試論大數據時代文書檔案安全管理

張聰

（吉林省地質科學研究所，吉林 長春 130012）

引言：隨著信息化的不斷發(fā)展，大量的新數據模式，悄然地改變人們的思想觀念，為了有效地留存文書檔案資料，檔案管理過程中存在的一些問題正在逐漸的被解決，大數據時代的技術變革，一步一步把人們推向了生活更便利的層面。為了突破大數據時代文書檔案安全管理的瓶頸，新時期的檔案管理工作需要借助信息化的手段，研究大數據時代背景下文書檔案信息和重要的文檔管理內容，從而能夠使得整個檔案管理進程和工作體系更加合理，給人們帶來更多的便利。

一、大數據時代文書檔案管理的內涵

（一）大數據時代的基本概念

大數據往往被人們看作一個比較抽象的概念，這是一種借助現代信息化的手段，在高速運轉的計算機數據中，將數據信息化的共享資源與傳統(tǒng)工作內容相伴生的發(fā)展過程。大數據時代，人們需要處理海量的工作信息，并在這些信息量中找到與實際工作內容息息相關的內容。大數據時代與檔案管理工作之間的連接點，就是能夠利用電腦中所處理的信息，把這些信息與網絡相連接，在網絡中汲取信息資源儲存和保管信息，并且可以使信息的整理及分析工作變得更為快捷，這也是數據處理在新環(huán)境之下應運而生的過程。

（二）檔案管理工作

檔案管理工作，指的是立檔單位對館（室）藏檔案實體和信息內容采取有效保護措施，避免受到自然災害或人為侵害，并使其處于安全狀態(tài)的管理工作。檔案管理工作包括很多具體的內容，根據檔案管理、職責落實、檔案實體安全管理等內容的進程收集管理歸檔，并及時移交一些特殊的檔案內容，在規(guī)范管理的制度保障之下，定期核查，保證檔案管理完整并動態(tài)追加檔案內容是檔案管理工作的主要職責。

二、做好大數據時代文書檔案的安全管理策略

（一）加強檔案安全管理的人員管理

在大數據時代，傳統(tǒng)被動的服務已經不能實現，用戶對于檔案資源的查詢需求，檔案管理部門必須建立能夠為大多數用戶所服務的安全管理體系，此時，加強檔案管理的人員管理，是從人力資源角度保障檔案使用進程的一個重要方法。強化檔案管理工作中的人員主體責任，根據各個不同部門對于檔案的實際需求，將檔案管理人員的安全職責作為考核的重要目標，各部門都要建立健全大安全管理的責任機制和意識，有關部門與檔案管理部門之間應該有所溝通。在事業(yè)單位內部，進一步規(guī)范和完善安全管理工作要從收集、整理、保管、移交利用等幾個環(huán)節(jié)入手，將規(guī)范的管理制度和人員管理相結合，采用一系列標準化的移交手段，將檔案信息整理出來，以計算機形式傳輸，成為檔案部門不可或缺的內容。創(chuàng)新檔案工作人員的教育培訓機制，使得檔案管理人員成為掌握單位內部電子安全技術的中堅力量，并借助這些先進的技術手段，完善檔案管理工作的進程。

（二）夯實檔案管理的安全基礎，構建檔案安全管理的防火墻

檔案的安全管理工作需要完善的管理設施和設備。在檔案管理工作過程中，硬件設備是必不可少的組成部分，定期對檔案室進行防火、防塵、防潮等安全檢查，配備專門的儲物柜，將一些需要留有原始檔案核心部分的資料儲藏于櫥柜之內。同時用特殊的櫥柜保護檔案安全監(jiān)督及資料錄入系統(tǒng)?？梢越鉀Q以往檔案管理過程中所出現的安全漏洞。對于事業(yè)單位來說，檔案管理的內容是比較多的，夯實檔案管理的安全基礎，需要各個部門之間的密切配合，建立檔案管理安全防護的各項新技能，可以使用科學的方法實現大安全監(jiān)督系統(tǒng)的構建，并定期進行安全問題的排查。但管理要求在新的時代與時俱進，將很多檔案的具體內容轉化為電子版檔案，因此，有關部門必須層層落實檔案安全管理的防火墻建設工作，避免因為疏忽或者網絡攻擊，造成檔案管理電子資料的丟失。

（三）建立健全事業(yè)單位檔案信息安全監(jiān)測系統(tǒng)

有效的監(jiān)督系統(tǒng)能夠杜絕檔案信息安全管理工作中的一些漏洞，建立檔案信息生成和控制系統(tǒng)需要利用各類技術，這些技術主要包括簽署技術，數字水印技術，加密技術，仿寫技術和信息隱藏技術，將檔案信息的安全監(jiān)測工作作為自動生成檔案之后的重要的內容，建立健全監(jiān)測技術，并采用自動更新升級的方式，完善檔案信息的自動備份。這是一種非常聰明的監(jiān)督監(jiān)控方法，同時也是一種能夠使檔案信息資源獲得“雙保險”的保護過程。檔案管理工作的信息自動備份系統(tǒng)能夠防范檔案工作人員操作的失誤，而且在檔案信息、原始數據和非數據信息的備份方面建立一個快速查詢的通路，以控制人員權限的方式完善管理人員對于管理策略的設定，從而能夠調整檔案信息安全測試系統(tǒng)的不足，不斷地幫助防范檔案管理工作懈怠的思想。

結論：在事業(yè)單位，檔案管理工作分為不同的步驟，這就要求相關人員認真履行好職責。在大數據時代，大量信息安全管理工作的基礎是人力資源的防控，安全管理工作不是一蹴而就的，必須不斷加強從業(yè)人員的安全意識，并隨著安全形勢的變化不斷改善自身，做到最大限度地適應社會形勢的發(fā)展，利用大數據手段解決檔案管理工作中的一些漏洞。