人力資源和社會保障局人事檔案管理的有效性探討

任兆瑞

（克州人力資源和社會保障局公共就業(yè)服務中心，新疆 克州 845350）

人力資源和社會保障局（以下簡稱人社局）的人事檔案管理工作是日常性工作，做好人事檔案管理工作對于全社會的人力資源管理都有著巨大的價值意義，但目前人社局人事檔案管理的有效性不強，還有短板問題需要解決，本文就此展開分析討論。

一、人社局人事檔案管理簡述

人事檔案管理是對人事檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、保管、利用的活動，其在人事管理活動當中產(chǎn)生，記錄個人的主要經(jīng)歷和德才表現(xiàn)。人事檔案一般情況下產(chǎn)生于人事部門、組織機構、勞資部門等在培育、選拔和使用人員過程中，記錄個人的學習經(jīng)歷、社會關系、工作經(jīng)歷等內(nèi)容。由于個人經(jīng)歷會不同，人事檔案也是在變化狀態(tài)之下，需要不斷對人事檔案進行升級和更新。

二、人社局人事檔案管理有效性分析

（一）人事檔案管理基本工作內(nèi)容

對于人社局來講，人事檔案管理是基礎工作也是重點工作，但是新產(chǎn)生的檔案必須及時歸檔，歸檔材料必須要滿足相關標準要求，滿足條件的檔案材料應明確其屬性、內(nèi)容，進而確定歸檔位置。確定材料名稱、編號等記入檔案。日常管理中必須要對檔案進行必要檢查與核對，確保檔案完整、安全。進一步來講人事檔案隨人走，由于記入檔案的人出現(xiàn)工作調(diào)動等情況時，需要將人事檔案進行轉(zhuǎn)移投遞。

（二）人事檔案管理存在的短板分析

人社局在人事檔案管理方面進行了長期的實踐，總結(jié)了很多的經(jīng)驗，但新時期有新問題和新挑戰(zhàn)，一些短板問題依然存在，導致人事檔案管理受到制約，無法發(fā)揮出檔案應有價值。其短板主要表現(xiàn)為如下幾個方面。

其一，人檔分離，一直以來人檔分離都是比較顯著的問題。當前市場化改革持續(xù)深入，人才資源配置幾乎完全市場化，對于民營企業(yè)而言，實際上并不會特別強調(diào)人事檔案，一般都是入職時建立一個基本的記錄材料，這屬于新的檔案材料。而在人社局，由于很多個人并不會專門到人社局調(diào)自己的檔案，在換工作，或工作調(diào)動的情況下，人已經(jīng)離開，但檔案還在，也沒有及時更新，導致人檔分離，同時一些檔案已經(jīng)成為死檔，但這些死檔又不能不管，因此影響人事檔案管理的效率。

其二，檔案信息不完善，資料收集不齊全，歸檔材料一般要求履歷材料、考核資料、學歷資料、獎懲材料等等。但實際上很多材料都沒有歸檔，包括人才類型、工作成就、技術專長等記錄材料并沒有歸檔，引起個人檔案信息不健全。

其三，人事檔案管理方式方法相對落后，與當前信息化建設背景不相符合。具體而言，紙質(zhì)檔案依然還是人事檔案的主要載體，電子檔案由于記錄有個人的一些關鍵信息，一旦泄露將引起嚴重后果，所以紙質(zhì)檔案更受關注，但是由于紙質(zhì)檔案保存條件比較苛刻，且不利使用，導致人事檔案查閱、調(diào)取、轉(zhuǎn)移等的難度較高，影響管理效率。

其四，人才相對短缺，檔案工作異常重要，但要做好難度較大，人事檔案管理需要持之以恒的決心、毅力和鑒定的信念作為支撐，當前人社局檔案部門的情況正處在青黃不接的關鍵期，人才不足，是人事檔案管理工作質(zhì)量不佳的關鍵因素。

（三）人事檔案管理有效性提升策略

首先，采取分級管理模式，提升工作效率，可結(jié)合社會發(fā)展需求，針對性對不同社會群體進行層級劃分，以需求為基準探索分級管理策略，并對死檔進行必要處理，強化檔案的可流動性和便利性。通過對人事檔案的梳理和分級，進而使有限的人員能夠從死檔、棄檔的管理中解放出來，投入精力于完善的人事檔案管理當中，有助于提升工作效率。

其次，強化對人事檔案歸檔材料的收集，確保人事檔案完善，資料類型齊全，尤其要加強人才類型、技術專長等方面的資料收集，如此更有利于人力資源的合理分配。為了加強人事檔案資料的收集歸檔，應加強信息化建設。注意信息化管理方式與傳統(tǒng)的人事檔案管理并沒有本質(zhì)上的區(qū)別，即工作核心依然是建設、管理和利用，無外乎從傳統(tǒng)的人工變成了人工+信息技術。要在信息技術支持下，精準精細地建檔案，確保人事檔案資料齊全完善。

再次，圍繞服務大局，狠抓服務升級，人事檔案關系到人力資源的有效配置問題，也是人社局主要事業(yè)的重要支撐基礎，因此必須要以服務事業(yè)大局為根基，進一步提升服務水平，圍繞信息化，打造更有效的電子人事檔案及其管理辦法，提升檔案建設、管理和利用的有效性，構建智能儲藏柜，強化對紙質(zhì)人事檔案的管理和利用。

最后，要以人才為核心，抓好人才培養(yǎng)，要以長期人物來做人才培養(yǎng)工作，打造專業(yè)化的人事檔案管理人才隊伍，提升人才隊伍能力水平，在專項工作當中培育人才，以重點檔案保護與開發(fā)為核心，打造培養(yǎng)人才的平臺，提升人才隊伍業(yè)務能力。

此外，基于人社部的性質(zhì)，應持續(xù)強化黨建工作，以黨建為引領，持續(xù)優(yōu)化人事檔案管理工作，要以黨建工作新部署要求，強化責任，總結(jié)經(jīng)驗，創(chuàng)新工作方法，圍繞人事檔案管理工作實際，打造新的模式，以黨建引領人事檔案管理工作的持續(xù)優(yōu)化，要以黨員為抓手，持續(xù)推進思想道德建設，堅定信念，增長才干，做好人事檔案管理工作。

結(jié)束語

綜上所述，持續(xù)優(yōu)化人社局人事檔案管理工作具有重要價值意義，在當前時代背景下，應圍繞信息化建設，在黨的領導下，持續(xù)優(yōu)化人事檔案管理工作，增強人事檔案管理工作的有效性，因此基于問題導向，提出了一些解決人事檔案管理工作中問題的解決對策，以期對人社局人事檔案管理工作有效性的提升提供一些參考建議。