關(guān)于PDCA 循環(huán)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用探討

李啟生

（福建省龍巖市連城縣醫(yī)院，福建 連城 366299）

引言

以往的醫(yī)院檔案管理工作主要是由管理人員整理歸檔醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的公文、重要事件以及活動(dòng)等的資料，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，醫(yī)院檔案管理工作的范圍逐漸涵蓋到了人文事跡、歷史發(fā)展以及特色內(nèi)容等方面。醫(yī)院通過(guò)在現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)中植入PDCA 循環(huán)的方式，不僅使得檔案管理呈現(xiàn)出制度化、規(guī)范化、多元化的特點(diǎn)，而且這種創(chuàng)新管理模式的應(yīng)用，優(yōu)化和完善了醫(yī)院檔案管理的內(nèi)容，激發(fā)出了檔案管理人員的工作積極性和主動(dòng)性，為醫(yī)院特色文化體系的建設(shè)打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的實(shí)踐操作發(fā)現(xiàn)，醫(yī)院檔案管理人員借助PDCA 循環(huán)深度挖掘檔案管理工作中存在的缺陷和不足，完成了對(duì)現(xiàn)有檔案管理模式的創(chuàng)新和升級(jí)，為醫(yī)院的長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

一、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）缺乏健全完善的檔案管理機(jī)制

大多數(shù)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層針對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)出現(xiàn)偏差是影響醫(yī)院檔案管理工作效率和質(zhì)量有效提升的重要因素。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層只是片面地認(rèn)為檔案管理與醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益的提升不僅沒(méi)有直接的聯(lián)系，而且為醫(yī)院檔案管理制度的優(yōu)化和升級(jí)設(shè)置了阻礙，增加了醫(yī)院檔案管理工作開(kāi)展的難度。此外，由于醫(yī)院檔案管理具有覆蓋范圍和部門(mén)廣泛且多樣化的特點(diǎn)，要求檔案管理部門(mén)必須時(shí)刻保持與其他部門(mén)之間的交流和溝通，然而就目前來(lái)說(shuō)，絕大多數(shù)醫(yī)院都因?yàn)槭艿阶陨頇n案管理模式不完善等因素的影響，不僅導(dǎo)致檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)了重要文件信息缺失、遺漏等問(wèn)題，同時(shí)制約了檔案管理工作效率和質(zhì)量的提升。

（二）檔案管理信息化建設(shè)不完善

首先，大多數(shù)醫(yī)院在現(xiàn)代化建設(shè)過(guò)程中普遍存在著過(guò)度注重治療體系，輕視檔案管理建設(shè)的現(xiàn)狀，使得醫(yī)院檔案管理信息化體系的建設(shè)成為了空談。其次，醫(yī)院專(zhuān)業(yè)檔案管理人員的嚴(yán)重缺乏。經(jīng)過(guò)深入調(diào)查發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前我國(guó)醫(yī)院的檔案管理隊(duì)伍中，真正掌握信息化檔案管理技術(shù)的少之又少，即便是有些醫(yī)院已經(jīng)完成了信息化檔案管理體系建設(shè)的工作，但是也因?yàn)楣芾砣藛T未能系統(tǒng)全面的掌握信息化檔案管理的知識(shí)和技術(shù)，造成了檔案遺失或資源的嚴(yán)重浪費(fèi)，對(duì)醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量的提升產(chǎn)生了非常不利的影響。

（三）檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)匱乏

人才既是醫(yī)院檔案管理工作開(kāi)展的核心，同時(shí)也是推動(dòng)醫(yī)院不斷發(fā)展的關(guān)鍵。就目前來(lái)說(shuō)，醫(yī)院檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)方面存在的問(wèn)題主要集中在以下幾方面

1.大多數(shù)醫(yī)院仍未建立完善的檔案管理人員培訓(xùn)體系，導(dǎo)致檔案管理人員知識(shí)無(wú)法得到及時(shí)全面更新，影響了檔案管理工作的開(kāi)展

2.檔案管理人員不僅具有流動(dòng)性較大的特點(diǎn)，而且出現(xiàn)了大量從其他部門(mén)臨時(shí)借調(diào)的兼職檔案管理人員。

3.檔案管理人員人數(shù)在醫(yī)院職工人數(shù)中占比較小，經(jīng)常出現(xiàn)一人多崗、一人多責(zé)的情況。

4.雖然互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的迅速發(fā)展為醫(yī)院檔案管理工作模式的改革與創(chuàng)新提供了強(qiáng)有力的技術(shù)支持，但是由于受到醫(yī)院檔案管理人員培訓(xùn)機(jī)制落后且落實(shí)不到位等因素的影響，大多數(shù)的醫(yī)院檔案管理人員都出現(xiàn)了無(wú)法掌握先進(jìn)檔案管理和方法，制約了醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量和效率的提升。

（四）檔案開(kāi)發(fā)利用率偏低

受到傳統(tǒng)檔案管理理念和模式的影響，不僅是醫(yī)院，而且其他領(lǐng)域都存在這重保存、輕開(kāi)發(fā)的檔案管理思維，再加上大多數(shù)醫(yī)院尚未完成網(wǎng)絡(luò)化檔案管理體系的建設(shè)，也是導(dǎo)致醫(yī)院檔案整體節(jié)約率無(wú)法有效提升的重要因素。

二、PDCA 循環(huán)原理

PDCA 循環(huán)最初是由統(tǒng)計(jì)質(zhì)量控制(SQC)之父WalterA.Shewhart 提出的，后來(lái)W.Edwards.Deming 經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的研究進(jìn)行了深度的修正和完善，通過(guò)對(duì)質(zhì)量管理過(guò)程的還原，使其成為了一種將工作與常規(guī)邏輯緊密融合的先進(jìn)工作方法。最初PDCA 循環(huán)主要被應(yīng)用于企業(yè)管理方面，后來(lái)在長(zhǎng)期實(shí)踐應(yīng)用后，逐步被推廣至其他領(lǐng)域，PDCA 循環(huán)的普及和應(yīng)用也被人們視為改善和優(yōu)化企業(yè)管理最有效的方法之一。PDCA 管理模式循環(huán)主要是將質(zhì)量管理內(nèi)容詳細(xì)的劃分為以下幾個(gè)階段：

1.0P 即plan，計(jì)劃

通過(guò)對(duì)自身優(yōu)劣勢(shì)的分析，制定具有針對(duì)性和目的性的計(jì)劃，確保管理工作的有序開(kāi)展。

2.D 即do，實(shí)施

以第一階段制定的詳細(xì)計(jì)劃為基礎(chǔ)，開(kāi)展后續(xù)管理工作。

3.C 即check，檢查

針對(duì)管理計(jì)劃實(shí)施過(guò)程中，存在的不科學(xué)、不合理現(xiàn)象，管理人員應(yīng)該在深度進(jìn)行系統(tǒng)性檢查工作的基礎(chǔ)上，將前兩個(gè)階段實(shí)施過(guò)程中與實(shí)際情況存在的不相符的問(wèn)題統(tǒng)一處理和分析，為后續(xù)計(jì)劃的實(shí)施做好充分準(zhǔn)備。

4.A 即action，處理

這一階段的主要工作，就是通過(guò)深度挖掘計(jì)劃執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的與計(jì)劃不同以及執(zhí)行錯(cuò)誤等相關(guān)問(wèn)題，總結(jié)計(jì)劃執(zhí)行前期各個(gè)階段的問(wèn)題，并在保證計(jì)劃順利實(shí)施的同時(shí)，明確最終的管理要求與目標(biāo)。

三、PDCA 循環(huán)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

PDCA 循環(huán)可以詳細(xì)的劃分為計(jì)劃（P）、執(zhí)行（D）、檢查（C）、行動(dòng)（A）等幾個(gè)環(huán)節(jié)，PDCA 循環(huán)在項(xiàng)目管理中的普及和應(yīng)用，促進(jìn)了項(xiàng)目管理效率和質(zhì)量的全面提升。由于這幾個(gè)環(huán)節(jié)之間存在著密不可分的聯(lián)系，并不是一味地重復(fù)循環(huán)使用，而是在項(xiàng)目管理過(guò)程中分析和發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中存在的問(wèn)題，制定科學(xué)合理的應(yīng)對(duì)措施，保證項(xiàng)目管理工作的高效開(kāi)展。

（一）計(jì)劃環(huán)節(jié)

計(jì)劃（P）環(huán)節(jié)。計(jì)劃環(huán)節(jié)也就是根據(jù)項(xiàng)目管理要求，制定明確的質(zhì)量管理目標(biāo)，為了保證檔案管理工作的順利進(jìn)行，管理人員必須從以下幾方面著手制定科學(xué)合理的檔案管理計(jì)劃。

1.由于醫(yī)院檔案管理工作是準(zhǔn)確清晰反應(yīng)醫(yī)院實(shí)際運(yùn)行與管理情況的重要手段 。所以，檔案管理人員應(yīng)該嚴(yán)格地按照要求妥善保管檔案材料，規(guī)范檔案整理的流程，才能達(dá)到提高檔案管理質(zhì)量和效率的目的。

2.制定科學(xué)合理的檔案管理流程，節(jié)約檔案管理的時(shí)間

醫(yī)院檔案管理不僅涉及到的內(nèi)容眾多，而且需要檔案的收集和歸檔工作也需要投入大量的時(shí)間和精力。首先，醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)該制定明確的歸檔方案，在充分考慮檔案特點(diǎn)的前提下，明確檔案整理的目標(biāo)，然后針對(duì)檔案的差異性特點(diǎn)，合理確定檔案歸檔的范圍，以保證檔案整理歸檔工作的順利完成。其次，根據(jù)檔案目標(biāo)，收集文書(shū)檔案，檔案管理人員在收集檔案時(shí)，工作人員不但要明確自身在檔案管理過(guò)程中應(yīng)盡的職責(zé)，而且還應(yīng)時(shí)刻保持認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，做好檔案的分類(lèi)、總計(jì)和統(tǒng)計(jì)工作，才能保證檔案文書(shū)資料的完整性。最后，合理分類(lèi)醫(yī)院內(nèi)部各個(gè)科室的檔案，在明確分類(lèi)的基礎(chǔ)上，做好各個(gè)科室檔案管理的監(jiān)督規(guī)劃和計(jì)劃，促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量和水平的有效提升。

（二）執(zhí)行環(huán)節(jié)

執(zhí)行環(huán)節(jié)主要是按照計(jì)劃開(kāi)展相關(guān)管理工作。首先，制定年度計(jì)劃任務(wù)。醫(yī)院檔案管理人員必須嚴(yán)格地按照事先制定好的計(jì)劃，向上級(jí)部門(mén)反饋檔案管理工作的進(jìn)展。在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成醫(yī)院檔案的年度歸檔任務(wù)，總結(jié)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，避免因?yàn)槌霈F(xiàn)檔案信息遺漏的問(wèn)題，影響醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量。其次，加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作的力度。檔案管理人員必須改變傳統(tǒng)管理意識(shí)，在不斷學(xué)習(xí)的過(guò)程中增強(qiáng)自身的責(zé)任感，才能體現(xiàn)出醫(yī)院檔案管理工作的價(jià)值。再次，引進(jìn)優(yōu)秀的檔案管理人員，醫(yī)院在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，應(yīng)該通過(guò)招聘專(zhuān)業(yè)人才的方式，組建高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，提高醫(yī)院檔案管理人員綜合素質(zhì)與專(zhuān)業(yè)水平的有效提升。

（三）檢查環(huán)節(jié)

檢查（Check）環(huán)節(jié)主要是通過(guò)對(duì)執(zhí)行環(huán)節(jié)內(nèi)容的監(jiān)督檢查，以便于及時(shí)的發(fā)現(xiàn)和解決執(zhí)行環(huán)節(jié)中存在的問(wèn)題，檔案管理人員在開(kāi)展醫(yī)院檔案管理工作時(shí)，應(yīng)該針對(duì)醫(yī)院檔案管理的特點(diǎn)，做好檔案管理細(xì)節(jié)、歸檔情況、管理制度等相關(guān)內(nèi)容的監(jiān)督檢查工作，通過(guò)對(duì)檔案管理計(jì)劃執(zhí)行進(jìn)度的檢查，保證檔案管理工作目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)。如果管理人員在檢查環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)檔案管理執(zhí)行環(huán)節(jié)中出現(xiàn)了問(wèn)題，應(yīng)該根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況，優(yōu)化和完善現(xiàn)有檔案管理的制度，改進(jìn)和解決檔案管理中存在的問(wèn)題，才能達(dá)到促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量穩(wěn)步提升的目的。

（四）行動(dòng)環(huán)節(jié)

行動(dòng)（Action）環(huán)節(jié)也就是通過(guò)對(duì)檢查環(huán)節(jié)可行性與有效性的對(duì)比分析，以確保檔案管理工作的有序開(kāi)展。醫(yī)院在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，應(yīng)該通過(guò)定期開(kāi)展檔案管理人員績(jī)效考核的方式，針對(duì)檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，并以此為基礎(chǔ)優(yōu)化和改進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作中存在的問(wèn)題。比如，檔案管理人員應(yīng)該在仔細(xì)檢查文件檔案遺漏、錯(cuò)誤以及拖延等各方面問(wèn)題的基礎(chǔ)上，采取積極有效的改進(jìn)和優(yōu)化措施，確保檔案管理工作按照相應(yīng)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。

四、PDCA 循環(huán)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用體會(huì)

醫(yī)院在運(yùn)用PDCA 循環(huán)開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，必須密切關(guān)注以下幾方面的問(wèn)題

（一）醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用PDCA 循環(huán)時(shí)，檔案管理人員必須采取積極有效的措施，避免檔案管理局限于過(guò)程性循環(huán)上，而是應(yīng)該嚴(yán)格地按照大環(huán)套小環(huán)的原則和要求，從局部到整體上開(kāi)展醫(yī)院檔案管理工作，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。

（二）完善和總結(jié)檔案管理小循環(huán)體系中存在的問(wèn)題。針對(duì)該循環(huán)階段檔案管理問(wèn)題不明顯、解決難度大的特點(diǎn)，檔案管理人員應(yīng)該采取積極有效的措施保證檔案管理大循環(huán)的順暢運(yùn)行。

（三）將PDCA 循環(huán)與持續(xù)性學(xué)習(xí)和實(shí)踐緊密的融合在一種，站在檔案循環(huán)管理的角度上，發(fā)現(xiàn)和解決醫(yī)院檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題。如果在檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)該及時(shí)的與相關(guān)部門(mén)進(jìn)行有效溝通，才能徹底解決影響醫(yī)院檔案管理工作順利開(kāi)展的問(wèn)題。比如，醫(yī)院在建立現(xiàn)代化電子檔案管理體系時(shí)，應(yīng)該針對(duì)保密性要求較高的檔案資料，根據(jù)檔案管理的保密要求，通過(guò)不斷的學(xué)習(xí)和研究，掌握檔案管理的保密技術(shù)，改進(jìn)檔案管理策略，提高檔案管理水平。

結(jié)束語(yǔ)

總之，PDCA 循環(huán)在醫(yī)院檔案管理工作中的推廣和應(yīng)用，不僅促進(jìn)了醫(yī)院檔案管理水平的有效提升，而且將醫(yī)院檔案管理引向了更加規(guī)范的方向。作為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層來(lái)說(shuō)，應(yīng)該在充分重視檔案管理工作的前提下，加大檔案管理硬件設(shè)施建設(shè)投入的力度，充分發(fā)揮PDCA 循環(huán)的優(yōu)勢(shì)，提高醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量和效率，尋找PDCA 循環(huán)下醫(yī)院檔案管理工作中存在的問(wèn)題，并以此為基礎(chǔ)制定科學(xué)合理的改進(jìn)措施，為醫(yī)院檔案管理工作的有序開(kāi)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。