高校檔案管理體制的變革與創(chuàng)新

焦明哲

（黑龍江省綏化市青岡縣圖書館，黑龍江 綏化 151604）

從目前高校的發(fā)展形勢(shì)來看，傳統(tǒng)的檔案管理體制已經(jīng)無法與之相適應(yīng)，結(jié)合當(dāng)前實(shí)際對(duì)原有體制進(jìn)行改革和創(chuàng)新，是今后高校實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。檔案工作是高校運(yùn)營(yíng)過程中一項(xiàng)基礎(chǔ)性的內(nèi)容，因此必須做到與時(shí)俱進(jìn)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)、利用與整合，使之更能夠與新時(shí)期社會(huì)發(fā)展背景下的高校工作體制相契合，并發(fā)揮出檔案工作的關(guān)鍵作用。

一、對(duì)當(dāng)前高校檔案管理工作現(xiàn)狀的分析

目前教育部要求對(duì)各高校每五年進(jìn)行一次教學(xué)評(píng)價(jià)，不僅促進(jìn)了各高校對(duì)自身特色的研究和發(fā)展，同時(shí)也為教育效果的提升和人才的培養(yǎng)奠定了基礎(chǔ)，高校為了能更好的滿足教學(xué)評(píng)價(jià)要求，需要對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理體制進(jìn)行創(chuàng)新和變革，采取科學(xué)合理的方式落實(shí)檔案管理相關(guān)工作，從而促進(jìn)新時(shí)期高校的平穩(wěn)發(fā)展。在現(xiàn)如今社會(huì)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的背景下，高校的建設(shè)和發(fā)展速度也在逐漸提升，對(duì)檔案管理體制的依賴性也不斷增加，以往傳統(tǒng)的學(xué)校運(yùn)營(yíng)理念已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，在檔案管理體制不斷的改革和創(chuàng)新中，高校的環(huán)境建設(shè)和人才培養(yǎng)方式都變得更加專業(yè)，在與時(shí)俱進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的推動(dòng)下實(shí)現(xiàn)了更健康的校園文化氛圍。

當(dāng)前計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的融入，使檔案管理工作得到了很大程度的完善，相關(guān)管理人員也通過了計(jì)算機(jī)相關(guān)培訓(xùn)和考試，為體制改革與創(chuàng)新提供了人才保障，推動(dòng)改革創(chuàng)新進(jìn)程的除了人力資源的增加，同時(shí)還有技術(shù)手段的進(jìn)步和普及，為高校檔案管理工作提供了更多的技術(shù)支撐。利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)相關(guān)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了對(duì)以往基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的優(yōu)化和整理，使檔案分類和排列方式更加明朗，有利于更快的規(guī)整和調(diào)取，提升了檔案信息檢索的效率。高校檔案管理體制變革與創(chuàng)新是今后發(fā)展的必然趨勢(shì)，需要人才和技術(shù)的雙向支持，同時(shí)也是高校未來發(fā)展的主要方向。

二、傳統(tǒng)高校檔案管理工作中存在的弊端

（一）思想上沒有引起足夠重視

以往傳統(tǒng)的高校檔案管理理念中，沒有對(duì)此項(xiàng)工作引起足夠的重視，在工作性質(zhì)和內(nèi)容的理解上存在著一定的誤區(qū)，高校的日常運(yùn)營(yíng)中，側(cè)重點(diǎn)主要是放在教學(xué)和科研上，檔案管理經(jīng)常被忽略，無法達(dá)到較好的質(zhì)量和效率。另外由于一些部門和領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)此項(xiàng)工作的重視程度不足，沒有足夠的人員參與到檔案管理工作中，資金和相關(guān)設(shè)施的投入也十分欠缺，儲(chǔ)存條件較差和數(shù)據(jù)資料管理不到位的情況比較普遍。

（二）管理系統(tǒng)不夠完善

以往的高校檔案管理模式，主要是以封閉式管理為主，由于系統(tǒng)上的不完善，使相關(guān)文件的管理、存儲(chǔ)和調(diào)閱都存在很大的弊端，并且這種情況在現(xiàn)如今依然普遍存在。同時(shí)管理系統(tǒng)上的不完善還體現(xiàn)在人員隨意搭配上，一些高校甚至沒有專門負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員，而是以教師兼職的形式，其專業(yè)性和工作時(shí)間都是較為缺乏的，也就無法提供更好的檔案管理服務(wù)，在學(xué)校的教育評(píng)估和人事系統(tǒng)改革等工作中更無法發(fā)揮有效作用。

（三）檔案管理服務(wù)人員不足

檔案管理服務(wù)人員的不足也是造成高校檔案管理水平和發(fā)展不成正比的主演原因之一，由于缺少專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)和人員，使目前的檔案管理體系呈現(xiàn)出嚴(yán)重的不完整性，工作效率和服務(wù)質(zhì)量都難以滿足實(shí)際需求，要想實(shí)現(xiàn)更好的生存和發(fā)展，就必須對(duì)這方面的影響加以改善，不斷進(jìn)行人才的吸納，運(yùn)用科學(xué)合理的方式對(duì)高校檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行系統(tǒng)建設(shè)。由于先進(jìn)科技和有段沒有在檔案管理中得到充分普及和運(yùn)用，高校檔案管理的信息化進(jìn)程受到了嚴(yán)重影響，無論是在建檔、查詢還是檢索上，都過于繁瑣，降低效率的同時(shí)也無法對(duì)高校人才進(jìn)行更好的培養(yǎng)。

三、對(duì)高校檔案管理體制進(jìn)行變革與創(chuàng)新的重要性以及具體措施

（一）對(duì)高校檔案體制進(jìn)行改革和創(chuàng)新的重要意義

由于傳統(tǒng)的高校檔案管理在內(nèi)容的收集上較為片面，因此對(duì)其進(jìn)行改革與創(chuàng)新是十分必要的，從目前情況來看，高校人事檔案工作中的重點(diǎn)主要是對(duì)相關(guān)資料的收集和整理，通過所采集到的資料來掌握教師和職工的思想道德特征、技術(shù)能力以及性格特點(diǎn)，但這些方面并不能對(duì)個(gè)人綜合素質(zhì)進(jìn)行充分詮釋。由于人事檔案是高校各類檔案中重要的組成部分之一，也是對(duì)教職工進(jìn)行選拔和任命的基礎(chǔ)，對(duì)高校的發(fā)展起到至關(guān)重要的作用，學(xué)校要想實(shí)現(xiàn)平穩(wěn)快速的發(fā)展，就需要有德才兼?zhèn)涞念I(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)和教師職工隊(duì)伍，可見對(duì)檔案體制進(jìn)行改革與創(chuàng)新具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。檔案管理工作的重點(diǎn)，應(yīng)當(dāng)重視教師的能力而不是學(xué)歷，在檔案中的記錄也應(yīng)當(dāng)以反映個(gè)人的實(shí)際工作能力和水平為主，檔案的收集要足夠全面，并且及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充和更新，以反映現(xiàn)如今的真實(shí)情況為主，采取客觀的方式進(jìn)行評(píng)價(jià)。

（二）創(chuàng)新與變革高校檔案管理體制的具體措施

1.強(qiáng)化對(duì)高校檔案管理工作思想上的高度重視

要想實(shí)現(xiàn)推動(dòng)高校平穩(wěn)持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)，必須從思想上對(duì)檔案管理相關(guān)工作引起足夠重視，將檔案管理工作的重點(diǎn)放在信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確采集和提供利用上，為人才的選拔和錄用奠定基礎(chǔ)，使人員價(jià)值得到充分體現(xiàn)。檔案工作是提升學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的關(guān)鍵，在高校管理中承擔(dān)著十分重要的作用，在思想上引起重視，能夠?qū)n案管理相關(guān)工作進(jìn)行加強(qiáng)，使其更具科學(xué)性和合理性，并確保檔案信息的準(zhǔn)確無誤。在認(rèn)識(shí)改革體系的不斷深入中，檔案已經(jīng)成為對(duì)教師專業(yè)和職責(zé)進(jìn)行考核的重要依據(jù)，做好檔案管理工作可以提升學(xué)校師資力量的整體水平，因此相關(guān)部門和校方都應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理工作的人力和財(cái)力投入，優(yōu)化檔案管理工作模式和環(huán)境，為檔案管理體制的創(chuàng)新和改革奠定基礎(chǔ)。

2.對(duì)高校檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行完善

完善檔案管理系統(tǒng)的前提，是改變以往傳統(tǒng)的封閉管理模式，建立規(guī)范化、開放化的管理意識(shí)，幫助學(xué)校在發(fā)展的同時(shí)，對(duì)自身檔案管理體制進(jìn)行改革和創(chuàng)新。一直以來由于檔案管理工作的不被重視，與之相關(guān)的功能沒有得到健全和完善，致使高校檔案的建立并沒有對(duì)相關(guān)人員起到有效的監(jiān)督管理作用，學(xué)校要想實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定而持續(xù)的發(fā)展，管理者應(yīng)當(dāng)端正檔案管理的態(tài)度，深刻認(rèn)識(shí)到此項(xiàng)工作的重要地位，在將其不斷完善的同時(shí)進(jìn)行正確的利用，使其作用發(fā)揮最大化。

3.強(qiáng)化檔案管理相關(guān)人才隊(duì)伍的建設(shè)

在高校檔案管理工作中，管理人才隊(duì)伍是此項(xiàng)工作重要的實(shí)施者，要想從根本上提升檔案管理工作質(zhì)量和效率，需要從培養(yǎng)和建設(shè)相關(guān)人才隊(duì)伍入手，強(qiáng)化人員的專業(yè)程度和綜合素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理體制的深度變革與創(chuàng)新，從而使檔案信息得到有效利用。要想實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理隊(duì)伍的科學(xué)建立，首先應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際工作情況，對(duì)人員配置數(shù)量進(jìn)行合理確定，實(shí)現(xiàn)工作量和人數(shù)上的平衡，并對(duì)人員崗位結(jié)構(gòu)進(jìn)行精細(xì)化調(diào)整。其次高校應(yīng)當(dāng)充分結(jié)合新時(shí)代背景下的檔案管理需求，提升檔案管理人員的創(chuàng)新能力和意識(shí)，以期不被時(shí)代潮流所淘汰。另外，還要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期的考核與培訓(xùn)，并對(duì)現(xiàn)代化裝備設(shè)施與技術(shù)進(jìn)行補(bǔ)充，提成檔案管理信息化建設(shè)水平，并充分調(diào)動(dòng)相關(guān)人員工作積極性。同時(shí)還要重視對(duì)相關(guān)人員現(xiàn)代化設(shè)備操作技術(shù)能力的培訓(xùn)，在提升專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)的同時(shí)，提升檔案管理工作效率，推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程不斷加快。

結(jié)語：規(guī)范化的高校檔案管理體制，有利于學(xué)校更好的建設(shè)與發(fā)展，在新時(shí)期全國(guó)檔案事業(yè)全面發(fā)展的背景下，高校檔案管理工作必須緊隨時(shí)代潮流，將以往傳統(tǒng)的糟粕去除，利用對(duì)現(xiàn)行體制的創(chuàng)新和變革，推動(dòng)檔案事業(yè)的發(fā)展，提升檔案資源共享和利用的程度，運(yùn)用科學(xué)的管理模式，提升此項(xiàng)工作的重視程度，不斷提升管理人員隊(duì)伍綜合素質(zhì)，為高校檔案管理工作的健康發(fā)展奠定基礎(chǔ)。