高校校友工作信息化建設(shè)初探

薛婧賢

（上海交通大學(xué)材料科學(xué)與工程學(xué)院，上海 200240）

一、校友工作內(nèi)涵

校友是學(xué)校辦學(xué)的重要力量之一，校友工作不僅僅是同學(xué)之間的聯(lián)誼與交流，更在提升學(xué)校聲譽(yù)、傳承學(xué)校文脈、凝聚校友力量、匯聚校友資源等方面發(fā)揮越來越重要的作用。未來的大學(xué)校友工作，承載著學(xué)校和校友的共同愿景，必將迎來更廣闊的發(fā)展空間，并凸顯出更大的價(jià)值。學(xué)校與校友是休戚相關(guān)的命運(yùn)共同體，榮辱與共，伴隨著現(xiàn)代高等教育的發(fā)展，高校的校友工作產(chǎn)生了新的使命和任務(wù)。未來的校友工作，應(yīng)以“共生共贏”為理念，秉承“聯(lián)絡(luò)聚人，服務(wù)聚心，合作聚力”工作理念，圍繞“構(gòu)建平臺、服務(wù)校友、貢獻(xiàn)母?！惫ぷ髯谥?，凝聚校友情感，創(chuàng)新服務(wù)品牌，匯聚校友力量，構(gòu)筑“招生-培養(yǎng)-就業(yè)-校友”人才培養(yǎng)閉環(huán)模式，助力學(xué)校長遠(yuǎn)發(fā)展。

二、信息化建設(shè)的目的意義

相比較歐美等發(fā)達(dá)國家的成熟的校友工作，國內(nèi)高校校友工作雖保持著飛速發(fā)展的勢態(tài)，但在校友信息收集、校友數(shù)據(jù)研究分析等方面還有較大差距。校友的有效信息獲取率普遍較低，日常聯(lián)絡(luò)的發(fā)布渠道較為狹窄，溝通方式較為單一，未能滿足龐大校友群體的需求，校友數(shù)據(jù)信息化建設(shè)勢在必行。與此同時(shí)，高校在數(shù)字化和信息化建設(shè)進(jìn)程當(dāng)中的投入也日益增加，數(shù)字化和信息化建設(shè)本身在人才培養(yǎng)、教學(xué)科研等方面有強(qiáng)大的整合能力，提升了工作效率和信息共享，校友工作的信息化建設(shè)也受益良多，擁有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。如何準(zhǔn)確的聯(lián)系到校友，以及聯(lián)系到之后如何保持和維護(hù)，是開展校友工作的基礎(chǔ)。因此建立扎實(shí)完整的校友信息數(shù)據(jù)庫，是開展校友工作的前提，通過現(xiàn)代化技術(shù)手段的運(yùn)用，對收集到的有效信息進(jìn)行整合分析，以提高校友工作的效率。

從綜合調(diào)研和實(shí)際工作情況來看，校友信息的采集主要有以下幾種方式：一是通過檔案館查詢歷屆畢業(yè)校友的信息，二是通過就業(yè)指導(dǎo)部門獲取應(yīng)屆畢業(yè)校友的信息，三是通過教務(wù)處或研究生院獲取校友入校信息。校友信息主要包括姓名、屆別、班號、專業(yè)、學(xué)歷學(xué)位、工作單位及職務(wù)、通訊地址等。這些信息又分為固定信息和變動信息，如姓名、屆別、班號、專業(yè)等這些在校期間的信息為固定信息，不會隨著時(shí)間推移而更新變動。校友畢業(yè)后的信息如單位、職務(wù)等則為變動信息，變化相對頻繁且數(shù)據(jù)龐大，收集不易。如不借助校友信息化的建設(shè)，則會遇到校友工作的瓶頸，影響校友工作的開展。

三、信息化建設(shè)主要路徑

（一）搭建校友會網(wǎng)站和公眾號等宣傳渠道

校友畢業(yè)后走向工作崗位，遍布五湖四海，雖然不能經(jīng)常返校，但會對母校有牽掛和眷戀，也會想要了解母校的最新發(fā)展動態(tài)，搭建一個(gè)好的網(wǎng)絡(luò)平臺和新媒體平臺，不定時(shí)推送相關(guān)咨詢、音視頻等，可以讓校友們直觀感受到母校發(fā)展近況。新媒體呈現(xiàn)出比傳統(tǒng)媒體更為精細(xì)化和人性化的服務(wù)，利用好信息化的宣傳途徑，可以挖掘優(yōu)秀校友典型，講好校友故事，傳播校友風(fēng)采。

（二）建立微信群

微信群的發(fā)展也讓校友擁有了更多的社群屬性，給信息傳播提供了更為有效的通道。同時(shí)利用微信群也為校友工作找回一部分校友，培養(yǎng)有粘性的、活躍度高的校友，他們之間信息的互相傳播，從被動的接受者，變?yōu)橹鲃拥膫鞑フ?。隨著微信群的發(fā)展，可根據(jù)實(shí)際情況實(shí)行實(shí)名制管理，群名片、群成員統(tǒng)一格式命名。對入群校友數(shù)量未達(dá)群容量上限的，應(yīng)對現(xiàn)存的多個(gè)微信群進(jìn)行整合，且微信群須有工作人員入群進(jìn)行監(jiān)管。

（三）搭建微信小程序

搭建微信小程序，提供簡單業(yè)務(wù)的在線辦理和申請，如成績單、檔案查詢等相關(guān)證明。不僅縮短的校友往返的時(shí)間和頻次，提高辦事效率，使工作人員有更多的時(shí)間和精力服務(wù)更廣大的校友。隨著信息化進(jìn)程的推進(jìn)，亦可通過連接校內(nèi)網(wǎng)絡(luò)信息中心的校友學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)，借助微信人臉識別、微信卡包等能力，為校友提供身份認(rèn)證、電子校友卡申領(lǐng)、校友聯(lián)絡(luò)等專屬服務(wù)，實(shí)現(xiàn)校友和母校、校友和校友之間線上的連接互通。

（四）搭建校友數(shù)據(jù)庫

搭建綜合、完善的校友信息數(shù)據(jù)庫，考慮到校友數(shù)據(jù)庫的使用范疇，應(yīng)賦予相關(guān)工作人員、領(lǐng)導(dǎo)、志愿者等不同管理權(quán)限，根據(jù)權(quán)限不同，賦予不同的查閱、修改信息的權(quán)限，大家共同建設(shè)、共同管理。通過校友信息系統(tǒng)，可以大大提升校友信息和數(shù)據(jù)的采集，提升校友信息的管理水平，使得校友數(shù)據(jù)得到充分釋放。

（五）開通校友卡申請渠道

校友卡是校友身份的象征，為校友返校參觀、食堂就餐、進(jìn)入圖書館、享用無限網(wǎng)絡(luò)等提供便捷，是母校和校友之間的聯(lián)系紐帶，具有紀(jì)念意義和服務(wù)功能?？梢悦嫦蛐Ｓ褜?shí)名發(fā)行，可根據(jù)實(shí)際情況選擇是否支持在線支付、業(yè)務(wù)辦理和訂單查詢的服務(wù)。

（六）開通校友郵箱申請渠道

隨著信息化進(jìn)程的推進(jìn)，校友會可以為廣大海內(nèi)外校友提供的免費(fèi)電子郵箱服務(wù)，是母校與校友、校友與校友之間，發(fā)布信息、交流聯(lián)系的重要工具和平臺。可在節(jié)假日及時(shí)送上母校的問候，也可以第一時(shí)間將母校的咨詢向廣大校友們傳播，是校友信息化及規(guī)范化管理的有效手段。

綜上所述，通過校友信息化建設(shè)，不僅可以提升校友工作效率，同時(shí)也可以更有針對性的服務(wù)校友，為校友發(fā)展提供便利，使得校友數(shù)據(jù)更為充分的為校友工作而服務(wù)。