工程資料在工程管理中的重要作用

于德永

（即墨區(qū)房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展服務(wù)中心，山東 青島 266200）

一、工程資料的重要性

（一）工程進(jìn)行的依據(jù)

工程資料包括前期施工環(huán)境資料的收集、各企業(yè)材料的價格和質(zhì)量、圖紙、人員安排表等。收集施工現(xiàn)場周圍環(huán)境是設(shè)計的重要依據(jù)。設(shè)計人員需要根據(jù)土壤地質(zhì)、水流和地下條件規(guī)劃具體的圖紙。各公司工業(yè)材料的價格和質(zhì)量是企業(yè)投標(biāo)的主要依據(jù)，企業(yè)需要根據(jù)這些資料采購原材料和預(yù)算資金。同時，施工過程中原材料的價格變化也是工程資料的一部分，是工程造價最終結(jié)算的重要依據(jù)。圖紙是工人在具體項目實施過程中的工作計劃，為施工方法和分工提供依據(jù)。通過圖紙研究，技術(shù)人員可以劃分區(qū)域，對工程的各個部分進(jìn)行聯(lián)合施工，提高了施工效率，縮短了工期，降低了工人的工資和費用。人員安排表主要是對工人的班次、開工時間、下班時間、節(jié)假日、加班時間等進(jìn)行具體安排，使工人能夠有條不紊地進(jìn)行施工，為工人提供具體的工作時間，減少不必要的糾紛。因此，工程資料在項目實施中起著重要的作用。為工程設(shè)計提供前期必要的資料，為投標(biāo)提供價格參考，為工人提供工作描述。如果沒有工程資料，可能會出現(xiàn)設(shè)計圖紙變更多，人員分布混亂，經(jīng)過一些施工后整體不一致的情況。因此，必須重視工程資料的收集，為項目的具體實施提供依據(jù)。

（二）強化監(jiān)管整理

其實項目信息化的過程也是一個對整個項目進(jìn)行監(jiān)管的過程。工程材料記錄了人員流動、資本輸出、材料使用、工程建設(shè)等。通過整理相關(guān)資料，監(jiān)理人員可以大致掌握工程實施情況，間接監(jiān)督工程建設(shè)，規(guī)范工作人員行為，提高工程建設(shè)速度。同時，工程資料是改進(jìn)監(jiān)理活動的基礎(chǔ)。監(jiān)管人員可以查閱相關(guān)記錄，計算實際財務(wù)狀況，并與賬戶記錄進(jìn)行比較，以了解項目。因此，工程資料可以加強工程監(jiān)理。通過工程資料加強項目監(jiān)管，可以有效控制資金流向，保證公司資金落實。如果不記錄具體環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況，可能會導(dǎo)致監(jiān)管困難甚至困難。因此，記錄具體環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況是非常重要的。

二、項目施工中工程資料存在的問題

（一）日常檔案資料管理不規(guī)范

理想情況下，在項目建設(shè)過程中，投入一定的人力物力進(jìn)行檔案管理，可以保證項目建設(shè)與檔案管理進(jìn)度同步。但在現(xiàn)實中，一些建設(shè)單位往往在工程竣工后集中人員收集整理檔案。此時不僅檔案整理困難，而且對于時間跨度大的項目，檔案不完整的問題也并不少見。在檔案與工程建設(shè)的整合和歸檔沒有有效結(jié)合的情況下，檔案的收集只滿足質(zhì)量和規(guī)范要求。經(jīng)建設(shè)單位簽字認(rèn)可后，監(jiān)理工程師不再提問。建設(shè)單位收回檔案后，只按規(guī)范整理歸檔，沒有充分發(fā)揮檔案管理的作用。因此，從管理的角度來看，目前檔案管理的規(guī)范化程度較低。

（二）工程檔案管理制度不規(guī)范

許多企業(yè)普遍認(rèn)為工程檔案管理是一項可選工作，這項工作是否有效對企業(yè)利潤的實現(xiàn)影響不大。因此，他們逐漸放棄了對這些工作的人力、物力和財力的投入。也有很多企業(yè)認(rèn)同施工過程中的檔案管理是否科學(xué)規(guī)范，對工程整體質(zhì)量影響不大，導(dǎo)致他們在管理過程中放棄了對檔案的有效管理，沒有制定有效的管理制度。同時，在工程檔案管理和監(jiān)督方面，有關(guān)部門沒有建立專門的檔案管理和監(jiān)督人員制度，建設(shè)監(jiān)理單位為施工企業(yè)提供了各種優(yōu)質(zhì)服務(wù)，幫助他們在施工過程中控制工程質(zhì)量、進(jìn)度和施工技術(shù)。因此，監(jiān)理單位在施工單位檔案管理中也應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的管理和監(jiān)督責(zé)任，確保工程檔案管理的全面性和有效性。

（三）項目檔案管理人員素質(zhì)低

工程檔案管理人員是直接參與工程檔案管理的工作者。他們的工作效率和綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)對工程檔案管理水平有很大影響，制約著檔案管理建設(shè)的發(fā)展。在當(dāng)前形勢下，我國從事工程檔案管理的員工不是經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的檔案管理人員，缺乏相應(yīng)的檔案管理技能和知識，管理人員在上崗前缺乏有效和系統(tǒng)的培訓(xùn)，不能有效執(zhí)行管理制度的規(guī)定，施工企業(yè)沒有采取有針對性的監(jiān)督方法和有效的管理措施。

三、解決方法

（一）保證工程檔案資料管理質(zhì)量

要求項目檔案管理逐級劃分，企業(yè)內(nèi)部管理人員需要統(tǒng)籌規(guī)劃，各項目單位需要對施工情況進(jìn)行嚴(yán)格記錄，并按照相關(guān)記錄規(guī)范填寫資料。比如錄音的時候一定要用黑筆，所有的表格都要按照規(guī)范來畫。涉及的照片資料不能與原件和文字綁定，需要復(fù)印后才能綁定；所有記錄的資料必須由上級領(lǐng)導(dǎo)簽字，項目領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行初步審核。如果資料有問題，需要重新記錄。資料合格的，由項目負(fù)責(zé)人提交企業(yè)檔案管理部門，檔案管理部門人員進(jìn)行二次審核。有問題的資料應(yīng)返還給項目負(fù)責(zé)人，并明確標(biāo)注錯誤內(nèi)容和修改意見，以便資料重新整合時更加方便；合格資料由企業(yè)統(tǒng)一回收，按項目類型和項目名稱進(jìn)行記錄，并及時錄入計算機，形成檔案電子索引，便于以后的信息查閱。

（二）積極建立健全建設(shè)項目檔案管理制度和體系

在新的歷史發(fā)展時期，許多工程項目單位逐漸認(rèn)識到檔案管理的重要性，開始尋求檔案管理的效率和質(zhì)量。最重要的一點是，建設(shè)項目檔案管理系統(tǒng)也已提上日程，注重提高檔案管理人員的管理意識和創(chuàng)新意識，逐步培養(yǎng)檔案管理的思維和理念，全面提高工程項目建設(shè)中資料和信息的收集、整理和歸檔。在進(jìn)行檔案管理的過程中，必須實行專職負(fù)責(zé)，實現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化和統(tǒng)一化，理順檔案管理的流程和脈絡(luò)，明確檔案管理人員的崗位職責(zé)，進(jìn)一步規(guī)范和約束檔案管理行為。同時，建設(shè)項目檔案管理人員必須努力工作，在工作中注意總結(jié)和掌握高效的工作方法，理順檔案管理流程，最大限度地實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，確保每一項檔案管理信息都能及時準(zhǔn)確地歸檔和查閱。此外，在新的歷史發(fā)展時期，要重視信息采集系統(tǒng)的建設(shè)和發(fā)展，將現(xiàn)代信息技術(shù)引入建設(shè)項目檔案管理，充分發(fā)揮其優(yōu)勢，不斷創(chuàng)新工程信息采集方法和手段，有效促進(jìn)工廠建設(shè)項目檔案管理的制度化和規(guī)范化。

（三）加強思想認(rèn)知，進(jìn)一步擴大檔案管理的范圍

各項目組和領(lǐng)導(dǎo)要增強思想認(rèn)識，深刻認(rèn)識項目檔案管理的重要性，高度重視項目檔案管理在實踐中的發(fā)展，提出要求，有效解決發(fā)展中的實際問題。同時，將項目檔案納入項目建設(shè)技術(shù)和管理程序，明確責(zé)任并落實，合理科學(xué)地配置各種資源，嚴(yán)格遵循基本準(zhǔn)則，即項目建設(shè)和檔案管理不能脫節(jié)，兩者要積極同步推進(jìn)。簡單來說，在項目建設(shè)的整個過程中，必須有檔案管理人員的參與。比如從項目開始，就要及時將相關(guān)工作材料歸檔，納入檔案管理。在這一階段的工作中，很多材料非常重要，需要及時收集、整理、審核，進(jìn)入檔案管理流程。項目建設(shè)完成后，相關(guān)文件資料應(yīng)進(jìn)入檔案管理程序，將項目檔案管理與整個項目充分整合。在此過程中，要特別重視工程建設(shè)的合同管理和監(jiān)督管理，發(fā)揮約束機制的作用。在簽訂合同的過程中，要對歸檔材料的數(shù)量和屬性有一個大致的了解，基本確定每一類合同材料的歸檔時間。在工程承包質(zhì)量保證金中，它涵蓋了與保證金相關(guān)的工程建設(shè)檔案的相關(guān)內(nèi)容。如果在歸檔過程中發(fā)現(xiàn)相關(guān)寄存信息缺失，將不會嚴(yán)格按照管理制度進(jìn)行受理和歸檔，并積極發(fā)揮檔案管理的重要作用，重點發(fā)揮監(jiān)督和規(guī)范功能。此外，項目建設(shè)檔案管理也應(yīng)納入項目建設(shè)計劃，以確保項目立項、建設(shè)、驗收和檢查之間的同步，檔案管理的重要性可以體現(xiàn)在整個項目建設(shè)過程中。

（四）提高工程檔案管理人員的能力

施工企業(yè)缺乏對檔案管理人員的全面培訓(xùn)，導(dǎo)致業(yè)務(wù)能力不足。管理能力可以從管理人員的單位層面和個人層面兩個方面提高。單位在聘用新人員負(fù)責(zé)檔案管理業(yè)務(wù)時，應(yīng)當(dāng)對管理人員進(jìn)行專業(yè)技能培訓(xùn)，增強他們對檔案管理知識的理解，幫助他們提高工作質(zhì)量。管理者在工作過程中，要不斷加強業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)和積累，不斷自學(xué)，有利于提高綜合業(yè)務(wù)能力。在學(xué)習(xí)過程中不斷總結(jié)，要及時糾正一些消極的思想，為以后提高工作質(zhì)量和效率打下基礎(chǔ)。在實際工作中，檔案管理人員應(yīng)充分結(jié)合工作的實際需要和時代發(fā)展的要求，積極取得與檔案管理相關(guān)的職業(yè)資格證書，證明自己在檔案管理行業(yè)具有相應(yīng)的能力，這也可以引起施工企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重視，促進(jìn)檔案管理的穩(wěn)步發(fā)展

結(jié)束語

隨著建設(shè)業(yè)的快速發(fā)展，施工企業(yè)也面臨著巨大的挑戰(zhàn)。企業(yè)在發(fā)展過程中要注意各環(huán)節(jié)的均衡發(fā)展。工程檔案管理在企業(yè)管理中起著重要的作用。越來越多的施工企業(yè)在管理過程中重視工程檔案的管理。他們從自身實際出發(fā)，運用科學(xué)的管理方法，構(gòu)建有效的管理體系，提高管理者的職業(yè)素質(zhì)，促進(jìn)行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展