規(guī)劃管理檔案數(shù)字化過(guò)程中質(zhì)量控制策略研究★

常建法

(北京市規(guī)劃和自然資源委員會(huì)海淀分局 北京 100097)

0 引言

規(guī)劃管理檔案是指在城鄉(xiāng)規(guī)劃及其管理活動(dòng)中直接形成的應(yīng)歸檔的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。由于城鄉(xiāng)規(guī)劃與發(fā)展的決策、糾紛案件、再建設(shè)項(xiàng)目的借鑒等方面用戶需求的日益增長(zhǎng)，社會(huì)對(duì)規(guī)劃管理檔案的管理機(jī)構(gòu)提出了越來(lái)越高的要求。傳統(tǒng)的手工管理模式，已經(jīng)嚴(yán)重影響和制約了規(guī)劃管理檔案的合理、高效利用。因此，規(guī)劃管理檔案的數(shù)字化就成為一種必然的選擇。數(shù)字化是規(guī)劃管理檔案工作現(xiàn)代化的必要前提條件之一。在推進(jìn)規(guī)劃管理檔案數(shù)字化的工作中,檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)注重在條件允許的前提下，有效利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段,實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字資源的深度整合,充分共享,將規(guī)劃管理檔案資源的深層次價(jià)值挖掘出來(lái),為城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)提供借鑒和數(shù)據(jù)支持與服務(wù)。規(guī)劃管理檔案的數(shù)字化是一項(xiàng)工作量大、技術(shù)要求嚴(yán)的系統(tǒng)工程，涉及許多環(huán)節(jié)。每一工作環(huán)節(jié)完成的質(zhì)量，對(duì)整個(gè)數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量都會(huì)產(chǎn)生重要影響。因此，在數(shù)字化過(guò)程中必須進(jìn)行質(zhì)量控制，以保證每一個(gè)環(huán)節(jié)的質(zhì)量都符合預(yù)設(shè)計(jì)劃或方案的要求。

1 規(guī)劃管理檔案數(shù)字化質(zhì)量控制要點(diǎn)

1.1 規(guī)劃?rùn)n案的構(gòu)成和特點(diǎn)

規(guī)劃管理檔案的主要構(gòu)成材料有建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)批文、建設(shè)項(xiàng)目選址意見(jiàn)書、建設(shè)項(xiàng)目規(guī)劃許可證及批復(fù)文件、國(guó)土部門建設(shè)用地批文、用地位置圖、建設(shè)工程規(guī)劃許可證及批復(fù)文件、建筑紅線圖、建設(shè)工程規(guī)劃設(shè)計(jì)要點(diǎn)、審查意見(jiàn)等。它具有四個(gè)特點(diǎn)：一是法律權(quán)威性。在城鄉(xiāng)規(guī)劃管理活動(dòng)中形成的建設(shè)工程的“一書兩證”原件，是按照《中華人民共和國(guó)城鄉(xiāng)規(guī)劃法》規(guī)定的法規(guī)程序形成的。其中匯集了計(jì)劃、國(guó)土、規(guī)劃等職能管理部門的審批意見(jiàn)，以及各管理部門批復(fù)文件?！耙粫鴥勺C”是土地使用、工程建設(shè)的憑據(jù)，具有權(quán)威性法律價(jià)值。在我國(guó)的現(xiàn)行法規(guī)體系中，只有檔案的原件才具有無(wú)可置疑的憑證作用和法律效力。二是客觀真實(shí)性。規(guī)劃管理檔案直接反映建筑工程各方面的情況。在報(bào)建批復(fù)書存根上有工程項(xiàng)目的建設(shè)單位、施工單位名稱，工程性質(zhì)、建筑特面積（長(zhǎng)度）、功能、建筑物層、幢、造價(jià)等關(guān)鍵性的原始記錄，這些原始記錄是建筑工程的批后管理（包括監(jiān)督和工程規(guī)劃驗(yàn)收）的重要憑據(jù)。三是唯一見(jiàn)證性。規(guī)劃管理檔案是工程項(xiàng)目合法建設(shè)的唯一見(jiàn)證，在辦理建筑物產(chǎn)權(quán)證，起的法律憑證作用是其他城建檔案無(wú)法比擬的。四是檔案的數(shù)量多，內(nèi)容廣泛。城鄉(xiāng)規(guī)劃?rùn)n案包括的范圍很廣，一部分是國(guó)家建設(shè)項(xiàng)目的資料，一部分是建設(shè)單位和個(gè)人的建筑資料，立卷歸檔后形成了統(tǒng)一的、分門別類的城建規(guī)劃?rùn)n案。包含了單位、個(gè)人的建設(shè)工程報(bào)建、建筑物改造、改功能、建設(shè)單位更名、廣告招牌、裝修的報(bào)建等。[1]

1.2 規(guī)劃?rùn)n案數(shù)字化質(zhì)量控制的內(nèi)容

檔案數(shù)字化又可稱為檔案信息數(shù)字化，是指通過(guò)計(jì)算機(jī)錄入、掃描技術(shù)、縮微與聲像檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換技術(shù)、影像技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)等，將傳統(tǒng)載體檔案的目錄與內(nèi)容（包括文字、圖像、聲音、事物）等轉(zhuǎn)換成計(jì)算機(jī)可以識(shí)別的數(shù)字形式，形成檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程。[2]據(jù)此，規(guī)劃管理檔案數(shù)字化可定義為：利用現(xiàn)代信息技術(shù),將傳統(tǒng)模擬形態(tài)的規(guī)劃管理檔案的內(nèi)容轉(zhuǎn)化成數(shù)字形態(tài)的信息,并將數(shù)字化成果納入到數(shù)字信息管理系統(tǒng)中,為合法用戶提供方便快捷的規(guī)劃管理檔案信息服務(wù)的過(guò)程。規(guī)劃管理檔案數(shù)字化是一項(xiàng)涉及多環(huán)節(jié)的復(fù)雜性工作。每一個(gè)環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量都要滿足相應(yīng)的要求。一個(gè)環(huán)節(jié)的工作在質(zhì)量上出現(xiàn)了問(wèn)題，都會(huì)對(duì)下一個(gè)環(huán)節(jié)造成一定的影響，最終還會(huì)影響到規(guī)劃管理檔案數(shù)字化工作的整體質(zhì)量。在規(guī)劃管理檔案數(shù)字化過(guò)程中應(yīng)進(jìn)行質(zhì)量控制，所謂質(zhì)量控制，即為達(dá)到質(zhì)量要求所采取的作業(yè)技術(shù)和活動(dòng)，它是為了監(jiān)視質(zhì)量形成過(guò)程，消除質(zhì)量環(huán)節(jié)上所有引起不合格或不滿意效果的因素，以達(dá)到質(zhì)量要求。所以應(yīng)采取一定的措施分析和探究質(zhì)量問(wèn)題產(chǎn)生的原因，保證每一環(huán)節(jié)都能達(dá)到相應(yīng)的質(zhì)量要求，從而使得整個(gè)數(shù)字化過(guò)程達(dá)到預(yù)期的整體質(zhì)量要求。

1.3 規(guī)劃?rùn)n案數(shù)字化質(zhì)量控制的意義

開(kāi)展規(guī)劃管理檔案的數(shù)字化，相關(guān)單位和人員必須充分認(rèn)識(shí)規(guī)劃?rùn)n案的基本特點(diǎn)，才能有效地做好數(shù)字化的質(zhì)量控制。在開(kāi)展規(guī)劃管理檔案的數(shù)字化的工作中，相關(guān)單位必須根據(jù)規(guī)劃?rùn)n案的特點(diǎn)，認(rèn)真制定檔案數(shù)字化的工作規(guī)劃或計(jì)劃方案，才能更為有效地開(kāi)展該項(xiàng)工作。規(guī)劃管理檔案的法律權(quán)威性，要求在數(shù)字化的質(zhì)量控制方面，應(yīng)明確提出數(shù)字化成果在反映原始檔案的本來(lái)面貌方面，要注重的控制細(xì)節(jié)方面的標(biāo)準(zhǔn)要求，不能遺漏關(guān)鍵性的記錄痕跡和細(xì)節(jié)數(shù)據(jù)。規(guī)劃管理檔案的客觀真實(shí)性，要求在數(shù)字化的質(zhì)量控制方面，要注重?cái)?shù)字化加工對(duì)象的內(nèi)容構(gòu)成要素的完整性與符合性。規(guī)劃管理檔案的唯一見(jiàn)證性，要求在數(shù)字化的質(zhì)量控制方面，應(yīng)特別注意對(duì)數(shù)字化成果與檔案原件在內(nèi)容上的高度一致性，這樣才可以確保在實(shí)際工作中，為用戶提供可以有效證明相關(guān)工程項(xiàng)目的合法性證據(jù)的數(shù)字化證明材料。規(guī)劃管理檔案的數(shù)量多、內(nèi)容廣泛的特點(diǎn)，要求在數(shù)字化的質(zhì)量控制方面，應(yīng)根據(jù)不同來(lái)源、不同規(guī)格、不同種類、不同形態(tài)的原始檔案文件材料，制定精細(xì)化的數(shù)字化加工和處置方案，并強(qiáng)化過(guò)程成控制，才能確保規(guī)劃管理檔案數(shù)字化成果質(zhì)量達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)要求。

2 影響規(guī)劃管理檔案數(shù)字化質(zhì)量的主要問(wèn)題

2002年《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》頒布后，各地的檔案信息化建設(shè)如雨后春筍般的開(kāi)展起來(lái)。紙質(zhì)規(guī)劃管理檔案數(shù)字化是城建檔案信息化工作的重要組成部分。實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)表明，如果缺乏高質(zhì)量的規(guī)劃管理檔案數(shù)字化的支撐，城建檔案的信息化的整體工作質(zhì)量就會(huì)收到一定影響。紙質(zhì)檔案數(shù)字化是一項(xiàng)繁瑣的系統(tǒng)工程，涉及多個(gè)環(huán)節(jié)，在實(shí)際工作中會(huì)遇到各種各樣的問(wèn)題。

2.1 對(duì)檔案數(shù)字化工作的認(rèn)識(shí)不全面，觀念尚顯落后

質(zhì)量是檔案數(shù)字化的根本。檔案數(shù)字化不只是簡(jiǎn)單地將檔案信息從傳統(tǒng)載體轉(zhuǎn)化為數(shù)字化載體。在網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境下，數(shù)字化后的規(guī)劃管理檔案信息可以通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)等現(xiàn)代化數(shù)字信息管理手段進(jìn)行管理和利用，從而極大地提高檔案信息資源的管理效率，充分實(shí)現(xiàn)規(guī)劃管理檔案的利用價(jià)值。城市規(guī)劃管理部門如果對(duì)規(guī)劃管理檔案數(shù)字化建設(shè)認(rèn)識(shí)不全面，對(duì)規(guī)劃管理檔案數(shù)字化項(xiàng)目沒(méi)有明確的目標(biāo)和要求，只是把它看成是傳統(tǒng)檔案管理方式簡(jiǎn)單轉(zhuǎn)移到計(jì)算機(jī)管理方式，對(duì)計(jì)算機(jī)信息管理相關(guān)功能缺乏清楚的認(rèn)識(shí)，不能按照計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)建設(shè)的要求進(jìn)行規(guī)劃，就會(huì)造成建設(shè)初期因缺乏規(guī)劃，或者是規(guī)劃標(biāo)準(zhǔn)較低，使檔案數(shù)字化成果不能滿足使用需求，無(wú)法充分發(fā)揮作用。事后還要進(jìn)行再次建設(shè)，從而使投入資源嚴(yán)重浪費(fèi)。

2.2 檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)條件依然欠缺

檔案數(shù)字化工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要一定的基礎(chǔ)條件作為保證，如人員、技術(shù)、設(shè)備和經(jīng)費(fèi)等。由于受到單位開(kāi)展檔案數(shù)字化工作基礎(chǔ)條件的限制，檔案數(shù)字化工作的水平必然會(huì)受到一定的影響[3]。例如：從檔案數(shù)字化整體工作的階段劃分，可以將其劃分為檔案目錄數(shù)字化和檔案全文數(shù)字化。全文數(shù)字化需要掃描設(shè)備才能對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)換加工。單位如果經(jīng)費(fèi)充足，可以購(gòu)置高速掃描儀，或根據(jù)不同幅面檔案采用不同功能的掃描儀。這樣可以提高工作效率，提高數(shù)字化成果的質(zhì)量。如果單位因經(jīng)費(fèi)等原因限制，無(wú)法購(gòu)置專業(yè)掃描儀等設(shè)備，則只能開(kāi)展目錄級(jí)的數(shù)字化加工，或者根據(jù)設(shè)備條件選擇數(shù)字化范圍，影響了檔案數(shù)字化建設(shè)的整體質(zhì)量。

2.3 檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范內(nèi)容還較粗放

在檔案工作中，建立檔案行業(yè)的法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范一直是檔案管理的重要工作之一。在實(shí)際工作中，還需要制定符合實(shí)際情況的具體標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。比如，有的單位只有上級(jí)業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門下發(fā)的一般性檔案數(shù)字工作文件，但卻沒(méi)有結(jié)合本單位具體情況和檔案特點(diǎn)的檔案數(shù)字化工作實(shí)施的細(xì)則、有關(guān)檔案數(shù)字化的流程及工作要點(diǎn)和質(zhì)量管理辦法等規(guī)范、細(xì)致的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。再如，有的單位沒(méi)有重視明確規(guī)定規(guī)劃管理檔案數(shù)字化工作中的技術(shù)要求和安全保障條件，結(jié)果給實(shí)際工作埋下了嚴(yán)重的安全隱患。

2.4 檔案數(shù)字化人員的整體素質(zhì)有待提高

檔案數(shù)字化工作是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，對(duì)工作人員的要求也相對(duì)較高。在檔案數(shù)字化建設(shè)中需要各類專業(yè)人員的參與，人員素質(zhì)的高低直接影響著檔案數(shù)字化的質(zhì)量。其中主要的是檔案管理人員和檔案數(shù)字化加工人員的素質(zhì)對(duì)檔案數(shù)字化工作的影響最大。

檔案管理人員一般都具有較專業(yè)的檔案管理相關(guān)知識(shí)，對(duì)傳統(tǒng)載體檔案的整理、鑒定、著錄等技術(shù)工作具有豐富的經(jīng)驗(yàn)。但是，現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展速度非?？?，對(duì)計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的依賴性逐漸加大。[4]這對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，需要不斷學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)相關(guān)知識(shí)才能適應(yīng)這種快速發(fā)展的形式。然而，由于檔案管理工作繁忙、相關(guān)知識(shí)涉及面廣等原因，使得當(dāng)前檔案管理人員難以及時(shí)補(bǔ)充所需的知識(shí)。原有的知識(shí)和觀念在規(guī)劃管理檔案數(shù)字化過(guò)程中已不能滿足需要。

檔案數(shù)字化加工人員一般應(yīng)具有較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)操作能力，能夠快速錄入文字信息，少數(shù)人員還應(yīng)具有數(shù)據(jù)庫(kù)管理能力和網(wǎng)絡(luò)搭建的基本知識(shí)。但是，規(guī)劃管理檔案數(shù)字化工作并不是僅僅具有計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)就能夠完成的。還需要檔案管理技術(shù)與計(jì)算機(jī)相關(guān)技術(shù)的銜接。[5]因此，參與規(guī)劃管理檔案數(shù)字化工作的加工人員必須對(duì)檔案管理相關(guān)技術(shù)和規(guī)范有一定的了解，才能夠達(dá)到開(kāi)展相關(guān)工作的基本素質(zhì)要求。

2.5 檔案數(shù)字化加工過(guò)程中的安全防范意識(shí)和安全保障措施尚待完善

規(guī)劃管理檔案數(shù)字化工作中存在著安全問(wèn)題主要來(lái)源于兩個(gè)方面，其一是加工過(guò)程中對(duì)實(shí)體檔案的安全問(wèn)題，其二是計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)安全對(duì)檔案信息資源安全的影響。在規(guī)劃管理檔案的數(shù)字化加工過(guò)程中，很多環(huán)節(jié)都需要直接接觸檔案原件。安全工作不僅在于檔案原件的物理安全，也包括檔案信息內(nèi)容的安全，也就是不能泄密。規(guī)劃管理檔案數(shù)字化加工成果是存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)中的，成果的管理和利用需要在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行，這就涉及到計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題。包括：系統(tǒng)的安全、病毒的防范、非法入侵的預(yù)防等。

3 規(guī)劃管理檔案數(shù)字化質(zhì)量控制的對(duì)策

3.1 有效提供檔案數(shù)字化所需的各項(xiàng)基礎(chǔ)條件

規(guī)劃管理檔案的數(shù)字化離不開(kāi)相關(guān)基礎(chǔ)條件的保障。沒(méi)有良好基礎(chǔ)條件作保障，檔案數(shù)字化的質(zhì)量難以提高?；A(chǔ)條件提高的主要方法是通過(guò)上級(jí)主管部門和檔案主管部門依據(jù)新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》，結(jié)合規(guī)劃管理檔案的特點(diǎn)和實(shí)際需要，制定的相關(guān)制度和管理規(guī)范，為規(guī)劃管理檔案的數(shù)字化提供相應(yīng)的組織保障和制度、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范與人財(cái)物等方面的充分保障。具體建議是：

城鄉(xiāng)規(guī)劃管理部門應(yīng)落實(shí)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制。分管檔案數(shù)字化工作的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)?shù)玫匠浞值氖跈?quán)，并具有良好的橫向協(xié)同能力。有條件的單位還可以成立“檔案數(shù)字化治理臨時(shí)工作委員會(huì)”，為規(guī)劃?rùn)n案的數(shù)字化工作的健康、順利進(jìn)行提供充分的組織條件保障。委員會(huì)的成員建議由分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，本單位的人事、財(cái)務(wù)、采購(gòu)、檔案等部門負(fù)責(zé)人組成。這種委員會(huì)的職責(zé)就是按照現(xiàn)代檔案治理的“多元共治”思想，集中解決規(guī)劃管理檔案數(shù)字化工作中存在的大事和難事，從而避免因部門之間的相互扯皮造成的檔案數(shù)字化質(zhì)量問(wèn)題的產(chǎn)生。

同時(shí)，相關(guān)單位的檔案部門應(yīng)通過(guò)積極開(kāi)展檔案管理工作，提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，加強(qiáng)檔案數(shù)字化質(zhì)量宣傳，強(qiáng)化質(zhì)量意識(shí)，突出質(zhì)量控制的重要性與必要性，堅(jiān)持質(zhì)量第一的原則，將高質(zhì)量數(shù)字化成果作為檔案數(shù)字化質(zhì)量的控制目標(biāo)，以此來(lái)推動(dòng)規(guī)劃管理檔案數(shù)字化基礎(chǔ)條件的建設(shè)，為檔案數(shù)字化的質(zhì)量的提高創(chuàng)作條件。

3.2 做好檔案數(shù)字化建設(shè)的前期調(diào)研與組織規(guī)劃

為保證規(guī)劃管理檔案數(shù)字化的質(zhì)量，負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作的檔案部門或相關(guān)部門應(yīng)注意做好檔案數(shù)字化的建設(shè)前期調(diào)研工作和組織規(guī)劃工作。具體建議是：

3.2.1 開(kāi)展室藏檔案情況調(diào)研

室藏檔案信息調(diào)查是開(kāi)展規(guī)劃管理檔案數(shù)字化的前期工作之一。主要是對(duì)室藏規(guī)劃管理實(shí)體檔案的管理情況進(jìn)行詳細(xì)調(diào)研。調(diào)研內(nèi)容包括室藏檔案的類型、歸檔方式、年代、數(shù)量、紙質(zhì)情況等。摸清室藏檔案情況，可以確定規(guī)劃管理數(shù)字化建設(shè)方案、工作量、工作難點(diǎn)、所需設(shè)備、人員配置情況等。有利于制定規(guī)劃管理切實(shí)可行的檔案數(shù)字化的整體規(guī)劃。例如，紙質(zhì)檔案可主要通過(guò)掃描方式進(jìn)行轉(zhuǎn)化。紙張狀況和字跡情況不同，所需掃描設(shè)備就會(huì)不同。針對(duì)紙張質(zhì)地較差，或過(guò)薄、過(guò)軟、超厚、字跡不清的檔案文件材料，應(yīng)采用平板掃描方式；紙張狀況好，字跡清楚的檔案文件材料可采用高速掃描方式進(jìn)行轉(zhuǎn)化，以提高工作效率。

3.2.2 開(kāi)展用戶需求調(diào)研

用戶需求調(diào)研主要是以數(shù)字檔案使用者為調(diào)研對(duì)象，通過(guò)交談了解用戶對(duì)檔案數(shù)字管理系統(tǒng)功能的需求。只有明確用戶的使用需求，才能確定能夠滿足用戶需求的數(shù)字化內(nèi)容，尤其是檔案條目數(shù)據(jù)內(nèi)容和全文數(shù)據(jù)的格式。進(jìn)行規(guī)劃管理檔案數(shù)字化的一個(gè)重要目的就是為用戶提供更加方面快捷、高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)。因此，在規(guī)劃管理檔案數(shù)字化建設(shè)之前，有關(guān)部門可以通過(guò)用戶需求調(diào)查，摸清用戶對(duì)檔案數(shù)字化后檔案信息的使用需求情況就十分重要。通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查、個(gè)別交談或召開(kāi)檔案數(shù)字化工作會(huì)議等方式，從使用者的角度出發(fā)考慮問(wèn)題，可以為檔案數(shù)字化規(guī)劃的制定、檔案管理軟件的選型、檔案數(shù)字化加工重點(diǎn)等提供依據(jù)。

3.2.3 正確選擇數(shù)字化軟件

選擇檔案數(shù)字化管理軟件是規(guī)劃管理檔案數(shù)字化工作的一項(xiàng)重要環(huán)節(jié)。也是檔案數(shù)字化建設(shè)之后，檔案部門開(kāi)展規(guī)劃管理檔案信息管理和服務(wù)的基礎(chǔ)。因此，應(yīng)當(dāng)根據(jù)單位或部門對(duì)規(guī)劃管理檔案數(shù)字化所需要達(dá)到的目標(biāo)，結(jié)合各個(gè)檔案管理軟件開(kāi)發(fā)部門開(kāi)發(fā)的檔案管理軟件的技術(shù)特性，做出正確的選擇。我國(guó)的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)表明，一般應(yīng)選擇市場(chǎng)上較為成熟的管理軟件。因?yàn)檫@些管理軟件代表了檔案數(shù)字化管理的最新技術(shù)。性能穩(wěn)定、結(jié)構(gòu)合理、適合于今后對(duì)檔案數(shù)據(jù)資源的遷移和通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行交換。

另外，在選擇檔案管理系統(tǒng)時(shí)就應(yīng)當(dāng)選擇功能各自獨(dú)立，操作時(shí)只顯示相關(guān)功能界面的軟件。這樣也符合在規(guī)劃管理檔案管理和利用時(shí)加強(qiáng)規(guī)劃管理檔案信息的安全保密的要求。

3.2.4 正確選定檔案數(shù)字化加工范圍

由于規(guī)劃管理檔案的數(shù)量龐大，檔案數(shù)字化建設(shè)工作量大，投入資金多。因此，必須按照一定的原則劃定檔案數(shù)字化加工的范圍。中華人民共和國(guó)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》對(duì)檔案數(shù)字化對(duì)象的確定原則是“應(yīng)當(dāng)對(duì)所要進(jìn)行數(shù)字化的對(duì)象按照一定的原則和方法進(jìn)行確認(rèn)，只有符合一定要求的紙質(zhì)檔案文獻(xiàn)才能進(jìn)行數(shù)字化。”[6]其中的原則包括：符合國(guó)家法律法規(guī)的原則、價(jià)值性原則。價(jià)值原則主要指“應(yīng)永久或長(zhǎng)期保存的、社會(huì)利用價(jià)值高的檔案可列入數(shù)字化加工的范圍?！笨梢?jiàn)，規(guī)劃管理檔案數(shù)字化對(duì)象范圍的確定原則中，檔案數(shù)字化的合法性、檔案保存價(jià)值、檔案的社會(huì)利用價(jià)值應(yīng)當(dāng)是最基本的原則。

3.2.5 制定合理的檔案數(shù)字化加工方案

規(guī)劃管理檔案數(shù)字化加工工作開(kāi)展之前，應(yīng)該制定合理的加工方案。使參與加工工作的人員了解整個(gè)加工工作有哪些階段；明確每一階段要完成的任務(wù)、完成每一項(xiàng)任務(wù)所需要的設(shè)備和質(zhì)量要求；以及達(dá)到要求應(yīng)采取的措施。

加工流程的制定應(yīng)當(dāng)根據(jù)前期調(diào)研所了解的室藏檔案情況、檔案數(shù)字化加工的方式（檔案目錄數(shù)字化還是檔案全文數(shù)字化）、設(shè)備和人員等情況制定。

3.2.6 依據(jù)國(guó)家制定的標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合實(shí)際設(shè)定相應(yīng)加工標(biāo)準(zhǔn)和參數(shù)

依據(jù)國(guó)家制定的標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合實(shí)際設(shè)定符合本單位實(shí)際需要的標(biāo)準(zhǔn)和相應(yīng)參數(shù)，建立規(guī)章制度是檔案數(shù)字化質(zhì)量控制的又一關(guān)鍵。

目前，國(guó)家制定的檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)主要包括：《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》《縮微膠片檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》《檔案數(shù)字化光盤標(biāo)識(shí)規(guī)范》《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》，等等。在實(shí)際工作中應(yīng)以國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，制定符合本單位實(shí)際的規(guī)劃管理檔案數(shù)字化具體標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范以及相應(yīng)參數(shù)。以檔案數(shù)字化工作中的掃描參數(shù)設(shè)定為例，依據(jù)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》對(duì)檔案掃描所提出的參數(shù)要求是“采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對(duì)檔案進(jìn)行掃描時(shí)，其分辨率一般均建議選擇大于或等于100dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當(dāng)提高分辨率?！薄靶枰M(jìn)行 OCR 漢字識(shí)別的檔案，掃描分辨率建議選擇大于或等于200dpi”。其中的100dpi、200dpi都是最低標(biāo)準(zhǔn)。在早期的計(jì)算機(jī)技術(shù)環(huán)境下依據(jù)最低標(biāo)準(zhǔn)參數(shù)進(jìn)行掃描是適合的。但是，現(xiàn)在的計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)有了巨大發(fā)展，計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)容量發(fā)展到T時(shí)代；用戶對(duì)數(shù)字化后的檔案原件的利用要求也會(huì)有所提高。如果仍然按最低標(biāo)準(zhǔn)參數(shù)的設(shè)置進(jìn)行掃描，有可能不利于今后的管理和利用。因此，標(biāo)準(zhǔn)和參數(shù)的設(shè)定應(yīng)充分考慮到本單位工作情況、數(shù)字化管理軟件的功能等應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案部門檔案數(shù)字化基礎(chǔ)條件，用戶需求的情況，對(duì)具體規(guī)劃管理檔案掃描參數(shù)做適當(dāng)調(diào)整，以滿足管理和利用需求為基礎(chǔ)。

3.2.7 加強(qiáng)檔案數(shù)字化項(xiàng)目人員的培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

規(guī)劃管理檔案數(shù)字化工作是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，對(duì)工作人員的要求也相對(duì)較高。檔案數(shù)字化工作中人員素質(zhì)的高低直接影響數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量。為保證數(shù)字化工作能高質(zhì)量完成。必須在開(kāi)展工作之前對(duì)從業(yè)人員進(jìn)行一定的培訓(xùn)。參與檔案數(shù)字化工作的人員一般包括兩部分：一是檔案管理人員，二是檔案加工人員。針對(duì)不同人員應(yīng)采取不同的培訓(xùn)內(nèi)容。

對(duì)多年從事規(guī)劃管理檔案管理工作，特別是對(duì)于傳統(tǒng)載體檔案的管理具有一定的管理基礎(chǔ)的檔案管理人員的培訓(xùn)，應(yīng)側(cè)重于新技術(shù)設(shè)備和檔案管理軟件的應(yīng)用能力。同時(shí)，注重加強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)道德和責(zé)任心的教育。

檔案數(shù)字化加工人員一般都具有一定的計(jì)算機(jī)操作和數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用能力。針對(duì)他們的培訓(xùn)內(nèi)容主要是有關(guān)檔案管理的基本知識(shí)，以及數(shù)字化加工過(guò)程中相關(guān)參數(shù)和要求控制方法等。使他們能夠依據(jù)制定好的數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)和參數(shù)開(kāi)展工作，減少著錄、分類、掃描等方面的錯(cuò)誤。同時(shí)，相關(guān)組織和管理部門還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)參與規(guī)劃管理檔案數(shù)字化工作人員的檔案工作安全意識(shí)方面的教育。

3.2.8 強(qiáng)化檔案數(shù)字化質(zhì)量控制的制度建設(shè)

在規(guī)劃管理檔案數(shù)字化加工過(guò)程中要特別注意完善制度規(guī)范，重視安全問(wèn)題。加強(qiáng)安全管理，防止檔案信息在加工過(guò)程中受到損害和泄密是做好檔案數(shù)字化加工工作的重要環(huán)節(jié)，一般應(yīng)從管理和技術(shù)兩方面采取措施。

首先，加強(qiáng)規(guī)劃管理檔案數(shù)字化規(guī)章制度的建設(shè)。建立一整套有效的安全和保密管理制度。包括檔案交接和使用的制度、檔案數(shù)字化系統(tǒng)及設(shè)備使用的安全保密規(guī)定、加工場(chǎng)所安全保密方案、訪問(wèn)權(quán)限控制的相關(guān)規(guī)定等。

其次，采取措施從技術(shù)手段上保證規(guī)劃管理檔案的安全保密工作。例如使規(guī)劃管理檔案數(shù)字化系統(tǒng)服務(wù)器和客戶端計(jì)算機(jī)與外網(wǎng)實(shí)現(xiàn)物理隔絕。防止網(wǎng)絡(luò)入侵和黑客攻擊；加強(qiáng)計(jì)算機(jī)病毒的檢查；做好對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行定期備份。

另外，嚴(yán)格選拔數(shù)字化加工人員。要求參與檔案數(shù)字化工作的人員具有責(zé)任心和較強(qiáng)業(yè)務(wù)素質(zhì)。相關(guān)工作人員應(yīng)對(duì)數(shù)字化檔案加工和管理中存在的安全隱患有清楚的認(rèn)識(shí)。

3.3 做好檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的前期整理工作

規(guī)劃管理檔案進(jìn)行數(shù)字化加工的首要工作是對(duì)傳統(tǒng)載體檔案的整理，這是順利開(kāi)展規(guī)劃管理檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的前提條件。主要工作包括：檔案鑒定、檔案修復(fù)和檔案規(guī)范化。[7]

規(guī)劃管理檔案鑒定主要是依據(jù)以確定的檔案數(shù)字化加工范圍，對(duì)具體檔案進(jìn)行鑒定。將具有較高價(jià)值、有特色或利用率高、需求大的檔案挑選出來(lái)，作為數(shù)字化加工的對(duì)象。

檔案在長(zhǎng)期保管過(guò)程中難免受到環(huán)境因素的影響而造成載體的損害。在檔案數(shù)字化建設(shè)開(kāi)始之前，除了需要挑選出具體需要加工的檔案外，還應(yīng)當(dāng)對(duì)這些檔案中受到一定損壞的部分進(jìn)行修復(fù)。主要工作是對(duì)破碎的檔案頁(yè)面進(jìn)行修復(fù)、裱糊，對(duì)看不清或褪色標(biāo)簽、粘連的塑料封皮、檔案裝具進(jìn)行更換等。這項(xiàng)工作既保護(hù)了檔案原件，也為檔案掃描工作的順利開(kāi)展打下基礎(chǔ)。

規(guī)劃管理檔案規(guī)范化是對(duì)室藏檔案信息的案卷及其卷內(nèi)文件進(jìn)行規(guī)范，使其符合數(shù)字化管理的需要。檔案規(guī)范化的內(nèi)容包括對(duì)案卷、卷內(nèi)文件、案卷備考表等進(jìn)行規(guī)范化處理。

3.4 加強(qiáng)檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的登記制度

規(guī)劃管理檔案數(shù)字化工作環(huán)節(jié)較多，每一環(huán)節(jié)的質(zhì)量都對(duì)下一環(huán)節(jié)和整個(gè)加工成果具有重要影響，為保證每一環(huán)節(jié)工作質(zhì)量。在加工的各環(huán)節(jié)都應(yīng)該建立登記制度。例如在規(guī)劃管理檔案整理過(guò)程結(jié)束后填寫《紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過(guò)程交接登記表》，詳細(xì)記錄檔案整理后每份文件的起始頁(yè)號(hào)和頁(yè)數(shù)。在檔案掃描工作結(jié)束后應(yīng)填寫《紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過(guò)程交接登記表》，登記掃描的頁(yè)數(shù)，使實(shí)際掃描頁(yè)數(shù)與檔案整理時(shí)填寫的文件頁(yè)數(shù)一致。

3.5 強(qiáng)化各個(gè)環(huán)節(jié)的驗(yàn)收工作

檔案數(shù)字化工作開(kāi)展過(guò)程中，需要對(duì)工作流程中各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查、監(jiān)督、驗(yàn)收及評(píng)估。這是規(guī)劃管理檔案數(shù)字化質(zhì)量控制的重要環(huán)節(jié)，也是保證規(guī)劃管理檔案數(shù)字化成果質(zhì)量的關(guān)鍵手段。通過(guò)檢查和監(jiān)督可以保證檔案數(shù)字化工作的各個(gè)環(huán)節(jié)能夠按照預(yù)先設(shè)定的技術(shù)要求正常進(jìn)行，對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)并通過(guò)調(diào)整各項(xiàng)參數(shù)等方式加以解決。驗(yàn)收包括各環(huán)節(jié)的驗(yàn)收和總體驗(yàn)收。各環(huán)節(jié)的驗(yàn)收保證了交往下一環(huán)節(jié)的工作能正常開(kāi)展?？傮w驗(yàn)收是保證加工成果能滿足檔案管理和利用的要求。評(píng)估工作是對(duì)整個(gè)數(shù)字化過(guò)程中，檔案的掃描質(zhì)量、檔案信息的真實(shí)完整性、檔案數(shù)字化成果等通過(guò)制定評(píng)價(jià)指標(biāo)、評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)等 進(jìn)行綜合測(cè)試和評(píng)價(jià)。

3.6 注重檔案信息的深層次加工

規(guī)劃管理檔案的數(shù)字化工作，應(yīng)注意檔案信息的深層次加工問(wèn)題。不能將規(guī)劃管理檔案的數(shù)字化工作簡(jiǎn)單化、形式化。規(guī)劃管理檔案數(shù)字化的目的是為了更好的管理檔案，并為用戶提供更方便的利用條件。

在規(guī)劃管理檔案數(shù)字化加工過(guò)程中完善檔案著錄信息，是對(duì)檔案深層次加工的一個(gè)重要手段。通常情況下檔案著錄主要內(nèi)容包括：文件名稱、責(zé)任者、文號(hào)、頁(yè)號(hào)等。規(guī)劃管理檔案數(shù)字化中如果僅是將這些信息轉(zhuǎn)化到數(shù)據(jù)庫(kù)中，就很難滿足用戶的需求。也不能完全體現(xiàn)出數(shù)字化后著錄信息對(duì)檔案工作帶來(lái)的更多優(yōu)勢(shì)。檔案數(shù)字化應(yīng)充分體現(xiàn)計(jì)算機(jī)數(shù)字庫(kù)管理系統(tǒng)對(duì)信息管理所帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)。

在規(guī)劃管理檔案數(shù)字化之后，由于計(jì)算機(jī)數(shù)字庫(kù)管理系統(tǒng)具有強(qiáng)大的檢索能力，可以同時(shí)按來(lái)源和主題對(duì)檔案文件進(jìn)行分類組織，而并不重復(fù)占用檔案物理空間。使得檔案文件之間的內(nèi)容聯(lián)系和歷史聯(lián)系可以同時(shí)得到體現(xiàn)。規(guī)劃管理檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)通過(guò)元數(shù)據(jù)對(duì)檔案信息進(jìn)行描述?？梢员憩F(xiàn)檔案文件的來(lái)源機(jī)構(gòu)的層次關(guān)系，也可以通過(guò)主題標(biāo)引實(shí)現(xiàn)檔案文件事由方面的集中。因此，在規(guī)劃管理檔案數(shù)字化加工中應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案著錄信息的關(guān)注度。通過(guò)著錄來(lái)描述檔案文件之間的深層次的聯(lián)系，從而進(jìn)一步提升規(guī)劃管理檔案信息的利用價(jià)值。對(duì)規(guī)劃管理檔案主題信息的描述，可以增加對(duì)檔案信息背景的描述，這對(duì)用戶的檢索具有特別的意義。

4 結(jié)語(yǔ)

規(guī)劃管理檔案數(shù)字化是對(duì)保存在傳統(tǒng)載體上的檔案信息，通過(guò)現(xiàn)代化的技術(shù)手段轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)可以識(shí)別的形式，使其能夠在數(shù)字環(huán)境下進(jìn)行管理和利用的一種方法。這項(xiàng)工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程。高質(zhì)量的數(shù)字化成果是檔案數(shù)字化所追求目標(biāo)。為了使這項(xiàng)工程能夠滿足規(guī)劃管理檔案管理和利用的現(xiàn)代化目標(biāo)需要，檔案數(shù)字化質(zhì)量控制策略的制定和實(shí)施就顯得尤為重要。城鄉(xiāng)規(guī)劃管理部門應(yīng)在規(guī)劃管理檔案數(shù)字化項(xiàng)目建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)，加強(qiáng)質(zhì)量控制，強(qiáng)化項(xiàng)目參與人員的質(zhì)量意識(shí)和知識(shí)技能培訓(xùn)，在科學(xué)規(guī)劃、認(rèn)真實(shí)施、穩(wěn)步推進(jìn)的思想指導(dǎo)下，開(kāi)展數(shù)字化工作。在數(shù)字化工作中，城鄉(xiāng)規(guī)劃管理部門還應(yīng)做好系統(tǒng)規(guī)劃，注重考量規(guī)劃管理檔案所具有的特殊性，做好有針對(duì)性的規(guī)劃設(shè)計(jì)和計(jì)劃安排，并在實(shí)際加工工作時(shí)嚴(yán)格按照設(shè)計(jì)規(guī)劃、計(jì)劃要求進(jìn)行加工；同時(shí)要加強(qiáng)質(zhì)量檢查和監(jiān)督，做好規(guī)劃管理檔案信息的深層次加工，不斷提高規(guī)劃管理檔案的數(shù)字化質(zhì)量。