亞運工程檔案進館的探索

胡玉琴/杭州市城市建設(shè)檔案館

2015年9月16日，杭州成功獲得2022年亞運會舉辦權(quán)，成為中國繼北京、廣州之后的第三座亞運之城。亞運會是浙江省更是杭州市歷史上的一項重大活動，其中亞運場館設(shè)施建設(shè)是確保大賽成功舉辦的必要前提和重要基礎(chǔ)。杭州亞運會共計劃新建、改造、續(xù)建、臨建55個競賽場館和5個亞運村和31個訓(xùn)練館。在亞運場館設(shè)施建設(shè)中陸續(xù)形成了體量龐大的亞運工程檔案，它們是亞運工程建設(shè)管理的重要內(nèi)容，是寶貴的亞運遺產(chǎn)，亞運記憶。完整保存好亞運工程檔案具有重要的現(xiàn)實意義和歷史意義。

杭州市城建檔案館作為杭州亞運工程檔案的主要接收進館單位，始終把接收完整準(zhǔn)確的亞運工程實體檔案和電子檔案作為既定目標(biāo)。雖然杭州市城建檔案館承接過G20峰會項目工程檔案接收進館任務(wù)，有一些G20峰會工程檔案治理模式可借鑒，但對亞運工程檔案的及時順利接收進館尚需進行探索。雖然有北京、廣州兄弟館的先進做法，但因接收范圍、信息化程度等不同，不能完全照搬北京、廣州館模式。事實上，本館還沒有經(jīng)驗可資借鑒，我們?nèi)孕枰J(rèn)識其特殊性，進行探索性實踐，找到合適的解決方案。

1 現(xiàn)實挑戰(zhàn)

1.1 場館項目分布面廣，進館要求標(biāo)準(zhǔn)不一

亞運項目除了55個比賽場館、5個亞運村外還有31個訓(xùn)練館、2個亞殘獨立場館，共93個項目，這些項目除了分布在杭州主城區(qū)外，還大量分布在主城區(qū)外的杭州市境內(nèi)，比如蕭山、余杭、富陽、臨安、臨平、桐廬、淳安等地，有一些場館還分布在溫州、寧波、金華、湖州、紹興等浙江省的其他城市。按照屬地管理原則，各地市城建檔案館各自負責(zé)本地市亞運項目工程檔案的接收。盡管省住建廳于2016年出臺了《浙江省建筑工程文件進館范圍》，2018年制定了省廳“八統(tǒng)一”規(guī)范，對全省建筑工程檔案進館范圍、辦事流程和要求等有了統(tǒng)一規(guī)定，但是各地城建檔案管理部門因為隸屬機構(gòu)、履行職能、驗收流程、信息化程度等略有不同，導(dǎo)致某些進館規(guī)范、要求不完全一致，這就意味著相關(guān)各城建檔案部門將根據(jù)各自確定的進館范圍和進館要求對亞運工程檔案進行接收進館。這種進館模式導(dǎo)致作為一個客體全宗的具有密切有機聯(lián)系的2022年亞運工程檔案分散存放，同時各地進館標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一也容易導(dǎo)致進館質(zhì)量把控的差異，影響亞運工程檔案的整體進館質(zhì)量。

1.2 項目有一定新穎性，進館范圍局部空白

體育競技運動具有其特殊性，而這種特殊性也影響到工程檔案進館。在這種場館的建設(shè)過程中會形成與過去建設(shè)工程項目歸檔范圍不同的檔案文件，導(dǎo)致原有的進館范圍無法照搬照套。如體育工藝類資料，如場地(包括競賽和熱身區(qū)）、照明系統(tǒng)（包括4K高清轉(zhuǎn)播）、擴聲系統(tǒng)、顯示屏系統(tǒng)、標(biāo)準(zhǔn)時鐘系統(tǒng)、升旗控制系統(tǒng)等，涉及內(nèi)容有體育工藝專項設(shè)計圖紙、過程中設(shè)計變更單，體育工藝各參建單位等信息，體育工藝專項施工方案，體育工藝材料、設(shè)施設(shè)備合格證、出廠檢測報告，體育工藝專項檢測報告，體育工藝隱蔽工程、重點部位驗收和簽證資料（紙質(zhì)、影像），體育工藝竣工圖等。如果按照原有的《杭州市建設(shè)工程竣工檔案移交書》，此類體育工藝材料不在城建檔案進館范圍，而這正是反映亞運特色的內(nèi)容，對完整保存亞運遺產(chǎn)將會非常有意義。針對這樣的項目，我們擬將這些材料增加列入進館范圍。

此外，本次亞運工程涉及門類多，大類有房建工程、市政工程。房建工程又有新建工程、改建工程、改建和改造提升工程、擴建工程、續(xù)建工程、臨建工程等。市政工程又有道路工程、立交橋工程、隧道工程、水廠工程、綜合管廊工程等。其中道路工程又有城市道路、國道工程；新建道路、道路提升工程等。不同類型的建設(shè)工程，有不同的檔案進館范圍。現(xiàn)有的進館范圍只有房建、道路、橋梁、排水工程。現(xiàn)有類型的進館范圍還無法涵蓋全部的亞運工程檔案類型。再者，除房建工程外市政工程沒有全省統(tǒng)一的接收標(biāo)準(zhǔn)。

1.3 項目數(shù)量多工期緊，應(yīng)急預(yù)案準(zhǔn)備不足

亞運工程項目除了93個一級層次的項目外，還有各種配套工程和設(shè)施建設(shè)，而工期的節(jié)點安排是2017年10月場館建設(shè)全面啟動，2018年6月新建場館和設(shè)施全面開工，8個月內(nèi)完成立項選址，設(shè)計、出施工圖和招投標(biāo)等前期準(zhǔn)備工作。42個場館2021年3月竣工，剩余15個2021年10月前竣工。亞運村計劃12月底竣工。2021年底交付場館化并試運行。按照建設(shè)流程，各亞運工程項目竣工備案前必須先行進行檔案專項驗收，而城建檔案館的驗收模式為兩種，一種是一次性竣工驗收后移交進館，一種是分階段驗收移交進館，通常以一次性驗收后移交進館居多。這就意味著亞運工程建設(shè)后期城建檔案館會面臨密集性驗收進館的繁重任務(wù)，沒有預(yù)料到的是2019年底至今的新冠疫情的爆發(fā)和持續(xù)傳播，導(dǎo)致許多依賴進口的原材料無法及時供貨，建筑工人人數(shù)減少，極大地影響了亞運工程項目進度，加大了工程后期的強度，極大地縮短了竣工后工程檔案的移交時間。

2 解決方案

面對上述現(xiàn)實挑戰(zhàn)，我們主要研究和實踐了以下對策。

2.1 提前介入對接聯(lián)動

凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。杭州市城建檔案館并不是亞運工程項目的建設(shè)主體，因此如果不主動提前介入，深入了解項目的數(shù)量、活動的安排和進展，就會導(dǎo)致進館工作的盲區(qū)、滯后和被動。為了更好地服務(wù)亞運工程檔案，在2016年第19屆亞運會組委會成立之初，杭州市城建檔案館就第一時間對接了場館建設(shè)部，及時了解亞組委工程檔案工作的內(nèi)容、關(guān)注重點、實際工作開展情況和具體工作需求，及時掌握杭州地區(qū)所屬項目數(shù)量、建設(shè)城區(qū)信息，確定了雙方溝通、互通信息的機制，并結(jié)合實際提前制定預(yù)案。

為了進一步做好相關(guān)單位的對接工作，協(xié)調(diào)亞運工程檔案進館的各項事宜，杭州市城建檔案館成立了專班。專班由市本級、縣市區(qū)城建檔案館、亞組委分別派員參與，規(guī)定縣市區(qū)項目由當(dāng)?shù)爻墙n案館專班人員負責(zé)指導(dǎo)、驗收；整個杭州地區(qū)亞運項目電子文件由杭州市城建檔案館保存；紙質(zhì)文件保存到縣市區(qū)城建檔案館，這樣分工明確，縱橫聯(lián)動，工作一盤棋，使杭州地區(qū)亞運電子工程檔案得到了集中統(tǒng)一管理，使相關(guān)縣市區(qū)的進館標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一在協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)上有了可能，為確保亞運工程檔案及時順利進館創(chuàng)造了組織保障。

2.2 調(diào)查研究完善標(biāo)準(zhǔn)

檔案收集要完整準(zhǔn)確，重要的措施之一就是要健全進館制度，規(guī)范進館范圍。標(biāo)準(zhǔn)化的進館制度將統(tǒng)一各縣市地亞運工程檔案的進館行為，提升進館檔案的質(zhì)量。杭州市是亞運場館最集中的城市，也是浙江省會所在地，其城建檔案館在亞運工程檔案完整準(zhǔn)確進館上義不容辭承擔(dān)著主要責(zé)任和示范引領(lǐng)作用。為此，杭州市城建檔案館針對各類亞運工程項目進行了調(diào)查研究和分析總結(jié)，依據(jù)國家和行業(yè)的相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，梳理和完善了已有工程進館范圍，補充了新類型亞運工程檔案進館范圍，配套制定或完善了《杭州市建設(shè)工程竣工檔案移交書》《杭州市城市綜合管廊工程竣工檔案移交書》《杭州市城市地下管線工程檔案移交書》《杭州市城市橋梁工程檔案移交書》《杭州市城市道路工程檔案移交書》《杭州市城市河道工程檔案移交書》《杭州市城市園林景觀工程檔案移交書》《杭州市城市隧道工程檔案移交書》。同時和亞運工程檔案其他屬地管理機構(gòu)溝通，提供樣板和必要的指導(dǎo)，盡可能統(tǒng)一思想、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和做法。

2.3 及時檢查加強指導(dǎo)

組織保障、分工合作機制、統(tǒng)一的制度標(biāo)準(zhǔn)固然很重要，但以此為基礎(chǔ)的過程性控制對亞運工程檔案的保質(zhì)保量進館也至關(guān)重要。2018年，杭州市城建檔案館在得到“2022年第19屆亞運會杭州市第一批場館及設(shè)施項目”和“杭州市迎亞運保暢通路網(wǎng)建設(shè)項目”清單之后，就著手準(zhǔn)備和開展全方位的亞運工程檔案指導(dǎo)服務(wù)。

2.3.1 開展專項檢查

杭州市城建檔案館根據(jù)亞運工程時間節(jié)點，制定了指導(dǎo)檢查時間進度表，及時進行檢查。杭州市城建檔案館曾和亞組委聯(lián)動，對杭州地區(qū)的重點亞運項目分2次開展為期5天的工程檔案專項檢查工作；對主城區(qū)外的亞運項目聯(lián)合縣市區(qū)城建檔案管理部門展開聯(lián)合檢查。為了確保最終合格的亞運工程檔案及時進館，檢查組除檢查進館的工程檔案外，還檢查了亞運臺賬規(guī)范化管理工作、檔案現(xiàn)場保管情況、人員配備情況、檔案工作制度建設(shè)等各項影響亞運工程檔案質(zhì)量的因素，對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時給予指出，并提出整改要求，此外還與項目單位建立一一對應(yīng)的聯(lián)系，為日常點對點精準(zhǔn)的指導(dǎo)服務(wù)打好基礎(chǔ)。

2.3.2 開展專題培訓(xùn)

為了提升相關(guān)人員的素質(zhì)和能力，亞組委和杭州市城建檔案館共同舉辦了一次涵蓋全杭州地區(qū)所有亞運工程的城建檔案專題培訓(xùn)，共39人參加。培訓(xùn)不僅要求建設(shè)主體、施工單位、監(jiān)理單位等派員參加，同時要求資料員和項目具體負責(zé)人一并參加。這不僅是亞運工程檔案移交工作的一次動員會，也是一次業(yè)務(wù)培訓(xùn)會，一次傳經(jīng)送寶會。專題培訓(xùn)講述了亞運工程檔案的重要性、明確了參建各方收集建檔的職責(zé)，介紹了同類項目的經(jīng)驗教訓(xùn)，具體講解了各類亞運工程檔案的進館范圍、歸檔要求、屬地管理、移交流程、注意事項、具體案例等。

2.3.3 開展線上線下指導(dǎo)

結(jié)合杭州市建委亞運整體工程進度情況，制定杭州市城建檔案館亞運項目工程檔案指導(dǎo)作戰(zhàn)圖，并且按照指導(dǎo)作戰(zhàn)圖對亞運工程項目建設(shè)主體進行線上和線下指導(dǎo)。線上指導(dǎo)主要是通過微信、QQ等社交工具開展跟蹤指導(dǎo)，且同步推進電子文件接收系統(tǒng)在線答疑。線下指導(dǎo)主要是按照亞運工程進度表，及時奔赴項目現(xiàn)場，進行現(xiàn)場指導(dǎo)。無論是線上還是線下指導(dǎo)，為了確保進館亞運工程檔案的質(zhì)量和縮短進館時間，不僅對進館事項進行了指導(dǎo)，還對進館前相關(guān)檔案室的亞運工程檔案工作，如工程檔案歸檔、分類、預(yù)立卷、編號、著錄等提出了與進館要求接軌的指導(dǎo)性意見，進行超前控制。不僅對亞運工程檔案的紙質(zhì)等實體檔案的完整準(zhǔn)確性提出了要求，更是結(jié)合當(dāng)前信息化現(xiàn)狀對全文數(shù)字化掃描工作和電子文件系統(tǒng)接收工作給予了指導(dǎo)，具體告知了掃描文件格式、文件大小、電子公章加蓋、去污糾偏等標(biāo)準(zhǔn)，并按照同步性要求，即項目工程文件做到同步施工、同步編制、同步上傳電子文件接收系統(tǒng)，采取了線上進行同步接收、同步審核、同步整改、出具驗收意見等措施，助推了亞運工程檔案“最多跑一次”目標(biāo)的實現(xiàn)。

2.3.4 開展電子文件在線接收

亞運工程時間要求格外高，在竣工驗收階段很容易造成時間緊、任務(wù)重的情況。為了做好工程檔案全過程管理，保證工程檔案的真實性，需要提前謀劃。我們對亞運工程項目檔案采取電子文件在線接收、審核的模式，實現(xiàn)同步施工、同步編制施工資料、同步上傳電子文件接收系統(tǒng)、同步審核。同時要求整個杭州地區(qū)的亞運工程檔案電子文件集中保管到杭州市城建檔案館，便于集中管理，完整保存亞運遺產(chǎn)。

2.4 參與驗收把關(guān)質(zhì)量

根據(jù)時間管理的“四象限”法則，亞運工程檔案驗收屬于第一象限的任務(wù)，即重要又緊急任務(wù)，為此杭州市城建檔案館將其排入優(yōu)先序列，對陸續(xù)已經(jīng)竣工或即將竣工的各項亞運工程檔案進行拉網(wǎng)式驗收，增加人力，加班加點，確保按要求高質(zhì)量完成使命。目前“運河亞運公園（原城西公園）”“浙江省黃龍體育中心亞運會場館改造項目”等正在驗收之中，而且由于前期的深入指導(dǎo)，進展非常順利。

2.5 加強考核責(zé)任到人

為了提高工作效率和工作質(zhì)量，杭州市城建檔案館按亞運工程分成建筑工程和市政工程兩類，分別由房建科和市政科跟蹤落實。根據(jù)具體項目制定時間、人員指導(dǎo)表，列入月度考核，做到每個項目落實到人，每個人根據(jù)不同項目進度提供相應(yīng)指導(dǎo)服務(wù)，并登記造冊，形成統(tǒng)一指導(dǎo)進度表上墻公布。

總之，杭州市城建檔案館在開展亞運工程檔案進館活動中，進行了一系列有益的探索，也取得了一些成功的經(jīng)驗，為此浙江省亞組委正在借助省住建廳力量，復(fù)制杭州樣板，推廣至全省各亞運工程項目的檔案管理之中，希望我們的探索對相關(guān)的工程檔案優(yōu)質(zhì)進館起到積極作用。