新形勢下事業(yè)單位文書檔案管理工作內(nèi)容淺析

薛宇清

（云南省林業(yè)調(diào)查規(guī)劃院，云南 昆明 650051）

在事業(yè)單位中文書檔案管理工作是一種比較基本的管理工作，目前，事業(yè)單位文書檔案管理工作還存在一些問題，所以，事業(yè)單位還要加強(qiáng)文書檔案管理工作，為事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展帶來有利的信息保障。在實(shí)際工作過程中，事業(yè)單位管理者要改變思想觀念，要全面認(rèn)識到事業(yè)單位發(fā)展中文書檔案的作用，在日常工作中對文書檔案管理工作加以重視，不斷完善文書檔案管理制度，還要制定適宜的獎懲制度，全面激起檔案管理人員工作的積極性，加大檔案管理人員的責(zé)任感，建立一支非常專業(yè)的文書檔案管理團(tuán)隊(duì)。

一、事業(yè)單位文書檔案管理工作的重要意義

（一）有利于國家檔案管理體系的完善

事業(yè)單位就我國社會經(jīng)濟(jì)、文化以及政治等方面起到很大的作用，其發(fā)展水平關(guān)系著整個社會的發(fā)展。文書檔案資料是記錄事業(yè)單位發(fā)展變化歷程的重要資料，要將其妥善保存和管理，才可以為國家各項(xiàng)事業(yè)帶來全面有效的歷史資料，并不斷完善我國檔案庫。

（二）有利于全面發(fā)揮法律憑證的綜合效力

事業(yè)單位的所有文書檔案，全面記錄了事業(yè)單位自身建設(shè)發(fā)展的過程和各項(xiàng)業(yè)務(wù)所涉及的一些內(nèi)容，真實(shí)地體現(xiàn)出事業(yè)單位的每一面。從法律角度來說，事業(yè)單位的每項(xiàng)文書檔案在一定程度上都具有法律效力。在新形勢下，加大事業(yè)單位文書檔案管理，可以為相關(guān)機(jī)構(gòu)對事業(yè)單位進(jìn)行的各項(xiàng)檢查帶來具有法律效力的有關(guān)憑證與法律依據(jù)。

（三）為社會事業(yè)提供信息檢索服務(wù)

事業(yè)單位的文書檔案，以往一般是紙質(zhì)形式，將事業(yè)單位發(fā)展和活動所涉及的各種信息進(jìn)行了詳細(xì)的記錄，如辦公場地、業(yè)務(wù)范圍和每項(xiàng)活動消費(fèi)等，將其詳細(xì)記錄于文書檔案中。同時，也詳細(xì)記錄了事業(yè)單位每項(xiàng)工作的具體情況與資產(chǎn)狀況?；诖耍梢钥闯?，事業(yè)單位每項(xiàng)文書檔案都是信息的寶庫。信息社會，信息是一種比較有價值的資源，對于事業(yè)單位大量的信息，如果不斷挖掘文書檔案內(nèi)在的價值，一定可以促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。此外，事業(yè)單位文書檔案有助于事業(yè)單位科學(xué)合理的決策。由文書檔案，得到各項(xiàng)信息，在進(jìn)行系統(tǒng)分析，就能夠給決策帶來有用的信息，積累經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，可以優(yōu)化事業(yè)單位各項(xiàng)工作。

二、新形勢下文書檔案管理工作中的一些問題

（一）缺乏一定的重視程度

目前，大部分事業(yè)單位不夠重視文書檔案管理工作，所以，文書檔案管理工作成效即使不錯，還是難以用形式表達(dá)出來，管理人員也就不能通過文書檔案管理工作的提高而得到很高的成績，也就對此無較高的重視，文書檔案管理人員的工作內(nèi)容也就是確保檔案不被弄丟，再用到檔案時候可以快速找出就行。這種情況也就造成其它工作部門在配合文書檔案管理工作時候趨于表面工作，可能還有些部門為了能夠較快地找到自己部門所用的檔案，會將其存留于部門內(nèi)，而文書檔案管理工作卻無法全面收集最基本的檔案。

（二）文書檔案管理制度有待完善

缺乏文書檔案管理制度和文書檔案管理認(rèn)識不夠之間有一定的聯(lián)系，從而造成文書檔案管理工作缺少相關(guān)規(guī)范性與完整性。文書檔案管理工作相對復(fù)雜，又加上不夠注重文書檔案管理工作，也就使文書檔案管理工作的進(jìn)展比較緩慢。其考核制度也還不夠規(guī)范，致使文書檔案管理的規(guī)范性得不到較快的進(jìn)展，也不能充分體現(xiàn)出文書檔案管理的價值。

（三）事業(yè)單位文書檔案管理人員的專業(yè)水平有待提升

文書檔案管理為了在實(shí)踐中取得良好的成果，就要更加深入的了解與靈活的使用文書檔案管理的專業(yè)知識與信息化。對于日益增加的文件和資料，想要確保有很高的工作效率，就要對文書檔案管理的方式進(jìn)行優(yōu)化。可是，現(xiàn)階段由于文書檔案管理工作是通過電子化辦公，會碰到一些不同的技術(shù)難題與較為復(fù)雜的理論知識，對管理者而言，需要在較短的時間內(nèi)掌握較多的內(nèi)容，而掌握使用方法是一個很大的難題。此外，在進(jìn)行文書檔案管理時，要確保有真實(shí)有效的資料檔案，在確保文件安全性時也就要使用相關(guān)法律法規(guī)來完善，也要利用有關(guān)信息技術(shù)。這些對確保檔案的真實(shí)性與有效性有很大的作用。但是，要使我國在信息安全技術(shù)上的發(fā)展達(dá)到企業(yè)單位的需求，對有的技術(shù)人員而言還有一些難度。目前，許多文書檔案管理人員年齡稍大一些，無法快速接受現(xiàn)代檔案管理方法，由于主觀與客觀因素，致使學(xué)習(xí)知識的水平和積極性較低，所以，不能達(dá)到時代發(fā)展需要，也就影響到事業(yè)單位文書檔案管理工作的發(fā)展。

（四）文書檔案管理水平有待提升

通過調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前我國一些事業(yè)單位文書檔案管理人員不是專業(yè)的，對檔案管理缺少一定的認(rèn)識，對檔案的收集、整理、分類以及管理工作了解比較少，有的檔案管理人員是被臨時借調(diào)的，所以，不會全身心的投入檔案管理工作中，要是不能及時改變該現(xiàn)象，事業(yè)單位文書檔案管理水平也就會從中受到一定的影響。

三、加強(qiáng)新形勢下事業(yè)單位文書檔案管理工作途徑

（一）相關(guān)管理人員一定要重視文書檔案管理工作

由于目前我國社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展較快，我國事業(yè)單位文書檔案管理也有了很大變化，在新形勢下，知識與信息是社會發(fā)展的主要因素，也將檔案管理的重要性體現(xiàn)出來。所以，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員對于文書檔案管理工作的作用要進(jìn)行充分的認(rèn)識，加大文書檔案管理工作力度，不斷優(yōu)化檔案工作方法，并將事業(yè)單位文書檔案管理水平與工作管理效率進(jìn)行相應(yīng)的提升，給事業(yè)單位各項(xiàng)工作的進(jìn)行帶來有利的信息依據(jù)。

（二）制定完善的文書檔案管理制度

制定完善的文書檔案管理制度是有效保證事業(yè)單位文書檔案管理工作順利進(jìn)行的前提。也就要求事業(yè)單位全面根據(jù)自身的具體情況和檔案管理工作的發(fā)展情況，優(yōu)化當(dāng)前的文書檔案管理制度，并通過借鑒企業(yè)在檔案管理工作上的一些成功經(jīng)驗(yàn)，將文書檔案管理制度不斷地完善。此外，為了有效落實(shí)檔案管理制度，要制定相應(yīng)的獎懲制度，在工作考核中加入文書檔案管理工作內(nèi)容，對于工作成績好的工作人員，既要有物質(zhì)上的獎勵，還要給予晉升空間，只有落實(shí)好檔案管理人員的職責(zé)，才能夠充分發(fā)揮激勵作用。另外，要想保證文書檔案管理工作的質(zhì)量，事業(yè)單位一定要定期開展審核，制定科學(xué)與合理的審核機(jī)制，并能夠?qū)ξ臅鴻n案展開全面的審核，從而保證具有規(guī)范、有效與完整的文書檔案。

（三）加強(qiáng)文書檔案信息化的建設(shè)

文書檔案管理會涉及到許多比較復(fù)雜的工作內(nèi)容。以往的管理方法需要大量的人力，也就會出現(xiàn)一些檔案遺留和一些工作上的錯誤。因此，在新形勢下，事業(yè)單位要將信息化建設(shè)用于文書檔案管理中。將文書檔案建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，對于檔案資料類型種類多的，要有效地將其轉(zhuǎn)化歸檔，實(shí)現(xiàn)后期對檔案資料的自動化檢索與有效管理應(yīng)用。事業(yè)單位還要不斷優(yōu)化信息管理制度，明確對文書檔案實(shí)施信息化建設(shè)與管理的一些相關(guān)責(zé)任，并落實(shí)好相關(guān)人員的職責(zé)。此外，事業(yè)單位還要大力使用辦公一體化，并不斷設(shè)計(jì)使用文書檔案有關(guān)的管理軟件，大大提高管理效率。

（四）加強(qiáng)先進(jìn)信息化技術(shù)的引入

在現(xiàn)代社會中，各行各業(yè)的發(fā)展都離不開信息化技術(shù)的支持。同樣，事業(yè)單位的文書檔案管理工作要想得到進(jìn)一步的提升，也需要大力引入先進(jìn)的信息化手段。事業(yè)單位文書檔案管理工作人員在實(shí)際的工作當(dāng)中，可以根據(jù)文書檔案管理工作的特點(diǎn)來科學(xué)合理引入當(dāng)前的一些先進(jìn)的信息化手段，再結(jié)合一些先進(jìn)的工作軟件，從而形成全新的管理模式，并能夠通過現(xiàn)代信息化技術(shù)手段來完成對事業(yè)單位內(nèi)部文書檔案資料的整理與統(tǒng)籌，能夠及時準(zhǔn)確的為單位領(lǐng)導(dǎo)的決策提供數(shù)據(jù)方面的參考，使事業(yè)單位文書檔案管理工作形成數(shù)字化和一體化的發(fā)展，并使事業(yè)單位的發(fā)展更加科學(xué)合理。當(dāng)前的事業(yè)單位文書檔案主要是以紙質(zhì)與電子版兩種，紙質(zhì)檔案雖然不容易偽造和泄露，但在保存與資料查詢等方面存在著很大的不方便，相比較于紙質(zhì)檔案，電子版檔案因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)原因雖然存在一定的泄露風(fēng)險(xiǎn)，但我們完全可以根據(jù)這方面需求，采取如加強(qiáng)防火墻設(shè)置，數(shù)據(jù)加密技術(shù)以及指定專門的管理人員等手段來增強(qiáng)檔案資料的安全性。不可否認(rèn)，依靠現(xiàn)代信息化技術(shù)的支持，如利用eHR 系統(tǒng)可以統(tǒng)一協(xié)調(diào)部署單位內(nèi)各項(xiàng)工作，做到各部門信息的及時溝通交流。另外，通過該系統(tǒng)，可以在線對所有工作人員各方的評定結(jié)果自動進(jìn)行考核評分，并且可以對其考核結(jié)果進(jìn)行智能化比較分析，并反映在文書檔案管理的內(nèi)容中，為單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行人事管理工作時提供一些參考，由此可見，作為新形勢下的事業(yè)單位文書檔案管理工作做好信息化技術(shù)的引入是非常重要的一項(xiàng)工作，必須要得到應(yīng)有的重視。

（五）加強(qiáng)工作人員的管理

工作人員是事業(yè)單位各項(xiàng)工作的直接執(zhí)行者，因此，要想提高事業(yè)單位中文書檔案的管理工作，首先要做的就是加強(qiáng)對文書檔案人員的管理，定期組織員工進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)活動，比如可以在通過培訓(xùn)活動的過程中，適當(dāng)?shù)拇┎逡恍┗踊顒?，讓大家講述自身在工作中遇到的一些實(shí)例，促進(jìn)其相互分享和學(xué)習(xí)的機(jī)會，讓大家知道今后自己在遇到相同問題的時候，該采取什么的措施，這樣有助于提高其在文書檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)與能力。

結(jié)束語：

隨著當(dāng)前我國社會經(jīng)濟(jì)水平的不斷提高，我國的人均收入相比于過去也有了極大的提高，由于收入的提高使得人們對于生活質(zhì)量也有了更高的追求。為滿足人們對生活質(zhì)量的要求，提供國民更舒適美好的生活環(huán)境，我國各事業(yè)單位也在大力改進(jìn)以前工作上的不足之處。而在此過程中，作為事業(yè)單位基礎(chǔ)工作的文書檔案管理工作，其工作內(nèi)容的完善健全，可以更好地提高事業(yè)單位工作人員的素質(zhì)以及更加合理的人員配備，能夠更快更好地適應(yīng)瞬息萬變的社會發(fā)展中做出合理舉措，進(jìn)而更好地服務(wù)于社會與民眾。