探究信息時代企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新

李娜

（山東金魯班集團有限公司，山東 德州 253000）

在信息時代下數(shù)據(jù)交流日益緊密，企業(yè)在生產(chǎn)與管理中產(chǎn)生大量的資料，需要企業(yè)內(nèi)部加強數(shù)據(jù)信息管理，做好檔案管理工作，企業(yè)管理人員才能夠準(zhǔn)確把握企業(yè)生產(chǎn)情況，做出正確的企業(yè)管理決策，促進企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展。傳統(tǒng)檔案管理工作主要以人力為主，負(fù)責(zé)收集企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)信息，并建立檔案，確保檔案的安全性，提供檔案查閱服務(wù)。但傳統(tǒng)檔案工作有著明顯的局限性，隨著企業(yè)經(jīng)營時間延長，檔案資料愈來愈多，給予了檔案管理人員非常大的工作負(fù)擔(dān)，檔案應(yīng)用效果也不佳。

一、信息時代下企業(yè)檔案管理工作存在的問題

（一）標(biāo)準(zhǔn)缺失

檔案管理工作需要依據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)，才能夠統(tǒng)一整理、處理各項檔案信息，確保檔案管理工作有序開展。但從實際情況來看，各個企業(yè)都存在不同程度的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)缺失問題，管理人員在日常檔案信息管理時無法依據(jù)明確的檔案標(biāo)準(zhǔn)處理各項問題，導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)偏差。由此在信息化時代背景下，企業(yè)在進行檔案管理工作時，處理信息內(nèi)容更多，更需要明確檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，指導(dǎo)檔案管理工作開展。因此企業(yè)應(yīng)該加強檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，設(shè)置檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，讓數(shù)據(jù)資源在轉(zhuǎn)化、傳輸過程中更加真實、可靠，提升檔案管理信息化管理水平。

（二）安全問題

傳統(tǒng)檔案管理工作主要集中于實地檔案管理與人員管理，因此檔案安全性能夠得到有效保障，管理人員只需要做好檔案室管理工作，約束好檔案管理人員即可。但在信息時代下，檔案管理工作安全問題更加嚴(yán)峻，檔案管理工作依賴于檔案管理系統(tǒng)，但系統(tǒng)處于開放的網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中，容易被競爭對手所竊取。此外，檔案管理管理系統(tǒng)本身運行過程中也具有一定的不確定性，如果系統(tǒng)出現(xiàn)崩潰、硬件損壞情況，都會導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)安全管理問題。因此企業(yè)在開展檔案管理工作時，必須加強硬件、軟件管理，確保管理工作安全性能夠得到有效保障。

二、檔案管理工作的創(chuàng)新策略

（一）提升管理人員服務(wù)意識

在信息化時代背景下，企業(yè)檔案管理工作應(yīng)積極轉(zhuǎn)變管理理念，為檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)，并在日常管理過程中，通過全新管理理念的運用，進一步促進檔案管理工作的數(shù)字化、信息化、現(xiàn)代化發(fā)展。同時，管理人員應(yīng)對檔案信息化管理加強重視，保持科學(xué)發(fā)展觀，并將其作為工作指導(dǎo)思想，使檔案管理工作與信息化技術(shù)有效融合。相關(guān)管理人員還應(yīng)加強創(chuàng)新意識，對檔案資料開發(fā)利用的重要性提高認(rèn)識，確保管理理念能夠更好地適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的步伐，使管理的時效性提高，使檔案資源能夠在企業(yè)可持續(xù)發(fā)展中充分發(fā)揮價值和作用。在檔案管理工作中，提高工作人員的服務(wù)意識至關(guān)重要，其直接影響著檔案管理人員的工作態(tài)度和工作方式。檔案作為企業(yè)重大歷史事件以及經(jīng)驗總結(jié)的重要資料，有著較高的參考和保存價值，能夠為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供重要依據(jù)。工作人員具備良好的服務(wù)意識和工作態(tài)度，能夠充分保障檔案資料利用價值的有效發(fā)揮和長期保存。

（二）改進管理模式

在企業(yè)檔案管理中，應(yīng)加強先進計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，對現(xiàn)代化檔案資源管理模式進行構(gòu)建，使現(xiàn)有檔案資源最大化利用得以實現(xiàn)。企業(yè)各部門應(yīng)與檔案管理部門加強合作和交流，確保檔案資料的全面性、有效性和真實性，并進一步完善檔案管理制度。另外，通過網(wǎng)絡(luò)平臺的構(gòu)建，提高檔案信息資源的有效利用率。在信息時代為背景下，應(yīng)對信息化檔案管理模式進一步優(yōu)化，有效促進檔案管理工作的有序發(fā)展。相關(guān)管理人員積極轉(zhuǎn)變觀念的同時，需要進一步創(chuàng)新檔案管理模式，有效提高檔案服務(wù)水平和質(zhì)量。針對傳統(tǒng)檔案管理模式過于分散，無法對各階層需求予以有效滿足的情況，應(yīng)加強整合檔案資料，形成統(tǒng)一化管理，并按照不同類型、不同部門等進行細(xì)分，有效簡化管理流程。加強檔案管理系統(tǒng)的規(guī)范化和科學(xué)化，管理人員應(yīng)對檔案管理工作中各項細(xì)則予以明確，嚴(yán)格按照相關(guān)要求進行規(guī)范化處理，信息化檔案管理模式和管理系統(tǒng)得以優(yōu)化和完善。加強檔案管理工作與現(xiàn)代先進科學(xué)技術(shù)的有效融合，基于檔案管理工作的實際情況，采取循序漸進的原則，使檔案管理的信息化建設(shè)得到逐步實現(xiàn)轉(zhuǎn)變。對資料庫進行構(gòu)建時，分級化檔案管理資料庫以及綜合性檔案管理資料庫的有效建設(shè)并協(xié)調(diào)配合，能夠使信息化檔案管理平臺得以有效形成，檔案管理水平和工作效率大幅度提升。

總結(jié)：在信息時代背景下，企業(yè)應(yīng)對檔案管理工作加強重視，對傳統(tǒng)的管理觀念予以轉(zhuǎn)變，積極接受現(xiàn)代技術(shù)和新的管理理念，使工作人員的理念更新，增強服務(wù)意識，對檔案管理工作進行改進和創(chuàng)新，在加強新技術(shù)應(yīng)用的同時，加強檔案資源管理的規(guī)范化管理，不斷拓展檔案資源，強化檔案安全保障體系，促進檔案資源的共享，使檔案資料使用價值實現(xiàn)最大化。