《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》修訂內(nèi)容及相關(guān)問題的探討★

虞香群

(中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院 北京 100872)

0 引言

隨著國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的不斷推進(jìn)，國家科學(xué)技術(shù)體制改革的持續(xù)深入，國家科技創(chuàng)新體系進(jìn)程的不斷加快，政府?dāng)?shù)據(jù)開放共享的深入推進(jìn)，科研管理體制的重大變革，全國檔案工作全面數(shù)字化轉(zhuǎn)型以及社會各界對科學(xué)數(shù)據(jù)和科研檔案的管理利用提出更高要求的背景下，科研檔案管理實(shí)踐工作有一些問題亟待解決。面對這些“國情”“社情”“行情”的變化，1987年，國家檔案局發(fā)布的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》（以下簡稱“《暫行規(guī)定》”）[1]，顯然已無法適應(yīng)新時(shí)代我國科研檔案管理的要求。因此，對其進(jìn)行更新修訂以適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展步伐業(yè)已成為我國科研檔案管理工作中的首要工作。2017年，國家檔案局著手進(jìn)行《暫行規(guī)定》修訂工作，開啟了《暫行規(guī)定》實(shí)施30年以來的第一次修訂，同年四月，國家檔案局發(fā)布了《國家檔案局辦公室關(guān)于征求〈科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定〉修訂意見的通知》，2018年底，國家檔案局 科技部發(fā)布《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定（征求意見稿）》，2020年9月，國家檔案局局長辦公室、科學(xué)技術(shù)部部務(wù)會議通過新修訂的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》（以下簡稱“新《管理規(guī)定》”），并于2020年11月1日起施行，原有的《科學(xué)技術(shù)研究檔案暫行規(guī)定》同時(shí)廢止。本文就新《管理規(guī)定》的修訂意義、主要特點(diǎn)、內(nèi)容以及思想亮點(diǎn)等進(jìn)行一些分析。

1 新《管理規(guī)定》修訂的意義

新《管理規(guī)定》是我國科研檔案進(jìn)行科學(xué)管理的重要的法理依據(jù)，對其進(jìn)行修訂具有重要的意義。第一，有利于增強(qiáng)其在數(shù)字時(shí)代的適應(yīng)性以及更科學(xué)、有效的指導(dǎo)科研檔案管理工作實(shí)踐。1987年發(fā)布的《暫行規(guī)定》有很多的內(nèi)容已不適應(yīng)數(shù)字時(shí)代的要求，也無法滿足當(dāng)前科研檔案工作實(shí)踐的需要。譬如，歸檔范圍過于籠統(tǒng)，不便于科研檔案的收集和歸檔，再如，未對科研電子檔案進(jìn)行規(guī)定，導(dǎo)致科研電子文件歸檔無標(biāo)準(zhǔn)可依。在e-science背景下所產(chǎn)生的科研檔案呈現(xiàn)數(shù)字化，對于數(shù)字化的科研檔如何管理已成為當(dāng)前科研檔案管理的新課題，紙質(zhì)的科研檔案管理模式已不再適應(yīng)e-science環(huán)境下的管理，因此亟需對其進(jìn)行修訂以適應(yīng)數(shù)字時(shí)代發(fā)展要求。第二，有利于進(jìn)一步提升科研檔案服務(wù)我國科技創(chuàng)新、科技自立自強(qiáng)的能力，有助于發(fā)揮科研檔案圍繞中心，服務(wù)大局的功能。十九屆五中全會公告中提出：堅(jiān)持創(chuàng)新在我國現(xiàn)代化建設(shè)全局中的核心地位，把科技自立自強(qiáng)作為國家發(fā)展的戰(zhàn)略支撐?？蒲袡n案作為我國科技資源的重要組成部分，在我國實(shí)現(xiàn)科技創(chuàng)新和科技自立自強(qiáng)中具有不可替代的作用，因此，提升科研檔案管理能力，為我國實(shí)現(xiàn)科技目標(biāo)提供信息“源動(dòng)力”；2020年12月29至30日在北京召開的全國檔案局長館長會議中強(qiáng)調(diào)檔案圍繞中心，服務(wù)大局，科研檔案作為科學(xué)研究全過程的原始記錄，具有重要的經(jīng)濟(jì)價(jià)值、研究價(jià)值、科技價(jià)值、憑證等價(jià)值，對《暫行規(guī)定》進(jìn)行修訂有助于科研檔案圍繞完善科研管理體制、科技創(chuàng)新、科技體制改革等中心工作，服務(wù)社會經(jīng)濟(jì)科技發(fā)展大局。第三，有利于促進(jìn)科研檔案管理更為規(guī)范、科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)、有效。新《管理規(guī)定》中對科研檔案管理的責(zé)任主體和職責(zé)更為明確和具體，對科研檔案管理制度體系建設(shè)更為強(qiáng)調(diào)，對科研檔案歸檔范圍要求更為細(xì)致和具體，對科研檔案管理流程要求更為清晰和規(guī)范，有利于促進(jìn)科研檔案管理的規(guī)范性和科學(xué)性。第四，有利于推進(jìn)科研檔案與科學(xué)數(shù)據(jù)的協(xié)同管理。長期以來，科學(xué)數(shù)據(jù)自成體系，游離在檔案體系之外，新《管理規(guī)定》首次明確將科學(xué)數(shù)據(jù)納入科研檔案收集范圍，保證在研究實(shí)施過程中產(chǎn)生的各類科學(xué)數(shù)據(jù)應(yīng)歸盡歸，為以數(shù)字形式存在的科學(xué)數(shù)據(jù)的管理提供了規(guī)范性要求，通過鼓勵(lì)和提倡科研檔案開放利用共享促進(jìn)科學(xué)數(shù)據(jù)進(jìn)行更大范圍的共享利用，與此同時(shí)，科學(xué)數(shù)據(jù)的開放共享也會進(jìn)一步推進(jìn)科研檔案的開放共享。

2 新《管理規(guī)定》的特點(diǎn)

新《管理規(guī)定》是新時(shí)代我國檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的一大成果，將對我國科研檔案科學(xué)規(guī)范管理以及科研檔案事業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生重要而深遠(yuǎn)的影響。新《管理規(guī)定》較之《暫行規(guī)定》具有時(shí)代性、開放性、創(chuàng)新性、協(xié)同性等特點(diǎn)，具有較大的進(jìn)步意義。

2.1 時(shí)代性

新《管理規(guī)定》的修訂是在檔案治理體系和治理現(xiàn)代化不斷推進(jìn)，新信息技術(shù)與檔案管理深度融合，檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型全面推進(jìn)，政府?dāng)?shù)據(jù)開放共享深入發(fā)展，科技體制改革持續(xù)深入的時(shí)代背景下進(jìn)行的。因此，新《管理規(guī)定》具有鮮明的時(shí)代性，能反應(yīng)和適應(yīng)當(dāng)前社會經(jīng)濟(jì)背景和檔案事業(yè)發(fā)展趨勢對科研檔案管理的新要求。新《管理規(guī)定》與時(shí)俱進(jìn)的時(shí)代性主要體現(xiàn)在更新和增加的內(nèi)容上。首先，在此次修訂中，增加了電子科研檔案管理?xiàng)l款，這是此次修訂的一大亮點(diǎn)，首次對科研電子文件的全流程管理提出了規(guī)定和要求，并創(chuàng)新性提出在滿足條件的情況下，可僅以電子形式保存科研檔案。進(jìn)入新世紀(jì)以來，隨著各類信息技術(shù)的噴涌而出以及廣泛應(yīng)用，我國各行各業(yè)信息化程度越來越高，全國檔案工作面臨著全面數(shù)字化轉(zhuǎn)型，社會各界對“單套制”和“單軌制”的呼吁日益強(qiáng)烈，科研電子文件條款的增加響應(yīng)了數(shù)字時(shí)代社會各界的呼吁，將科研檔案信息化作為新時(shí)代科研檔案管理工作的重心予以倡導(dǎo)和規(guī)范；此外，此次修訂中提倡有條件的單位可對科研檔案進(jìn)行數(shù)字化，進(jìn)一步強(qiáng)化了科研檔案的信息化，有助于對科研檔案進(jìn)行深入挖掘，為科研檔案數(shù)據(jù)化、智能化開發(fā)奠定基礎(chǔ)。其次，新《管理規(guī)定》第二十二條提出各單位應(yīng)當(dāng)建立健全科研檔案開放利用機(jī)制，促進(jìn)科研檔案信息共享，加強(qiáng)科研檔案資源深度開發(fā)?？蒲袡n案具有較高的科技、經(jīng)濟(jì)、研究等價(jià)值，對其進(jìn)行開放共享是響應(yīng)習(xí)近平總書記提出的：“推動(dòng)檔案工作在圍繞中心服務(wù)大局中彰顯作為”的時(shí)代要求，科研檔案的開放利用是滿足科研檔案工作服務(wù)科技創(chuàng)新、科技自立自強(qiáng)大局的時(shí)代需要。

2.2 開放性

檔案唯有開放，為國家、社會、組織、個(gè)人等提供利用，才能真正實(shí)現(xiàn)其價(jià)值?？蒲袡n案唯有向科研人員、社會用戶等提供利用，科研檔案管理事業(yè)方能獲取生存的基礎(chǔ)和發(fā)展的動(dòng)力以及發(fā)揮其最大的價(jià)值。新《管理規(guī)定》充分體現(xiàn)了檔案事業(yè)開放性的要求。第一條提出制定《管理規(guī)定》的目的在于加強(qiáng)科研檔案管理，有效保護(hù)和利用科研檔案。相較于《暫行規(guī)定》，新《管理規(guī)定》對科研檔案的開放利用更為強(qiáng)調(diào)，將開放利用放在更為凸出的位置，在制度層面要求各單位建立健全科研檔案開放利用機(jī)制，促進(jìn)科研檔案信息共享，加強(qiáng)科研檔案資源深度開發(fā)。新《管理規(guī)定》中引進(jìn)了“共享”一詞，鼓勵(lì)和提倡科研檔案信息進(jìn)行共享，在極大程度上推進(jìn)了科研檔案開放利用的進(jìn)程，這也是新《管理規(guī)定》較《暫行規(guī)定》的一大亮點(diǎn)，充分反映了新《管理規(guī)定》面向社會的開放性特征。此外，新《管理規(guī)定》第六條增加“任何人不得以任何理由將應(yīng)當(dāng)歸檔的科研文件材料據(jù)為己有或拒絕歸檔”，這一規(guī)定保證了科研檔案的應(yīng)歸盡歸，豐富館藏資源，是進(jìn)行開放利用的前提，這一規(guī)定為科研檔案的開放利用提供了資源保障，這也是開放性的另一個(gè)體現(xiàn)。數(shù)字時(shí)代，數(shù)據(jù)日益成為推動(dòng)社會發(fā)展的重要的要素，在此背景下，對數(shù)據(jù)開放共享的需求更為強(qiáng)烈，數(shù)據(jù)的開放共享已成為數(shù)字時(shí)代的主旋律。

2.3 創(chuàng)新性

法律規(guī)章應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新，才能為實(shí)踐提供清晰、可靠、明確、可操作的法理依據(jù)和保障，唯有這樣法律規(guī)章才能最大限度發(fā)揮其作用，新《管理規(guī)定》體現(xiàn)了創(chuàng)新性的要求。

首先是思想理念的創(chuàng)先，新《管理規(guī)定》第一條從“有效保護(hù)和利用科研檔案”的角度定位該規(guī)定的制定目的，第二十二條提出要促進(jìn)科研檔案的共享，打破了科研檔案以往封閉狀態(tài)，這都體現(xiàn)了思想理念的創(chuàng)新。其次是制度設(shè)計(jì)創(chuàng)新，新《管理規(guī)定》中的制度設(shè)計(jì)具有較強(qiáng)的創(chuàng)新性和可操作性。第八條中首次提出建立科研檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)機(jī)制，強(qiáng)化科研檔案工作的責(zé)任機(jī)制，國家檔案主管部門對全國科研檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)，地方科技主管部門（機(jī)構(gòu)）會同檔案部門對本區(qū)域內(nèi)科研檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)，中央和地方各級科技主管部門（機(jī)構(gòu)）會同檔案主管部門對本級財(cái)政支持的科技計(jì)劃（專項(xiàng)、基金等）的科研檔案檔案工作建立工作機(jī)制，并明確提出科研項(xiàng)目管理單位對所負(fù)責(zé)科研項(xiàng)目的檔案工作負(fù)總責(zé)，建立工作機(jī)制，科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對歸檔科研文件的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性負(fù)責(zé)。新《管理規(guī)定》對分工合作完成的科研項(xiàng)目的檔案也進(jìn)行了明確的規(guī)定，要求以任務(wù)合同或分工協(xié)議條款等書面形式約定科研檔案的歸屬、流向、處置和利用共享事項(xiàng)。此外，新《管理規(guī)定》針對現(xiàn)實(shí)科研檔案管理工作中的常見難題，提出了相應(yīng)的制度解決方案。譬如，針對一些科研人員不愿意移交研究過程檔案的問題，新《管理規(guī)定》第十四條明確科學(xué)研究實(shí)施及過程管理階段的檔案如科學(xué)數(shù)據(jù)、實(shí)驗(yàn)、測試等原始記錄和整理記錄需進(jìn)行歸檔，并于第六條中明確規(guī)定任何人不得以任何理由將應(yīng)當(dāng)歸檔的科研文件材料據(jù)為己有或拒絕歸檔。再如，過去由于科研檔案鑒定銷毀的責(zé)任主體不明確而導(dǎo)致檔案無法進(jìn)行鑒定銷毀工作，為此，新《管理規(guī)定》第二十一條規(guī)定各單位檔案部門牽頭組織有關(guān)部門或人員共同進(jìn)行檔案的鑒定和銷毀工作。最后是業(yè)務(wù)內(nèi)容創(chuàng)新，新《管理規(guī)定》在科研檔案業(yè)務(wù)工作內(nèi)容方面的創(chuàng)新，一是集中體現(xiàn)在新增的第十六、十七、十八的科研電子文件即科研檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容，這幾條也是適應(yīng)了新時(shí)代對科研檔案管理工作的新要求。二是新《管理規(guī)定》對科研檔案工作的監(jiān)督和指導(dǎo)提出了新要求。三是在原有的基礎(chǔ)上優(yōu)化了科研檔案的驗(yàn)收制度。四是在科研檔案歸檔要求上，明確提出科研檔案保管期限分為永久和定期，定期一般分為30年、10年。

2.4 協(xié)同性

科學(xué)數(shù)據(jù)是在自然科學(xué)、工程技術(shù)科學(xué)等領(lǐng)域，通過基礎(chǔ)研究、應(yīng)用研究、實(shí)驗(yàn)開發(fā)等產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，以及通過觀測監(jiān)測、考察調(diào)查、檢驗(yàn)檢測等方式取得并用于科學(xué)研究活動(dòng)的袁術(shù)數(shù)據(jù)及其衍生數(shù)據(jù)。[2]長期以來，科學(xué)數(shù)據(jù)在檔案管理體系之外自成一派，自成體系，自行管理，自建系統(tǒng)等，與科研檔案管理形成兩條平行線。新《管理規(guī)定》在第十四條中明確將科學(xué)數(shù)據(jù)納入歸檔和管理范疇，這意味著將改變科研檔案管理與科學(xué)數(shù)據(jù)相互平行的關(guān)系，實(shí)現(xiàn)科研檔案與科學(xué)數(shù)據(jù)的協(xié)同管理，在兩者之間建立連接，發(fā)揮相互促進(jìn)作用，進(jìn)一步豐富科研檔案的內(nèi)容，促進(jìn)科學(xué)數(shù)據(jù)檔案化管理。

3 新《管理規(guī)定》的新增內(nèi)容和主要亮點(diǎn)

通過梳理、比對《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》的新舊版本可知，與首次發(fā)布的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》相比，新修訂通過的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》在內(nèi)容方面發(fā)生了較大的變化。從字?jǐn)?shù)上看，新《管理規(guī)定》全文近3500字，《暫行規(guī)定》全文3100余字；從內(nèi)容條目上看，《暫行規(guī)定》全文二十四個(gè)條款，而新《管理規(guī)定》全文二十八個(gè)條款，刪除和增加了一些條款。新《管理規(guī)定》的內(nèi)容涵蓋了科研檔案從產(chǎn)生至銷毀的全生命歷程，如科研檔案定義、歸檔范圍、收集、整理、開放共享、管理原則、職責(zé)、監(jiān)督等。在內(nèi)容上較之《暫行規(guī)定》更為豐富與細(xì)致，時(shí)代性、實(shí)踐性、操作性與指導(dǎo)性都較強(qiáng)。新《管理規(guī)定》刪除了《暫行規(guī)定》中關(guān)于“科研檔案工作進(jìn)行定期檢查的內(nèi)容”（第十四條）“加強(qiáng)科研檔案橫向聯(lián)系”（第十八條）“加強(qiáng)科技檔案信息加工”（第十九條）“科技檔案人員保持相對穩(wěn)定”（第二十條）“科研檔案人員基本任務(wù)和職責(zé)”（第二十一條）“科研檔案人員培訓(xùn)”（第二十二條）等的內(nèi)容，增加了“科研檔案管理職責(zé)”“科研檔案制度體系建設(shè)”“科研電子檔案管理”等的內(nèi)容。新《管理規(guī)定》修訂的主要內(nèi)容具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

3.1 豐富科研檔案歸檔范圍

這是新《管理規(guī)定》的一大亮點(diǎn)。新《管理規(guī)定》的第二條中將科研檔案定義為“科研項(xiàng)目在立項(xiàng)論證、研究實(shí)施及過程管理、結(jié)題驗(yàn)收及績效評價(jià)、成果管理等過程中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、圖像、音頻、視頻等各種形式和載體的文件材料以及標(biāo)本、樣本等實(shí)物。”相較于《暫行規(guī)定》對“科研檔案”的定義，新《管理規(guī)定》特別將圖像、音頻、視頻以及標(biāo)本、樣本等實(shí)物納入了定義之中，完善和拓展了“科研檔案”定義的內(nèi)涵和外延?？蒲袡n案收集是科研檔案管理工作中至關(guān)重要的一環(huán)，其直接影響著后期開放利用共享的質(zhì)量，因此，科研檔案收集范圍的明確與具體化對科研檔案收集齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)而言尤為重要。新《管理規(guī)定》第十四條明確了科研檔案的收集范圍，在立項(xiàng)論證階段增加了“項(xiàng)目指南、可行性報(bào)告、項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算文件材料、預(yù)算申訴、評審材料、立項(xiàng)批復(fù)”。在研究實(shí)施及過程管理階段增加了“研究計(jì)劃、組織實(shí)施工作方案，研究、實(shí)驗(yàn)任務(wù)書、大綱、科學(xué)數(shù)據(jù)；研制的樣機(jī)、樣品、標(biāo)本等的實(shí)物及其目錄、圖片等；中期、年度等階段執(zhí)行情況報(bào)告、總結(jié)報(bào)告、研究成果等；購置儀器設(shè)備、知識產(chǎn)權(quán)等情況文件材料等”。在結(jié)題驗(yàn)收及績效評價(jià)、成果管理階段增加了“驗(yàn)收審批材料、驗(yàn)收承諾、第三方檢測、測試、評估報(bào)告，績效自評價(jià)報(bào)告、專家評議文件材料、評價(jià)結(jié)論等績效評價(jià)工作文件材料等”[3]。

相較于《暫行規(guī)定》，新《管理規(guī)定》在科研檔案收集范圍方面進(jìn)行了細(xì)化和豐富，更為注重科研過程性材料的收集與歸檔，如實(shí)驗(yàn)、探測、測試、觀測、觀察、野外調(diào)查、考察等的原始記錄和整理記錄，綜合分析報(bào)告；設(shè)計(jì)文件、圖樣，集成電路布圖，工藝文件，計(jì)算文件，數(shù)據(jù)處理文件；科學(xué)數(shù)據(jù)等資料的收集與歸檔。一方面，進(jìn)一步豐富科研檔案資源，確保科研過程材料的完整，為科研過程材料的收集提供依據(jù)保障，確保應(yīng)收盡收，為后期的開放利用提供資源保障，另一方面，為科研檔案收集實(shí)踐工作提供了依據(jù)和指導(dǎo)，長期以來，在科研檔案管理實(shí)踐工作中，科學(xué)研究過程性材料如實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、探測數(shù)據(jù)、觀察考察數(shù)據(jù)、設(shè)計(jì)文件、科學(xué)數(shù)據(jù)等難以收集齊全，多數(shù)散落在科研人員手中，導(dǎo)致這些科研檔案無法實(shí)現(xiàn)利用，發(fā)揮其價(jià)值，新《管理規(guī)定》的修訂有助于此問題的解決，有利于科研檔案管理機(jī)構(gòu)與人員按照規(guī)定對過程性材料進(jìn)行收集。

3.2 完善科研檔案管理體制機(jī)制

制度體系建設(shè)是科研檔案管理工作科學(xué)有效進(jìn)行的必要前提條件。新《管理規(guī)定》中第五條、第六條、第七條、第二十一條、第二十三條對制度體系建設(shè)提出了具體的要求。主要包括：（1）優(yōu)化科研檔案驗(yàn)收制度。按照分級管理的原則，對科研檔案的“三性”：完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行審查或驗(yàn)收，不再強(qiáng)制性要求科研檔案驗(yàn)收與項(xiàng)目驗(yàn)收同步進(jìn)行，只在第五條中提出科研項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收時(shí)，各單位應(yīng)當(dāng)按照分類分級管理的原則，按照有關(guān)規(guī)定對科研檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行審查或驗(yàn)收。（2）建立健全科研檔案工作規(guī)章制度。按照集中統(tǒng)一管理原則，需在人員、庫房、設(shè)備、經(jīng)費(fèi)等方面給予保障，保證科研檔案工作順利開展，確?？蒲袡n案完整、準(zhǔn)確、可用、安全，并提出任何人不得以任何理由將應(yīng)當(dāng)歸檔的科研文件材料據(jù)為己有或拒絕歸檔的強(qiáng)制性要求；（3）科研檔案工作經(jīng)費(fèi)保障制度。新《管理規(guī)定》提出各單位應(yīng)把科研檔案工作經(jīng)費(fèi)納入本單位預(yù)算，科研檔案工作產(chǎn)生的支出流入科研項(xiàng)目預(yù)算相關(guān)科目，保證科研檔案工作的經(jīng)費(fèi)；（4）建立鑒定銷毀制度。新《管理規(guī)定》提出由檔案部門牽頭，組織有關(guān)部門或人員共同對保管期滿的科研檔案進(jìn)行鑒定，鑒定后無價(jià)值的科研檔案應(yīng)進(jìn)行銷毀；（5）明確劃分科研檔案保管期限，新《管理規(guī)定》第十五條中提出科研文件材料歸檔時(shí)應(yīng)當(dāng)根據(jù)科研項(xiàng)目的性質(zhì)、規(guī)模、創(chuàng)新性等確定保管期限。保管期限分為永久和定期，定期一般分為30年、10年，創(chuàng)新性的明確了科研檔案的保管期限，改變以往“一刀切”將科研檔案劃分為永久保存的情況，有助于緩解科研檔案管理與庫房壓力，有助于劃分科研檔案內(nèi)容價(jià)值，區(qū)分和保存有價(jià)值的檔案；（6）建立科研檔案工作統(tǒng)計(jì)制度。新《管理規(guī)定》第二十三條規(guī)定各單位應(yīng)當(dāng)建立科研檔案工作統(tǒng)計(jì)制度，按照規(guī)定做好科研檔案統(tǒng)計(jì)工作。制定科研檔案統(tǒng)計(jì)制度，有助于了解和管控科研檔案數(shù)量，有利于明晰科研檔案的存量、增量與缺量，在數(shù)量上進(jìn)行全局把控；（7）建立獎(jiǎng)懲制度。新《管理規(guī)定》第二十五條規(guī)定對科研文件材料歸檔與科研檔案管理工作做出突出貢獻(xiàn)的單位和個(gè)人，應(yīng)當(dāng)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；第二十六條規(guī)定違反本規(guī)定的單位和個(gè)人，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》等予以處理，獎(jiǎng)懲明晰，有助于激發(fā)人員工作活力。

明確職責(zé)是科研檔案管理工作順利、有序、高效進(jìn)行的前提，新《管理規(guī)定》的第八、九、十、十一、十二、十三對參與科研檔案管理工作的各主體的主要職責(zé)進(jìn)行了規(guī)定。國家檔案主管部門對全國科研檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)；國家科技主管部門進(jìn)行科研檔案工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，科研項(xiàng)目承擔(dān)單位的上級主管部門（機(jī)構(gòu)）負(fù)責(zé)將科研檔案工作納入本系統(tǒng)整體工作范疇，切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和管理；地方科技主管部門（機(jī)構(gòu)）會同檔案主管部門對本區(qū)域內(nèi)科研檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)；中央和地方各級科技主管部門（機(jī)構(gòu)）會同檔案主管部門制定科研檔案工作機(jī)制，并進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)；科研項(xiàng)目管理單位對科研檔案工作負(fù)責(zé)，制定工作制度和機(jī)制；科研項(xiàng)目承擔(dān)單位（含牽頭承擔(dān)單位）對所承擔(dān)科研項(xiàng)目的檔案工作負(fù)總則。此外，新《管理規(guī)定》對多個(gè)單位（機(jī)構(gòu)）共同參與的科研項(xiàng)目的檔案管理進(jìn)行了規(guī)定；各單位檔案管理部門集中統(tǒng)一管理本單位科研檔案，并進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，協(xié)助科研人員做好科研檔案工作；科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對歸檔科研材料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性負(fù)責(zé)；科研項(xiàng)目明確專人負(fù)責(zé)科研文件材料的收集、整理、歸檔等工作?？蒲袡n案管理主體職責(zé)的明確，有助于各司其職，確保科研檔案管理工作有序進(jìn)行，有助于深入落實(shí)科研檔案監(jiān)督管理，有利于促進(jìn)科研檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、高效化，確保過程性科研材料能收集完整和齊全。

3.3 將科研電子檔案納入管理范疇

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，社會各界對科研檔案實(shí)行單套制歸檔的呼聲日益高漲，為適應(yīng)數(shù)字時(shí)代的發(fā)展要求，新《管理規(guī)定》提出科研電子文件可實(shí)行電子單套制歸檔的要求，為維護(hù)科研電子檔案的完整、真實(shí)、可用、有效、安全，滿足科研活動(dòng)和管理等活動(dòng)在證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需要，新《管理規(guī)定》在第十六、十七、十八條中新增了“科研電子檔案管理”的規(guī)范化要求。這也是新《管理規(guī)定》的一大亮點(diǎn)。新《管理規(guī)定》對“科研電子文件的形成與辦理”“電子文件的歸檔”“電子文件管理信息系統(tǒng)”“科研電子檔案單套制管理”“科研檔案數(shù)字化”，提出了明確的規(guī)范化要求。

關(guān)于科研電子文件的形成與辦理，新《管理規(guī)定》要求按照國家電子文件歸檔和電子檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行。對于使用科研電子檔案管理系統(tǒng)，新《管理規(guī)定》提出科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)的應(yīng)用，應(yīng)當(dāng)充分考慮科研檔案管理需要，設(shè)置科研電子文件歸檔管理功能或接口，并確保歸檔電子文件真實(shí)、完整、可用、安全，存儲格式及元數(shù)據(jù)應(yīng)符合國家相關(guān)規(guī)定。對于科研電子檔案單套制保存，新《管理規(guī)定》提出符合單套制歸檔保存的條件：形成的科研電子文件來源真實(shí)，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸，形成科研電子文件的系統(tǒng)符合要求，電子檔案管理系統(tǒng)可接收且能符合電子檔案的長期保管要求，建立科研電子檔案備份制度等。新《管理規(guī)定》要求科研電子檔案應(yīng)當(dāng)按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894）進(jìn)行整理，有條件的單位可以開展科研檔案數(shù)字化。

將科研電子檔案納入管理范疇以及實(shí)行科研檔案數(shù)字化工作是科研檔案主動(dòng)適應(yīng)新形勢發(fā)展的要求，2020年修訂通過的新《檔案法》中增加了信息化章節(jié)，用于專門闡述檔案信息化事項(xiàng)，新《管理規(guī)定》中增加科研檔案信息化規(guī)定是積極響應(yīng)新《檔案法》的新要求，是適應(yīng)信息化發(fā)展的新舉措，將為科研檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)化開發(fā)，深入挖掘，在更大層面上發(fā)揮其價(jià)值奠定基礎(chǔ)，推進(jìn)新時(shí)代檔案事業(yè)發(fā)展。

3.4 鼓勵(lì)和促進(jìn)科研檔案信息開放共享

由于科研檔案可能會存在涉知識產(chǎn)權(quán)、國家安全、隱私、管理等風(fēng)險(xiǎn)，當(dāng)前，多數(shù)擁有科研檔案的單位（機(jī)構(gòu)）選擇采取不開放或有限開放的舉措。然而，科研檔案具有較高的經(jīng)濟(jì)價(jià)值、科技價(jià)值以及研究價(jià)值，科研檔案利益相關(guān)者特別是科研人員對其具有較高的需求。2020年12月16日召開中央經(jīng)濟(jì)工作會議，確立強(qiáng)化國家戰(zhàn)略科技力量作為2021年的重點(diǎn)任務(wù)之一，提出要著力解決制約國家發(fā)展和安全的重大難題，發(fā)揮好重要院所高校國家隊(duì)作用，推動(dòng)科研力量優(yōu)化配置和資源共享，[4]強(qiáng)化了科研資源的共享，科研檔案作為科研檔案資源的重要組成部分，理應(yīng)順應(yīng)時(shí)代要求，實(shí)現(xiàn)最大限度的開放共享。為適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展趨勢，新《管理規(guī)定》的第一條、第二十二條、第二十四條都在不同層面提及科研檔案開放利用共享，將開放共享提到了一定的高度。新《管理規(guī)定》第一條指出頒布此規(guī)定的主要目的在于“有效保護(hù)和利用科研檔案”，強(qiáng)調(diào)科研檔案的利用；第二十二條中提出各單位應(yīng)當(dāng)建立健全科研檔案開放利用制度，促進(jìn)科研檔案開放共享，加強(qiáng)科研檔案的深度開發(fā)，并對涉密以及知識產(chǎn)權(quán)的科研檔案的開放利用進(jìn)行了規(guī)定；第二十四條中對分工合作完成的科研項(xiàng)目檔案的利用共享進(jìn)行了規(guī)定，提出應(yīng)當(dāng)以任務(wù)合同或分工協(xié)議條款等書面形式明確科研檔案的利用共享。新《管理規(guī)定》明確將科學(xué)數(shù)據(jù)納入歸檔的范圍，2018年國務(wù)院辦公廳發(fā)布的《科學(xué)數(shù)據(jù)管理辦法》提出科學(xué)數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)按照開放為常態(tài)，不開放為例外的原則，這在極大程度上推進(jìn)科研檔案開放利用共享的進(jìn)程，科研檔案開放利用共享已是大勢所趨。新《管理規(guī)定》對科研檔案開放利用共享的強(qiáng)調(diào)適應(yīng)了新時(shí)代發(fā)展的要求，緊跟政府?dāng)?shù)據(jù)開放共享的步伐，最大限度發(fā)揮科研檔案價(jià)值，助力科技創(chuàng)新，適應(yīng)科技體制改革。

4 結(jié)論

綜上所述，新《管理規(guī)定》對進(jìn)一步提升我國科研科研檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化整體水平，有效維護(hù)科研檔案收集、整理、開放共享等活動(dòng)的整體質(zhì)量，更好地滿足進(jìn)行科研活動(dòng)和管理中對依據(jù)、信息、數(shù)據(jù)等方面的需求，為國家和科研單位積累科研檔案資產(chǎn)，均具有重要的理論和現(xiàn)實(shí)意義。新《管理規(guī)定》在科技體制、科研檔案定義、歸檔范圍、電子科研檔案、開放利用共享方面有了突破性的進(jìn)展，對科研檔案管理業(yè)務(wù)方面進(jìn)行了細(xì)化，使其更具實(shí)踐性、操作性和指導(dǎo)性?？傮w而言，新《管理規(guī)定》進(jìn)步性意義極大，但仍存在一些不足，例如新《管理規(guī)定》重視科研檔案管理環(huán)節(jié)，忽視科研檔案利用與共享環(huán)節(jié)，科研檔案開放利用與共享所占篇幅較少，對其規(guī)定缺乏具象化和細(xì)致化，尚未對開放利用的責(zé)任主體、開放利用方式、開放利用流程等問題進(jìn)行明確，無法指導(dǎo)和滿足科研檔案開放利用實(shí)踐工作的需要。此外，新《管理規(guī)定》未對建立健全科研檔案安全工作機(jī)制、加強(qiáng)科研檔案安全風(fēng)險(xiǎn)管理，提高科研檔案安全應(yīng)急處置能力進(jìn)行規(guī)定，科研檔案可能涉及知識產(chǎn)權(quán)、秘密等，因此對其安全工作機(jī)制和風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急處置能力的建立尤為必要。