企業(yè)文件管理數(shù)字轉(zhuǎn)型的問(wèn)題與對(duì)策
——基于29 家企業(yè)的調(diào)查研究

向 宇/中國(guó)電力工程顧問(wèn)集團(tuán)西南電力設(shè)計(jì)院有限公司

文件管理數(shù)字轉(zhuǎn)型被視作提升企業(yè)生產(chǎn)管理效益的重要手段與方式，能最大程度發(fā)揮文件、檔案的資源與資產(chǎn)價(jià)值。目前在理論研究層面，對(duì)文件管理數(shù)字轉(zhuǎn)型的必要性[1][2]已達(dá)成共識(shí)，并從文件管理數(shù)字轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵要素[3]、電子文件管理系統(tǒng)[4][5][6][7]、人員[8]等方面對(duì)實(shí)現(xiàn)手段與方式進(jìn)行研究；在實(shí)踐層面，國(guó)內(nèi)已形成一定規(guī)模的企業(yè)文件管理數(shù)字轉(zhuǎn)型試點(diǎn)[9][10]。然而，當(dāng)前我國(guó)企業(yè)在文件管理數(shù)字轉(zhuǎn)型的現(xiàn)狀、重點(diǎn)、難點(diǎn)及優(yōu)化方向是什么，仍需深入調(diào)查研究。

1 調(diào)查設(shè)計(jì)

為明確我國(guó)企業(yè)文件管理數(shù)字轉(zhuǎn)型現(xiàn)狀、識(shí)別實(shí)踐重難點(diǎn)與優(yōu)化方向，本文采用問(wèn)卷調(diào)查與訪談?wù)归_(kāi)研究。調(diào)查內(nèi)容主要參照國(guó)內(nèi)前沿實(shí)踐與國(guó)內(nèi)外電子文件管理重要政策所呈現(xiàn)的數(shù)字轉(zhuǎn)型要義，圍繞企業(yè)以下5大方面問(wèn)題展開(kāi)調(diào)查：數(shù)字轉(zhuǎn)型意識(shí)（信息資產(chǎn)意識(shí)、數(shù)字化意識(shí)、信息風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)）；數(shù)字轉(zhuǎn)型相關(guān)制度制定及其執(zhí)行狀況；管理系統(tǒng)或工具配置使用情況；實(shí)現(xiàn)數(shù)字轉(zhuǎn)型的組織支持（組織架構(gòu)、人才建設(shè)、社會(huì)協(xié)作）；數(shù)字轉(zhuǎn)型評(píng)估機(jī)制（評(píng)估主體、頻率、方式、評(píng)估反饋）。調(diào)查對(duì)象為檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)與基層檔案員工各一名，有利于從規(guī)劃層面到執(zhí)行層面、自上而下地了解企業(yè)文件管理數(shù)字轉(zhuǎn)型的具體情況。截至2020年10月9日，調(diào)查最終獲得29家國(guó)有企業(yè)的支持。這29家國(guó)有企業(yè)包括制造業(yè)企業(yè)、電力企業(yè)、交通運(yùn)輸企業(yè)、建筑業(yè)企業(yè)，如中鐵第四勘察設(shè)計(jì)院集團(tuán)有限公司、成都飛機(jī)設(shè)計(jì)研究所、核工業(yè)西南勘察設(shè)計(jì)研究院有限公司、中建三局集團(tuán)有限公司等。

2 企業(yè)文件管理數(shù)字轉(zhuǎn)型現(xiàn)狀

2.1 數(shù)字轉(zhuǎn)型意識(shí)

被調(diào)查企業(yè)均認(rèn)為需要以數(shù)字方式對(duì)文件進(jìn)行管理，但前提是與紙質(zhì)管理方式并存。具體表現(xiàn)：第一，認(rèn)可電子文件是企業(yè)資產(chǎn)與重要資源，并認(rèn)為保障電子文件完整、可用、可信、安全的是保證企業(yè)安全的必要內(nèi)容。第二，認(rèn)為以數(shù)字方式進(jìn)行文件管理存在信息風(fēng)險(xiǎn)。64%的企業(yè)信任同時(shí)以紙質(zhì)方式、數(shù)字方式進(jìn)行文件管理。

2.2 電子文件管理制度

調(diào)查表明，電子文件管理制度逐漸建立并完善。具體表現(xiàn)為：第一，電子文件管理制度在檔案管理、信息化等制度中有所提及。86%的企業(yè)表示其文件或檔案管理相關(guān)制度規(guī)范中有提及或新增與電子文件管理相關(guān)內(nèi)容。第二，半數(shù)部分企業(yè)逐步建立電子文件管理相關(guān)制度。58%的企業(yè)表示有專門(mén)的電子文件制度管理，且26%表示該制度為最新文本。一是收集，所有企業(yè)均以制度形式要求在電子文件形成系統(tǒng)內(nèi)、或通過(guò)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)接口完成電子文件收集。二是鑒定、分類與處置，所有企業(yè)對(duì)電子文件的鑒定、分類與處置均依據(jù)紙質(zhì)檔案的保管期限表，僅有11%的企業(yè)表示其電子文件保管期限表內(nèi)置于業(yè)務(wù)系統(tǒng)。三是歸檔，所有企業(yè)均在制度中對(duì)電子文件歸檔進(jìn)行規(guī)范，其中80%的企業(yè)在制度中明確要求對(duì)部分類型的電子文件以數(shù)字方式歸檔。四是著錄，約78%的企業(yè)有電子文件著錄制度。其中25.93%的企業(yè)直接使用國(guó)家、行業(yè)檔案著錄規(guī)則，51.22%的企業(yè)自行制定著錄規(guī)則。

2.3 電子文件系統(tǒng)管理功能支撐

當(dāng)前企業(yè)電子文件管理系統(tǒng)僅能提供基本的電子文件管理功能，其功能現(xiàn)狀如下：第一，在收集功能上，48.28%的企業(yè)電子文件管理系統(tǒng)能實(shí)現(xiàn)對(duì)部分電子文件原文與元數(shù)據(jù)收集。第二，在分類整理功能上，31%的企業(yè)在電子文件或檔案管理系統(tǒng)內(nèi)實(shí)現(xiàn)基本分類后，還需人工輔助完成。第三，在歸檔與存儲(chǔ)功能上，37.93%企業(yè)的部分業(yè)務(wù)系統(tǒng)能按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)生成電子文件及其部分元數(shù)據(jù)的歸檔數(shù)據(jù)包，或向歸檔接口推送電子文件及其元數(shù)據(jù)。第四，在著錄功能上，所有企業(yè)的電子文件管理系統(tǒng)均有著錄功能，為自動(dòng)著錄、人工著錄、自動(dòng)著錄與人工著錄相結(jié)合三種，且電子文件的著錄項(xiàng)目與紙質(zhì)文件著錄項(xiàng)目基本相同。第五，在安全保護(hù)功能上，50%的企業(yè)能以日志、審計(jì)跟蹤、權(quán)限審核等形式記錄每次電子文件訪問(wèn)與利用的人員、時(shí)間、設(shè)備、項(xiàng)目、內(nèi)容等數(shù)據(jù)。

2.4 組織支持

調(diào)查企業(yè)以靈活的組織管理推進(jìn)文件管理數(shù)字轉(zhuǎn)型，具體表現(xiàn)如下：第一，在組織架構(gòu)上，企業(yè)的文件管理數(shù)字轉(zhuǎn)型以其實(shí)際情況選擇了不同設(shè)置，多數(shù)企業(yè)為檔案部門(mén)主導(dǎo)，少數(shù)企業(yè)為信息技術(shù)部分、綜合辦公室等部門(mén)主導(dǎo)。35.71%的企業(yè)電子文件管理由檔案部門(mén)主導(dǎo)，7.14%的企業(yè)成立專門(mén)電子文件管理部門(mén)或?qū)ｍ?xiàng)組；25%的企業(yè)表示由信息化部門(mén)、辦公室等主導(dǎo)。第二，在人才培養(yǎng)上，50%的企業(yè)為檔案管理人員提供電子文件管理專業(yè)培訓(xùn)；在通用的文件管理培訓(xùn)中亦提供部分與電子文件管理相關(guān)的內(nèi)容，其中每年進(jìn)行1～2次與2次以上的電子文件管理專業(yè)培訓(xùn)的企業(yè)比例為42.86%與7.14%。第三，所有企業(yè)均有通過(guò)與其他企事業(yè)單位、高校、科研院所等主體展開(kāi)協(xié)作以推進(jìn)電子文件管理。

2.5 評(píng)估行動(dòng)

當(dāng)前僅有10%的企業(yè)對(duì)電子文件管理實(shí)踐進(jìn)行常態(tài)化的評(píng)估。開(kāi)展評(píng)估的情況如下：第一，就評(píng)估主體而言，企業(yè)電子文件管理工作一般接受兩個(gè)及以上主體的評(píng)估，主要為企業(yè)自身（如內(nèi)部控制部門(mén)）與企業(yè)的上級(jí)單位（集團(tuán)）。第二，就評(píng)估方式而言，一是依據(jù)年度總結(jié)或年度報(bào)表,且近年在報(bào)告中增加了更多與電子文件管理相關(guān)的內(nèi)容；二是召開(kāi)評(píng)審會(huì)，如由國(guó)家檔案局組成專家組對(duì)企業(yè)電子文件管理實(shí)踐進(jìn)行評(píng)審。第三，就評(píng)估頻率而言，20%的企業(yè)表示其檔案管理工作一年接受2次及以上的評(píng)估，24.14%的企業(yè)表示一年一次，34.48%的企業(yè)表示接受過(guò)評(píng)估，但時(shí)間不規(guī)律。第四，就評(píng)估反饋而言，有1/4的企業(yè)表示各評(píng)估主體并未制定糾正措施，且未對(duì)糾正過(guò)程進(jìn)行有效監(jiān)控。

3 企業(yè)文件管理數(shù)字轉(zhuǎn)型的問(wèn)題

3.1 數(shù)字轉(zhuǎn)型意識(shí)偏于保守

第一，不信任完全以數(shù)字方式進(jìn)行電子文件管理，尤其在領(lǐng)導(dǎo)層面缺乏推進(jìn)文件管理數(shù)字轉(zhuǎn)型的決心。第二，缺乏主動(dòng)參與文件管理數(shù)字轉(zhuǎn)型的精神。雖然就電子文件是重要的企業(yè)資產(chǎn)與資源這一觀點(diǎn)上達(dá)成共識(shí)，但多數(shù)文件管理人員將對(duì)電子文件的資產(chǎn)狀況盤(pán)查與掌控認(rèn)為是分管領(lǐng)導(dǎo)、高級(jí)文件管理人員的責(zé)任，缺乏主動(dòng)識(shí)別、維護(hù)意識(shí)。

3.2 缺乏系統(tǒng)配套的電子文件管理制度

第一，缺乏頂層的文件管理數(shù)字轉(zhuǎn)型規(guī)劃。當(dāng)前企業(yè)頂層規(guī)劃中關(guān)于文件管理數(shù)字轉(zhuǎn)型為簡(jiǎn)單提及，缺乏對(duì)文件管理數(shù)字轉(zhuǎn)型的目標(biāo)、轉(zhuǎn)型內(nèi)容、階段計(jì)劃、遠(yuǎn)景等的統(tǒng)籌設(shè)計(jì)。第二，企業(yè)制定的電子文件管理制度缺乏全面性與精準(zhǔn)性。一是當(dāng)前的電子文件管理制度未能完全覆蓋電子文件管理全流程；二是當(dāng)前制度未全面深入、具體地闡釋如何準(zhǔn)確全面地識(shí)別管理對(duì)象、如何規(guī)范歸檔流程、如何進(jìn)行四性檢測(cè)以及如何實(shí)現(xiàn)電子文件的深層次利用等具體問(wèn)題。

3.3 電子文件管理系統(tǒng)與技術(shù)亟待完善

第一，電子文件管理系統(tǒng)多立足文件保存后端進(jìn)行設(shè)計(jì)，缺乏從系統(tǒng)的文件管理功能與業(yè)務(wù)流程集成的角度思考電子文件管理系統(tǒng)的優(yōu)化方向，系統(tǒng)自動(dòng)化程度有待提高。第二，電子文件管理系統(tǒng)功能不完備。主要為部分功能缺失或該功能不健全。如調(diào)查中絕大多數(shù)企業(yè)歸檔保存的元數(shù)據(jù)項(xiàng)目不全，根源于其電子文件管理系統(tǒng)的元數(shù)據(jù)捕獲功能不完善或元數(shù)據(jù)捕獲項(xiàng)目設(shè)置不全。第三，新工具或技術(shù)對(duì)電子文件管理系統(tǒng)的輔助力度不夠。一是新工具或技術(shù)對(duì)管理系統(tǒng)功能空缺不完全匹配。如面對(duì)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)層級(jí)的管理對(duì)象，當(dāng)前大多數(shù)企業(yè)使用的電子文件管理系統(tǒng)與技術(shù)尚未能完全對(duì)其進(jìn)行有效管理。二是新工具與技術(shù)本身不夠優(yōu)質(zhì)，安全性與專業(yè)性有待提升。

3.4 組織管理缺乏專業(yè)協(xié)作

第一，有待檔案部門(mén)主導(dǎo)。當(dāng)前由非專業(yè)部門(mén)主導(dǎo)下的電子文件管理會(huì)使得電子文件的前端控制、業(yè)務(wù)系統(tǒng)關(guān)聯(lián)、內(nèi)容與知識(shí)管理等特點(diǎn)未能得到全面理解與執(zhí)行。第二，電子文件管理人員專業(yè)素質(zhì)不夠，對(duì)于完全以數(shù)字方式管理帶來(lái)的業(yè)務(wù)流程變化的認(rèn)知不敏感。

3.5 評(píng)估機(jī)制效力低下

第一，尚未形成制度化、常態(tài)化的電子文件管理評(píng)估機(jī)制。當(dāng)前對(duì)電子文件管理開(kāi)展的評(píng)估處于初步階段，在評(píng)估主體、評(píng)估方式、評(píng)估內(nèi)容等方面均有待完善，在評(píng)估頻率方面亦未將文件管理數(shù)字轉(zhuǎn)型評(píng)估作為企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型過(guò)程評(píng)估的常態(tài)內(nèi)容。第二，缺乏對(duì)文件管理數(shù)字轉(zhuǎn)型中糾正行動(dòng)的持續(xù)跟蹤與及時(shí)反饋。

4 企業(yè)文件管理數(shù)字轉(zhuǎn)型實(shí)踐推進(jìn)策略

4.1 增強(qiáng)數(shù)字信任以形成適宜的文化環(huán)境。第一，企業(yè)內(nèi)部增強(qiáng)對(duì)數(shù)字轉(zhuǎn)型意識(shí)的宣傳。一是在宣傳對(duì)象上，重點(diǎn)突破領(lǐng)導(dǎo)層面的數(shù)字轉(zhuǎn)型意識(shí)局限，以便從規(guī)劃層面做好文件管理數(shù)字轉(zhuǎn)型布局與重視，同時(shí)兼顧一般業(yè)務(wù)人員與檔案人員。二是在宣傳內(nèi)容上，一方面，明確文件管理數(shù)字轉(zhuǎn)型是必然趨勢(shì)，是企業(yè)數(shù)字轉(zhuǎn)型的重要內(nèi)容；另一方面，著重宣傳企業(yè)文件管理數(shù)字轉(zhuǎn)型將電子文件作為資產(chǎn)與資源進(jìn)行有效管理所帶來(lái)的生產(chǎn)效益、管理效益。第二，強(qiáng)化企業(yè)之間的交流，特別是加強(qiáng)對(duì)兩批企業(yè)電子文件與電子檔案管理試點(diǎn)企業(yè)的實(shí)踐方案、管理過(guò)程和技術(shù)手段的學(xué)習(xí)，形成良好的數(shù)字化氛圍。

4.2 強(qiáng)化配套制度建設(shè)以實(shí)施明確的制度指導(dǎo)。第一，明確文件管理數(shù)字轉(zhuǎn)型配套制度的組成。一是以企業(yè)層面的文件管理數(shù)字轉(zhuǎn)型的戰(zhàn)略規(guī)劃為重點(diǎn)，協(xié)同規(guī)劃、推進(jìn)各部門(mén)的文件管理數(shù)字轉(zhuǎn)型，構(gòu)建從公司整體到各層級(jí)、從業(yè)務(wù)到各流程的電子文件管理體系。二是以文件管理數(shù)字轉(zhuǎn)型涉及的關(guān)鍵環(huán)節(jié)制度為具體著力點(diǎn)，如從捕獲環(huán)節(jié)如何完成對(duì)電子文件合規(guī)捕獲、如何實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子文件管理各環(huán)節(jié)功能的嵌入等。三是建立常態(tài)化的評(píng)估制度以閉環(huán)，實(shí)現(xiàn)對(duì)文件管理數(shù)字轉(zhuǎn)型進(jìn)展的可持續(xù)檢監(jiān)控與分析。第二，提高制度精準(zhǔn)性，在明確企業(yè)業(yè)務(wù)流程、文件管理系統(tǒng)功能、各文件類型特點(diǎn)、價(jià)值與管理要求等要素的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)企業(yè)電子文件管理制度與國(guó)家相關(guān)制度的銜接與統(tǒng)籌。

4.3 加大投入力度以提供堅(jiān)實(shí)的系統(tǒng)與技術(shù)支撐。第一，電子文件管理系統(tǒng)優(yōu)化方向?yàn)閷?shí)現(xiàn)電子文件管理系統(tǒng)功能與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的對(duì)接，解放業(yè)務(wù)人員與檔案人員，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)、高效、合規(guī)、安全的電子文件管理。第二，完善電子文件管理系統(tǒng)功能，特別是電子文件管理關(guān)鍵環(huán)節(jié)功能。一是增強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)功能的齊全性、安全性與合規(guī)性審查，包含對(duì)當(dāng)前系統(tǒng)缺失、不完全以及計(jì)劃提供的系統(tǒng)功能與技術(shù)的審查，并以此為基礎(chǔ)健全系統(tǒng)功能；二是根據(jù)當(dāng)前電子文件管理需求與技術(shù)變化趨勢(shì)，及時(shí)更新、研制提升電子文件管理效率與質(zhì)量的新工具、新技術(shù)，加大對(duì)電子文件管理系統(tǒng)的輔助力度。

4.4 充實(shí)管理力量以夯實(shí)組織基礎(chǔ)。第一，組建專業(yè)的電子文件管理部門(mén)或團(tuán)隊(duì)。使得該部門(mén)與團(tuán)隊(duì)人員在意識(shí)、政策知悉、專業(yè)能力等方面有著適合開(kāi)展文件管理數(shù)字轉(zhuǎn)型工作的專業(yè)素質(zhì)。第二，加強(qiáng)電子文件管理專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。在學(xué)習(xí)方式上，采取集中培訓(xùn)學(xué)習(xí)與鼓勵(lì)自學(xué)相結(jié)合的方式；在學(xué)習(xí)資源上，充分利用網(wǎng)絡(luò)資源，可在企業(yè)辦公系統(tǒng)網(wǎng)站內(nèi)頁(yè)專門(mén)發(fā)布電子文件管理學(xué)習(xí)指南，并選擇學(xué)習(xí)難度較大的板塊進(jìn)行多方式的專家解讀。第三，堅(jiān)持多元社會(huì)主體協(xié)同。一是對(duì)內(nèi)加強(qiáng)交流，鼓勵(lì)企業(yè)信息化部門(mén)、技術(shù)人員與電子文件管理人員合作研發(fā)技術(shù)或工具；二是大力支持與高校、科研院所、軟件供應(yīng)商等合作定制安全、高效的電子文件管理工具。此外，企業(yè)也可積極組建、參與相關(guān)社會(huì)團(tuán)體，加強(qiáng)交流。

4.5 完善評(píng)估機(jī)制以明確實(shí)踐推進(jìn)方向。第一，以制度方式提高評(píng)估行動(dòng)有效性與規(guī)范性，實(shí)現(xiàn)評(píng)估行動(dòng)的制度化、常規(guī)化。第二，及時(shí)反饋。特別是在當(dāng)前規(guī)模性試點(diǎn)階段，更應(yīng)定期收集、保存并分析企業(yè)文件管理數(shù)字轉(zhuǎn)型實(shí)踐活動(dòng)與進(jìn)展的相關(guān)信息，準(zhǔn)確把握當(dāng)前整體進(jìn)度與問(wèn)題，從而形成持續(xù)性分析報(bào)告，及時(shí)反饋以提高評(píng)估行動(dòng)的有效性，進(jìn)而促進(jìn)文件管理數(shù)字轉(zhuǎn)型實(shí)踐良好發(fā)展。