試析交通行業(yè)檔案管理重要性及優(yōu)化策略

李成英

（四川省資陽(yáng)市樂(lè)至縣交通運(yùn)輸局,四川 資陽(yáng) 641300）

一、交通行業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)，檔案管理工作一度被看作是養(yǎng)老職能工作。一方面檔案管理屬于文書(shū)類工作，跟機(jī)關(guān)事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)效益相關(guān)工作沒(méi)有直接關(guān)聯(lián)，不直接為機(jī)關(guān)事業(yè)單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)利益。另一方面，檔案管理工作突破性和創(chuàng)新性相對(duì)較低，崗位職責(zé)明確，工作量相對(duì)不大。所以大多數(shù)的單位對(duì)檔案管理工作都沒(méi)有充分的重視，應(yīng)付工作現(xiàn)象較普遍。

有些交通運(yùn)輸檔案在過(guò)往的管理中存在缺失或者錯(cuò)誤情況，但是由于管理不當(dāng)沒(méi)有記錄可查，難以補(bǔ)全。類似這種問(wèn)題積累起來(lái)，不便于后來(lái)的檔案管理工作，所以很多職工工作之后都以不出錯(cuò)為工作標(biāo)準(zhǔn)。交通運(yùn)輸局或者是職工個(gè)人也很少參與相關(guān)檔案管理專業(yè)培訓(xùn)。職工的專業(yè)技能不能夠與時(shí)俱進(jìn)，導(dǎo)致檔案管理工作信息化進(jìn)展緩慢。有些單位檔案管理工作責(zé)權(quán)不明，多數(shù)都是兼職，沒(méi)有專門(mén)的檔案管理人員，檔案管理只是工作中的一個(gè)添頭，無(wú)足輕重，可有可無(wú)。就算檔案管理上有差錯(cuò)也沒(méi)有相應(yīng)的處罰措施，所以檔案管理工作疏漏問(wèn)題也是當(dāng)下面臨的挑戰(zhàn)之一。

近年來(lái)，雖然交通運(yùn)輸相關(guān)部門(mén)也逐漸意識(shí)到檔案管理工作的重要性，也開(kāi)始加強(qiáng)相關(guān)工作部署，但是仍然進(jìn)展緩慢。目前交通部門(mén)的檔案管理工作仍然存在制度不健全，體系不完善，不能夠適應(yīng)新技術(shù)和社會(huì)發(fā)展需要等問(wèn)題。另外，新的檔案管理技術(shù)除了對(duì)工作人員提高了要求，對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備和通信網(wǎng)絡(luò)也有要求，但是很多單位由于對(duì)相關(guān)工作不夠重視，所以也并沒(méi)有對(duì)相關(guān)設(shè)備設(shè)施做到及時(shí)更新維護(hù)。

二、交通行業(yè)檔案管理的重要性

交通運(yùn)輸行業(yè)的檔案管理跟人事檔案管理或者其他企業(yè)發(fā)展史等檔案管理不同，它詳細(xì)記錄了交通運(yùn)輸?shù)陌l(fā)展和運(yùn)營(yíng)。交通行業(yè)的檔案不僅能夠反應(yīng)過(guò)往的交通運(yùn)輸?shù)慕?jīng)濟(jì)價(jià)值，也是交通行業(yè)總結(jié)工作和交通運(yùn)輸局工作報(bào)告的重要參考資料，是交通行業(yè)規(guī)劃部署的參考資料之一。交通行業(yè)的檔案管理并不僅僅是歷史資料保管和日常數(shù)據(jù)記錄，做好交通行業(yè)的檔案管理工作，不僅有利于提高交通行業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，還能夠助力國(guó)家交通運(yùn)輸業(yè)的規(guī)劃。

交通運(yùn)輸系統(tǒng)不同部門(mén)檔案管理工作也不完全相同，所以在工作要求和工作內(nèi)容上也有差異。對(duì)于城市交通，主要的檔案資料應(yīng)該是城市車(chē)輛運(yùn)輸、寄遞物流、車(chē)站管理、車(chē)輛維修等方面相關(guān)數(shù)據(jù)，及城市交通運(yùn)輸數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)分析。而公路交通或者公路工程等檔案管理內(nèi)容又有很大的不同。例如交通運(yùn)輸局內(nèi)公路工程質(zhì)量監(jiān)督站的檔案管理，除了一般的檔案材料之外，還需要有公路修建的設(shè)計(jì)、規(guī)劃、驗(yàn)收、和質(zhì)量監(jiān)督等相關(guān)資料，這是檢測(cè)公路建設(shè)質(zhì)量和未來(lái)公路修建項(xiàng)目參考資料依據(jù)來(lái)源之一。無(wú)論哪一種形式的交通行業(yè)檔案管理，對(duì)于國(guó)家管理交通和交通運(yùn)輸發(fā)展規(guī)劃都有重要意義。隨著交通行業(yè)的發(fā)展，交通運(yùn)輸已經(jīng)影響人們生活的方方面面，交通行業(yè)已經(jīng)關(guān)系到國(guó)計(jì)民生，影響力深遠(yuǎn)。

三、交通行業(yè)檔案管理優(yōu)化策略

（一）加強(qiáng)檔案管理工作相關(guān)培訓(xùn)

交通行業(yè)的檔案管理不只是檔案管理員的工作，也是單位管理者的重要工作之一。為了加強(qiáng)全體干部職工對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)和重要性的認(rèn)知，在單位內(nèi)部組織相關(guān)活動(dòng)，加強(qiáng)干部職工對(duì)檔案管理工作的理解支持。同時(shí)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理職工要定期開(kāi)展管理培訓(xùn)和技能培訓(xùn)，并實(shí)施相應(yīng)的考核。以人為本，從檔案的管理者開(kāi)始重視檔案管理工作。

（二）建立標(biāo)準(zhǔn)化工作制度和規(guī)章制度

交通運(yùn)輸局屬于國(guó)家行政事業(yè)單位，一般工作都是有固定流程和標(biāo)準(zhǔn)。但是由于對(duì)檔案管理重要性認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致工作沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)流程和要求，相關(guān)的規(guī)章制度也是流于形式，有的連形式都沒(méi)有。因此，交通行業(yè)的檔案管理規(guī)章制度應(yīng)該在遵循交通運(yùn)輸工作規(guī)章基礎(chǔ)上，結(jié)合檔案管理工作的特性，個(gè)性化定制符合當(dāng)下行業(yè)發(fā)展要求的工作制度。例如，對(duì)于現(xiàn)階段的電子檔案管理，從檔案錄入到檔案更新和數(shù)據(jù)維護(hù)，以及檔案調(diào)用都要有詳細(xì)的工作日志且工作責(zé)任到人。對(duì)不同門(mén)類的檔案分別管理，按年限地區(qū)等分類，便于信息查找和數(shù)據(jù)分析。每個(gè)項(xiàng)目都有完整的項(xiàng)目記錄和項(xiàng)目備案，且注意項(xiàng)目的特點(diǎn)和檔案的時(shí)效性，便于為后期工作提供有價(jià)值的參考。

（三）加速檔案管理的信息化建設(shè)

由于檔案管理工作不能夠直接為交通行業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，也不能夠直接為社會(huì)提供服務(wù)價(jià)值，導(dǎo)致管理者對(duì)相關(guān)工作的重視程度不夠，在辦公資源分配上相對(duì)較少。大數(shù)據(jù)的發(fā)展和信息技術(shù)的應(yīng)用對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，是全新的突破。因此，加速檔案管理工作的信息化建設(shè)進(jìn)程，是當(dāng)下交通行業(yè)檔案管理工作的重中之重。一方面加強(qiáng)員工信息技術(shù)培訓(xùn)，聘用技術(shù)型人才，另一方面，更新設(shè)備設(shè)施為檔案管理信息化提供相應(yīng)的辦公設(shè)備。檔案管理信息化主要是通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)信息進(jìn)行管理，因此在工作建設(shè)過(guò)程中尤其要注意信息安全防護(hù)和相關(guān)系統(tǒng)的更新維護(hù)，這些都需要交通運(yùn)輸局給予充足的資源支持。

結(jié)束語(yǔ)：交通運(yùn)輸行業(yè)的檔案管理工作的重要性不言而喻，相關(guān)部門(mén)應(yīng)逐漸引起重視，但是如何推動(dòng)新技術(shù)的快速應(yīng)用，對(duì)于當(dāng)下的檔案管理工作來(lái)說(shuō)是一個(gè)重要挑戰(zhàn)。不論是從工作內(nèi)容還是工作性質(zhì)來(lái)說(shuō)，交通行業(yè)的檔案管理都是交通部門(mén)的重要資料來(lái)源，所以保障信息安全和信息的真實(shí)全面也是相關(guān)部門(mén)和人員的重要工作內(nèi)容。