“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化路徑探究

趙慧

（山東省單縣商貿(mào)服務(wù)中心，山東 菏澤 274300）

隨著包含互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在內(nèi)的各類信息技術(shù)獲得了日新月異的發(fā)展，我們進(jìn)入到“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，在此時代下各個行業(yè)都嘗試在日常工作中融入互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等信息技術(shù)，以使自身各項管理工作得到優(yōu)化，其中就包含了事業(yè)單位內(nèi)的檔案管理工作。檔案管理與“互聯(lián)網(wǎng)+”碰撞融合，既有助于顯著提升事業(yè)單位的檔案管理工作效率及質(zhì)量，又有利于檔案利用率的提升，從而促使事業(yè)單位能為人民及社會提供更為良好的服務(wù)。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代事業(yè)單位檔案管理的實際需求

（一）建成高水平檔案信息化管理體系

現(xiàn)如今，檔案管理中互聯(lián)網(wǎng)相關(guān)科技成果的最重要體現(xiàn)，便是信息化管理體系的構(gòu)建。具體而言，即采用電子存儲的方式替代紙質(zhì)檔案，然后借助多種信息技術(shù)，完成電子檔案的調(diào)用及管理。各種現(xiàn)代技術(shù)在此過程中，以具體的設(shè)備和程序的形式進(jìn)行展現(xiàn)，逐步完成互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理體系的建立。同時，集中管理、統(tǒng)一指揮和分布廣泛，均為事業(yè)單位的顯著特點(diǎn)，在推進(jìn)檔案信息化管理中，事業(yè)單位積極發(fā)力，有助于推動我國“互聯(lián)網(wǎng)+”的良性發(fā)展[1]?？傊咚綑n案信息化管理體系的建成，對于減少人員工作量，整合及使用檔案資料均有著很大裨益。

（二）管理模式個性化

檔案管理工作的一個重要發(fā)展方向，便是個性化管理模式，其主要體現(xiàn)在辦事調(diào)用的多樣及管理工作的足夠靈活。首先，事業(yè)單位檔案管理業(yè)務(wù)，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下的類別變多，需要整合和調(diào)用的內(nèi)容，不再局限于財務(wù)檔案、人事檔案，還會涉及到數(shù)據(jù)檔案、科技檔案。同時也不再只通過人員與時間，劃分檔案管理門類，還需包含運(yùn)用信息化管理系統(tǒng)，結(jié)合所需數(shù)據(jù)或是管理人員的個性化要求，竭力實現(xiàn)諸多功能，如數(shù)據(jù)的總結(jié)統(tǒng)計與細(xì)粒度篩選檔案等。其次，在進(jìn)行對外服務(wù)提供，或是內(nèi)部檔案調(diào)用的時候，借助信息化檔案調(diào)用系統(tǒng)，能夠通過多樣方式，使不同服務(wù)需求得以良好滿足，如微信軟件小程序、網(wǎng)上辦事系統(tǒng)及現(xiàn)場自助設(shè)備等[2]。同時，可以結(jié)合客戶端權(quán)限和檔案的具體請求情況，提供個性化的電子檔案使用及查閱服務(wù)，讓相關(guān)人員能夠通過遠(yuǎn)程的方式，進(jìn)行非涉密檔案資料的調(diào)用，如此一來既優(yōu)化了調(diào)用的方式及流程，又為全方位業(yè)務(wù)體系的改進(jìn)形成了有效促進(jìn)。

（三）確保檔案數(shù)據(jù)充分安全

確保數(shù)據(jù)資料的安全、可靠，是檔案管理的一個重要問題。大部分事業(yè)單位都有一些保密檔案。誠然在“互聯(lián)網(wǎng)+”下，在信息化系統(tǒng)的幫助下，檔案管理更為便捷，取得了更為顯著的管理效率，但也隨之加大了檔案信息外泄的可能。所以，單位在重視信息化檔案體系的建立時，也要注重涉密數(shù)據(jù)保護(hù)意識的不斷加強(qiáng)。針對保密檔案，盡量不上網(wǎng)或進(jìn)行內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)管理，同時做好系統(tǒng)安全建設(shè)，以使黑客入侵行為得以良好遏制。此外，檔案若與外部網(wǎng)絡(luò)相鏈接，要采用精細(xì)化管理，利用先進(jìn)技術(shù)完成安全網(wǎng)的構(gòu)建，比如借助區(qū)塊鏈技術(shù)加密數(shù)據(jù)，堅持做到精準(zhǔn)管理，不留漏洞，有效提高檔案信息數(shù)據(jù)的安全性。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)存的主要問題

（一）信息資源利用率偏低

對于事業(yè)單位的發(fā)展而言，檔案信息發(fā)揮著不容忽視的作用，它是確保事業(yè)單位效益穩(wěn)步提升的要素之一。這是因為事業(yè)單位在制定決策、計劃時，能從檔案信息中提煉出具有參考價值的信息，從而保證決策、計劃的科學(xué)性。然而，現(xiàn)實中不少事業(yè)單位都較少深入探究檔案資料的使用價值，更重視檔案資料的收集、保管及分類，“輕用重存”的問題在我國事業(yè)單位檔案管理中存在普遍性[3]。

（二）檔案信息泄露風(fēng)險較高

誠然，信息化檔案管理為事業(yè)單位發(fā)展提供了新的思路，但也帶來了一些新風(fēng)險。例如，信息化管理方式相較于傳統(tǒng)管理方式，更易出現(xiàn)人員信息資料泄露的情況，這既可能會損害到單位的經(jīng)濟(jì)效益，又可能威脅到國家的安全。并且，對于如何有效開展檔案安全管理工作，一些事業(yè)單位給出的指導(dǎo)缺乏規(guī)范性，進(jìn)而致使時常出現(xiàn)電子信息資料被盜用的情況，如此一來，既可能給單位帶來經(jīng)濟(jì)上的損失，又會阻礙其他工作的有序開展。此外，人員缺乏信息安全知識的情況，在事業(yè)單位較為普遍，這就加大了相關(guān)人員被不法分子所蒙蔽的概率，進(jìn)而給單位的長遠(yuǎn)發(fā)展帶來不利影響。

（三）缺乏專業(yè)檔案管理人員

當(dāng)前，不論是一般企業(yè)或是事業(yè)單位，很多檔案管理人員都為人事兼職，并非科班出身，多職位都由一人擔(dān)任。這部分人員缺乏實踐經(jīng)驗，所掌握的檔案管理相關(guān)技術(shù)較少，且時常會在展開檔案管理工作時，生搬硬套其他部門的業(yè)務(wù)運(yùn)行方式，從而導(dǎo)致業(yè)務(wù)發(fā)展慢、效率不高的情況出現(xiàn)。此外，不重視培養(yǎng)現(xiàn)有的檔案業(yè)務(wù)人員，造成人員隊伍專業(yè)水平不足。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下事業(yè)檔案管理工作的優(yōu)化路徑

（一）持續(xù)優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)，提高歸檔質(zhì)量

伴隨信息技術(shù)的日益發(fā)展完善，大數(shù)據(jù)、云計算與種種社交媒體，不斷被應(yīng)用到我們?nèi)粘Ｉ?、生產(chǎn)之中，在此背景下檔案管理所面臨的環(huán)境，也愈加復(fù)雜。因此，怎樣良好保證網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的歸檔質(zhì)量，是事業(yè)單位日常開展檔案管理工作時，所不能逃避的一個嚴(yán)峻問題。對此，事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)注重與時俱進(jìn)，時刻緊跟互聯(lián)網(wǎng)+的發(fā)展，立足檔案管理、新媒體及用戶，對網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)做高效利用，逐漸完成事業(yè)單位歸檔創(chuàng)新模式的構(gòu)建[4]。采用此種方式穩(wěn)步提升歸檔質(zhì)量。簡單來講，檔案管理人員注重對新媒體的靈活運(yùn)用，在獲取及分析了網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)之后，要注意精準(zhǔn)把握網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)應(yīng)用特征及用戶網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的下載行為，據(jù)此批量歸檔檔案。

（二）建立檔案信息體系，促使信息共享

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下，要想高效開發(fā)與利用單位檔案資源信息，確保單位系統(tǒng)之間能夠溝通順暢，高效共享檔案信息資源，就需完成高效信息管理體系的劍來，從而推動事業(yè)單位檔案管理工作水平的穩(wěn)步提升。具體而言，一方面要根據(jù)單位檔案信息資源展開細(xì)致整理與分類，再基于此前提，優(yōu)化完善單位檔案管理信息資源庫，進(jìn)而能夠提供更為良好的檔案信息服務(wù)。另一方面，檔案管理工作的實際開展過程中，針對檔案資源的采集與管理，要實現(xiàn)電子化，同時對各種先進(jìn)信息工具進(jìn)行充分利用，高效處理檔案信息資源。同時，結(jié)合自身檔案信息資源庫，事業(yè)單位應(yīng)積極和相關(guān)單位展開連接，進(jìn)而實現(xiàn)檔案信息資源的良好共享。如此一來，既可以有效提高檔案管理人員的工作效率，又有助于良好控制檔案工作所需的費(fèi)用，實現(xiàn)檔案管理工作實效性的顯著提升。

（三）注重營造信息化環(huán)境，保證信息安全

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下，事業(yè)單位應(yīng)從多個方面，來穩(wěn)步推進(jìn)信息的保密工作，做好檔案管理信息化安全工作，如規(guī)章制度和系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境等。比如，在互聯(lián)網(wǎng)不斷普及的北極下，在傳播和共享信息的時候，所表現(xiàn)的開放性較強(qiáng)，這也進(jìn)一步加大了日常檔案管理中保密工作的難度。針對此情況，為了提高檔案管理信息保密工作的成效，建議做好如下幾點(diǎn)：第一，建立健全單位內(nèi)部管理體制，嚴(yán)格管理檔案管理人員。第二，不斷強(qiáng)化信息系統(tǒng)安全，設(shè)置檔案管理系統(tǒng)的訪問權(quán)限，這樣能夠良好防止不法分子的入侵，保證檔案信息不被盜用、篡改或銷毀，促使信息化檔案管理安全性的提升。第三，積極應(yīng)用防火墻技術(shù)，依托這項技術(shù)可以建立起自身網(wǎng)絡(luò)和其他網(wǎng)絡(luò)之間的“屏障”，使自身想要保護(hù)的網(wǎng)絡(luò)不被其他網(wǎng)絡(luò)隨意訪問[5]。同時，事業(yè)單位能夠依托這項技術(shù)，來設(shè)置檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對其他網(wǎng)站訪問的有效控制。第四，做好病毒防護(hù)。一旦遭遇病毒攻擊，就會很大程度破壞檔案管理系統(tǒng)，導(dǎo)致系統(tǒng)操作受限、癱瘓，以及信息被泄露等，尤其是伴隨計算機(jī)技術(shù)的日益發(fā)展，病毒的種類也越來越多，對此應(yīng)做好防毒軟件的安裝及定期更新。

（四）加強(qiáng)專業(yè)人才的引進(jìn)，搭建人才隊伍

事業(yè)單位各項改革措施的執(zhí)行及落實，都不來人才的支撐。并且，當(dāng)前國內(nèi)很多企業(yè)之間所展開的競爭，歸根結(jié)底就是人才層面的競爭。因此，事業(yè)單位要想跟上“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的發(fā)展步伐，良好優(yōu)化檔案管理工作，在保證充足的資金支持、先進(jìn)的技術(shù)支撐下，也不能缺失專業(yè)的人才隊伍發(fā)力。因此，事業(yè)單位可通過如下幾點(diǎn)措施，實現(xiàn)自身人才隊伍的搭建。第一，在條件允許的情況下，事業(yè)單位要注重外部專業(yè)人才的引進(jìn)，進(jìn)一步優(yōu)化現(xiàn)有的檔案管理人員隊伍。第二，單位要重視定期開展相關(guān)的檔案知識及技能培訓(xùn)，不斷提高現(xiàn)有檔案管理人員的專業(yè)水平。同時，在注重知識和技能培訓(xùn)的時候，也要注重培養(yǎng)檔案管理人員的道德素養(yǎng)，使之能夠在日常工作中形成一種使命感和榮譽(yù)感，能夠真正為自身工作盡職盡責(zé)。此外，在培訓(xùn)內(nèi)容中還應(yīng)納入現(xiàn)代信息技術(shù)的相關(guān)培訓(xùn)，對此可采用新老員工分組配合的方式，讓新員工的“創(chuàng)新”和老員工的“經(jīng)驗”良好融合，通過互相幫助、互相學(xué)習(xí)，保證每個檔案管理人員能對現(xiàn)代信息技術(shù)做靈活運(yùn)用，能夠自如應(yīng)對工作上出現(xiàn)的一些問題。第三，為了使檔案人員的工作熱情得到有效激發(fā)，單位應(yīng)注重檔案管理考核制度的建立及完善，對檔案管理人員的日常工作進(jìn)行定期考核，并靈活應(yīng)用正面激勵的作用，針對日常績效、月度考核及年度考核成績突出的員工，在予以適當(dāng)物質(zhì)獎勵的同時，也可提供更多晉升機(jī)會，從而能夠更大程度發(fā)揮出員工的工作主動性、積極性，確保檔案管理工作高效開展。

結(jié)語

總之，伴隨社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，以及科學(xué)技術(shù)的日新月異，互聯(lián)網(wǎng)已與我們的日常生活、工作及學(xué)習(xí)，形成了不可分割的聯(lián)系，其帶給了國內(nèi)眾多行業(yè)實現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展的路徑。就事業(yè)單位來講，跟上“互聯(lián)網(wǎng)+”的發(fā)展浪潮，能讓檔案管理工作以更高效化、科學(xué)化的姿態(tài)邁向未來，促進(jìn)單位可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)的實現(xiàn)。但客觀而言，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下事業(yè)單位檔案管理，還存在著諸多問題和不足，但只要我們能夠始終認(rèn)清現(xiàn)狀，深入分析各種問題，就能夠及時找出解決問題的方法、措施，從而將檔案信息資源的作用最大程度發(fā)揮出來，實現(xiàn)單位檔案管理水平的全面提升，從而提供給單位其他各項工作的開展有效依據(jù)，實現(xiàn)單位的良好發(fā)展。