關(guān)于企業(yè)流動(dòng)人員人事檔案管理的信息化分析

付妤

（重慶日?qǐng)?bào)報(bào)業(yè)集團(tuán)，重慶 401120）

引言：伴隨企業(yè)檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案表現(xiàn)出了信息化的發(fā)展趨勢(shì)，在信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的推動(dòng)下，檔案正在朝著信息化管理的方向發(fā)生變革。由于流動(dòng)人員檔案管理始終是困擾企業(yè)的難題，因此研究流動(dòng)人員的信息化人事檔案管理路徑具有一定現(xiàn)實(shí)意義。

一、當(dāng)前企業(yè)人事檔案管理的概況

企業(yè)人事檔案管理具有流動(dòng)性、真實(shí)性、保密性等特點(diǎn)，在人事檔案管理中，流動(dòng)人員檔案是不可缺少的一部分，其管理工作始終是企業(yè)檔案管理的重要。在新時(shí)期，要想使流動(dòng)人員檔案得到更好的管理，企業(yè)就應(yīng)借助信息技術(shù)開(kāi)展檔案的信息化管理。

二、流動(dòng)人員的人事檔案管理困境

目前，企業(yè)在管理流動(dòng)人員檔案時(shí)面臨著諸多困境。首先，人事檔案管理要求和標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。標(biāo)準(zhǔn)化、信息化地管理人事檔案，可以使人事檔案所具備的功能和價(jià)值最大化，讓共享資源信息的目的有效達(dá)成。然而，部分企業(yè)人事部門依然通過(guò)陳舊的紙質(zhì)管理方法來(lái)管理人事檔案，部門檔案管理人員將許多時(shí)間浪費(fèi)在填寫人事檔案、打開(kāi)人事檔案、裝回人事檔案的工作上，導(dǎo)致工作效率過(guò)低，有時(shí)甚至還會(huì)發(fā)生丟失檔案文件的情況，逐漸與人事檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、信息化管理漸行漸遠(yuǎn)。與此同時(shí)，國(guó)企在人事檔案管理方面十分規(guī)范，由國(guó)企走出后，人員有著高水平、高標(biāo)準(zhǔn)的人事檔案。相比之下，民營(yíng)企業(yè)人員基數(shù)大、流動(dòng)迅速，管理人事檔案的模式較為落后，再加上人事檔案內(nèi)容差距大、來(lái)源過(guò)于分散，因此人事檔案得不到標(biāo)準(zhǔn)化的管理。例如，具體管理人事檔案時(shí)，人事檔案需要由檔案盒進(jìn)行保存，并且這些檔案盒應(yīng)具備統(tǒng)一的規(guī)格，然而，部分民營(yíng)企業(yè)處于拆裝方便、成本節(jié)約的考慮，人事檔案的封裝僅由牛皮紙袋來(lái)完成，即便紙袋出現(xiàn)磨損、破洞等現(xiàn)象也不會(huì)得到處理或更換，經(jīng)常敷衍而過(guò)。

其次，人事檔案管理時(shí)效性不足。管理流動(dòng)人員檔案存在數(shù)量大、任務(wù)重、內(nèi)容多、管理者少等特點(diǎn)，這使得部分人員的個(gè)人業(yè)績(jī)、進(jìn)修外出、調(diào)換崗位等多種資料難以第一時(shí)間放到人事檔案中。這樣一來(lái)，許多檔案機(jī)構(gòu)所留存的流動(dòng)人員檔案依然是原有檔案，未能跟隨具體狀況來(lái)補(bǔ)充、新增和修改，從而不利于人事檔案管理時(shí)效性的提高。

最后，人事檔案管理缺乏實(shí)用性，并且沒(méi)有充分的管理意識(shí)。我國(guó)人事檔案管理有關(guān)條例中規(guī)定，人事檔案需要通過(guò)縣級(jí)及其以上的人資部門、人才機(jī)構(gòu)、公共就業(yè)機(jī)構(gòu)來(lái)管理，尤其是流動(dòng)人員的人事檔案。然而，在政策了解不足、利益驅(qū)使等因素的影響下，部分企業(yè)或中介在沒(méi)有得到授權(quán)的前提下對(duì)流動(dòng)人員的檔案展開(kāi)了違法、違規(guī)管理，甚至存在個(gè)人對(duì)自身檔案、他人檔案進(jìn)行留存和保管的現(xiàn)象，再加上傳統(tǒng)管理方式、非專業(yè)管理模式的缺陷，使得部分人事檔案中信息空白、弄虛作假等問(wèn)題層出不窮，這類檔案難以將流動(dòng)人員更換職業(yè)的過(guò)程和軌跡真實(shí)、確切地反映出來(lái)，從某種角度來(lái)看，該問(wèn)題使人事檔案所具備的使用價(jià)值大打折扣。由此能夠發(fā)現(xiàn)，管理流動(dòng)人員檔案這項(xiàng)工作具有復(fù)雜性、結(jié)構(gòu)性等特征，若在管理過(guò)程中沒(méi)有足夠的權(quán)威意識(shí)和嚴(yán)肅意識(shí)，那么人事檔案管理便得不到人民群眾和各行各業(yè)的充分重視。

三、流動(dòng)人員的信息化人事檔案管理路徑

（一）加快互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)動(dòng)

現(xiàn)階段，企業(yè)針對(duì)流動(dòng)人員開(kāi)展的人事檔案管理工作通常缺乏高效性和快捷性，無(wú)法將有效的人事考核資料、鑒定材料提供出來(lái)。為此，企業(yè)應(yīng)積極運(yùn)用微縮技術(shù)充分利用和開(kāi)發(fā)流動(dòng)人員檔案，使其人事檔案資源的綜合利用率充分提升，并對(duì)人事機(jī)構(gòu)的檔案進(jìn)行保護(hù)[1]?？陀^來(lái)講，流動(dòng)人員人事檔案的信息化勢(shì)在必行，必須加快人事檔案上傳至計(jì)算機(jī)的速度，減少人事檔案資料的磨損和破壞，通過(guò)掃描儀器開(kāi)展一系列的掃描、分類和整理工作。若需要調(diào)取流動(dòng)人員相關(guān)人事檔案，那么企業(yè)可通過(guò)計(jì)算機(jī)將這些資料導(dǎo)出，并通過(guò)打印、移動(dòng)端等多種形式展現(xiàn)人事檔案資料。

與此同時(shí)，企業(yè)做好人事檔案管理的互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)動(dòng)，具體包括互聯(lián)網(wǎng)、廣域網(wǎng)以及局域網(wǎng)等，形成一個(gè)功能完善、技術(shù)先進(jìn)的服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，對(duì)于具備資質(zhì)的企業(yè)和人員共享流動(dòng)人員的有關(guān)人事檔案，這樣一來(lái)，既能便利企業(yè)對(duì)人事檔案的使用，又可以使人事檔案管理整體效率大幅提升，從而更好地建設(shè)與管理信息化的流動(dòng)人員檔案。

（二）檔案管理法制化

信息化的人事檔案管理離不開(kāi)有效的法制建設(shè)與政策指導(dǎo)，流動(dòng)人員檔案的管理也是如此。一般來(lái)說(shuō)，信息化水平能夠反映出國(guó)家現(xiàn)代化的發(fā)展程度與綜合實(shí)力，流動(dòng)人員檔案的管理更能表現(xiàn)這一點(diǎn)。有關(guān)檔案部門應(yīng)監(jiān)督和管理好信息化網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，除流動(dòng)人員的隱私信息外，應(yīng)借助多種合理化、科學(xué)化的方法擴(kuò)展檔案管理服務(wù)范圍，使流動(dòng)人員檔案具有更加廣泛的適用性。應(yīng)培訓(xùn)好人事檔案管理人員，確保流動(dòng)人員檔案信息化管理水平與質(zhì)量。

人事檔案管理這項(xiàng)工作對(duì)于企業(yè)來(lái)講十分嚴(yán)肅，應(yīng)在高度重視的同時(shí)予以認(rèn)真對(duì)待。目前，我國(guó)人事檔案管理的法律保障已初具規(guī)模，然而，各項(xiàng)信息化法治建設(shè)仍未得到進(jìn)一步完善。從這個(gè)角度來(lái)講，檔案信息化管理的法制建設(shè)迫在眉睫。管理流動(dòng)人員檔案時(shí)，各種新內(nèi)容、新方法將會(huì)不斷涌現(xiàn)，特別是在流動(dòng)人員個(gè)人資料信息方面企業(yè)必須重點(diǎn)關(guān)注，將安全保護(hù)當(dāng)作檔案信息化管理的前提和基礎(chǔ)，合法、合理、合規(guī)地使用流動(dòng)人員檔案信息。由此不難看出，企業(yè)應(yīng)倡導(dǎo)國(guó)家加強(qiáng)檔案管理法制化，對(duì)檔案管理法律法規(guī)和制度進(jìn)行完善，讓企業(yè)管理流動(dòng)人員檔案時(shí)有法可依。除此之外，檔案管理法制化有利于避免或減少流動(dòng)人員檔案盜取、盜用等違法行徑，逐步提高國(guó)內(nèi)企業(yè)管理流動(dòng)人員檔案的綜合能力與法制水平。

（三）構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

應(yīng)構(gòu)建企業(yè)的流動(dòng)人員通用檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將充分的基礎(chǔ)舉措提供給企業(yè)人事檔案管理工作，使人民群眾得到良好的人事檔案管理服務(wù)[2]。伴隨企業(yè)人事制度改革的不斷深入與經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的持續(xù)提高，企業(yè)人員的流動(dòng)速度加快且流動(dòng)量進(jìn)一步增加，這使得企業(yè)構(gòu)建可靠、標(biāo)準(zhǔn)、先進(jìn)、通用的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)具有一定的必要性，推動(dòng)企業(yè)人事檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、信息化發(fā)展，同時(shí)也使流程自動(dòng)化、資源共享化、載體多樣化的程度大大加深。

構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程中，需要防止獨(dú)立設(shè)計(jì)不同單位、不同系統(tǒng)的情況發(fā)生，如若不然，將會(huì)出現(xiàn)軟件不兼容、硬件配置不符等問(wèn)題。為此，企業(yè)應(yīng)倡導(dǎo)政府發(fā)揮宏觀帶頭作用，并聘請(qǐng)專門的電腦軟件企業(yè)對(duì)人事檔案管理系統(tǒng)展開(kāi)設(shè)計(jì)，使設(shè)計(jì)出的統(tǒng)一管理系統(tǒng)能夠推行于全國(guó)各地，推行和使用的過(guò)程中，將該系統(tǒng)所遇到的問(wèn)題整理、收集并反饋給設(shè)計(jì)人員，以便于設(shè)計(jì)人員及時(shí)完善與修復(fù)。設(shè)計(jì)出的軟件系統(tǒng)既要將錄入流動(dòng)人員數(shù)據(jù)的問(wèn)題妥善解決，又要使企業(yè)查詢?nèi)耸聶n案的便捷性得到保證，針對(duì)不同人員設(shè)置不同的查詢權(quán)限，從而保護(hù)流動(dòng)人員的個(gè)人隱私，防止其人事檔案資料信息遭到泄露。

在保護(hù)人事檔案方面，企業(yè)應(yīng)堅(jiān)持事后補(bǔ)救、事前預(yù)防相結(jié)合的基本原則，構(gòu)建檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)的初期就需要高度重視前端控制。與此同時(shí)，信息化處理人事檔案時(shí)，工作人員必須熟練掌握檔案管理、系統(tǒng)操作能力，從而確保人事檔案管理的專業(yè)性。除此之外，企業(yè)應(yīng)做出明確規(guī)定，若檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)里的流動(dòng)人員資料信息遭到非法使用或意外泄露，那么檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)負(fù)責(zé)人需要根據(jù)企業(yè)相關(guān)條例和國(guó)家隱私法律規(guī)定承擔(dān)對(duì)應(yīng)刑事責(zé)任、民事責(zé)任。

（四）建立當(dāng)面核對(duì)機(jī)制

當(dāng)前國(guó)內(nèi)人事檔案通常只對(duì)組織、機(jī)構(gòu)、部門提供，個(gè)體無(wú)法對(duì)自身檔案進(jìn)行查看和閱讀，使得大部分人都認(rèn)為人事檔案十分神秘，對(duì)個(gè)人檔案盒、檔案袋中的內(nèi)容知之甚少或是毫不了解。許多流動(dòng)人員對(duì)于個(gè)人檔案不夠關(guān)注，最大的原因在于其對(duì)人事檔案內(nèi)容了解不充分，不清楚人事檔案在社會(huì)中所具備的價(jià)值和作用[3]。若直觀、明了地查閱到個(gè)人檔案，能夠增加個(gè)人了解自身檔案的程度，激發(fā)自身的檔案管理熱情。具體工作過(guò)程中，通常會(huì)有本人因不記得個(gè)人情況或記憶不全而申請(qǐng)查閱人事檔案的狀況，然而，依據(jù)現(xiàn)有的利用、提供人事檔案相關(guān)機(jī)制該行為不被允許，這在一定程度上違背了當(dāng)今社會(huì)法治精神中的透明、公平、公開(kāi)、民主原則，因此，有必要與時(shí)俱進(jìn)地發(fā)展檔案提供機(jī)制，積極開(kāi)展相應(yīng)的人事檔案管理改革工作。

在國(guó)外，大量西方發(fā)達(dá)國(guó)家早在上個(gè)世紀(jì)末便對(duì)當(dāng)事人開(kāi)放一部分人事檔案的查閱、瀏覽權(quán)限。國(guó)內(nèi)企業(yè)應(yīng)對(duì)科學(xué)、先進(jìn)的人事檔案管理模式積極引進(jìn)和借鑒，以人為本開(kāi)展檔案管理的各項(xiàng)工作，若檔案不在保密條例的規(guī)定范圍中，那么個(gè)體可對(duì)檔案知情權(quán)進(jìn)行享有，能夠知曉個(gè)人檔案目錄及部分內(nèi)容，讓個(gè)人法律范圍內(nèi)的權(quán)益不遭到剝奪與侵犯，同時(shí)防止他人或其他部門出于某種目的而修改、歪曲個(gè)人檔案。需要注意的是，檔案信息化數(shù)據(jù)庫(kù)里的部分非保密內(nèi)容能夠?qū)Ξ?dāng)事人開(kāi)放，不過(guò)當(dāng)事人僅具備和享有查看的權(quán)限，不可對(duì)個(gè)人檔案進(jìn)行修改和調(diào)整。

（五）社保制度和信息化檔案管理有機(jī)結(jié)合

對(duì)于城市經(jīng)濟(jì)乃至社會(huì)經(jīng)濟(jì)來(lái)講，流動(dòng)人員的作用不可忽視，不過(guò)，部分城市和地區(qū)的流動(dòng)人員面臨著生活保障、生存環(huán)境等一系列問(wèn)題。我國(guó)社保相關(guān)部門曾提出，中國(guó)應(yīng)盡快開(kāi)展社保問(wèn)題在城鎮(zhèn)化發(fā)展過(guò)程中的研究和探索，制定和發(fā)布適合流動(dòng)人員特征的社保條例與規(guī)定?？陀^來(lái)講，社保體系改革的最終目的在于經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平、社會(huì)保障制度有機(jī)統(tǒng)一，發(fā)揮社保制度對(duì)于流動(dòng)人員的正面、積極作用。將社保制度和信息化檔案管理有機(jī)結(jié)合，可以為相關(guān)領(lǐng)域發(fā)展社保機(jī)制、研究流動(dòng)人員提供有效幫助，通過(guò)針對(duì)性的社保體系，幫助流動(dòng)人員信息化檔案更好的管理。

要想做到這一點(diǎn)，第一，應(yīng)將人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)聯(lián)網(wǎng)，使檔案信息與養(yǎng)老保險(xiǎn)機(jī)制掛鉤，流動(dòng)人員檔案能夠影響企業(yè)所做的個(gè)人養(yǎng)老金，一旦流動(dòng)人員構(gòu)建養(yǎng)老金賬戶，那么其人事檔案、賬戶信息便能夠跟隨地點(diǎn)的改變而進(jìn)行流動(dòng)[4]。第二，流動(dòng)人員應(yīng)記錄醫(yī)療保險(xiǎn)，在人事檔案里添加詳細(xì)的醫(yī)療保險(xiǎn)內(nèi)容，結(jié)合信息化檔案管理系統(tǒng)，同時(shí)遷移和流動(dòng)人事檔案、醫(yī)療保險(xiǎn)，為以后的人事檔案管理提供便利。

結(jié)語(yǔ)：總而言之，研究流動(dòng)人員的信息化人事檔案管理路徑具有重要的意義。相關(guān)人員應(yīng)對(duì)當(dāng)前企業(yè)人事檔案管理的概況有一個(gè)全面了解，充分把握檔案信息化管理的重要作用，能夠通過(guò)加快互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)動(dòng)、檔案管理法制化、構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)等多種方式開(kāi)展流動(dòng)人員檔案管理的各項(xiàng)工作，從而推動(dòng)企業(yè)的流動(dòng)人員檔案信息化建設(shè)和管理工作發(fā)展。