探究機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的重要性

章玲

（浙江省杭州西湖風(fēng)景名勝區(qū)鳳凰山管理處，浙江 杭州 310002）

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的重要性

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資料的科學(xué)管理，從而促進(jìn)單位的良性運(yùn)行與發(fā)展，筆者認(rèn)為，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的重要性主要體現(xiàn)在以下五個(gè)方面：

第一，通過(guò)檔案管理能夠?qū)⑷藛T的信息進(jìn)行整理、歸納，從而能夠有效的記錄，也就是人員的姓名、年齡、學(xué)歷、家庭住址、工作崗位、調(diào)動(dòng)情況等等都有記錄，可以讓單位內(nèi)部的工作合理有序的推動(dòng)。第二，檔案管理工作還包括工作人員的調(diào)動(dòng)、升職、離職檔案信息都能夠統(tǒng)一并集中儲(chǔ)存，然后保證安全的前提下高質(zhì)量的進(jìn)行信息的收集、管理以及鑒定。如在對(duì)工作人員進(jìn)行調(diào)查時(shí)可以查看他們的工作檔案，從中可以了解清楚他們的詳細(xì)信息。第三，在工作崗位之中有空缺時(shí)，能夠根據(jù)這些工作人員的所有信息進(jìn)行擇優(yōu)錄用，讓最適合崗位的人進(jìn)行填補(bǔ)。第四，通過(guò)檔案的管理工作能夠?qū)T工的檔案信息價(jià)值進(jìn)行衡量，在設(shè)置保管期限后能夠知道如何去儲(chǔ)存和保管信息，將大量的信息從繁雜的狀態(tài)轉(zhuǎn)化為簡(jiǎn)單明了的狀態(tài)，對(duì)于超過(guò)管理年限的檔案進(jìn)行及時(shí)的刪減，對(duì)于重要的檔案信息可以保證它的安全性，方便日后提取使用。第五，通過(guò)檔案管理人員的檔案能夠及時(shí)的將信息進(jìn)行搜索和驗(yàn)證，在調(diào)取檔案時(shí)可以通過(guò)網(wǎng)上直接下載，通過(guò)科學(xué)有效的管理，可以讓檔案的管理變的有條不紊。

二、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）缺乏科學(xué)規(guī)范的檔案管理制度

由于對(duì)檔案管理工作的不重視，很多工作人員被安排在了其他的工作崗位之中，而負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員也是身兼其他職位，比如同時(shí)負(fù)責(zé)公司的財(cái)務(wù)管理工作，采購(gòu)工作，歸根結(jié)底是因?yàn)楣芾砉ぷ髡邔?duì)于實(shí)際工作沒(méi)有安排適當(dāng)?shù)臋n案管理規(guī)定。所以檔案管理工作沒(méi)有一個(gè)良好的管理局面，也導(dǎo)致了內(nèi)部工作混亂、無(wú)序。當(dāng)前政府所下達(dá)的政策之下提升了對(duì)檔案管理工作的管理程度，但是檔案管理工作部門沒(méi)有跟隨管理的趨勢(shì)，在收集與管理的過(guò)程中，工作人員對(duì)管理制度置若罔聞，資料遺失、排序混亂、資料借出不按期償還的現(xiàn)象頻頻發(fā)生，因此檔案管理部門仍然存在著檔案收集不規(guī)范、整理不規(guī)范等問(wèn)題。

（二）人事檔案管理信息化建設(shè)缺乏

如今絕大多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位都引入了信息管理系統(tǒng)，但是當(dāng)?shù)氐男畔⒒夹g(shù)并未完善。一方面單位內(nèi)部工作環(huán)境落后，工作適應(yīng)不了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的變化，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的管理內(nèi)模式依然還是沿用傳統(tǒng)的一套，沒(méi)有隨著社會(huì)的發(fā)展作出創(chuàng)新與發(fā)展，這種落后的管理模式難以和日益增加的檔案數(shù)據(jù)信息無(wú)法相適應(yīng)，就導(dǎo)致了檔案管理工作難以繼續(xù)開(kāi)展，因此，很多工作人員不得不靠落后的人力去進(jìn)行信息搜集、歸檔。另一方面，如今隨著數(shù)字化的不斷發(fā)展，檔案管理工作本身也發(fā)生了變化，檔案的信息量相較于從前更加繁多，通過(guò)這種落后的方式自然難以提高工作效率，檔案的真實(shí)性也難以通過(guò)科學(xué)的方式去檢測(cè)。由于落后的管理方式，難以適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的要求，給機(jī)關(guān)事業(yè)單位帶來(lái)了很多消極后果。因此，相關(guān)單位應(yīng)該提高檔案管理工作的信息化程度，將傳統(tǒng)的管理模式向信息技術(shù)管理模式轉(zhuǎn)化。

三、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的對(duì)策

（一）完善機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

在信息化技術(shù)廣泛的普及與利用下，檔案的管理和收集都出現(xiàn)了更多的方式，尤其可以通過(guò)信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，信息技術(shù)有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能，可以將錄入的數(shù)據(jù)通過(guò)音視頻、影像的方式進(jìn)行呈現(xiàn)，這樣就為管理、存儲(chǔ)和提取檔案提供了方便的條件。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，工作人員要將瑣碎的檔案都整合到一起，按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸類，因?yàn)橘Y料數(shù)據(jù)量大，內(nèi)容很繁雜，在對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理的時(shí)候也比較繁瑣，需要幾個(gè)工作人員共同整理，依然還是會(huì)出現(xiàn)差錯(cuò)，比如在操作過(guò)程中容易造成檔案失真，造成難以彌補(bǔ)的損失。

（二）提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作人員專業(yè)素養(yǎng)

人才隊(duì)伍是機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作開(kāi)展的有力支持，作為檔案管理的人員，他們的工作專業(yè)素質(zhì)將直接決定著檔案的質(zhì)量。從整個(gè)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作來(lái)看，無(wú)論是人工操作還是如今實(shí)現(xiàn)了信息化管理，都需要工作人員具備良好的專業(yè)水平，這直接影響著檔案管理工作的質(zhì)量和有效性。但是目前各單位對(duì)于檔案管理部門沒(méi)有引起重視，也容易讓他們對(duì)工作的重視程度和自身專業(yè)技術(shù)能力的提升都不重視，因此機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理整體質(zhì)量難以提高。一方面很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)于檔案管理工作的人員聘用并不重視，由于薪資待遇的問(wèn)題，單位中的工作人員基本上都是沒(méi)有工作經(jīng)驗(yàn)的，他們的專業(yè)素質(zhì)低，整體文化水平也不高，因此工作難以進(jìn)行開(kāi)展，另一方面，由于沒(méi)有一定的激勵(lì)機(jī)制，工作人員也沒(méi)有良好的工作積極性。因此，為了提高檔案管理水平，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)該提高檔案管理工作人員的工作素質(zhì)?？梢韵鄳?yīng)的提高對(duì)檔案管理崗位的重視提高招聘的條件要求，提升薪資待遇，從而吸引更多優(yōu)秀的人員到崗。對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)內(nèi)部檔案管理工作，可以對(duì)他們進(jìn)行在崗培訓(xùn)，一方面應(yīng)該通過(guò)培訓(xùn)使工作人員意識(shí)到工作崗位的重要性，使其樹(shù)立起責(zé)任意識(shí)并按照一定的標(biāo)準(zhǔn)完成自己的工作，不斷提高工作能力。另一方面通過(guò)培訓(xùn)應(yīng)該使工作人員學(xué)習(xí)先進(jìn)的現(xiàn)代化信息操作技術(shù)，在熟練的計(jì)算機(jī)操作技巧下可以把檔案工作順利完成，因?yàn)橥ㄟ^(guò)先進(jìn)的手段在歸納整理時(shí)更加高效，就算出現(xiàn)問(wèn)題也能夠及時(shí)的發(fā)現(xiàn)和處理，從而有利于促進(jìn)檔案管理工作的穩(wěn)定運(yùn)行[1]。

（三）提高檔案的服務(wù)水平

機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念與服務(wù)意識(shí)，增加新的服務(wù)管理理念?？梢酝ㄟ^(guò)結(jié)合單位的檔案管理模式，將單位的發(fā)展現(xiàn)狀和管理理念的制定相結(jié)合，從而能夠提高管理的服務(wù)質(zhì)量。工作人員也應(yīng)該樹(shù)立起為人民服務(wù)的理念，站在人民利益的角度上形成積極的工作態(tài)度，進(jìn)最大可能高質(zhì)量的完成檔案管理工作。機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理工作者還應(yīng)該創(chuàng)新管理理念，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想觀念，創(chuàng)新管理服務(wù)的方案，通過(guò)豐富的手段實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理事宜的信息進(jìn)行更新和搜集管理，從而提高信息管理與服務(wù)的質(zhì)量與水平。此外，很多單位工作人員沒(méi)有樹(shù)立起一個(gè)良好的服務(wù)意識(shí)，在工作過(guò)程中沒(méi)有充分的發(fā)揮管理服務(wù)的功能，通過(guò)相關(guān)工作人員的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)該開(kāi)創(chuàng)新的檔案管理服務(wù)方式[2]。

（四）建立良好的檔案管理制度

由于單位內(nèi)部沒(méi)有嚴(yán)格管理工作人員遵守規(guī)章制度，很多管理工作沒(méi)有按照一定標(biāo)準(zhǔn)去進(jìn)行，因此就會(huì)出現(xiàn)信息不全、檔案丟失等問(wèn)題，而且很多數(shù)據(jù)信息并不真實(shí)卻無(wú)從追究，這就加大了個(gè)別人員敷衍工作、弄虛作假的力度。這是因?yàn)闆](méi)有一個(gè)良好的管理制度與標(biāo)準(zhǔn)，因此應(yīng)該落實(shí)好這項(xiàng)工作，決不能讓弄虛作假、的工作繼續(xù)存在。相關(guān)管理工作人員應(yīng)該從資料的收集、管理、歸類、儲(chǔ)存、調(diào)取、傳輸、節(jié)約等都應(yīng)該做好管理和規(guī)定，通過(guò)制度去嚴(yán)格要求工作人員，保障好工作的執(zhí)行力度?？茖W(xué)的管理制度體系能對(duì)各工作人員形成約束，提高此項(xiàng)工作的規(guī)范性，使管理工作每個(gè)環(huán)節(jié)都有章可循、有法可依，一旦發(fā)現(xiàn)工作人員有不純潔的動(dòng)機(jī)，或者在自己所負(fù)責(zé)的領(lǐng)域中出現(xiàn)了錯(cuò)誤將嚴(yán)懲不貸。通過(guò)嚴(yán)厲的懲罰制度能夠保證工作人員不再犯，也能夠科學(xué)的去警醒其他工作者，從而提高人事檔案管理的規(guī)范性，檔案管理工作的科學(xué)性將會(huì)大幅度提升[4]。

結(jié)束語(yǔ)

總之，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作有著至關(guān)重要的意義，應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行充分的重視，本文提出完善機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)、提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作人員專業(yè)素養(yǎng)、提高檔案的服務(wù)水平、建立良好的檔案管理制度等方法，希望為相關(guān)檔案管理工作者提供參考。