國有企業(yè)檔案資源體系構建研究

楊 帆/中油國際管道有限公司

企業(yè)是市場經(jīng)濟的主體，國有企業(yè)是我國國民經(jīng)濟的骨干力量和重要支柱，承擔著大批國家重大建設項目、重大科技研發(fā)項目、重大固定資產(chǎn)投資項目，關系國家安全和國民經(jīng)濟命脈。國有企業(yè)檔案是國有企業(yè)各項活動的記錄，涉及國家政治、經(jīng)濟、金融、民生等各個方面，是國家檔案資源體系的重要組成部分，也是國家推進治理體系和治理能力現(xiàn)代化的重要載體。從國家層面構建國有企業(yè)檔案資源體系，具有很強的現(xiàn)實意義。

從政策層面來看，黨和國家高度重視企業(yè)檔案資源管理工作。新修訂檔案法明確提出國有企業(yè)檔案對于國家和社會具有保存價值，應當納入歸檔范圍[1]。國家檔案局印發(fā)了《關于在深化國有企業(yè)改革中加強檔案工作的意見》，對國有企業(yè)檔案資源管理做出了相關規(guī)定[2]。中央辦公廳和國務院辦公廳印發(fā)的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，明確提出要全面推進檔案資源體系建設，制定修訂企業(yè)檔案管理制度，建立企業(yè)檔案工作分類監(jiān)督指導機制，推動國有企業(yè)檔案依法有序及時進館[3]。這些檔案法規(guī)政策為新時代企業(yè)檔案資源管理體系建設指明了方向，并提出了新的目標和要求。

從理論層面來看，檔案資源體系一直是檔案學研究的熱點，專家和學者先后圍繞公共檔案資源體系建設[4]、數(shù)字檔案資源體系建設[5][6][7]、企業(yè)檔案資源分類體系建設[8][9]、重大活動檔案資源體系建設[10]、高校檔案資源體系建設[11]、城建檔案資源體系建設[12]、人事檔案資源體系建設[13]、民族檔案資源體系建設[14]、家庭檔案資源體系建設[15]等進行了一系列研究，重點探討了不同類型、不同領域檔案資源體系的建設方式方法，這些研究成果為本論文探討基于國家層面的國有企業(yè)檔案資源體系建設奠定了良好基礎。然而，以上研究成果美中不足的是，關于基于國家層面國有企業(yè)檔案資源體系建設的研究成果還不夠豐富，這為本文留下了繼續(xù)探索的空間。

從實踐層面來看，盡管我國近年來十分重視檔案資源體系建設，并取得了一系列成就，主要體現(xiàn)為檔案資源更加豐富多樣、檔案資源結構更加合理，但在整個國家檔案資源譜系中，國有企業(yè)檔案資源體系建設仍然存在許多問題。長期以來國有企業(yè)檔案工作缺乏頂層設計，國家層面對企業(yè)檔案工作的關注力度有限，加之國有企業(yè)檔案資源沒有被納入國家檔案資源體系，直接導致一些國有企業(yè)檔案資源體系建設處于“各自為政”狀態(tài)，檔案資源分散且難以得到有效整合，這不僅不利于國家檔案資源體系建設，而且不利于企業(yè)檔案工作良性發(fā)展。為此，本文希望通過研究解決存在的問題。

1 國家層面構建國有企業(yè)檔案資源體系的重要意義

第一，是促進國家和國有企業(yè)治理現(xiàn)代化的內(nèi)在要求。習近平總書記指出：“檔案工作是一項非常重要的工作，經(jīng)驗得以總結，規(guī)律得以認識，歷史得以延續(xù)，各項事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案。”[16]并強調(diào)：“治理國家和社會，今天遇到的很多事情都可以在歷史上找到影子，歷史上發(fā)生過的很多事情也都可以作為今天的鏡鑒?！盵17]《中華人民共和國國民經(jīng)濟和社會發(fā)展第十四個五年規(guī)劃和2035年遠景目標綱要》明確提出要做強做優(yōu)做大國有資本和國有企業(yè)。國有企業(yè)檔案是國有企業(yè)建設、運營與發(fā)展過程的真實記錄，是國有資產(chǎn)運營和管理的重要憑證與依據(jù)，是記錄企業(yè)治理經(jīng)驗和教訓的載體。建立國有企業(yè)檔案資源體系，有利于充分發(fā)揮企業(yè)檔案價值，對于促進企業(yè)治理現(xiàn)代化和國家治理現(xiàn)代化具有重要現(xiàn)實意義。

第二，是增強國家對國有企業(yè)檔案控制力的重要抓手。建立國家層面的國有企業(yè)檔案資源體系，明確不同國有企業(yè)屬于國家檔案資源的數(shù)量、范圍和內(nèi)容，建立企業(yè)檔案資源“地圖”，有利于國家全面掌握企業(yè)檔案的主要類別和內(nèi)容、形成單位、保管單位和資源構成，豐富國家檔案資源類型，增強國家對企業(yè)檔案資源的控制能力。

第三，是推動國有企業(yè)檔案科學配置和高效利用的前提條件。建立國有企業(yè)檔案資源體系，從頂層設計層面規(guī)范企業(yè)檔案資源的內(nèi)容，減少檔案資源的重復保管和配套設施設備的重復建設，有利于企業(yè)檔案資源的結構合理和配置優(yōu)化，為企業(yè)檔案資源整合提供條件，也為信息資源共享利用和大數(shù)據(jù)挖掘打好基礎。

2 國有企業(yè)檔案資源體系建設存在的主要問題

2.1 國家對國有企業(yè)檔案監(jiān)管力度偏弱

我國企業(yè)檔案工作始于20世紀50年代至60年代，1980年《科學技術檔案工作條例》頒布之后進入快速發(fā)展階段。20世紀90年代后，隨著國家從計劃經(jīng)濟向市場經(jīng)濟過渡，以及現(xiàn)代企業(yè)制度建立，企業(yè)開始逐漸成為科技創(chuàng)新的主體。尤其是1998年國務院機構改革，撤銷了幾乎所有的專業(yè)經(jīng)濟主管部門（如電力工業(yè)部、煤炭工業(yè)部、石油工業(yè)部等），組建了許多新的中央企業(yè)，如中國航空航天工業(yè)總公司、中國船舶工業(yè)總公司、中國石油總公司等，原有的科技檔案專業(yè)主管機關大都轉(zhuǎn)為企業(yè)，企業(yè)對檔案管理的自主性增強[18]。這種變化對我國企業(yè)檔案工作帶來了深刻影響，也導致了一些問題。如，有的國有企業(yè)檔案工作得不到應有重視，沒有實現(xiàn)專門管理；有的不具備檔案安全保管條件，檔案安全性得不到保障；還有的在重組整合過程中存在檔案處置不當?shù)膯栴}。國家檔案局和地方各級檔案主管部門不能依靠行政手段對國有企業(yè)檔案工作進行監(jiān)督管理，國家對國有企業(yè)檔案工作的監(jiān)督管理偏弱，對國有企業(yè)檔案資源的控制能力非常有限。

2.2 國有企業(yè)檔案沒有納入國家檔案資源體系

中共中央辦公廳、國務院辦公廳《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》要求“各級國家綜合檔案館要依法集中接收保管本級黨政機關、企事業(yè)單位、社會組織的各類檔案”，“有條件的國家綜合檔案館要通過整合檔案目錄、檔案信息、檔案實體和設置分館等形式，整合本級其他專業(yè)檔案館的檔案資源”。但是目前中央檔案館主要接收中央和國家機關形成的文書檔案，不接收國有企業(yè)檔案；國有企業(yè)檔案保存在企業(yè)內(nèi)部，沒有向社會提供利用服務。由于企業(yè)檔案保管分散，檔案資源沒有得到有效整合且不成體系，社會化共享利用不能很好地實現(xiàn)。

2.3 國有企業(yè)檔案館還沒有真正納入全國檔案館布局

1956年國務院發(fā)布《關于加強國家檔案工作的決定》，明確要求國家檔案局根據(jù)國家集中統(tǒng)一與分級負責管理檔案的原則，對全國檔案館建設進行全面規(guī)劃。1992年，國家檔案局印發(fā)《全國檔案館設置原則和布局方案》，提出在堅持統(tǒng)一領導、分級管理、重點發(fā)展原有各級國家綜合檔案館的原則下，根據(jù)需要適當建立某些部門檔案館和企業(yè)事業(yè)單位檔案館，把國家檔案館網(wǎng)建設成為結構合理、分工明確、關系協(xié)調(diào)、管理科學、具有安全保管與充分開發(fā)檔案信息能力、為社會各方面提供優(yōu)質(zhì)服務的有機整體。然而，這一方案在企業(yè)檔案館設置上并沒有得到有效實施。如今，盡管一些企業(yè)按需設置了檔案館，但沒有納入全國檔案館的范疇；國家檔案部門出臺的一系列規(guī)定，也沒有作出相應規(guī)定。這就導致企業(yè)檔案館設置缺乏統(tǒng)一指導。

3 國家層面構建國有企業(yè)檔案資源體系的實踐路徑

3.1 構建國有企業(yè)檔案制度網(wǎng)

國有企業(yè)檔案管理制度是國有企業(yè)檔案資源體系的重要保障。國有企業(yè)檔案中存在數(shù)量龐大的科技檔案，我國科技檔案工作領域最重要的法規(guī)是《科學技術檔案工作條例》，該條例于1980年12月經(jīng)國務院批準，屬于行政法規(guī)；《企業(yè)檔案管理規(guī)定》于2002年7月以國家檔案局規(guī)范性文件的形式印發(fā)。目前，《條例》和《規(guī)定》存在許多不合適、不合理之處，應當進行修訂[19]。具體而言，需要明確以下內(nèi)容：一是要明確企業(yè)檔案管理的體制，即國有企業(yè)檔案管理應在國家檔案局的領導下，由專業(yè)主管部門或履行專業(yè)管理職能的企業(yè)總部進行管理；二是要明確屬于國家的檔案內(nèi)容以及所有權；三是要明確歸檔和移交的職責、檔案利用的規(guī)范。專業(yè)主管部門制定本專業(yè)（或行業(yè)、領域）檔案管理制度并報國家檔案局批準后實施，重點明確企業(yè)檔案管理的體制機制、國家檔案資源的范圍和移交職責、方式等，建立包括“1個規(guī)定+X個辦法+Y個細則”的國有企業(yè)檔案工作制度網(wǎng)。

3.2 構建國有企業(yè)檔案資源網(wǎng)

采取自上而下和自下而上相結合的方式，各行業(yè)或企業(yè)進一步梳理企業(yè)檔案資源構成、類別和主要內(nèi)容，構建國有企業(yè)檔案的全資源體系。具體實現(xiàn)方式如下：一是建立企業(yè)檔案資源目錄。如管理類檔案資源目錄可按照“行業(yè)或企業(yè)—專業(yè)領域—檔案類別—檔案目錄”的思路制定；科研類檔案資源目錄可根據(jù)科技項目名稱制定，如國家重大科技專項可按照科技專項名稱確定檔案資源目錄、重大建設項目可按建設項目名稱制定檔案資源目錄等。二是建立數(shù)據(jù)管理平臺。如《科學數(shù)據(jù)管理辦法》規(guī)定主管部門應建立科學數(shù)據(jù)匯交制度，在國家統(tǒng)一政務網(wǎng)絡和數(shù)據(jù)共享交換平臺的基礎上開展本部門（本地區(qū)）科學數(shù)據(jù)匯交工作?？山梃b數(shù)據(jù)中心的模式，采取集中式或分布式相結合的方式。初期可由各企業(yè)集中保管電子檔案，國家檔案局只建立目錄中心，起到資源目錄匯集和利用導航的作用；后期可根據(jù)條件逐步實現(xiàn)電子檔案集中管理。建立國有企業(yè)檔案資源目錄和數(shù)據(jù)管理平臺，構建包括“N個行業(yè)+X個專業(yè)+Y個檔案類別”的資源網(wǎng)。

3.3 構建國有企業(yè)檔案館網(wǎng)

國家檔案局應統(tǒng)籌考慮國有企業(yè)檔案館網(wǎng)的設置情況，繼而建立覆蓋各個行業(yè)（企業(yè)）、檔案資源結構合理、具備安全保管、信息化條件和開發(fā)利用能力的企業(yè)檔案館網(wǎng)，履行實體檔案和電子檔案管理職責。具體而言，有以下方式：一是由國家組建企業(yè)檔案館，或作為中央檔案館企業(yè)檔案分館，集中統(tǒng)一管理屬于國家的企業(yè)檔案。二是集中行業(yè)優(yōu)勢資源，組建能源、電力、航空等若干行業(yè)檔案館，行業(yè)檔案館代表國家行使部分管理職能，整合本行業(yè)重要檔案資源，發(fā)揮資源匯聚效應，為行業(yè)發(fā)展提供服務。如，可依托中國石油檔案館組建國家能源檔案館，按專業(yè)匯集中石油、中石化、中海油、國家管網(wǎng)公司的重要檔案資源，在此基礎上進一步擴大企業(yè)范圍。國家能源檔案館在國家能源局和國家檔案局領導下行使國家能源企業(yè)檔案的接收、保管、數(shù)字化和提供利用等功能，并為相關能源企業(yè)提供檔案業(yè)務指導和利用服務。三是加強和規(guī)范企業(yè)檔案館建設，國有企業(yè)檔案館建設應當符合《檔案館建設標準》和《檔案館建筑設計規(guī)范》要求，面積達標、設施完善、功能齊全、安全保密、服務便捷，具備檔案安全保管的條件。國有企業(yè)檔案館負責建立健全本企業(yè)檔案資源體系，接受國家檔案局的指導。通過以上方面，實現(xiàn)“中央檔案館+X個行業(yè)檔案館+Y個企業(yè)檔案館”的檔案館網(wǎng)。