事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決策略分析

石媛楠

（秦皇島市水產(chǎn)技術(shù)推廣站，河北 秦皇島 066000）

信息化技術(shù)的到來推動了事業(yè)單位的發(fā)展，使事業(yè)單位逐漸不如信息化時代。在事業(yè)單位發(fā)展過程中如何做好相關(guān)檔案管理工作成為相關(guān)工作者追求的目標(biāo)。不過目前來看，部分企業(yè)信息遭到泄露或者流失，而加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)能夠很好的防止企業(yè)信息出現(xiàn)外漏問題，它不僅確保企業(yè)信息完成，而且一定程度上實現(xiàn)了信息化建設(shè)。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)改善了傳統(tǒng)檔案管理模式效率較低的缺陷，彌補了其中存在的不足。在實際企業(yè)發(fā)展過程中事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中仍存在較多問題，為此針對其中可能存在的問題應(yīng)展開深入研究，下文針對這一問題進(jìn)行分析。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要性

（一）創(chuàng)新檔案管理模式

傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理模式基本上以紙張為媒介，通過筆記記錄的模式對單位內(nèi)信息進(jìn)行保存，經(jīng)年累月，容易導(dǎo)致紙張泛黃亦或字跡模糊，降低檔案保存效益。信息化管理模式意味著檔案信息依托互聯(lián)網(wǎng)平臺對其進(jìn)行收集，并通過電子信息對其進(jìn)行錄入，繼而對事業(yè)單位信息進(jìn)行管理、存儲等，創(chuàng)新檔案管理模式，確保信息得以長久保存。要想提高事業(yè)單位管理的質(zhì)量就必須通過加強檔案管理信息化建設(shè)才能完成。例如工作人員可利用信息技術(shù)和計算機技術(shù)，將二者進(jìn)行融合利用，這樣既能優(yōu)化檔案內(nèi)容，還能提高檔案信息管理查詢的效率，一定程度上提高檔案管理的價值。通過對檔案管理模式的創(chuàng)新是當(dāng)代信息化發(fā)展必然趨勢，為此事業(yè)單位為確保各項事業(yè)共同發(fā)展，就一定要加強檔案管理信息化建設(shè)。

（二）提高檔案管理工作人員的查詢效率

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作的開展改變了傳統(tǒng)查閱信息的模式，檔案管理人員無需對檔案專架進(jìn)行查找，直接在電腦文件系統(tǒng)上輸入相關(guān)信息即可查找所需要的信息。在很大程度上提高了檔案管理工作人員的查詢效率。目前，整個現(xiàn)代社會處于經(jīng)濟全球化、信息化時代，信息化事業(yè)單位檔案管理系的出現(xiàn)很好地解決了傳統(tǒng)檔案管理工作人員查詢效率低等問題，并且該模式具有一定的安全性，風(fēng)險較小，可以很好地進(jìn)行檔案管理，在實際工作期間還能確保檔案管理的準(zhǔn)確性，提高了工作效率。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

（一）平臺使用率相對較低

信息化管理平臺為事業(yè)單位檔案管理信息化工作開展提供強有力的物質(zhì)保障。從當(dāng)前發(fā)展情況來看，事業(yè)單位檔案管理工作為了順應(yīng)時代發(fā)展趨勢，先后設(shè)置了事業(yè)單位檔案信息化管理平臺，但是由于工作人員在實際工作中對信息化管理平臺重視力度不足，再加之其思想觀念陳舊，依舊沿用傳統(tǒng)的檔案信息管理模式，信息化平臺形同虛設(shè)，使用效率低，與預(yù)期發(fā)展目標(biāo)相差甚遠(yuǎn)。

（二）缺乏健全完善的信息化管理機制

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作的開展離不開健全完善的信息化機制為其提供支撐，但是從目前發(fā)展情況來看，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)實施過程中缺乏健全完善的管理機制，工作人員無規(guī)則可循、無制度可依，管理體系落后，檔案管理工作無法與其他部門的工作進(jìn)行有效銜接，檔案管理工作被置于孤立狀態(tài)，比如檔案信息收集與檔案整理無法有效統(tǒng)一，缺乏協(xié)調(diào)配合性，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)水平被弱化，阻礙事業(yè)單位檔案管理信息化工作開展。

（三）檔案管理人員素質(zhì)薄弱

檔案管理人員在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中占有舉足輕重的地位，是檔案管理工作中的主體，其自身素質(zhì)關(guān)系著檔案管理工作質(zhì)量。從實際調(diào)研情況來看，部分檔案管理工作人員素質(zhì)薄弱，對信息化知識不甚了解，在實際操作過程中漏洞百出，工作人員自身技能與崗位需求不匹配，兩者之間存在一定的沖突，工作質(zhì)量大折扣。長此以往，不利于業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)穩(wěn)定持續(xù)的推進(jìn)。

（四）未充分發(fā)揮檔案作用

在實際事業(yè)單位檔案管理過程中，相關(guān)管理人員除了對檔案進(jìn)行收集、整理外，還應(yīng)該對檔案進(jìn)行保管，這些做法的結(jié)果就是為了在后期使用過程中更方面，但是就目前來看部分管理人員缺乏安敢服務(wù)意識，使得檔案不能最大程度的發(fā)揮作用。此外檔案利用方式直接決定后期使用檔案的效率，但是因檔案利用方式單一導(dǎo)致在需要進(jìn)行檔案查閱過程中不能充分發(fā)揮檔案的價值，降低了檔案的作用。

（五）信息化建設(shè)較為落后

伴隨信息化建設(shè)的出現(xiàn)，已不斷幫助了很多事業(yè)單位的發(fā)展，不過從實際情況分析，信息化手段的應(yīng)用需要很多條件，比如需要相應(yīng)的硬件設(shè)施、大量的資金投入等，但是仍存在信息化建設(shè)較為落后、相關(guān)檔案管理人員缺乏專業(yè)的知識技能導(dǎo)致在實際應(yīng)用過程不能充分發(fā)揮信息化設(shè)計的效果。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略

（一）提高事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重視力度

為有效提高事業(yè)單位檔案管理信息化平臺使用效率，需要單位負(fù)責(zé)人予以高度重視，全方位考慮，多領(lǐng)域布局，通過張貼宣傳標(biāo)語等形式于潛移默化中增強工作人員的重視力度，轉(zhuǎn)變現(xiàn)有工作人員的思想觀念。除此之外，也可以借助多媒體平臺就檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢和性能向工作人員進(jìn)行講解，推動事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案信息化平臺的使用效率，促使其經(jīng)濟效益、社會效益有機統(tǒng)一。

（二）構(gòu)建健全完善的信息化管理機制

健全完善的信息化檔案管理機制是事業(yè)單位檔案管理工作有序開展的基礎(chǔ)和前提。為保證事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)朝著規(guī)范化、系統(tǒng)化方向發(fā)展，單位負(fù)責(zé)人要派遣專家學(xué)者就本單位發(fā)展情況進(jìn)行研討，利用豐富的學(xué)識理論和豐富的工作經(jīng)驗為本單位構(gòu)建科學(xué)、合理、可操作的信息化管理體系，促使工作人員的行為在制度規(guī)則內(nèi)行使，通過科學(xué)合理的績效考核制度來激發(fā)工作人員的積極性和創(chuàng)造性，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的員工進(jìn)行獎勵，對于渙散怠慢的工作人員進(jìn)行懲罰，提高檔案管理信息化建設(shè)的有效性。除此之外，事業(yè)單位負(fù)責(zé)人也要結(jié)合本單位實際發(fā)展?fàn)顩r，制定科學(xué)合理的維護(hù)檢修制度，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員要定時定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，以保證軟硬件設(shè)備不斷更新，與時俱進(jìn)，促使信息化檔案管理平臺的社會價值、信息價值被充分挖掘，為檔案數(shù)據(jù)安全存儲和運用筑牢科技屏障。

（三）加大對檔案管理人員的培訓(xùn)力度

為有效解決事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中工作人員素質(zhì)薄弱這一問題，單位負(fù)責(zé)人要采取相應(yīng)的措施加大對工作人員的培訓(xùn)力度。借助專家講座、座談會、同行心得分享會等形式增強工作人員自身的素質(zhì)。創(chuàng)造平臺對工作人員信息化實操能力進(jìn)行培養(yǎng)，在動手實踐中提升工作人員的信息化操作能力。除此之外，工作人員也要不斷學(xué)習(xí)，借助互聯(lián)網(wǎng)平臺學(xué)習(xí)相關(guān)的信息化檔案整理工作技能，擴充自身的知識面，以豐富的理論和扎實的技能夯實自身信息化檔案管理基本功，更好地推動事業(yè)單位檔案工作建設(shè)。

（四）針對事業(yè)單位檔案管理信息化進(jìn)行整體規(guī)劃

對事業(yè)單位檔案管理進(jìn)行合理規(guī)劃要求應(yīng)結(jié)合事業(yè)單位實際情況，通過對自身特點進(jìn)行分析，能有效避免在規(guī)劃過程中出現(xiàn)意外情況發(fā)生。在整體規(guī)劃過程中要求進(jìn)行科學(xué)、合理，充分認(rèn)識要對事業(yè)單位檔案管理建設(shè)信息化的重要性，這樣可以有效提高工作效率，節(jié)約人工成本。此外，當(dāng)規(guī)劃過程中存在不合理情況發(fā)生時，需要對事業(yè)單位進(jìn)行重新規(guī)劃，否則可能會增加資金成本。

（五）做好離職交接方面的工作

做好檔案管理人員離職交接工作過程中要求應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定，在交接過程中要規(guī)范行為，確保交接內(nèi)容真實。在檔案管理管理人員交接過程中可能會出現(xiàn)很多不可控因素，例如檔案管理工作人員換崗離職，因此一定要在交接過程中確保交接內(nèi)容準(zhǔn)確，確保事業(yè)單位檔案管理工作有序地進(jìn)行。防止在后期過程中出現(xiàn)檔案管理工作無法繼續(xù)實行等問題。

（六）強化技術(shù)手段，充分應(yīng)用信息化手段

實現(xiàn)檔案資料數(shù)字化作為檔案管理信息化發(fā)展的主要優(yōu)勢，它可以應(yīng)用到檔案管理的每個階段。該過程要求事業(yè)單位可建立檔案數(shù)據(jù)庫，其作用就是方面后期更好的對于檔案進(jìn)行管理，并且在使用過程中能快速找出所需要的數(shù)據(jù)。此外事業(yè)單位為了要充分發(fā)揮信息化設(shè)施的作用就應(yīng)該強化相關(guān)技術(shù)手段，購置相關(guān)硬件設(shè)施，這樣才能更好的推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案管理工作者應(yīng)及時更新檔案庫，深入明白事業(yè)單位檔案管理的重要性。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是社會發(fā)展對其提出的新要求，在發(fā)展過程中常?？赡艽嬖谝欢ǖ膯栴}，因此應(yīng)提高事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重視力度，構(gòu)建健全完善的信息化管理機制，加大對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，多位一體，多舉措并行，全方位、立體化提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量，更好地為人民大眾服務(wù)。