信息時(shí)代企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新

柳云仙

（太原東山煤電集團(tuán)有限公司，山西 太原 030013）

引言

在我國科技的發(fā)展，各領(lǐng)域的技術(shù)水平逐漸提高的今天，信息技術(shù)時(shí)代已經(jīng)到來，對(duì)于社會(huì)發(fā)展產(chǎn)生了重要影響，增加了信息傳播效率，促進(jìn)了市場新交流。企業(yè)在發(fā)展過程中，會(huì)產(chǎn)生大量的生產(chǎn)資料、管理資料、人事資料等，如果能夠利用信息技術(shù)開展檔案管理工作，可以節(jié)約檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作價(jià)值。

一、企業(yè)檔案管理的重要性

企業(yè)檔案能夠真實(shí)地反映出企業(yè)各個(gè)項(xiàng)目和生產(chǎn)經(jīng)營的情況，不但是企業(yè)中的一份信息資料，是組成企業(yè)資產(chǎn)的重要部分，更是企業(yè)未來發(fā)展的基礎(chǔ)。好的檔案中完善地記錄著企業(yè)人力資源的細(xì)節(jié)性信息，從而讓企業(yè)能夠依據(jù)檔案中記載的人員行為和功勞，在有職位升遷、裁員減縮、事故處理等需求時(shí)，予以相對(duì)應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施，保障企業(yè)的長遠(yuǎn)、可持續(xù)發(fā)展。好的檔案管理可以幫助企業(yè)增強(qiáng)知識(shí)儲(chǔ)備和技術(shù)儲(chǔ)備，保障知識(shí)產(chǎn)權(quán)與企業(yè)機(jī)密，為企業(yè)未來的發(fā)展機(jī)遇強(qiáng)有力的后勤保障。同時(shí)，好的企業(yè)檔案管理可以幫助企業(yè)在未來的發(fā)展中的抵御風(fēng)險(xiǎn)的能力，在法律糾紛當(dāng)中提供重要憑證與依據(jù)，幫助保護(hù)企業(yè)利益和法律權(quán)益。最后，企業(yè)檔案管理還能夠幫助企業(yè)建立自身企業(yè)文化，通過檔案資料向員工們展示出企業(yè)發(fā)展歷程，增強(qiáng)員工對(duì)企業(yè)的歸屬感及認(rèn)同感，陶冶員工素養(yǎng)，提高企業(yè)形象。

二、信息時(shí)代企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新

（一）智能檔案管理移動(dòng)APP 運(yùn)用

在智能檔案管理過程中，首先要滿足檔案管理人員日常的生產(chǎn)業(yè)務(wù)要求。根據(jù)實(shí)際的跟蹤和調(diào)研工作，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)信息化系統(tǒng)，推出設(shè)備風(fēng)險(xiǎn)快速預(yù)警體系?？梢越Y(jié)合任務(wù)閉環(huán)可靠管控的措施，在線信息實(shí)時(shí)傳輸生產(chǎn)要求在智能檔案管理主站系統(tǒng)運(yùn)行的基礎(chǔ)上，對(duì)于整個(gè)管理的功能設(shè)計(jì)模塊和主站系統(tǒng)的交互生產(chǎn)進(jìn)行設(shè)計(jì)，再簡化系統(tǒng)流程的同時(shí)，創(chuàng)建終端便捷工具，實(shí)現(xiàn)人機(jī)交互，可靠運(yùn)行的最終目的。在建立智能檔案管理應(yīng)用程序過程中，應(yīng)當(dāng)對(duì)于管理人員的操作便捷，操作性進(jìn)行考慮。在結(jié)合生產(chǎn)的實(shí)際要求的同時(shí)，在各個(gè)業(yè)務(wù)區(qū)間對(duì)于主站系統(tǒng)的功能進(jìn)行優(yōu)化提取數(shù)據(jù)的同時(shí)，使應(yīng)用程序軟件能夠有效地服務(wù)于現(xiàn)場的各類生產(chǎn)中去。在此過程中，應(yīng)用軟件程序可以通過連貫性的服務(wù)在工作流程中嵌入功能模塊，從而更好地推動(dòng)檔案管理人員的日常工作管理，在滿足信息化流程和標(biāo)準(zhǔn)化管理的同時(shí)，能夠?yàn)槠髽I(yè)智能化的服務(wù)之城提供一體化的管理系統(tǒng)。

（二）構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化的檔案數(shù)字化管理制度

要檔案管理的整體質(zhì)量能夠做到規(guī)范性，需要制定統(tǒng)一的數(shù)字管理制度，針對(duì)數(shù)字描述全文數(shù)據(jù)庫、著錄、標(biāo)引等一系列內(nèi)容，設(shè)定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案在管理過程中其管理的規(guī)范性。由于檔案信息本身是一個(gè)相對(duì)于較為龐大的系統(tǒng)資源，在進(jìn)行檔案數(shù)字化管理時(shí)，應(yīng)做到有選擇性的數(shù)字化管理，也就是說，針對(duì)該企業(yè)一些重要的檔案應(yīng)首先進(jìn)行數(shù)字化管理，確保所有重要的檔案歸納管理質(zhì)量較好，工作人員能夠隨時(shí)隨地地調(diào)取檔案，并且根據(jù)檔案中所蘊(yùn)含的內(nèi)容幫助企業(yè)發(fā)展。對(duì)所有重要的檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，其目的就是真正的提高企業(yè)在檔案管理時(shí)的整體效果。要求在進(jìn)行數(shù)字化檔案管理時(shí)，首先對(duì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行分析，對(duì)檔案的重要性進(jìn)行分析。確保所有檔案在之前的存儲(chǔ)時(shí)字跡清晰，能夠?qū)⑦@些內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化處理。如果檔案原件本身存在一系列的問題，比如說字跡相對(duì)模糊、無法準(zhǔn)確地認(rèn)清該檔案所表述的內(nèi)容或者是檔案本身的順序排列相對(duì)于雜亂無章，則需要對(duì)檔案進(jìn)行修復(fù)以及復(fù)原，確保檔案內(nèi)的所有內(nèi)容能夠準(zhǔn)確地記錄，才可以將其逐步轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案。要求所有的數(shù)字化檔案在掃描之前都是清晰可見，并且有序排列的。掃描過程中也要保證每一個(gè)檔案的字跡清晰、完成，掃描后需要盡快地恢復(fù)檔案的原貌。在管理的過程中需要將具體的職責(zé)落到每一個(gè)檔案管理部門，使其管理相互照應(yīng)，提高管理的整體效果。

（三）強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)

在企業(yè)檔案管理中，應(yīng)加快信息化建設(shè)速度，使管理人員勞動(dòng)強(qiáng)度降低，工作效率提高。在信息時(shí)化背景下，檔案管理的數(shù)字化、信息化是檔案工作的必然發(fā)展趨勢。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，資料增加速度越來越快，需要對(duì)檔案管理模式和方式進(jìn)行創(chuàng)新?？赏ㄟ^紙質(zhì)文件掃描等方式，進(jìn)一步形成電子文件，首先，需要確保檔案管理的辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)。其次，在檔案管理與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)有效融合，進(jìn)一步促進(jìn)信息資源共享的實(shí)現(xiàn)。通過信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的建設(shè)，相關(guān)使用者能夠隨時(shí)隨地實(shí)現(xiàn)對(duì)所需資料的查詢、瀏覽、訪問以及下載，使檔案檢索利用率有效提高，檔案管理服務(wù)水平和質(zhì)量提升。最后，各部門應(yīng)積極配合，企業(yè)加大資金投入力度，對(duì)先進(jìn)的軟硬件設(shè)備和管理軟件進(jìn)行配置，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與建設(shè)，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，使資料信息的利用價(jià)值得以充分發(fā)揮。

（四）服務(wù)創(chuàng)新工作

（1）便捷性服務(wù)。檔案管理開展過程中要具有便捷性優(yōu)勢，方便企業(yè)職工查閱檔案信息，解決時(shí)空限制問題；（2）高效性服務(wù)。檔案是企業(yè)決策的重要依據(jù)信息，檔案內(nèi)容與時(shí)俱進(jìn)，涉及內(nèi)容愈加全面，其應(yīng)用價(jià)值也就更高，因此檔案管理工作也應(yīng)該更加高效，及時(shí)更新數(shù)據(jù)，滿足時(shí)效性需求；（3）共享性服務(wù)。部分企業(yè)規(guī)模大，并包含了多個(gè)子公司，因此在構(gòu)建檔案管理內(nèi)容時(shí)，應(yīng)該考慮企業(yè)之間的內(nèi)部聯(lián)系，建立共享資源數(shù)據(jù)庫，擴(kuò)大檔案輻射范圍價(jià)值。

結(jié)語

企業(yè)在開展檔案管理時(shí)，要正視我國企業(yè)在開展檔案管理時(shí)存在的問題，并提出具體創(chuàng)新實(shí)踐管理舉措，從制度、人員、平臺(tái)、服務(wù)等多個(gè)角度著手，構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理體系，并借助信息技術(shù)提升企業(yè)檔案管理效果。