檔案信息化管理中紙質(zhì)檔案的價值探討

宋新峰

（河南省濮陽市經(jīng)開區(qū)紀(jì)工委監(jiān)察工委，河南 濮陽 457000）

一、紙質(zhì)檔案的相關(guān)概述

（一）紙質(zhì)檔案的概念與特點(diǎn)

紙質(zhì)檔案指的就是運(yùn)用紙張將人類活動的各種信息記錄下來，包括多種不同的形式，如電報、書稿、信札、契約、戶籍、證書、日記、家譜、筆記等。同時也擁有不同的記錄方式，如文字、圖表等，便于人們?nèi)蘸筮M(jìn)行查閱。

無論是紙質(zhì)檔案的使用，還是其管理具有較為明顯的三個特點(diǎn)：第一，原始性。紙質(zhì)檔案中記錄的信息就是原始憑證；第二，可靠性。紙質(zhì)檔案中記錄的信息具有較強(qiáng)的可靠性；第三，耐久性。儲存信息的介質(zhì)將能保持較長的時間。

（二）紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢

第一，檔案的載體與信息具有依附性。無論是紙質(zhì)檔案的紙張，還是其記錄的信息，都具有不可分離性，而這就能保證紙質(zhì)檔案具有較強(qiáng)的穩(wěn)定性。紙質(zhì)檔案可以將載體與信息有機(jī)融合起來，人們在使用檔案時只能通過其中的圖表、文字等獲取各類信息。

第二，紙質(zhì)檔案可以將信息的原始性充分呈現(xiàn)出來。紙質(zhì)檔案通常都是用筆和紙將信息記錄下來，都是曾經(jīng)發(fā)生過的事情。無論是圖表還是文字都可以將整個事情的過程與實(shí)踐充分呈現(xiàn)出來，獲取更多的人的信服與認(rèn)同。此外，紙質(zhì)檔案通常都需要專業(yè)的管理人員進(jìn)行保管，從根本上提高的檔案管理的可靠性與安全性。

（三）紙質(zhì)檔案的劣勢

第一，無論是紙質(zhì)檔案的保存，還是其收集，都需要耗費(fèi)大量的人力和物力，具有較高的成本。此外，紙質(zhì)檔案的整理、歸檔也會耗費(fèi)人力和物力，也會花費(fèi)較長的時間，進(jìn)一步增加檔案管理的成本。

第二，紙質(zhì)檔案的利用效率較低，具有較大的檢索量，非常容易出現(xiàn)資源浪費(fèi)的情況。首先，紙質(zhì)檔案具有較強(qiáng)的獨(dú)立性，無法實(shí)現(xiàn)多人同時查閱；其次，檢索較為麻煩，無法及時獲取信息，不具備較高的檢索效率；最后，無法深入利用和開發(fā)一些深層次的檔案。

第三，紙質(zhì)檔案需要耗費(fèi)較多的空間，管理人員也未能運(yùn)用科學(xué)合理的管理手段，無法滿足當(dāng)前快速發(fā)展的社會趨勢[1]。

二、檔案信息化管理的背景下紙質(zhì)檔案的價值分析

第一，紙質(zhì)檔案具有較強(qiáng)生命力。紙質(zhì)檔案擁有法律憑證，同時還可以收集和整理一些原始證據(jù)。我國已經(jīng)進(jìn)入信息時代，相對于電子檔案來說，紙質(zhì)檔案具有更強(qiáng)的法律效力，具備較強(qiáng)的真實(shí)性，可以為電子檔案的管理和應(yīng)用提供可靠、必要且有效的保證。

第二，紙質(zhì)檔案具有較強(qiáng)穩(wěn)定性。在檔案管理信息化的背景下，無論是電子檔案的傳輸、存儲，還是利用的安全性都會受到計算機(jī)硬軟件系統(tǒng)的影響。由于系統(tǒng)不具備較強(qiáng)的穩(wěn)定性，因而非常容易受到黑客、病毒的影響。因此，電子檔案不具備較強(qiáng)的安全性，擁有較高的安全防護(hù)難度[2]。而紙質(zhì)檔案具有較強(qiáng)的穩(wěn)定性，同時具備安全管理經(jīng)驗(yàn)與模式，具有較強(qiáng)的安全性。如果電子檔案遭受到損壞后，紙質(zhì)檔案仍舊能提出相應(yīng)的服務(wù)，保證檔案的安全性與穩(wěn)定性。

第三，紙質(zhì)檔案具有真實(shí)性與可靠性。要想將檔案的作用和價值充分發(fā)揮出來，那么就需要從根本上保證檔案的真實(shí)性與可靠性[3]。但是從當(dāng)前的實(shí)際情況來看，我國在電子檔案管理方面尚未制定完善的法律法規(guī)，但紙質(zhì)檔案方面相對較為完善。因此，相對于電子檔案來說，紙質(zhì)檔案具有較強(qiáng)的真實(shí)性與可靠性，也正是因?yàn)榧堎|(zhì)檔案是實(shí)體，因而其圖像、字體、自己無法隨意進(jìn)行替換與更改。但是在檔案信息化管理的過程中，難以真正確定檔案的可靠性與真實(shí)性，也非常容易出現(xiàn)檔案替換、修改等情況的發(fā)生。

三、檔案信息管理中發(fā)揮紙質(zhì)檔案價值的對策

（一）及時更新理念，秉承共存理念

在檔案管理的過程中，傳統(tǒng)的管理方式正在逐漸發(fā)生改變，開始向著信息化的方向發(fā)展[4]。檔案管理人員必須要及時更新自己的管理理念，順應(yīng)時代發(fā)展的趨勢，同時還需要認(rèn)識到紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的重要性與必然性。首先，管理人員需要樹立終身學(xué)習(xí)的意識，掌握更多信息化管理的方式和技能，努力成長為全面發(fā)展的復(fù)合型人才；其次，充分運(yùn)用管理紙質(zhì)檔案的經(jīng)驗(yàn)，將傳統(tǒng)的檔案管理工作與電子檔案管理融合起來，實(shí)現(xiàn)二者的共同發(fā)展與相互依存。

（二）把握二者關(guān)系，奠定思想基礎(chǔ)

在當(dāng)前檔案管理的階段，管理人員把握紙質(zhì)檔案與電子檔案的關(guān)系并非易事，二者既存在聯(lián)系，也存在差異，需要從辯證的角度進(jìn)行把握[5]。首先，二者擁有相同的價值與作用，具有較強(qiáng)的研究價值、取證價值以及利用價值。二者雖然運(yùn)用不同的記錄方式和建立方式，但是其內(nèi)容都具備傳承性；其次，二者在保管、壽命、整理方法、收集方法以及利用方法上存在差異，管理人員需要認(rèn)真分析和研究。

結(jié)束語

總而言之，在新形勢下，管理人員需要樹立終身學(xué)習(xí)的意識，順應(yīng)時代發(fā)展的步伐，了解紙質(zhì)檔案與電子檔案的相同點(diǎn)與不同點(diǎn)，運(yùn)用現(xiàn)代化的方式管理檔案，做好紙質(zhì)檔案與電子檔案的管理工作，將二者的作用和價值充分發(fā)揮出來。