淺議如何做好新時期檔案管理工作

李家旺

（福建省屏南縣公安局文職人員服務(wù)中心，福建 屏南 352300）

加強(qiáng)并做好新時代檔案的管理工作，其不僅能夠推動檔案管理模式的創(chuàng)新和發(fā)展，提升檔案館的服務(wù)能力，同時還可以保證檔案管理工作始終朝著正確的方向進(jìn)行，有效避免檔案管理工作執(zhí)行和落實(shí)不到位的情況出現(xiàn)。然而，從現(xiàn)階段檔案管理工作開展的情況來看，工作期間還是有頗多問題的存在。究其原因，一方面是因?yàn)椴糠謾n案管理機(jī)構(gòu)的組織構(gòu)成不合理。而造成這種情況的出現(xiàn)，其根本原因在于多數(shù)檔案管理機(jī)構(gòu)缺乏總體上的規(guī)劃，尤其和其他部門之間的交流聯(lián)系比較欠缺，各個部門之間的銜接不夠緊密，導(dǎo)致檔案材料在搜集和整理的過程中會經(jīng)常性地出現(xiàn)檔案材料的遺漏和缺失，其一定程度上影響了檔案管理工作開展的質(zhì)量。另一方面，則是檔案管理的手段也存在明顯的滯后性，尤其是部分檔案管理機(jī)構(gòu)忽視了現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理當(dāng)中所發(fā)揮的作用，沒有巧妙地借助現(xiàn)代信息化手段來創(chuàng)新和優(yōu)化檔案管理的模式，導(dǎo)致檔案管理工作的開展越來越難以滿足社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)的現(xiàn)實(shí)需求。為了改變這一狀況，本文從五個方面來展開詳細(xì)的闡述和說明。

一、投入更多資金，加強(qiáng)并做好檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)工作

檔案管理是一項(xiàng)長期堅(jiān)持的工作，隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及人民對檔案管理重視程度的日益提升，加強(qiáng)并做好檔案管理的基礎(chǔ)化建設(shè)工作逐漸被提上日程，黨和國家也投入了大量的資金來用于檔案管理的基礎(chǔ)化建設(shè)，以期對一些基礎(chǔ)性檔案管理設(shè)備和設(shè)施予以完善和補(bǔ)充。然而，受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響和桎梏，僅有少數(shù)檔案管理機(jī)構(gòu)更新了檔案管理的技術(shù)，投入了更多的資金用于檔案管理的基礎(chǔ)性建設(shè)。毫無疑問，基礎(chǔ)性建設(shè)上的不足，導(dǎo)致檔案管理工作的開展難以滿足當(dāng)前社會對于檔案管理的需要。面對此種情況，需要關(guān)注和重視檔案管理的基礎(chǔ)化建設(shè)，并將更多的資金用于檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)中去。

舉例來說，在展開新時期的檔案管理工作期間，一方面，需要從檔案管理體系的變革入手，構(gòu)建一個較為合理的檔案管理組織領(lǐng)導(dǎo)體系。在此期間，不僅需要加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)、檢查和考核，不斷提高檔案管理工作水平。同時還需要將各個檔案管理部門進(jìn)行統(tǒng)一化管理，盡量減少中間環(huán)節(jié)，從而在節(jié)約人力、物力成本的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的最優(yōu)化。另一方面，則需要切實(shí)加強(qiáng)檔案管理的基礎(chǔ)化建設(shè)。在此期間，不僅需要從檔案管理的資金投入入手，擴(kuò)大檔案管理的面積，優(yōu)化檔案管理室的環(huán)境，增加檔案管理人員的福利待遇等，同時還需要定期對一些落后、出現(xiàn)故障的檔案管理設(shè)備進(jìn)行維修和更換，進(jìn)而保證檔案管理室內(nèi)的基礎(chǔ)設(shè)備始終能夠正常的運(yùn)行。此外，為了讓檔案管理工作的開展更具效果，還需要檔案管理人員切實(shí)做好對以往紙質(zhì)檔案材料的整理歸納和保存工作，在確保紙質(zhì)檔案信息搜集和錄入的準(zhǔn)確性基礎(chǔ)上，將其進(jìn)行信息化的處理，以此來避免或者降低檔案管理工作人員進(jìn)行檔案信息錄入時出現(xiàn)錯誤的可能性。

二、堅(jiān)持制度做事，不斷完善和擴(kuò)充相關(guān)檔案的管理機(jī)制

從現(xiàn)階段檔案管理工作的組織實(shí)施情況來看，在組織實(shí)施期間始終存在著檔案管理機(jī)制不全，各個部門之間的聯(lián)系不緊密的問題，尤其是在社會經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的今天，多數(shù)檔案管理機(jī)構(gòu)卻始終沿用著傳統(tǒng)的檔案管理體系，不思創(chuàng)新，導(dǎo)致其本身存在的弊端逐漸顯現(xiàn)出來，嚴(yán)重影響了新時期人們對于檔案管理的現(xiàn)實(shí)需求。比如，各種檔案材料和資源并未被充分地利用，既造成了管理上的分散，也造成了管理上的浪費(fèi)。加上長期以來，一些基礎(chǔ)性設(shè)施設(shè)備的老化和落后，使其逐漸跟不上社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的腳步，并逐漸被社會所淘汰。為了改變這一狀況，需要始終堅(jiān)持制度做事的原則，并對現(xiàn)有的檔案管理機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化，使其逐漸滿足新時期社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展對于檔案管理工作開展的現(xiàn)實(shí)要求。

舉例來說，在展開新時期的檔案管理工作期間，一方面，需要從檔案管理人員結(jié)構(gòu)的調(diào)整入手，對現(xiàn)有的檔案管理人員結(jié)構(gòu)進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化。比如，縮短中間環(huán)節(jié)，可以試著將一些檔案管理部門進(jìn)行整合，組建成一個大的檔案管理部門，從而實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化管理，最大程度地減少中間環(huán)節(jié)，縮短工作時間。另一方面，做好檔案管理制度的建設(shè)工作。在此期間，不僅需要分析和研究當(dāng)前檔案管理的實(shí)況，依照社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展和人民群眾進(jìn)行檔案信息查詢的需求，來對檔案管理的制度進(jìn)行創(chuàng)新和變革，使其更加符合新時期社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求。同時還需要讓更多的人參與到檔案管理制度的制定和建設(shè)中去。比如，在設(shè)計和制定某一項(xiàng)檔案管理制度時，檔案管理機(jī)構(gòu)可以廣泛聽取一線檔案管理人員對于檔案管理制度的意見和看法，上下齊心地去建設(shè)和完善檔案管理機(jī)制。

三、加強(qiáng)宣傳教育，提升檔案管理人員檔案收集保存意識

從現(xiàn)階段檔案管理工作的組織和實(shí)施情況來看，多數(shù)檔案管理人員對于檔案管理工作的開展停留在表面，潛意識里認(rèn)為檔案材料的搜集和管理，其檔案材料應(yīng)該越多越好，越詳細(xì)越好，因此，一股腦地進(jìn)行檔案材料的搜集，導(dǎo)致所搜集到的檔案材料過于繁雜，當(dāng)對檔案材料進(jìn)行查閱時，很難第一時間尋找出有用的信息，加上部分檔案管理人員自身的檔案收集和保存意識欠缺，導(dǎo)致檔案材料在搜集和整理期間經(jīng)常性地出現(xiàn)不完整和損壞的情況，很顯然，這必定會影響檔案管理工作開展的實(shí)效性。為了改變這一狀況，需要加強(qiáng)對檔案管理人員的宣傳教育，著重提升檔案管理人員檔案收集保存意識。

舉例來說，在展開新時期的檔案管理工作期間，需要提升檔案管理工作人員對檔案管理工作的態(tài)度和認(rèn)識入手，要讓檔案管理人員充分意識到檔案的收集、管理以及保存的重要性，在提升相關(guān)工作人員的工作自主性基礎(chǔ)上，幫助其樹立恪盡職守的工作態(tài)度。比如，可以將檔案管理人員對檔案材料的收集、保存得好壞歸置到檔案管理工作人員的績效考核中去，從而讓更好的檔案管理工作人員意識到檔案管理的重要性，并嚴(yán)格地要求自己。

四、注重人才培養(yǎng)，培養(yǎng)和提升檔案管理人員的專業(yè)技能

從現(xiàn)階段檔案管理工作的實(shí)施情況來看，檔案管理人員的素質(zhì)和專業(yè)技能是影響檔案管理工作好壞的關(guān)鍵。尤其是檔案管理方面專業(yè)人才的缺失，導(dǎo)致很多一線的檔案管理人員承擔(dān)著檔案管理之外的工作，導(dǎo)致實(shí)際負(fù)責(zé)檔案管理的時間和精力較少，其一定程度上影響了檔案管理工作的質(zhì)量。為了改變這一狀況，需要特別關(guān)注對專業(yè)檔案管理人才的培養(yǎng)，切實(shí)加強(qiáng)對一線檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)。

舉例來說，在展開新時期的檔案管理工作期間，一方面，需要提高檔案管理人員的認(rèn)知水平，強(qiáng)化繼續(xù)教育。需要從思想上讓檔案管理人員意識到檔案事業(yè)的神圣性和重要性，從而愿意以更加積極主動的姿態(tài)投身到檔案管理工作中去。另一方面，則需要加強(qiáng)對一線檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)。其不僅需要從檔案管理工作的實(shí)際需求入手，按崗位、分層次、多渠道、多形式地對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)教育。同時還需要加強(qiáng)對檔案管理人員的信息技術(shù)、思想道德素質(zhì)、修養(yǎng)品格方面的培訓(xùn)，從而讓檔案管理人員更加符合新時期檔案管理工作的需要。當(dāng)然，在培養(yǎng)和提升檔案管理人員的專業(yè)技能基礎(chǔ)上，還需要引進(jìn)更多的專業(yè)型檔案管理人才。

五、建設(shè)服務(wù)平臺，保證新時期檔案管理工作順利地進(jìn)行

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)手段的發(fā)展和在檔案管理當(dāng)中的應(yīng)用，新型的檔案管理手段逐漸取代了傳統(tǒng)的檔案管理方式，并成為備受人民群眾所歡迎的檔案管理形式。而對于那些存在年限較為久遠(yuǎn)，受傳統(tǒng)檔案管理模式影響嚴(yán)重的檔案管理機(jī)構(gòu)，需要積極抓住檔案管理改革發(fā)展的趨勢和潮流，從滿足社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)的需求入手，通過建設(shè)信息化的服務(wù)平臺，做好檔案信息資源進(jìn)行智能檢索、利用計算機(jī)進(jìn)行檔案材料的分析和處理等工作，從而讓檔案管理工作在新時期迸發(fā)出新的活力。

舉例來說，在展開新時期的檔案管理工作期間，一方面，需要依照檔案管理機(jī)構(gòu)各個檔案管理部分的工作類型共同打造一個信息化的管理服務(wù)平臺，從而讓工作人員能夠第一時間對檔案信息進(jìn)行收集、整理和輸入。另一方面，則需要提升計算機(jī)設(shè)備的效能。巧妙地利用計算機(jī)和相應(yīng)的檔案管理設(shè)備，將各種檔案材料通過計算機(jī)轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的、可以被計算機(jī)所識別的數(shù)字信息，通過系統(tǒng)化的組合加工進(jìn)行以數(shù)據(jù)庫的形式加以儲存，通過信息化手段來為人民群眾提供更加方便快捷的檔案信息服務(wù)，從而讓人民群眾可以利用手機(jī)、電腦等信息化手段來隨時隨地的去查閱自己需要查閱的信息資料。

綜上所述，隨著檔案管理技術(shù)得到了更加廣泛的應(yīng)用，使得檔案管理工作的開展模式發(fā)生了改變，越來越多的檔案管理結(jié)構(gòu)所開展的檔案管理工作逐漸從傳統(tǒng)的檔案搜集和管理轉(zhuǎn)向了以電子文件為主的檔案管理方式。檔案管理方式的變化，對于檔案的產(chǎn)生、檔案的搜集和利用、檔案的管理等提出了新的要求。對此，不僅需要變革檔案管理的模式，做好檔案材料的搜集整理和歸納工作。同時還需要關(guān)注和重視現(xiàn)代信息技術(shù)手段的應(yīng)用，通過搭建信息化的交流服務(wù)平臺，從而讓更多的人民群眾可以享受檔案信息化管理的好處，最大程度地發(fā)揮檔案管理服務(wù)于人民群眾的作用。