大數(shù)據(jù)時代下的公安檔案管理創(chuàng)新探討

馬木生

（福建省清流縣公安局警務(wù)服務(wù)中心，福建 清流 365300）

在進入大數(shù)據(jù)發(fā)展時代的巨大背景下,科學信息技術(shù)的不斷飛速發(fā)展,以及大量信息技術(shù)和新一代信息產(chǎn)品的不斷出現(xiàn),對加強公安機關(guān)人事檔案管理工作提出了一個新的時代要求。在這個大數(shù)據(jù)發(fā)展時代,如何不斷創(chuàng)新公安檔案管理,做好公安檔案管理工作,是各級公安機關(guān)非常應(yīng)該深入研究思考的一個問題。本文從我國管理檔案理念、管理檔案技術(shù)、管理模式和檔案管理售后服務(wù)，以及管理檔案流程，管理檔案預防六個不同方面詳細論述了我國公安機關(guān)檔案管理的技術(shù)創(chuàng)新。

一、大數(shù)據(jù)時代公安檔案管理的意義

首先是為各級公安機關(guān)的各項工作發(fā)展提供政策指導。檔案資料是國家機關(guān)、社會公益組織和企業(yè)個人在社會活動中直接記載形成的各種信息形式的珍貴重要歷史文件資料。公安工作檔案資料是我國公安工作的重要記錄信息載體,可以準確記錄我國公安工作的歷史進程和發(fā)展概況。這無疑是各種違法記錄中最權(quán)威、最原始的違法記錄保存方式,為我國公安工作的不斷發(fā)展進步提供了堅實依據(jù)。特別說這是我國公安機關(guān)在各類重要歷史文獻中已經(jīng)形成的相關(guān)資料以及檔案,在我國打擊和防范預防各種政治違法犯罪活動中已經(jīng)發(fā)揮了重要的指導作用,為今后我國公安工作發(fā)展打下了堅實的理論基礎(chǔ)和設(shè)備安全。其次是促進了各級公安機關(guān)的發(fā)揮職能。檔案工作是社會實踐中發(fā)展產(chǎn)生的,是黨在生產(chǎn)政治生活的全過程，對其中的各級組織、單位和黨員個人的整體包裝。在這個信息技術(shù)飛速發(fā)展的信息時代,公安機關(guān)人事檔案由于其獨特的實用價值和較高保密性,以及其重要功能,尤其特別是在檔案實施工作過程中,越來越多地受到社會人們的高度重視。例如,它提供決策和管理服務(wù),提供懲罰犯罪活動的線索,并提供制定長期商業(yè)計劃的服務(wù)。從檔案館的上述職能中可以看出,檔案館在行使公安機關(guān)職能,促進公安工作順利發(fā)展方面發(fā)揮著不可或缺的作用。

大數(shù)據(jù)計算時代的處理特征主要特點體現(xiàn)在處理數(shù)據(jù)量大、類型多樣、處理數(shù)據(jù)難度大。在長期的操作過程中,公安機關(guān)已經(jīng)收集了大量的犯罪案件處理信息,連同相關(guān)人事管理信息,檔案服務(wù)管理員的檔案管理工作變得越來越困難。如果不容易得到解決,就可能會嚴重影響企業(yè)管理效率。公安機關(guān)的各種檔案管理類型也使其具有檔案復雜性強的一個特點。對企業(yè)海量的大數(shù)據(jù)資源進行綜合分類處理可以有效提高企業(yè)大數(shù)據(jù)資源管理的信息清晰度和數(shù)據(jù)處理率的水平。相比于少量的小數(shù)據(jù),大數(shù)據(jù)處理更加困難。為了更好適應(yīng)這個時代的發(fā)展需要,公安機關(guān)人事檔案管理必須不斷調(diào)整新的管理模式，來迎合大數(shù)據(jù)時代的到來，為國家安全和公共安全做出貢獻。

二、大數(shù)據(jù)時代公安檔案管理理念的創(chuàng)新

在中國大數(shù)據(jù)和經(jīng)濟飛速發(fā)展的背景下,公安機關(guān)要改善檔案管理,及時更新檔案管理理念,不斷探索和創(chuàng)新檔案管理方法,以反映檔案管理的發(fā)展。做到更真實,更全面的公共安全。公安機關(guān)檔案管理應(yīng)該與單位規(guī)范化和現(xiàn)代化管理相結(jié)合,決定了單位整體資源配置的具體方式和方向,對單位的發(fā)展具有決定性的影響,也決定了資源的配置和單位的管理效率。因此,做好各級公安機關(guān)警務(wù)檔案管理各項工作,有利于促進社會主義經(jīng)濟的全面健康發(fā)展,有利于促進公安機關(guān)檔案的工作效率,有利于人民財產(chǎn)生活的極大改善。例如,計算機檔案技術(shù)的高效率和運行率已經(jīng)取代了我們傳統(tǒng)的用人手工處理復印檔案文件,使我國公安機關(guān)檔案管理工作實現(xiàn)了走向現(xiàn)代的一種人機結(jié)合管理的新理念。檔案管理工作人員初步轉(zhuǎn)變了公安系統(tǒng)檔案管理的傳統(tǒng)觀念,利用現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)初步實現(xiàn)了公安檔案的專業(yè)數(shù)字化信息管理,實現(xiàn)了公安檔案管理服務(wù)的信息網(wǎng)絡(luò)化。

（一）建立新的文件安全系統(tǒng)

建立健全檔案安全管理組織機制,建立檔案工作和數(shù)據(jù)安全管理模式,由負責人,專業(yè)部門和全體人員參與檔案工作和數(shù)據(jù)安全管理,形成良好的氛圍。每個人都注意安全防護。公共安全負責人應(yīng)采取措施并采取適當?shù)姆椒?。圍繞重大安全事件開展宣傳活動,以各種方式發(fā)布文件安全信息,把文件安全管理作為文明城市建設(shè)的重要組成部分,提高公安系統(tǒng)檔案管理安全意識。同時,應(yīng)建立和完善文件安全管理體系，包括安全知識學習培訓系統(tǒng),電子文件存儲,訪問系統(tǒng),數(shù)據(jù)遠程備份系統(tǒng),文件信息系統(tǒng),網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)等,有必要建立文件安全應(yīng)急協(xié)調(diào)機制,制定地震應(yīng)急預案。災(zāi)害,防控泥石流,防水,防火,防盜和社會團體活動。應(yīng)定期進行演練和改進,以提高應(yīng)急能力。應(yīng)優(yōu)先保護檔案(房間),以確保在受到威脅時能夠優(yōu)先進行搶救和適當處置檔案,以最大程度的減少損失。

（二）配備現(xiàn)代檔案存儲和保護設(shè)備

嚴格按照有關(guān)規(guī)范和標準,加快檔案的擴充和重建,進一步提高檔案的安全性,防災(zāi)標準,安全監(jiān)控系統(tǒng),自動消防系統(tǒng),溫濕度監(jiān)控系統(tǒng)和空調(diào)設(shè)備。由于使用了先進的安全技術(shù),設(shè)備和材料,提高了檔案的機密性,改善了檔案的狀態(tài),并最大限度地延長了檔案的使用壽命。

（三）加強檔案信息安全措施

按照國家檔案信息保密和保密制度的規(guī)定,實行檔案信息保密制度。要進一步提高數(shù)字檔案館的評價標準,嚴格執(zhí)行文件安全保密管理體系,嚴格檢查網(wǎng)上文件和檔案,嚴格防止機密文件和檔案轉(zhuǎn)入非保密網(wǎng)絡(luò)。加強機密信息系統(tǒng),機密計算機,機密載體的安全保密管理,嚴格遵守涉及國家秘密的信息系統(tǒng)的保密要求,防止文件和檔案在傳輸過程中泄漏。機密和重要文件的存儲介質(zhì)應(yīng)進行檢查和認證,以確保長期可用性。加強文件數(shù)據(jù)保護的主要技術(shù)保障措施，一是應(yīng)充分采用相對電子化的文件信息加密技術(shù)和先進通信技術(shù),確保利用計算機軟硬件系統(tǒng)對電子文件數(shù)據(jù)信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進行維護升級,確保文件數(shù)據(jù)信息遷移的安全,確保文件信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的順暢、快捷。積極組織應(yīng)對勒索病毒和網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊,恢復公安網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)的正常穩(wěn)定運行。

（四）重要檔案應(yīng)備份保存在不同的地方

重要文件(包括新聞,照片,音頻,視頻以及其他音頻和視頻文件)應(yīng)在不同位置備份,重要電子文件應(yīng)在不同位置備份。從訪問速度來看,硬盤是最快的,其次是光盤和磁帶。從節(jié)省時間的角度來看,光盤是最長的,硬盤是第二,磁帶是最短。從備份成本的角度來看,磁帶是最低的,其次是光盤和硬盤。

（五）加強安全執(zhí)法檢查

檔案管理部門應(yīng)當與保密,公安,消防等部門定期檢查檔案(室)安全保密工作的執(zhí)法情況,并及時督促督促糾正隱患。檔案安全事故,應(yīng)當依法追究有關(guān)領(lǐng)導和責任人員的責任。所有檔案(機關(guān))應(yīng)當建立,完善和嚴格執(zhí)行各項規(guī)章制度,定期對檔案進行安全檢查,及時發(fā)現(xiàn)和消除隱患,堵漏洞,嚴格防止損壞。文件泄漏。

三、大數(shù)據(jù)時代的公安檔案管理創(chuàng)新

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來,檔案與信息的關(guān)系越來越復雜,信息來源也越來越多樣化。僅僅是依靠過去的學術(shù)文獻目錄管理已經(jīng)不能完全滿足當前社會經(jīng)濟發(fā)展的基本需要。因此,為了更好地準確適應(yīng)當前大數(shù)據(jù)應(yīng)用時代下所帶來的發(fā)展趨勢,有必要對我國公安機關(guān)檔案管理系統(tǒng)進行制度改革和技術(shù)創(chuàng)新。

（一）新檔案管理模式

檔案管理要適應(yīng)時代發(fā)展。雖然現(xiàn)在我們的公安機關(guān)已經(jīng)形成了一套管理模式,在文件管理的長期實踐,隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用,社會生產(chǎn)中以前的管理模式有明顯的缺陷,以及收集和保存文件信息不能滿足信息和數(shù)字管理的需要。因此,積極利用數(shù)字技術(shù)是檔案管理發(fā)展的必然趨勢。檔案管理人員應(yīng)不斷提高信息技術(shù)應(yīng)用能力,與時俱進,創(chuàng)新管理方式,促進公安檔案在公安工作中的充分發(fā)揮。利用現(xiàn)代信息技術(shù),將數(shù)字文檔等實體和原始文檔形式組織起來對文檔進行處理,將文檔和信息資源轉(zhuǎn)化為相關(guān)的、全面的、有效的知識,從而促進知識的發(fā)展。創(chuàng)新和實現(xiàn)現(xiàn)代檔案管理模式。

（二）檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新

可以促進檔案技術(shù)管理的發(fā)展，隨著信息技術(shù)的普及和公安工作的深入開展,以往的檔案管理模式面臨著各種挑戰(zhàn)。它不容易使用和記錄大量的時間和人力。在大數(shù)據(jù)時代,科技部門必須創(chuàng)新公安機關(guān)檔案管理,實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。通過存儲在區(qū)域公安機關(guān)計算機軟件管理系統(tǒng)中的數(shù)字信息文件,并通過云計算,互聯(lián)網(wǎng),移動互聯(lián)網(wǎng)等方式連接計算機網(wǎng)絡(luò),公安機關(guān)和群眾可以查詢檔案系統(tǒng)中的信息。通過互聯(lián)網(wǎng)隨時隨地,可以提高檔案的利用率,使信息共享和查詢更加方便。例如,在打擊和預防各種非法和犯罪活動中,通過使用將文件信息資源共享發(fā)送到指定網(wǎng)站的方式,基于這種環(huán)境,信息資源共享,比較,案例分析和情報分析可以快速實現(xiàn),從而實現(xiàn)主動管理的技術(shù)創(chuàng)新,提高信息安全過程中的管理水平,并獲得足夠的保證效率。

（三）創(chuàng)新檔案管理服務(wù)

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展,創(chuàng)新檔案管理服務(wù)已經(jīng)成為檔案管理的不可分割的組成部分。檔案管理服務(wù)體系不斷創(chuàng)新,拋棄了落后的管理理念和管理方法。采用新技術(shù)、新方法,實現(xiàn)檔案管理服務(wù)的規(guī)范化、智能化。例如:提高文件管理軟硬件設(shè)施的性能和質(zhì)量,優(yōu)化和更新管理平臺,提供更準確有效的信息查詢管理服務(wù);不斷增強企業(yè)管理者的企業(yè)服務(wù)管理意識,運用新學術(shù)技能不斷提高企業(yè)服務(wù)管理質(zhì)量;大力培養(yǎng)高技術(shù)素質(zhì)的企業(yè)管理服務(wù)人才,成為優(yōu)秀的服務(wù)管理人員,更好地服務(wù)實現(xiàn)

（四）創(chuàng)新檔案管理系統(tǒng)

傳統(tǒng)的文件管理系統(tǒng)具有一些過時的特性,無法滿足大數(shù)據(jù)時代的要求。管理責任:這將是上述問題的有效解決方案。公安機關(guān)可以設(shè)置一名以上檔案管理人員。根據(jù)文件類型,工作職責分為人事檔案、已結(jié)案檔案和未結(jié)案檔案。一旦檔案出現(xiàn)問題,公安機關(guān)應(yīng)當追究有關(guān)管理人員的責任。此外,管理者應(yīng)該互相監(jiān)督。找不到文件的管理者應(yīng)使用計算機記錄這些文件,并根據(jù)情況進行調(diào)整。案件解決后,經(jīng)理必須通過計算機將其傳輸給另一名經(jīng)理。上述管理制度的實施,有利于提高檔案人員的工作審慎性,提高檔案管理的質(zhì)量和效率。

（五）創(chuàng)新檔案管理流程

在大數(shù)據(jù)時代,管理流程的創(chuàng)新有助于降低流程的復雜性,提高流程的明確性,使員工能夠參與管理,減少檔案人員的工作量,提高管理質(zhì)量。以文件管理為例,公安機關(guān)可以在管理工作中實行"全過程管理"。發(fā)生新案件時,公安機關(guān)應(yīng)當用計算機記錄偵查過程。記錄后,通過計算機將信息發(fā)送給文件管理器。檔案管理員收到信息后,應(yīng)根據(jù)案件類型和時間對信息進行分類,并適當?shù)亟M織和存儲在文件管理系統(tǒng)中。此后,如果情況發(fā)生變化,公安部門也需要記錄并發(fā)送變更信息,以供檔案管理人員參考。在大數(shù)據(jù)時代,使用上述方法實現(xiàn)文件管理可以取得良好的效果。

（六）管理風險防范

在大數(shù)據(jù)時代,網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用大大增加了文件丟失,黑客入侵和病毒入侵的風險。如果無法避免上述風險,則文件的安全性將大大降低。因此,積極應(yīng)用風險防范技術(shù)顯得尤為重要。例如,文件管理系統(tǒng)應(yīng)受權(quán)限限制。具有權(quán)限的員工可以通過輸入"職位編號+密碼"登錄系統(tǒng)。此時,系統(tǒng)將允許其根據(jù)其權(quán)限執(zhí)行操作。此外,大規(guī)模電源故障,系統(tǒng)CPU 或硬盤故障也會導致數(shù)據(jù)丟失。文件管理人員要做好數(shù)據(jù)備份,確保數(shù)據(jù)安全。為了避免黑客攻擊,公安機關(guān)的文件管理系統(tǒng)應(yīng)避免訪問互聯(lián)網(wǎng)。另外,為了防止病毒入侵,有必要維護和升級系統(tǒng)。

四、結(jié)語

綜上所述,在大數(shù)據(jù)時代的今天,信息技術(shù)的發(fā)展一日千里。公安機關(guān)的檔案管理也應(yīng)該遵守這一趨勢,不斷完善和創(chuàng)新管理機制,以實現(xiàn)檔案的信息化管理,通過有效措施,改善公共質(zhì)量安全檔案管理的概念創(chuàng)新,注重引進新技術(shù)和新技術(shù)管理,不斷優(yōu)化和創(chuàng)新公安機關(guān),確保檔案的最大值,切實促進公安機關(guān)檔案管理事業(yè)健康發(fā)展。