精益管理理念在企業(yè)會務(wù)接待工作中的應(yīng)用探究

曲煥瑞

摘要：基于企業(yè)的深入發(fā)展，會議活動的作用逐漸顯露出來，能夠全面促進行政工作的有效實施，為其提供重要保障，它也是新時期背景下社會、經(jīng)濟及政治活動開展的有效方式。就企業(yè)來說，應(yīng)對此加強重視，特別是會務(wù)接待方面，實際開展會議活動時，應(yīng)全面貫徹精益管理理念，最大限度地發(fā)揮其作用。基于此，文章主要對企業(yè)會務(wù)接待進行了分析，首先簡單分析了會務(wù)接待內(nèi)容，接著分析了精益管理理念的實施意義，在此基礎(chǔ)上，探討了企業(yè)會務(wù)現(xiàn)狀，并提出了精益管理理念的應(yīng)用對策，以期為有關(guān)人員提供借鑒。

關(guān)鍵詞：會務(wù)接待，精益管理理念，接待水平

中圖分類號：F272 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-2177（2021）18-0127-02

0引言

伴隨現(xiàn)代化社會的深入發(fā)展，促使社會各行各業(yè)都得到了較快的發(fā)展，這也使得企業(yè)的規(guī)模越來越大，且競爭也日益激烈起來，而在企業(yè)發(fā)展中，會議是比較重要的活動，針對黨及國家政策的宣傳，有著至關(guān)重要的作用。對此，要求企業(yè)應(yīng)對會務(wù)接待加以重視，有效落實精益管理理念。

1會務(wù)接待工作概述

在企業(yè)經(jīng)營及發(fā)展中，會務(wù)接待是非常重要的，它包含各個方面的內(nèi)容，比如業(yè)務(wù)洽談等活動，除此之外，它還包含公務(wù)活動的接待及安排工作等工作。針對會務(wù)接待工作而言，有關(guān)的工作者應(yīng)堅持節(jié)約及實效性的原則，認(rèn)真確定會議的要求，并把它貫徹到具體工作過程中。與此同時，對于接待及餐飲等服務(wù)過程，應(yīng)貫徹強烈的責(zé)任心，進一步增強工作質(zhì)量，防止對企業(yè)行政的形象造成影響，就企業(yè)內(nèi)部會議來講，實際開展接待工作時，還應(yīng)貫徹精益管理理念，健全服務(wù)機制及有關(guān)的體系，增加會議整體效率。另外，還要求企業(yè)管理者應(yīng)充分貫徹管理發(fā)展理念，對企業(yè)各個環(huán)節(jié)的工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃，以達到各部門及相關(guān)工作者之間的充分合作，全面增強會務(wù)工作質(zhì)量，進一步實現(xiàn)企業(yè)持續(xù)發(fā)展[1]。

2基于企業(yè)會務(wù)接待，精益管理理念實施的意義

（1）有利于增強會務(wù)工作水平。在黨的十八大會議中，中央提出了“精文減會”，特別是要增強會議活動的質(zhì)量及效率，還提出了會務(wù)工作新目標(biāo)。就精益管理理念來講，它最早起源于日本豐田公司，在汽車的生產(chǎn)系統(tǒng)管理過程中，全面應(yīng)用這一理念，獲得了顯著的管理成效?，F(xiàn)階段，精益管理被廣泛運用在企業(yè)管理工作中，且還由以前的管理方法發(fā)展成戰(zhàn)略管理理念。就企業(yè)會務(wù)工作來說，全面貫徹精益管理理念，科學(xué)應(yīng)用相關(guān)的管理方法，能夠進一步增強工作質(zhì)量及效率。（2）是有效響應(yīng)中央規(guī)定及執(zhí)行細(xì)則的要求?；凇熬啎h”的提出，對企業(yè)各個行政部門來說，在開展會務(wù)工作時，也全面貫徹了這一準(zhǔn)則，是務(wù)必要完成的任務(wù)。對此，企業(yè)行政部門在進行會務(wù)工作的過程中，也按照中央八項規(guī)定，還有具體的實施細(xì)則，把它們?nèi)媛鋵嵲趯嶋H的會務(wù)工作中。（3）是會務(wù)工作創(chuàng)新的重要方式。想要有效落實企業(yè)會務(wù)工作，應(yīng)對其工作理念及方法進行創(chuàng)新。在開展經(jīng)營管理的過程中，應(yīng)堅持問題導(dǎo)向的原則，根據(jù)具體的需求實現(xiàn)創(chuàng)新管理，在這一過程中，應(yīng)強調(diào)規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化，進一步促進會務(wù)工作的有效開展，幫助其科學(xué)處理會務(wù)中的浪費現(xiàn)象[2]。

3企業(yè)會務(wù)工作的現(xiàn)狀

基于新時期背景，就國有企業(yè)來說，其會務(wù)工作還有著一系列的問題，具體變現(xiàn)為下述幾點：（1）沒有全面落實會務(wù)的準(zhǔn)備工作，有著諸多不足之處，這將對會務(wù)工作質(zhì)量造成一定的影響，比如，會議的籌備階段，對于有關(guān)部門來說，他們并沒有組織相關(guān)的工作者進行工作分工，且籌備計劃書不夠健全，有關(guān)的工作者對其崗位職責(zé)還沒有全面地認(rèn)識，這將造成各項工作間存在脫節(jié)問題，人名及職務(wù)也存在不一致的問題，這將對參會人員產(chǎn)生諸多不良影響。（2）實際進行會議工作時，有關(guān)工作者并沒有落實秩序維護工作，當(dāng)出現(xiàn)突發(fā)問題，就會導(dǎo)致混亂狀況，比如，當(dāng)參會人員入場時，沒有配置入場引導(dǎo)人員，這會增加入場的時間，導(dǎo)致會場缺乏一定的秩序，從而對會議的召開時間造成影響，同時在開展會議時，往往會產(chǎn)生協(xié)議調(diào)整等問題，導(dǎo)致工作人員很難在第一時間找出問題并加以解決，進而造成會議冷場現(xiàn)象。

4基于企業(yè)會務(wù)接待，精益管理理念的運用探究

4.1強化管理，保證分工精細(xì)化

在開展會務(wù)接待工作時，要求企業(yè)應(yīng)保證會議的準(zhǔn)確性及安全性，同時應(yīng)實現(xiàn)各部門的充分配合，增強其協(xié)同性。就業(yè)務(wù)接待工作而言，辦公室是重要的管理部門，它通常是負(fù)責(zé)對企業(yè)的業(yè)務(wù)接待進行引導(dǎo)，以保證其可以了解接待標(biāo)準(zhǔn)，明確相關(guān)的業(yè)務(wù)流程，進一步促進對會議接待資源及物品的有效管理，同時在企業(yè)內(nèi)部構(gòu)建針對性的方案，其內(nèi)容應(yīng)包括日程及車輛等，從而科學(xué)配置會議資源。實際執(zhí)行會議接待方案時，需了解各部門崗位職責(zé)，當(dāng)出現(xiàn)突發(fā)狀況時，應(yīng)該第一時間上報給有關(guān)的管理人員，向其請示并加以有效解決。與此同時，還應(yīng)將會議的變更內(nèi)容告知給各部門[3]。當(dāng)任務(wù)完成之后，首先應(yīng)由會議接待部門來核對清單，全面貫徹清單審批程序，科學(xué)控制會議費用。當(dāng)會議完成之后，還應(yīng)讓專業(yè)人士開展評價，針對其中的問題進行分析，并提出切實可行的對策，進一步促進會務(wù)組團隊之間的配合，做好各個企業(yè)及部門的分工及協(xié)作，當(dāng)分工完成之后，應(yīng)有效落實各部門的職責(zé)，將責(zé)任分配給個人，這樣才能全面增加工作效率，提升個人經(jīng)驗，進一步增強職工的生產(chǎn)力及創(chuàng)造力。另外，對于各個部門來說，還應(yīng)按照崗位職責(zé)開展分工，促進企業(yè)職工間的交流及協(xié)作，構(gòu)建科學(xué)的協(xié)調(diào)機制。

4.2加強學(xué)習(xí)，進一步增強接待水平

企業(yè)在開展會務(wù)接待工作時，應(yīng)全面貫徹務(wù)實節(jié)儉的原則，運用科學(xué)的節(jié)約方法。基于科技的進步，對于企業(yè)來說，應(yīng)促進先進技術(shù)的推廣及應(yīng)用，可在會議管理工作中，全面引入信息化管理模式。就現(xiàn)階段的發(fā)展來看，大部分的會議記錄及入場，都沒有采用紙質(zhì)的簽名方式，而是通過會展信息系統(tǒng)，對相關(guān)參會者的信息進行整合，然后加以存檔，在進行會議活動時，再引入這些信息。與此同時，針對住宿安排來說，應(yīng)盡可能地保證在協(xié)議的酒店中完成，或是在系統(tǒng)內(nèi)部場所開展，防止產(chǎn)生安排超標(biāo)的現(xiàn)象，與此同時，在住房中也不要擺放貴重物品。在接待用餐時，也應(yīng)確保在企業(yè)的內(nèi)部場所，若是想要在外用餐，也應(yīng)在企業(yè)簽約的餐廳，避免在私人場所用餐，或是在高消費場所用餐。另外，對于迎送工作來說，可不必張貼標(biāo)語，也不能設(shè)置歡迎屏，不必獻上鮮花，無需鋪設(shè)迎賓毯，也不用配置接待人員負(fù)責(zé)車站等的接送工作，若是有需要的話，可安排別的工作人員完成接送任務(wù)。就業(yè)務(wù)接待工作而言，需全面貫徹保密原則，就來賓的信息等，應(yīng)全面落實保密工作;對于其中的保密級信息，需要全面按照公司的保密機制來實施。與此同時，針對接待預(yù)算管理，企業(yè)應(yīng)加強重視，比如年度預(yù)算管理，可結(jié)合上一年度預(yù)算編制以及完成狀況，盡可能地達成企業(yè)發(fā)展及經(jīng)營的標(biāo)準(zhǔn)，當(dāng)預(yù)算審批程序落實之后才能具體開展。

4.3增強服務(wù)積極性，有效解決分歧

實際進行會議活動時，要求有關(guān)的部門應(yīng)增加服務(wù)的積極性，當(dāng)產(chǎn)生分歧時，應(yīng)有效解決分歧，進一步增加統(tǒng)籌效率，防止產(chǎn)生擁堵問題。與此同時，就會務(wù)接待者而言，應(yīng)對冷熱度進行合理把控，以便確保各項工作的協(xié)調(diào)。基于會議活動過程，其中包含很多復(fù)雜的事情，不管是企業(yè)還是部門，都應(yīng)提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，增加服務(wù)的積極性，特別是同下級單位進行交流時，應(yīng)做到互相尊重，唯有如此，才能獲得他們的支持，增加企業(yè)的工作效率。另外，在進行會議活動時，企業(yè)及部門的數(shù)量通常都很多，這就導(dǎo)致各個企業(yè)及部門之間的信息量及看待問題的角度有著一定的差異，經(jīng)常會產(chǎn)生分歧。想要有效處理這些分歧 ，要求有關(guān)人員應(yīng)對問題的成因進行深層次的分析，保持冷靜的狀態(tài)，發(fā)現(xiàn)二者產(chǎn)生矛盾的問題，并找出它們的共同點，以便更好地處理這些分歧。比如，基層企業(yè)進行會議活動時，要求會議接待人員應(yīng)落實前期的溝通工作，將會議活動的細(xì)節(jié)第一時間通知下去，防止實際進行會議活動時產(chǎn)生諸多問題。

5結(jié)語

綜上所述，基于新形勢背景，對各個企業(yè)來說，其建設(shè)規(guī)模都越來越大，且企業(yè)的會務(wù)接待也逐漸完善。就精益管理理念而言，它屬于全新的理念，對于企業(yè)的會務(wù)接待有著關(guān)鍵性的作用，要求企業(yè)應(yīng)全面掌握精益管理理念的內(nèi)涵，把這一理念全面貫徹到會務(wù)接待工作中，唯有如此，才能最大限度地發(fā)揮這一理念的指導(dǎo)作用，促進會務(wù)接待活動的有序進行，實現(xiàn)企業(yè)的持續(xù)發(fā)展，為其奠定夯實基礎(chǔ)。

參考文獻

[1]王冬梅，李才昌.基于精益管理理念的企業(yè)會務(wù)工作研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2021（14）：77-78.

[2]劉文智.精益管理理念在企業(yè)會務(wù)接待工作中的應(yīng)用[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2020（2）：144-145.

[3]孫婷婷.精益管理理念在企業(yè)會務(wù)接待工作中的應(yīng)用[J].企業(yè)改革與管理，2019（8）：11+14.

（責(zé)編：陳靜姝）