當前檔案機構(gòu)改革若干問題探討

白潔 邰喆

（通遼市地方病防治站，內(nèi)蒙古 通遼 028000）

創(chuàng)新發(fā)展理念是前提，檔案工作人員要充分利用好機遇，即國家環(huán)境向好、信息技術(shù)迭代發(fā)展、檔案法規(guī)體系愈加完善、局館分設(shè)等，同時也要關(guān)注發(fā)展過程中面臨的挑戰(zhàn)，即頂層設(shè)計與落地實施有效銜接、檔案法規(guī)體系進一步完善、局館高度協(xié)同以及信息技術(shù)縱深應用等，不斷優(yōu)化工作模式，關(guān)注檔案工作精細化程度和智能化程度的提升，打造出更加符合時代發(fā)展需求的檔案工作品牌。

一、檔案機構(gòu)改革概述

檔案機構(gòu)改革邁出第一步的時間為2018年3 月21 日，可追溯至中共中央印發(fā)的《深化黨和國家機構(gòu)改革方案》，其中強調(diào)檔案機構(gòu)改革要以國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化為導向，以推進黨和國家機構(gòu)職能優(yōu)化協(xié)同高效為著力點，通過科學改革，對職能配置實現(xiàn)針對性優(yōu)化。檔案機構(gòu)改革體現(xiàn)為“一個改變”和“兩個不變”?！耙粋€改變”指檔案局館分開設(shè)置，自2018年3 月21 日起，檔案機構(gòu)改革工作逐步推開，截至2018年12 月，我國大部分地區(qū)檔案局實現(xiàn)了職能優(yōu)化配置，即檔案行政管理部門承擔檔案行政管理職能，開展頂層設(shè)計、檔案執(zhí)法、檔案宣傳教育等工作。綜合檔案館行使檔案收集、管理和開發(fā)利用職能，主要包括利用檔案資源進行愛國主義教育、公開檔案信息等?！皟蓚€不變”指檔案工作管理體制不變、檔案工作職責使命不變。面對檔案機構(gòu)改革形勢，檔案工作人員要明確局館職責，各司其職，充分履行好各項職能[1]。

二、新時期檔案館檔案管理工作面臨的新挑戰(zhàn)

（一）檔案信息資源建設(shè)面臨的挑戰(zhàn)

檔案館在推進檔案信息化建設(shè)過程中應將檔案信息資源建設(shè)作為重要方面加以有效落實。但從當前看，部分檔案館對于檔案信息資源建設(shè)還存在重視程度不足問題，特別是部分檔案館的主要領(lǐng)導受到傳統(tǒng)思想的束縛，認為檔案館工作應以檔案信息資源的保管和利用為主，對于檔案信息資源開發(fā)的重視程度不足，導致檔案館的檔案信息工作僅局限在檔案資源管理方面，忽略了對檔案信息化建設(shè)以及檔案工作信息技術(shù)管理。

（二）部分檔案業(yè)務流程不夠規(guī)范

當前我國檔案館檔案業(yè)務流程整體較為規(guī)范，但仍有部分業(yè)務流程不夠規(guī)范，主要集中于電子檔案業(yè)務流程規(guī)范性不足。有的檔案館并未建立和收集電子檔案，即使有的建立了電子檔案流程管理，但本質(zhì)上依然是實物檔案的業(yè)務管理流程，并未實現(xiàn)與元數(shù)據(jù)的無縫銜接。隨著我國互聯(lián)網(wǎng)+技術(shù)的不斷發(fā)展和完善，2018年國家檔案管理規(guī)定中明確指出將業(yè)務、電子郵件、網(wǎng)頁信息及相關(guān)社交媒體均納入機關(guān)檔案管理范疇，然而此類檔案中存在大量的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，且數(shù)據(jù)來源相對分散，所涉主體較為復雜[2]。

（三）檔案精準服務面臨的挑戰(zhàn)

當前，隨著經(jīng)濟社會不斷發(fā)展，廣大人民群眾對檔案服務也提出了更高要求，檔案館在精準服務方面應大膽改革創(chuàng)新。但從當前看，部分檔案館在檔案精準服務過程中仍然屬于被動導向模式。檔案館并沒有樹立“以用戶為中心”的檔案思想，在檔案服務過程中更多是面向多數(shù)大眾的一般性服務，并沒有對用戶信息和需求進行深入挖掘和整合，也沒有了解當前廣大人民群眾對于檔案館信息資源建設(shè)的實際需要，對于廣大人民群眾檔案信息需求動向掌握得不夠全面，難以實現(xiàn)檔案信息資源開發(fā)與用戶需求的有效銜接，在一定程度上影響了檔案館檔案信息服務質(zhì)量。

三、當前檔案機構(gòu)改革后檔案管理工作策略

（一）進一步完善檔案法律法規(guī)

依法治國是黨和國家治國理政的基本方略，而《檔案法》是目前唯一一部與檔案相關(guān)的全國性法律。從地方行政法規(guī)的內(nèi)容來看，重復性的章程較多，覆蓋范圍不廣，缺乏一定的可操作性，也不能很好地突出地方特色。在后續(xù)法律空白的情況下，僅僅依靠《檔案法》和地方行政法規(guī)已不能應對復雜的檔案管理工作。尤其機構(gòu)改革后，檔案行政執(zhí)法和檔案業(yè)務工作中難免會迎來新局面，面對新問題。若要徹底解決遇到的問題，將檔案事業(yè)持續(xù)向好的局面發(fā)展下去，勢必要將好的經(jīng)驗和需要解決的問題及時納入法制的框架內(nèi)，進一步推動建立和完善檔案行政執(zhí)法責任體系，不斷加大檔案行政執(zhí)法監(jiān)督力度，確保檔案的立法和修訂能不斷適應檔案事業(yè)發(fā)展的新形勢和新要求。

（二）加大檔案工作宣傳力度，樹立共享意識

首先，各級檔案部門要牢固樹立并積極踐行“創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開放、共享”五大發(fā)展理念，主動把檔案事業(yè)融入“四個全面”戰(zhàn)略布局和“五位一體”總體布局當中，強化頂層設(shè)計，加強高位謀劃，加大宣傳力度，以改變一些領(lǐng)導對檔案工作重視不夠的現(xiàn)狀；其次，要注重對專兼職檔案人員的教育培訓，提升檔案職業(yè)能力和水平，要通過建立檔案工作人才庫、舉辦檔案工作研修班、開展檔案知識在線教育等途徑，加強對從業(yè)人員教育培訓的規(guī)劃管理與監(jiān)督指導，使其能夠適應新形勢下的素質(zhì)要求，提高其創(chuàng)新開展工作的能力。

（三）強化信息化建設(shè)，努力在加速檔案工作轉(zhuǎn)型發(fā)展

上有新作為。繼續(xù)推進各級國家綜合檔案館館藏永久檔案數(shù)字化工作，推進電子文件歸檔與電子檔案單套管理，完善電子檔案移交與接收管理制度，提升檔案館電子檔案接收能力。加速數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，鼓勵條件具備的國家綜合檔案館、機關(guān)檔案室參加國家級數(shù)字檔案館測試和數(shù)字檔案室評價，推進企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)。根據(jù)國家檔案局試點工作要求及統(tǒng)一部署，推進省檔案館電子檔案長期安全保管試點工作。完成省農(nóng)業(yè)農(nóng)村廳電子文件歸檔與電子檔案管理試點建設(shè)，形成可復制的經(jīng)驗在省直單位推廣。拓寬各類社交媒體檔案利用渠道，擴大數(shù)字檔案資源共享和惠民范圍[3]。

（四）檔案館工作規(guī)則應注重一體化建設(shè)

檔案館工作是一項復雜的系統(tǒng)工作，檔案館工作規(guī)則作為指引各項工作開展的重要依據(jù)，應與檔案管理工作相契合并注重一體化建設(shè)。檔案館工作規(guī)則要將標準規(guī)范作為建設(shè)重點，要將紙質(zhì)檔案與電子檔案進行區(qū)分，形成兩套業(yè)務標準與技術(shù)規(guī)范，切實提升檔案館檔案管理工作的水平和能力。特別是在檔案信息化建設(shè)過程中要注重業(yè)務標準、技術(shù)標準、管理標準和評估標準制定的相關(guān)要求，確保檔案館所制定的各項標準和規(guī)范符合國家的相關(guān)要求，也切合檔案館工作實際，形成一體化的管理模式。

（五）流程優(yōu)化，準確識別檔案核心業(yè)務

檔案館業(yè)務流程優(yōu)化及創(chuàng)新本身是個系統(tǒng)化的復雜工程，整個過程需盡可能控制成本，在數(shù)量眾多的業(yè)務流程當中準確找出可切實提升組織性的核心業(yè)務流程，并在此基礎(chǔ)上進行業(yè)務流程優(yōu)化及創(chuàng)新。整個優(yōu)化及創(chuàng)新操作的重點需集中于檔案業(yè)務的前段控制層面，切實做好前期的歸檔規(guī)劃，如設(shè)定好所需歸檔的范圍、著錄項及各環(huán)節(jié)質(zhì)量標準、數(shù)據(jù)采集范圍等。在規(guī)劃文件形成之初，嚴格依照所設(shè)定程序來執(zhí)行相應的規(guī)范管理，這樣檔案的分類、管理、著錄等操作均將通過系統(tǒng)實現(xiàn)自動完成。整個業(yè)務流程由以往人工操作為主、計算機技術(shù)為輔轉(zhuǎn)變?yōu)橛嬎銠C技術(shù)為主、人工操作為輔的智能化運行模式，由此產(chǎn)生的檔案管理效率必將大幅度攀升，最終實現(xiàn)檔案文件歸檔即可入館為用戶提供便捷利用服務效果。

（六）主動適應改革，改變傳統(tǒng)工作模式和習慣

機構(gòu)改革后，地方檔案局館要主動適應改革，改變長期以來局館合一的工作模式和思維慣性，檔案行政管理部門今后應以依法行政、依法治檔、依法監(jiān)督、提升檔案事業(yè)治理能力和現(xiàn)代化水平為總體目標，站在如何更好地推動檔案事業(yè)整體發(fā)展的角度，圍繞檔案立法、頂層設(shè)計、行政執(zhí)法、行政監(jiān)督指導、宣傳教育等方面開展工作，主要發(fā)揮宏觀統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和檔案行政監(jiān)管的作用，綜合檔案館應思考作為文化事業(yè)單位，如何擯棄行政化，更好地發(fā)揮“五位一體”功能，突出公共性、服務性和開放性，提升專業(yè)化服務水平。檔案學會應進一步克服行政化傾向，逐步承擔更多的檔案社會化服務內(nèi)容[4]。

（七）局館合作的協(xié)同性與高效性

1.堅持“黨管檔案原則”。新時期的方案工作，強調(diào)依法而治，突出“黨管檔案工作”基本原則，政府對檔案工作起到統(tǒng)一領(lǐng)導作用，基于此，局館合作方面，要進一步強調(diào)“黨管檔案工作”這一基本原則，按規(guī)定進行分級領(lǐng)導，明確局館具體職責，推動工作有效落實。在當前和未來的檔案管理工作中，工作人員都要注重推行和不斷完善“從中央到地方、從檔案形成部門到檔案管理、監(jiān)督部門的完備”的國家檔案治理體系。檔案行政部門要加強行政協(xié)調(diào)管理，實現(xiàn)統(tǒng)籌抓，共促進。

2.以改變促發(fā)展。局館合一的管理模式已經(jīng)不能適應新時代的方案管理工作需要，從局館機構(gòu)改革后，二者的關(guān)系出現(xiàn)了變化，職能也在一定程度上出現(xiàn)變化。檔案局館面臨這一發(fā)展形勢，還沒有完全適應局館分離的工作模式。為進一步提升局館協(xié)同性與高效性，檔案工作人員應進一步圍繞“依法行政、依法治檔、依法監(jiān)督”三個核心，從現(xiàn)代化建設(shè)角度出發(fā)，再次明確局館職責，形成二者協(xié)同并進的良好局面。

（八）推動多元化檔案管理服務

檔案數(shù)據(jù)管理創(chuàng)新是提高檔案管理服務效率的基礎(chǔ)。在“互聯(lián)網(wǎng)+”的背景下，檔案管理需要運用網(wǎng)絡(luò)思維模式，在進行資源數(shù)據(jù)的管理中引入大數(shù)據(jù)管理理念，以及進行權(quán)限范圍內(nèi)的資源共享等。在進行檔案管理中需要對資源等進行辨別和分析，目的是促進在檔案數(shù)據(jù)等方面的真實性和全面性。在大數(shù)據(jù)運用的背景下，需要對檔案等做好定性和解釋說明，在檔案管理中需要借助大數(shù)據(jù)等進行知識的挖掘和分析，運用科學的技術(shù)方法促進檔案管理服務等方面的效率提升。在服務質(zhì)量上，可以根據(jù)服務標準等確立檔案的發(fā)掘知識，借助科學技術(shù)方法等促進檔案管理的效率提升。在檔案服務質(zhì)量方面進行精準性匹配管理，通過用戶大數(shù)據(jù)的分析，形成在服務方法和服務模式方面的精準性匹配。在檔案多元化服務過程中主要是從適用目的、路徑和服務的內(nèi)容等方面進行論證。在進行檔案管理服務的過程中需要建構(gòu)獎懲機制，通過責任的劃分，加大檔案服務效率。在檔案管理體系的建構(gòu)中需要梳理定期管理，優(yōu)化治理措施等方面的管控等。

（九）提升檔案管理團隊的整體素質(zhì)

企業(yè)要提升檔案管理團隊的整體素質(zhì)，當前眾多企業(yè)中缺少專業(yè)的檔案管理工作人員，人員配置的失衡也是影響檔案管理的重要因素，檔案管理人員的專業(yè)能力、素質(zhì)、經(jīng)驗、技能都在一定程度上影響檔案管理的效率。企業(yè)在選擇檔案管理人員時，要根據(jù)企業(yè)的實際情況選擇，要考察上崗人員的工作能力，也要考察工作人員對檔案管理工作的態(tài)度，是否認真對待此項工作，是否具有專業(yè)的知識支撐。另外，針對不同的工作人員要采取不同的培訓內(nèi)容，根據(jù)工作人員的實際情況，制定不同的培訓內(nèi)容，提高檔案管理人員的質(zhì)量。

結(jié)語：面對新的發(fā)展形勢，我國檔案工作人員也在不斷艱辛探索，推行了新檔案法，進行檔案機構(gòu)改革，并強調(diào)圍繞信息技術(shù)發(fā)展更加完備的電子檔案。但是面對時代提出的轉(zhuǎn)型發(fā)展要求，檔案工作人員則要進一步立足本職、更新思路、走好當下檔案管理之路，鋪墊好未來檔案工作之可持續(xù)發(fā)展根基。