī)范化管理科技信息含量

整個檔案信息化建設(shè)過程當(dāng)中，科技的含量與網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢不容忽視，所以檔案管理部門應(yīng)該以服務(wù)為基礎(chǔ)，不斷地進行新服務(wù)項目的開發(fā)以及新服務(wù)體系的引入。但在這樣的過程中以檔案法來進行管理工作的約束也是非常重要的，作為檔案事業(yè)的監(jiān)督管理者應(yīng)該以國家檔案法規(guī)為支撐，切實提高檔案意識和法治管理觀念，擴大檔案信息資源整合范圍并實現(xiàn)資源共享，檔案信息化網(wǎng)絡(luò)體系的過程當(dāng)中完善監(jiān)督體系，確保檔案管理的過程當(dāng)中的明確權(quán)責(zé)、規(guī)范行為，進而實現(xiàn)有效的監(jiān)督和有力的保障，同時加大查處檔案違法案件力度，擴大行政執(zhí)法影響，確保整個檔案規(guī)范化管理的過程當(dāng)中有法可依、合理行政。

（四）注重檔案管理人員素質(zhì)建設(shè)，夯實檔案信息化建設(shè)規(guī)范化管理基礎(chǔ)

檔案管理人員的素質(zhì)決定檔案信息化建設(shè)成敗，所以應(yīng)該充分重視對高素質(zhì)創(chuàng)新型人才的培養(yǎng)，建立起一支分工合理、素質(zhì)過硬、結(jié)構(gòu)科學(xué)的檔案管理隊伍。在這樣的過程當(dāng)中首先應(yīng)該建立一套完善的考核體系，確保檔案管理工作的規(guī)范性；其次，應(yīng)該定期組織管理人員進行技術(shù)學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其充分接受先進科學(xué)的檔案管理理念，在檔案管理過程當(dāng)中能夠熟練運用計算機工具、將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通信技術(shù)結(jié)合到檔案管理過程當(dāng)中，以此保障檔案管理工作的技術(shù)性和科學(xué)性；另外，整個檔案管理工作的政治性和機密性也非常明顯，所以相關(guān)的管理人員應(yīng)當(dāng)提高思想素質(zhì)、加強思想政治建設(shè)、踐行檔案管理工作制度，以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度細(xì)致工作作風(fēng)和堅定的立場來對待檔案管理工作，打破傳統(tǒng)的管理弊端，全面促進檔案資源信息化發(fā)展。

綜述

檔案信息化建設(shè)在整個檔案工作規(guī)范化管理的過程當(dāng)中，不僅是現(xiàn)代化檔案管理的呈現(xiàn)，更能夠有效減少檔案管理過程當(dāng)中的工作量，實現(xiàn)其資源優(yōu)勢的深度發(fā)揮，也是信息技術(shù)背景之下科學(xué)管理和發(fā)展的重要體現(xiàn)?，F(xiàn)階段檔案管理世界處于一個發(fā)展的黃金期，在這樣的過程當(dāng)中一定要抓住阻礙檔案信息化建設(shè)的問題，把握檔案信息化建設(shè)的重點，加強信息化建設(shè)，才能夠切實提升檔案工作規(guī)范化管理，增加檔案資源的使用價值。