優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理的途徑分析

白俊松

(大慶市杜爾伯特蒙古族自治縣應(yīng)急管理局安全監(jiān)察大隊，黑龍江 大慶 166200)

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用到各個領(lǐng)域，對于事業(yè)單位來說信息技術(shù)的應(yīng)用也十分重要。事業(yè)單位檔案信息應(yīng)一目了然，如果雜亂無章那么很容易導(dǎo)致檔案丟失或泄露問題的發(fā)生。事業(yè)單位檔案管理工作量較大，并且涉及到每一名員工以及單位整體發(fā)展信息，因此管理人員必須仔細(xì)核對、鑒別，我們對于事業(yè)單位檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求，管理人員不僅要具備較強(qiáng)的心理素質(zhì)與專業(yè)能力，還應(yīng)在工作中保持足夠的耐心，這樣才能夠更加高效地完成事業(yè)單位檔案管理工作。在管理過程中也會出現(xiàn)一系列問題，事業(yè)單位與工作結(jié)合應(yīng)結(jié)合實際情況，制定問題解決方案，從而推動自身更快、更好的發(fā)展。

一、事業(yè)單位檔案管理常見問題

（一）檔案管理工作重視程度有待提升

在事業(yè)單位當(dāng)中往往檔案管理工作得不到重視，這也是各地區(qū)事業(yè)單位普遍問題，由于單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理無法為單位創(chuàng)造實質(zhì)性價值，因此將大部分人力、物力與資金投入到經(jīng)濟(jì)建設(shè)當(dāng)中，而忽略了檔案管理工作，甚至部分單位認(rèn)為檔案工作浪費(fèi)資金與時間。因此大部分事業(yè)單位都將檔案管理并入到別的部門當(dāng)中，部分事業(yè)單位為了減少經(jīng)費(fèi)支出撤銷了檔案管理部門，檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)存在參差不齊現(xiàn)象，事業(yè)單位愿意花高薪招聘技術(shù)人才，但是花高薪招聘高水平檔案管理人才的單位少之又少。由此可見目前事業(yè)單位檔案管理人員專業(yè)水平普遍較低，無法掌握新的技術(shù)理念。

（二）檔案管理模式有待創(chuàng)新

由于事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理部門建設(shè)得不到重視，因此缺乏專業(yè)性管理人員，現(xiàn)階段以往的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足單位發(fā)展需求，經(jīng)過調(diào)查可以發(fā)現(xiàn)多數(shù)單位仍采用紙質(zhì)文檔，通過人工對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行處理與存儲，這樣不僅無法保障檔案處理效率，還導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量大打折扣。由于檔案管理人員沒有接受專業(yè)的培訓(xùn)，因此在管理過程中如果發(fā)生意外情況，工作人員也無法獨(dú)立處理，這給單位整體發(fā)展與運(yùn)行也帶來了諸多不便之處，其他部門無法隨時隨地取用檔案。

二、事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化措施

（一）加強(qiáng)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)

要想促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理效率與質(zhì)量，首先相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)注重檔案管理人才隊伍的構(gòu)建，深刻認(rèn)識到檔案管理與單位發(fā)展之間的必然聯(lián)系，從而在各個方面加強(qiáng)管理。在實施過程中事業(yè)單位需要準(zhǔn)確分析自身檔案管理需求，之后具有針對性制定相關(guān)崗位人才培養(yǎng)計劃?？梢约訌?qiáng)檔案管理人員入職門檻，在這樣的前提下定期組織現(xiàn)有檔案管理人員開展座談會活動，讓工作人員互相交流工作經(jīng)驗，從而實現(xiàn)共同進(jìn)步的目標(biāo)，并且促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理水平的全面提升。

（二）檔案管理體系的完善

在完成檔案管理部門及檔案管理團(tuán)隊的構(gòu)建工作后，事業(yè)單位還應(yīng)根據(jù)實際情況，建立與健全檔案管理體系。有效的管理體系能夠進(jìn)一步規(guī)范工作人員行為，強(qiáng)化其檔案管理意識，使檔案管理人員能夠意識到自身工作的重要性，積極主動地為其他部門服務(wù)。首先事業(yè)單位應(yīng)找到現(xiàn)階段檔案管理問題，之后將其與自身人力資源隊伍情況進(jìn)行綜合分析，構(gòu)建與各項指標(biāo)相符合的管理體系，在這個過程中管理者應(yīng)做好實踐調(diào)研工作，保障管理體系中的條款與規(guī)則符合自身發(fā)展需求，并且保障管理體系貫徹到檔案管理工作全過程當(dāng)中。其次為了充分發(fā)揮檔案管理人員的主觀能動性，事業(yè)單位應(yīng)在一定程度在尊重員工工作特點(diǎn)，使其保持良好的心態(tài)投入到工作當(dāng)中，與此同時制定單位內(nèi)部評級、晉升體系，完善檔案管理部門激勵制度，從而提高檔案管理體系的權(quán)威性。

（三）檔案管理手段的優(yōu)化

在大數(shù)據(jù)時代下，信息化技術(shù)在各個領(lǐng)域得到了廣泛應(yīng)用，并且受到了業(yè)內(nèi)人士的青睞，對于事業(yè)單位檔案管理工作來說，信息化技術(shù)的應(yīng)用也具有重要意義，我們必須及時更新與升級檔案管理技術(shù)，才能夠有效提高管理水平與效率。檔案管理工作中信息技術(shù)的應(yīng)用，是現(xiàn)代社會背景下檔案管理必然趨勢，將其與計算機(jī)技術(shù)相結(jié)合應(yīng)用到事業(yè)單位檔案管理當(dāng)中，那么體現(xiàn)單位檔案管理工作能夠順應(yīng)時代發(fā)展需求，也是事業(yè)單位現(xiàn)代化發(fā)展的重要標(biāo)志。事業(yè)單位也可以構(gòu)建檔案處理、存儲數(shù)據(jù)庫，將紙質(zhì)檔案內(nèi)容輸入到數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，將圖像掃描到數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，這樣管理人員的檢索將更加便捷，并且檔案利用價值也大大提高。

總結(jié)語

綜上所述，隨著我國社會經(jīng)濟(jì)與科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，事業(yè)單位也迎來了新的發(fā)展機(jī)遇，但是通過調(diào)查與分析可以了解到，事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理存在一定問題，檔案管理模式較為落后，并且檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)存在參差不齊的現(xiàn)象，這給事業(yè)單位整體發(fā)展造成阻礙性影響，因此本文我們對事業(yè)單位檔案管理問題以及相應(yīng)優(yōu)化對策進(jìn)行了分析研判，希望事業(yè)單位檔案管理水平能夠不斷提高，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)。