強(qiáng)化電子檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)探討

高春紅

（河北省平山縣公證處，河北 石家莊 050400）

現(xiàn)階段，社會中所有行業(yè)都離不開電子信息技術(shù)的支撐，并且全部朝著信息化的方向發(fā)展。企事業(yè)單位中檔案管理工作較為復(fù)雜，其中包括收集、鑒定、歸檔、整理、分類等多個工作環(huán)節(jié)，若是任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)失誤都會影響整個檔案管理的有效性。利用電子信息技術(shù)對檔案管理工作進(jìn)行革新，已經(jīng)成為了當(dāng)下必須要充分重視的問題，企事業(yè)單位在日常運(yùn)行中，復(fù)雜繁多的數(shù)據(jù)成為了阻礙工作效率最大的絆腳石，而通過強(qiáng)化電子檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，能夠切實(shí)解決這一問題，不僅提高了工作的效率和質(zhì)量，還節(jié)省了大量的人力與物力。

一、強(qiáng)化電子檔案管理的重要性

企事業(yè)在多年來發(fā)展的過程中，積累了非常多的文書檔案，這些資料都具有很大的留存價值，并且與企業(yè)日常工作息息相關(guān)，因此，檔案管理工作與企事業(yè)單位發(fā)展有著直接的聯(lián)系，只有提高檔案管理的水平，才能保證檔案管理工作的效率和水平，促使檔案管理更加便捷、高效，充分發(fā)揮部門自身的價值[1]。將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，并加強(qiáng)管理，可以從根本上節(jié)約大量資源，讓檔案的收集與歸檔工作變得更加方便、快捷，避免檔案管理人員在獲取資料的過程中浪費(fèi)大量的時間和精力，同時，當(dāng)企事業(yè)單位各部門有檔案資料需求時，隨時隨地的利用相關(guān)平臺就行翻閱查找即可，切實(shí)有效的提升了檔案管理工作的效率。具體來說，強(qiáng)化電子檔案管理就是在確保檔案管理工作正常運(yùn)行的基礎(chǔ)上，將傳統(tǒng)紙質(zhì)的各項(xiàng)資料和數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為電子資料進(jìn)行保管留存。電子檔案管理會自動進(jìn)行資料的分類整理，并單獨(dú)設(shè)置標(biāo)簽?zāi)夸?，減輕了檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，同時也方便了使用者進(jìn)行查閱調(diào)取，并且電子檔案管理存儲空間非常大，避免了傳統(tǒng)檔案需要浪費(fèi)大量空間留存的問題。在當(dāng)前電子信息技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，企事業(yè)單位應(yīng)及時革新檔案管理工作模式，結(jié)合自身實(shí)際情況選擇合理的信息檢索與處理方法，確保檔案管理利用電子信息技術(shù)充分具備便捷、高效的特點(diǎn)。

二、現(xiàn)階段電子檔案管理存在的問題

（一）電子檔案管理重視程度不足

目前，多數(shù)企事業(yè)單位依然沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案管理工作方式，工作效率遲遲無法提升，不符合社會發(fā)展對工作提出的實(shí)際標(biāo)準(zhǔn)，因此，應(yīng)該將檔案管理工作的改革與創(chuàng)新作為重中之重[2]。企事業(yè)單位要通過多種渠道對檔案管理工作進(jìn)行調(diào)整，在不斷的實(shí)踐中探索出符合自身發(fā)展的檔案管理方法，為強(qiáng)化電子檔案管理工作打造堅(jiān)固的基礎(chǔ)。部分單位雖然已經(jīng)正確認(rèn)識到傳統(tǒng)檔案管理方法中存在的不足，并且也對其進(jìn)行了相應(yīng)的調(diào)整與優(yōu)化，但實(shí)際情況并不理想。信息時代發(fā)展的背景下，企事業(yè)單位中的各項(xiàng)信息資源得到了很高的關(guān)注，這也等同于對檔案管理工作提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)和要求，必須要將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成電子檔案，充分發(fā)揮信息化便捷管理的優(yōu)勢。由于企事業(yè)單位對電子檔案管理重視程度不足，嚴(yán)重影響了正常工作順利開展。

（二）檔案管理人員綜合水平較弱

檔案管理工作效率與管理水平息息相關(guān)，檔案管理人員的專業(yè)能力也是推動企事業(yè)發(fā)展的重要資源。檔案管理工作較為復(fù)雜，對工作人員的綜合素養(yǎng)有著較高的要求，其綜合水平的高低直接影響檔案管理部門的整體效率。隨著電子檔案逐漸普及，要求相關(guān)的檔案管理人員不僅要掌握工作的流程與內(nèi)容，還要具備一定的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，獨(dú)立進(jìn)行電子檔案管理的操作。但現(xiàn)階段，多數(shù)企事業(yè)單位沒有重視對檔案管理人員的培訓(xùn)工作，并且他們也沒有提升自己的意識，無法及時了解最新的檔案管理理念和計(jì)算機(jī)知識，檔案管理人員無法熟練運(yùn)用信息化技術(shù)，為電子檔案管理帶來了不小的難度[3]。同時，有些單位的檔案管理人員工作態(tài)度不端正，缺乏相應(yīng)的責(zé)任心與工作熱情，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

三、強(qiáng)化電子檔案管理的措施

（一）加大信息化建設(shè)投入力度

企事業(yè)單位檔案管理向著信息化、現(xiàn)代化方向轉(zhuǎn)變是未來必然的發(fā)展趨勢，也是切實(shí)提升檔案管理工作效率的主要途徑。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，企事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際發(fā)展情況，適當(dāng)加大信息化建設(shè)投入力度，增添信息收集的渠道，革新檔案管理理念，完善網(wǎng)絡(luò)資源平臺，設(shè)置查詢、調(diào)取等多種信息共享功能，從而提升檔案管理的綜合效率[4]。在檔案管理信息化建設(shè)過程中，相關(guān)工作人員也要結(jié)合部門檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作一體化的管理目標(biāo)。

（二）建立健全的管理制度

強(qiáng)化電子檔案管理的前提是必須要有健全的管理制度作為支撐，及時調(diào)整電子檔案管理工作方向，并且提升電子檔案管理的強(qiáng)化效果。建立健全的電子檔案管理制度是強(qiáng)化檔案管理工作的主要途徑，也是提升檔案管理工作效率和質(zhì)量的有效手段。通過相應(yīng)的管理制度可以規(guī)范工作人員的工作流程，并且將制度中的標(biāo)準(zhǔn)作為工作依據(jù)，同時還可以調(diào)動檔案管理人員工作積極性，時刻保持嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作態(tài)度。因此，企事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合人員的實(shí)際工作與發(fā)展目標(biāo)，深入分析并制定科學(xué)、合理的電子檔案管理制度，滿足各部門的工作需求，促使企事業(yè)單位穩(wěn)定、健康的發(fā)展[5]。

（三）深入探究電子檔案管理工作

檔案管理人員要及時掌握各階段企業(yè)的發(fā)展情況，并結(jié)合實(shí)際情況深入探究電子檔案管理工作，調(diào)動自身所獲取的所有資源完善和優(yōu)化電子檔案管理體系，以此實(shí)現(xiàn)靈活運(yùn)用各種檔案的目標(biāo)，這也是強(qiáng)化電子檔案管理的基礎(chǔ)前提。在開展紙質(zhì)檔案錄入工作中，相關(guān)工作人員必須要深入分析和研究檔案內(nèi)容，將里面存在具有較高應(yīng)用價值的信息進(jìn)行標(biāo)注，提升電子檔案數(shù)據(jù)管理的有效性，充分發(fā)揮檔案管理部門的實(shí)際價值[6]。

（四）重視對檔案管理人員培訓(xùn)

若想切實(shí)提升檔案管理工作效率和質(zhì)量，強(qiáng)化電子檔案管理關(guān)鍵環(huán)節(jié)，企事業(yè)單位必須要充分重視人才的引進(jìn)與培養(yǎng)，聘用計(jì)算機(jī)專業(yè)水平較高的工作人員，定期開展信息化專業(yè)技能培養(yǎng)，讓單位內(nèi)部檔案管理人員能夠及時了解最新的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，這也是強(qiáng)化電子檔案管理的基礎(chǔ)。對于目前一些單位依然沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案管理方法，并且長時間導(dǎo)致檔案管理人員思維固化的現(xiàn)象，企事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對人員的引導(dǎo)，加大電子檔案管理宣傳力度，講解電子檔案管理的優(yōu)勢與方案，轉(zhuǎn)換檔案管理人員的工作思維，為電子檔案管理工作順利開展夯實(shí)基礎(chǔ)[7]。同時，企事業(yè)單位還應(yīng)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)手段的引用力度，讓工作人員快速適應(yīng)信息化的辦公模式，為他們提供更多接觸信息化知識的機(jī)會。重視對檔案管理人員培訓(xùn)是企事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展的重要途徑，能夠在一定程度上提升工作人員的綜合素養(yǎng)，掌握專業(yè)的管理以及計(jì)算機(jī)操作知識，提升電子檔案管理工作的質(zhì)量。

結(jié)束語：

綜上所述，在社會科技技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，強(qiáng)化電子檔案管理關(guān)鍵環(huán)節(jié)是現(xiàn)階段企事業(yè)單位發(fā)展的重要任務(wù)。但現(xiàn)階段，受多年來管理模式的影響，多數(shù)單位依然沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式，消耗較高并且工作效率遲遲無法提升。因此，企事業(yè)單位應(yīng)及時創(chuàng)新檔案管理理念，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的優(yōu)勢，通過加大信息化建設(shè)投入力度、建立健全的管理制度、深入探究電子檔案管理工作和重視對檔案管理人員的培訓(xùn)等方式，切實(shí)提升檔案管理工作的效率。