新時期檔案管理工作規(guī)范化的新途徑探究

傅裕涵

（重慶市開州區(qū)婦女兒童中心，重慶 405400）

引言

當前，我們應當將檔案管理工作規(guī)范化作為一項關鍵課題，加強研究、探討與實踐。一方面，要客觀、深入認識到檔案管理規(guī)范化的必要性；另一方面，要采取科學、合理的工作策略，以切實、有效提高檔案管理的規(guī)范化水平，以使檔案管理工作體現(xiàn)和發(fā)揮出更大的作用、價值。

一、檔案管理規(guī)范化的必要性

一直以來，我國非常重視檔案管理工作的開展，各個行業(yè)、領域，以及所有企、事業(yè)單位，都需要按照相關工作需求，對各類文件、數(shù)據(jù)、信息等進行收集、整理、編撰和保管、開發(fā)、利用，尤其是對于國家行政事業(yè)單位來說，由于其自身具有社會治理、服務大眾的特殊性質(zhì)，所以更需要做好檔案管理工作，以便通過檔案管理，記錄其他相關政策的執(zhí)行情況、工作的落實情況，以及社會治理、服務績效方面取得的成就。同時，在今后的各項工作開展過程當中，通過對既往檔案的分析、利用，又能夠從中獲得對工作開展的參考、指導和依據(jù)，可以幫助規(guī)避歷史問題、優(yōu)化工作措施、保證工作安排的正確性，從而使社會治理、服務取得更好的績效。目前，隨著對檔案管理工作要求的日益提高，以及檔案材料的大量增多，傳統(tǒng)相對粗放的檔案管理工作模式已經(jīng)不能適應當前的工作現(xiàn)狀，可能會導致諸多問題和漏洞出現(xiàn)，這就會導致檔案管理工作成效大大降低，并影響到其他各項工作的開展。只有規(guī)范檔案管理工作，不斷提高檔案管理工作的規(guī)范化水平，嚴格執(zhí)行各項規(guī)范化的要求，使檔案管理工作具有明確的準繩，才能消除問題和漏洞，使檔案管理工作取得理想的成效。

二、檔案管理工作中存在的主要問題

（一）管理人員思想意識薄弱

在政府機關、事業(yè)單位中普遍存在領導干部對檔案管理工作重視不夠、工作人員思想意識薄弱的現(xiàn)象。有些單位的領導認為檔案管理工作對單位中心工作促進作用不明顯，不能直接創(chuàng)造價值，且投入相對較大，故不愿意投入精力，缺乏整體性思考。有些單位檔案管理工作人員對檔案管理工作的重要性認識不足，工作熱情不高，投入精力不夠。

（二）管理制度執(zhí)行不力

自治區(qū)各機關、事業(yè)單位都制定了較為完善的日常工作管理制度，包括檔案管理制度和相關規(guī)范。雖然有些單位有較為完善的檔案管理制度，但由于種種原因，或各項制度執(zhí)行不力，或?qū)⒅贫仁唛w；也有一些單位檔案管理制度不健全、不配套，可操作性不強；還有個別職能單一、人員較少的事業(yè)單位沒有制定檔案管理制度，專兼職檔案管理人員缺位。上述問題對機關、事業(yè)單位檔案管理工作，甚至對單位的中心工作造成比較大的隱患，影響工作的正常開展。

（三）檔案信息化管理的技術標準不統(tǒng)一

信息化技術的出現(xiàn)和普及，對社會方方面面都帶來了巨大的影響和變革，各個行業(yè)、領域在不斷加強自身信息化建設，希望通過信息化技術的應用，優(yōu)化傳統(tǒng)工作方式。在檔案管理中，信息化技術的應用，確實給我們帶來了很大的益處，改善了檔案信息的存儲方式，減輕了人的工作壓力，并且提高了檔案管理工作的效率，使得檔案信息可以得到更大范圍的傳輸、共享利用。與此同時，檔案信息化管理的技術標準非常復雜，當前各個行政事業(yè)單位還沒有建立起統(tǒng)一的檔案信息化管理技術標準，這就自然降低了檔案信息化管理的規(guī)范化水平，可能引起更大的風險發(fā)生。

（四）檔案部門工作人員整體素養(yǎng)不足

新形勢下企業(yè)開展檔案管理工作時，通常沒有對工作的規(guī)范性有高標準的要求，這主要是因為工作人員的整體素質(zhì)不足，專業(yè)能力較差。很多企業(yè)對于檔案管理工作的重視度不夠，只將其作為一個基礎性的崗位，因此沒有配備高素質(zhì)的專業(yè)人才進行管理。僅僅能夠完成資料和信息的歸檔和整理，管理人員并沒有對檔案管理工作的重要作用有全面的認識，對開展規(guī)范性的管理工作也缺乏深入了解，因此工作熱情不高，不利于促進檔案管理工作的規(guī)范性發(fā)展。

三、提升檔案管理質(zhì)量的對策

（一）實現(xiàn)對電子檔案的規(guī)范化管理

隨著信息技術的發(fā)展，加強檔案的數(shù)字化建設是大勢所趨，因此疾控中心要實現(xiàn)電子化檔案管理。第一，完善相關的硬件設備。投入必要的資金，配備相關的設備，比如計算機設備、掃描設備等，借助各種硬件設備提高檔案信息的加工效率。第二，提高電子檔案的安全性。檔案部門要建立安全保障體系，嚴格相關用戶權(quán)限，保證檔案信息的安全性。第三，加強對檔案的開發(fā)和利用。

（二）標準化、系統(tǒng)性原則

做好政府機關、事業(yè)單位檔案管理工作，保障其管理方式方法、運作流程標準化、系統(tǒng)性是整個檔案管理工作的重要任務，也是提升單位工作能力和服務品質(zhì)必不可少的環(huán)節(jié)。通過制訂、發(fā)布和實施統(tǒng)一的管理標準，形成一個層次分明的整體、不同維度的層級，達到清晰反映整個管理工作全貌的效果。

（三）健全制度、強化執(zhí)行

任何工作的開展都要制度先行、強化落實。制度不規(guī)范、執(zhí)行不給力是目前許多單位檔案管理工作的現(xiàn)狀。隨著社會的進步、科技的發(fā)展，管理工作的細化，機關、事業(yè)單位檔案管理逐漸細化、分化成為相對獨立的部門和崗位。這種情況下，探索、制定健全的制度體系十分重要，是做好檔案管理工作的基礎。制度的建立固然重要，執(zhí)行和落實更加重要。一個好的制度，只有不折不扣地執(zhí)行落實了，才能取得實實在在的效果和經(jīng)濟、社會效益。

（四）強化管理責任主體

保證檔案管理工作順利開展應加強領導并落實責任。各機關、事業(yè)單位應建立健全分管領導主抓、具體工作人員全權(quán)負責，責任明確、分工負責的工作機制。領導干部要善于放權(quán)、敢于擔責，切實增強落實主體責任的主動性；業(yè)務工作人員要明確職能職責，拓展思路、創(chuàng)新舉措，創(chuàng)造性地開展工作，努力形成一種制度明確、責任清晰、分工合作的工作新局面。

（五）提高檔案管理人員的專業(yè)水平

檔案管理工作對于工作人員有著較高要求，工作能力突出的同時還應具備較高職業(yè)素養(yǎng)，明確自身的職責以及職業(yè)要求。作為管理層來說，可通過學習培訓或知識講座等方式定期舉辦培訓課堂，鼓勵檔案工作人員全員參與，在提高自身認知的情況下不斷完善專業(yè)技能，培育職業(yè)道德素養(yǎng)。而作為檔案管理人員來說，應把握機會，完善自身知識儲備，同時還需要掌握計算機、軟件以及檔案管理工作的方法和流程，及時發(fā)現(xiàn)問題并解決問題。

（六）加大管理資金投入

對于檔案管理部門來說，為保證資料的完整，需要做好對突發(fā)事件的處理，如配備空調(diào)、抽濕機以及專業(yè)滅火器等。此外，應合理分配檔案部門的資金投入，改善配套設施，如，采購先進的計算機、配套設施、防火墻軟件等，均是保證檔案管理準確性和完整性的基礎。

（七）加強對檔案管理工作人員的教育、培訓

為了增強檔案管理工作人員對自身工作的勝任能力，行政事業(yè)單位應當重視對其教育、培訓工作的開展。一方面，要對其進行職業(yè)認知、職業(yè)道德方面的教育，提高他們對自身工作重要性的認識，使其能夠從更加感性的角度，來對待自身工作，增強他們對自身工作的責任感，使其能夠更加積極、主動地投身檔案管理事業(yè)，并嚴格約束自身工作行為，達到所有的工作標準、要求，遵守所有的工作制度、規(guī)范；另一方面，還要對他們進行檔案管理、信息化技術等方面的專業(yè)知識、技能培訓，使他們在面對復雜、瑣碎的檔案管理工作時，可以事無巨細地處理好所有工作事務，從而保證檔案管理工作的規(guī)范性及質(zhì)量。通過這樣的教育、培訓，打造一支高素質(zhì)的檔案管理人員隊伍，對檔案管理工作的規(guī)范化水平，起到提高和保障作用。

結(jié)語

隨著科技化、信息化的廣泛深入，更規(guī)范、更先進的管理途徑已經(jīng)成為檔案管理工作的趨勢之一，如何實現(xiàn)檔案部門管理規(guī)范化，深受學者們的關注及探究。近年來，各部門已經(jīng)意識到規(guī)范化體系在檔案管理中的應用價值所在，也開始嘗試將現(xiàn)有的某些模式進行轉(zhuǎn)變，檔案管理工作已加快了前進的腳步，逐漸實現(xiàn)了改革，對于檔案管理行業(yè)來說，無疑是一大重要突破。但從整體情況來看，現(xiàn)當下檔案管理工作并未發(fā)展成熟，沒有真正實現(xiàn)整體規(guī)范化，檔案管理工作仍存在較多問題，需要在后續(xù)工作中進一步完善和發(fā)展。