應(yīng)用電子發(fā)票對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)管理的挑戰(zhàn)探討

崔衛(wèi)萍

（中國石化銷售股份有限公司 陜西寶雞石油分公司，陜西 寶雞 721000）

一、引言

隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，電子發(fā)票適時(shí)誕生。相對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票，電子發(fā)票不用消耗紙張，可以通過網(wǎng)絡(luò)在線認(rèn)領(lǐng)、開票以及入賬，最大限度地降低了企業(yè)在財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)核算方面的經(jīng)營(yíng)成本。并且電子發(fā)票在版式上與傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票完全一致，也具備相應(yīng)的納稅人簽章和防偽技術(shù)，因此2015年國家稅務(wù)總局大力推行的電子發(fā)票，一定程度上促進(jìn)了財(cái)務(wù)管理信息化的發(fā)展進(jìn)程。但由于電子發(fā)票自誕生到現(xiàn)在只有5年左右的時(shí)間，在實(shí)際應(yīng)用中也存在一定的問題，如標(biāo)準(zhǔn)不健全、檔案管理難度大、存在安全隱患等。因此，隨著越來越多的企業(yè)開始使用電子發(fā)票，企業(yè)自身和政府應(yīng)當(dāng)不斷完善電子發(fā)票的應(yīng)用，以使其更好地落地生根和發(fā)揮應(yīng)有的作用。

二、電子發(fā)票的發(fā)展歷程和價(jià)值

（一）電子發(fā)票誕生的背景

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”和相關(guān)信息技術(shù)的高速發(fā)展，我國很多企業(yè)選擇通過電子商務(wù)渠道來開展業(yè)務(wù)，網(wǎng)絡(luò)購物、在線支付已經(jīng)成為社會(huì)常態(tài)。為了規(guī)范在線交易行為，同時(shí)解決在線購物開票麻煩的問題，杜絕電子商務(wù)企業(yè)避稅、漏稅行為，2015年國家稅務(wù)總局發(fā)布了“互聯(lián)網(wǎng)+稅務(wù)”行動(dòng)計(jì)劃，提出要推動(dòng)稅務(wù)活動(dòng)和信息化應(yīng)用深度融合，加快稅收現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程，在其中還將“互聯(lián)網(wǎng)+電子發(fā)票”作為行動(dòng)計(jì)劃的重要內(nèi)容。因此電子發(fā)票的產(chǎn)生和應(yīng)用對(duì)政府和企業(yè)具有雙重意義，一方面電子發(fā)票的產(chǎn)生可以幫助稅務(wù)部門更好地對(duì)企業(yè)實(shí)施稅務(wù)征收和監(jiān)控；另一方面，電子發(fā)票也可以幫助企業(yè)規(guī)范經(jīng)營(yíng)管理，更好地預(yù)防經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。

（二）應(yīng)用電子發(fā)票的意義

1.提高財(cái)務(wù)管理效率。與傳統(tǒng)發(fā)票相比，電子發(fā)票在開具時(shí)所需的時(shí)間成本更少，環(huán)節(jié)更為簡(jiǎn)便。傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票在開具前需要大量時(shí)間對(duì)相關(guān)材料進(jìn)行匯總、梳理和裝訂，要耗費(fèi)大量的人力和時(shí)間成本，且票據(jù)都是手工開具，容易出現(xiàn)一些低級(jí)錯(cuò)誤。而電子發(fā)票會(huì)伴隨業(yè)務(wù)的實(shí)際發(fā)生自動(dòng)生成，無論是便捷性還是準(zhǔn)確性都有質(zhì)的提升。

2.節(jié)約經(jīng)營(yíng)成本。紙質(zhì)發(fā)票本身是有成本的［1］。從紙質(zhì)發(fā)票的開具過程來看，需要購置稅控機(jī)、開票專用的打印機(jī)以及配備相應(yīng)的紙張，除此之外，發(fā)票的粘貼、錄入和郵寄也會(huì)消耗大量的人力和物力。根據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，一張紙質(zhì)發(fā)票的成本在1～1.5元之間，在推行電子發(fā)票之后，一個(gè)大型電商企業(yè)平均每年能夠節(jié)約1億～2億元左右的成本。

3.維護(hù)消費(fèi)者的權(quán)益。在電子發(fā)票正式推行之前，為了避稅、減少經(jīng)營(yíng)成本，在業(yè)務(wù)發(fā)生之后，某些企業(yè)存在不主動(dòng)開發(fā)票的情況，這對(duì)國家和個(gè)人利益都造成了損害。隨著電子發(fā)票的普及，國家能夠及時(shí)征收稅款，而個(gè)人能夠通過平臺(tái)自助查詢、下載、打印消費(fèi)產(chǎn)生的發(fā)票用于消費(fèi)憑證或者報(bào)銷等，在一定程度上維護(hù)了消費(fèi)者的個(gè)人權(quán)益。

三、電子發(fā)票推行給企業(yè)財(cái)務(wù)管理帶來的挑戰(zhàn)

作為國家稅務(wù)改革的重點(diǎn)內(nèi)容，電子發(fā)票的推行降低了企業(yè)在發(fā)票管理方面的經(jīng)濟(jì)成本和時(shí)間成本，使發(fā)票開具變得更為便捷和高效。但需要指出的是，電子發(fā)票在給企業(yè)財(cái)務(wù)管理帶來便捷的同時(shí)，也帶來了一系列的挑戰(zhàn)，主要集中在以下幾個(gè)方面。

（一）重復(fù)報(bào)銷難以識(shí)別

電子發(fā)票通常在業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)直接產(chǎn)生，一般由消費(fèi)者直接要求之后發(fā)送到指定郵箱，具備可以重復(fù)打印的屬性。不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票只能報(bào)銷一次的特點(diǎn)［2］，電子發(fā)票的源電子件掌握在消費(fèi)者手中，如果重復(fù)打印、重復(fù)報(bào)銷，在企業(yè)不存在可以快速、準(zhǔn)確識(shí)別的方法的情況下會(huì)造成重復(fù)入賬的風(fēng)險(xiǎn)，這是企業(yè)在財(cái)務(wù)管理中亟待解決的問題。

（二）發(fā)票檔案管理難度大

如今，隨著電子發(fā)票管理的日益規(guī)范，財(cái)政部和國家檔案管理部門對(duì)電子發(fā)票的管理提出了新要求，即企業(yè)不能只保留電子發(fā)票打印件作為入賬憑據(jù)，需要同時(shí)保留打印件的源電子憑證。然而在實(shí)際工作中，大部分企業(yè)在管理電子發(fā)票時(shí)，并沒有做好與傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票的區(qū)分，依舊采取統(tǒng)一的管理方式，也沒有建立針對(duì)電子發(fā)票管理的制度。對(duì)于電子發(fā)票尤其是電子發(fā)票的電子件的管理處于混亂無序的狀態(tài)。

（三）存在安全隱患

電子發(fā)票的開具和傳遞主要依托計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行，伴隨著電子發(fā)票的應(yīng)用領(lǐng)域和覆蓋范圍越來越廣泛，一旦網(wǎng)絡(luò)、電力出現(xiàn)故障，就會(huì)給電子發(fā)票的使用帶來困擾。同時(shí)，如今開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境也對(duì)電子發(fā)票數(shù)據(jù)和內(nèi)容的安全提出了挑戰(zhàn)，如果不法分子利用網(wǎng)絡(luò)漏洞篡改電子發(fā)票，就會(huì)給企業(yè)的財(cái)產(chǎn)造成損失，這也對(duì)企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)能力提出了挑戰(zhàn)。

（四）業(yè)財(cái)一體化管理尚未在各類交易模式下實(shí)現(xiàn)

電子發(fā)票產(chǎn)業(yè)改變了過去只能由銷售方開具發(fā)票的情況，這一模式在如今的許多電子商務(wù)網(wǎng)站中已經(jīng)得到了普遍應(yīng)用，消費(fèi)者可以根據(jù)需要在電子商務(wù)平臺(tái)選擇合適的時(shí)間開具發(fā)票。但目前這種應(yīng)用模式主要集中于B2C 的交易模式，B2B 交易中尚未廣泛應(yīng)用。因此，未來企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極探索，在各類交易模式下實(shí)現(xiàn)“業(yè)務(wù)—財(cái)務(wù)—稅務(wù)”一體化管理。

四、應(yīng)對(duì)電子發(fā)票給企業(yè)財(cái)務(wù)管理帶來挑戰(zhàn)的具體對(duì)策

（一）搭建電子發(fā)票管理系統(tǒng)

對(duì)于如何避免電子發(fā)票重復(fù)報(bào)銷、反復(fù)入賬這個(gè)問題，目前的主要方法是人工將當(dāng)前報(bào)銷的電子發(fā)票和已報(bào)銷的電子發(fā)票進(jìn)行比對(duì)查驗(yàn)，但這種方法需要大量的人力資源進(jìn)行長(zhǎng)時(shí)間的對(duì)比和收集，且隨著電子發(fā)票的增多，比對(duì)查驗(yàn)的難度和人員的工作強(qiáng)度會(huì)逐漸加大。因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)借助信息化手段，通過構(gòu)建電子發(fā)票管理系統(tǒng)來進(jìn)行發(fā)票比對(duì)查驗(yàn)，同時(shí)建立完善的數(shù)據(jù)庫，對(duì)已報(bào)銷的發(fā)票做好記錄與分類，提高發(fā)票查驗(yàn)、對(duì)比的便捷度。

（二）規(guī)范電子發(fā)票檔案管理

做好電子發(fā)票的檔案管理，首先要深入領(lǐng)會(huì)國家檔案局和財(cái)政部的要求，將電子會(huì)計(jì)憑證納入日常財(cái)務(wù)管理的范疇；其次要結(jié)合企業(yè)內(nèi)部的日常管理流程，建立健全電子發(fā)票管理制度，規(guī)范電子發(fā)票收集、遞交、保存的格式及方式；最后將電子發(fā)票的管理細(xì)則融入企業(yè)的日常工作，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)做好電子發(fā)票真實(shí)性的初步查驗(yàn)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)做好電子發(fā)票的審核，對(duì)于填報(bào)信息不正確、不完整的，及時(shí)要求經(jīng)辦人更正［3］，對(duì)于符合規(guī)定的電子發(fā)票，則及時(shí)進(jìn)行報(bào)銷，保留電子原件，以備后續(xù)使用。

（三）做好網(wǎng)絡(luò)安全防范

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高速發(fā)展往往伴隨著網(wǎng)絡(luò)安全隱患，如何保障電子發(fā)票開具、傳遞、保存中的安全是企業(yè)亟待解決的問題。一方面，企業(yè)應(yīng)當(dāng)聘請(qǐng)專業(yè)人員建立一套財(cái)會(huì)信息安全系統(tǒng)，保障電子發(fā)票使用過程中的安全；另一方面，要做好對(duì)當(dāng)前財(cái)會(huì)人員的培訓(xùn)和教育，提高其對(duì)信息安全的重視度，并積極開展對(duì)財(cái)會(huì)知識(shí)和計(jì)算機(jī)知識(shí)的學(xué)習(xí)，以應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的各類電子發(fā)票信息安全問題。除此之外，企業(yè)日常開票的計(jì)算機(jī)要保證專機(jī)專用，定時(shí)進(jìn)行安全維護(hù)和數(shù)據(jù)備份。

（四）積極打造“業(yè)務(wù)—財(cái)務(wù)—稅務(wù)”一體化模式

為了打造“業(yè)務(wù)—財(cái)務(wù)—稅務(wù)”一體化的管理模式，企業(yè)首先要借助新一代信息技術(shù)搭建交易平臺(tái)，完善業(yè)務(wù)辦理、自主開票等模塊內(nèi)容，打通企業(yè)、銀行、稅務(wù)孤島，探索B2B 領(lǐng)域內(nèi)電子發(fā)票應(yīng)用的深度，推動(dòng)電子發(fā)票開具，在全交易模式下實(shí)現(xiàn)及時(shí)性和準(zhǔn)確性。其次，企業(yè)必須從管理層到基層員工都提高對(duì)電子發(fā)票的認(rèn)知度，明白開具電子發(fā)票過程中的要點(diǎn)和規(guī)范事項(xiàng)，尤其是財(cái)務(wù)管理部門要率先做好表率，牽頭推動(dòng)稅務(wù)積極融合業(yè)財(cái)管理模式，打造真正的“業(yè)務(wù)—財(cái)務(wù)—稅務(wù)”一體化模式。

五、結(jié)語

推動(dòng)電子發(fā)票的運(yùn)用既是信息化時(shí)代對(duì)我國企業(yè)財(cái)務(wù)管理提出的新要求，也是我國稅務(wù)改革的重要內(nèi)容，關(guān)乎個(gè)人報(bào)銷和稅務(wù)征收，對(duì)于促進(jìn)我國財(cái)稅發(fā)展具有重要意義。為了應(yīng)對(duì)電子發(fā)票對(duì)當(dāng)前企業(yè)財(cái)務(wù)管理提出的新挑戰(zhàn)，企業(yè)首先應(yīng)當(dāng)自上而下深刻認(rèn)識(shí)推行電子發(fā)票的意義，認(rèn)真落實(shí)政策指示，做好電子發(fā)票信息系統(tǒng)建設(shè)，同時(shí)對(duì)電子發(fā)票運(yùn)用過程中產(chǎn)生的網(wǎng)絡(luò)安全隱患做好防范，加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)專業(yè)復(fù)合型人才的培養(yǎng)，推動(dòng)財(cái)務(wù)管理觀念向智慧化、信息化方向轉(zhuǎn)變。實(shí)現(xiàn)“以票據(jù)為核心”的發(fā)票管理模式向“以信息為核心”的發(fā)票管理模式轉(zhuǎn)變，積極應(yīng)對(duì)電子發(fā)票應(yīng)用過程中產(chǎn)生的困難和挑戰(zhàn)，把挑戰(zhàn)轉(zhuǎn)化為機(jī)遇，真正發(fā)揮電子發(fā)票應(yīng)有的作用。