物資集中采購的優(yōu)勢(shì)及降低成本的有效對(duì)策

薛瑞峰

（中國水利水電第五工程局有限公司 國際公司，四川 成都 610000）

一、引言

物資集中采購指的是對(duì)在采購目錄中的貨物、服務(wù)、工程集中進(jìn)行采購，與分散采購是對(duì)應(yīng)的名詞，其可以發(fā)揮出同一企業(yè)或集團(tuán)內(nèi)部的采購管理集中化優(yōu)勢(shì)，對(duì)同一類材料進(jìn)行統(tǒng)一采購，具有較多的優(yōu)勢(shì)。當(dāng)前，社會(huì)對(duì)水資源和電力的需求與日俱增，水利水電工程數(shù)量也在持續(xù)增加，為企業(yè)帶來了更多的物資采購和管理需求。基于工程任務(wù)和物資需求規(guī)模的大幅增加，在進(jìn)行物資采購時(shí)使用集中采購方式已經(jīng)成為時(shí)代發(fā)展的必然需求。

二、物資集中采購的優(yōu)勢(shì)及特點(diǎn)

企業(yè)進(jìn)行物資集中采購有多方面的優(yōu)勢(shì)。通過將企業(yè)內(nèi)部需求的材料設(shè)備數(shù)量集中到一起，可以形成集中的數(shù)量?jī)?yōu)勢(shì)，統(tǒng)一采購相較來說也比較便利；可以避免出現(xiàn)重復(fù)問題，各個(gè)部門獨(dú)自采購自己部門需要的材料設(shè)備很容易出現(xiàn)各部門重復(fù)購買的問題；集中到一起進(jìn)行采購也方便了物資的運(yùn)輸，可以形成規(guī)?；倪\(yùn)輸形勢(shì)，降低了運(yùn)輸成本；安排專門的部門或者第三方機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)集中采購可以減小各部門和單位之間的競(jìng)爭(zhēng)，減少?zèng)_突，各部門和單位可以將自己需求的物資報(bào)備給采購部門，然后由采購部門統(tǒng)一采購，節(jié)約了時(shí)間；企業(yè)頻繁大批量采購物資可以形成供應(yīng)基地，可以與供應(yīng)商之間建立比較牢固的供求關(guān)系。借助專業(yè)的采購單位能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)施工項(xiàng)目建設(shè)所需物資的集中采購，作為物資集中采購的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，采購單位發(fā)揮著極為關(guān)鍵的作用。另外，這種操作方法也可以提升采購單位的資金利用率，企業(yè)可以通過招標(biāo)的方式為供應(yīng)商提供公開的采購平臺(tái)，由企業(yè)從中選擇質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的供應(yīng)商進(jìn)行合作，這有助于雙方構(gòu)建長(zhǎng)期的戰(zhàn)略合作關(guān)系，實(shí)現(xiàn)協(xié)調(diào)發(fā)展。

物資集中采購的特點(diǎn)主要表現(xiàn)為采購量多、周期長(zhǎng)、采購工序復(fù)雜繁多、采購集中程度和決策層次較高。

三、物資集中采購的劣勢(shì)

（一）存在腐敗情況

集中采購在帶來資源集中的同時(shí)，也帶來了權(quán)力的集中。一般來說企業(yè)為了方便進(jìn)行采購，往往會(huì)建立專門的采購部門負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作，這使得采購權(quán)集中在了少數(shù)人手中，而采購期間供應(yīng)商的選擇、準(zhǔn)入、招標(biāo)、結(jié)算定價(jià)和財(cái)務(wù)支付等操作涉及很多的利益關(guān)系，如果不能嚴(yán)格監(jiān)管，就可能出現(xiàn)腐敗問題。

（二）存在質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)

進(jìn)行物資集中采購，將需要的物資都集中到了一起，如果監(jiān)管不到位，就很容易出現(xiàn)質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。另外，這項(xiàng)工作本身就存在風(fēng)險(xiǎn)。因?yàn)轫?xiàng)目建設(shè)的要求，采購部門需要大量供應(yīng)商，而采購人員本身較少，無法對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)進(jìn)行實(shí)地考察，多是按照供應(yīng)商提供的資料進(jìn)行考核，動(dòng)態(tài)考核和退出機(jī)制存在缺陷，這就導(dǎo)致采購人員可能會(huì)錯(cuò)誤地選擇資質(zhì)不符的供應(yīng)商，從而帶來質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。另外，采購工作中存在需求量和使用量不匹配的問題，會(huì)導(dǎo)致采購的準(zhǔn)確性不足。

（三）可能無法享受折扣效益

如果對(duì)大量不一樣的物資進(jìn)行集中采購，可能無法享受到數(shù)量折扣效益。在采購需求中，部分物資因?yàn)楸旧淼奶厥庑?，用量較少，所以采購量也少，統(tǒng)一歸并到集中采購模式下，就無法享受到數(shù)量折扣效益。而且集中采購采購時(shí)間長(zhǎng)、流程復(fù)雜、時(shí)效性不強(qiáng)，所以選擇集中采購需要考慮企業(yè)和項(xiàng)目本身的情況。

（四）使用單位協(xié)調(diào)有一定難度

過去企業(yè)進(jìn)行物資采購一般都是由分公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行商談然后購買，或者是使用單位人員全程參與采購過程。但實(shí)施集中采購模式后，導(dǎo)致采購部門和使用部門之間分離，削減了過去采購人員的權(quán)利，使得他們不樂意配合，不愿積極支持新模式的應(yīng)用。同時(shí)，雙方就物資規(guī)格型號(hào)確定、到貨驗(yàn)收、裝卸、付款等操作的協(xié)調(diào)不到位，會(huì)浪費(fèi)較多時(shí)間，降低采購效率。

四、物資集中采購的現(xiàn)狀

（一）缺乏專業(yè)的評(píng)估體系

物資集中采購的價(jià)值發(fā)揮關(guān)鍵在于供應(yīng)商的選擇。但是實(shí)際工作中，對(duì)供應(yīng)商的考核評(píng)估不到位，缺乏專業(yè)的評(píng)估體系，這就帶來了一定的選擇風(fēng)險(xiǎn)。水利水電工程中需要的材料很多都是常見類型，所以供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)也低，資質(zhì)參差不齊，如果采購單位不能有效進(jìn)行評(píng)估，就可能采購到劣質(zhì)產(chǎn)品，或不能及時(shí)獲取物資，或拿到錯(cuò)誤的貨物信息，以致影響到工程進(jìn)展。

（二）需求缺乏科學(xué)性和準(zhǔn)確性

在工程建設(shè)背景下，企業(yè)采購的需求需要由施工單位的現(xiàn)場(chǎng)施工人員提出，在經(jīng)過審批上報(bào)后，交由采購部門進(jìn)行集中采購。但這個(gè)環(huán)節(jié)中涉及的部門較多，流程較長(zhǎng)，如果出現(xiàn)一點(diǎn)失誤，就可能影響全局，帶來物資庫存積壓或不足、劣質(zhì)的問題，反而增加了成本支出。

（三）采購計(jì)劃模糊

集中采購是將企業(yè)需求的物資信息集中到一起進(jìn)行規(guī)劃，但信息時(shí)代下，采購部門并沒有實(shí)現(xiàn)信息化管理，仍然按照人工模式獲取信息、編制采購計(jì)劃，這就難以滿足企業(yè)日益增長(zhǎng)的物資購買訂單和規(guī)模的需求，而且有時(shí)可能會(huì)出現(xiàn)重復(fù)采購的現(xiàn)象，增加費(fèi)用支出。

（四）采購人員專業(yè)性不足

部分物資采購人員對(duì)于采購技能和知識(shí)的掌握不完善，認(rèn)識(shí)存在誤區(qū)，無法發(fā)揮出集中采購模式的價(jià)值；沒有平衡好供貨方、采購方和組織方三者的關(guān)系，導(dǎo)致制定的采購規(guī)劃的有效性、規(guī)則性和真實(shí)性都有很大不足；部分采購人員為了牟取私利，虛報(bào)采購費(fèi)用或物資的價(jià)格，虛假采購或過多采購，或收受紅包將無資質(zhì)/資質(zhì)不合格的供應(yīng)商納入采購范圍，這些都會(huì)影響采購單位的形象；部分采購人員缺乏施工實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，對(duì)施工現(xiàn)場(chǎng)生產(chǎn)設(shè)備和材料的了解不足，難以保證采購規(guī)劃的真實(shí)性和有效性。

（五）部門之間的協(xié)調(diào)性不足

物資集中采購需要各個(gè)單位和部門的密切配合。但實(shí)際上，部門之間的協(xié)調(diào)性存在很大不足，各部門之間存在觀點(diǎn)分歧，可能影響到采購效率；部分部門上報(bào)的物資需求與實(shí)際不相符；在采購大宗物資時(shí)，個(gè)別部門為了減輕自身負(fù)擔(dān)，會(huì)將責(zé)任推卸給其他部門。

五、降低物資集中采購成本的有效對(duì)策

（一）提高物資采購人員的認(rèn)識(shí)水平

采購單位要定期組織培訓(xùn)和宣教活動(dòng)，內(nèi)容要集中在集中采購的優(yōu)劣勢(shì)、特點(diǎn)以及企業(yè)需要采購的物資信息整理等方面，要不定期邀請(qǐng)專家開辦講座，提升采購人員的認(rèn)識(shí)水平，強(qiáng)化其對(duì)物資集中采購的認(rèn)識(shí)，明晰物資集中采購工作的內(nèi)涵，確保采購人員知曉需要，嚴(yán)格把控集中采購的每一個(gè)環(huán)節(jié)，包括申報(bào)、預(yù)算、合同、驗(yàn)收、儲(chǔ)存、結(jié)算等工作，這樣才能保證工作質(zhì)量，降低成本，節(jié)約社會(huì)資源。同時(shí)，采購單位也要注意強(qiáng)化采購人員的人際溝通和信息化收集總結(jié)能力，一方面，采購單位可以與供應(yīng)商建立良好的供應(yīng)關(guān)系，并與物資使用部門和單位進(jìn)行和諧溝通；另一方面，可以準(zhǔn)確收集供應(yīng)商和各類物資的市場(chǎng)信息，做好采購規(guī)劃，增強(qiáng)集中采購的準(zhǔn)確性和有效性。另外，采購單位還要積極引進(jìn)有關(guān)物資集中采購的優(yōu)秀人才，建立高水平的采購隊(duì)伍，持續(xù)提升采購工作的規(guī)范化程度。

（二）構(gòu)建完善的評(píng)估體系和管理制度

采購單位要借鑒過往的采購經(jīng)驗(yàn)，掌握了解供應(yīng)商的相關(guān)信息，強(qiáng)化對(duì)供應(yīng)商的選擇和評(píng)價(jià)，將供應(yīng)商的資質(zhì)、供貨能力、信譽(yù)、價(jià)格、物資質(zhì)量、供應(yīng)時(shí)間等都加入評(píng)估內(nèi)容中，進(jìn)行全面考核和評(píng)價(jià)。同時(shí)還要以供應(yīng)商的類型和采購物資的類型為標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行科學(xué)分類，建立起以供應(yīng)商的資信、業(yè)績(jī)、名稱等為主要內(nèi)容的數(shù)據(jù)庫，及時(shí)更新數(shù)據(jù)庫的信息，并要求采購人員對(duì)其進(jìn)行評(píng)分比對(duì)，實(shí)行周期性評(píng)價(jià)。

（三）健全監(jiān)督機(jī)制

為了保證物資集中采購的順利進(jìn)行，采購單位還要健全監(jiān)督機(jī)制，借助監(jiān)督機(jī)制的作用發(fā)揮，實(shí)現(xiàn)物資集中采購過程的民主和可控。對(duì)于重要的大宗物資采購單，可以事先召開采購會(huì)議，明確采購目標(biāo)，做好各相關(guān)人員的權(quán)責(zé)定位，發(fā)揮其他群眾和使用部門的監(jiān)督作用，對(duì)采購過程和清單進(jìn)行全過程監(jiān)督。同時(shí)，要建立起監(jiān)督和考核相協(xié)調(diào)的工作機(jī)制，聯(lián)合審計(jì)部門動(dòng)態(tài)監(jiān)督采購過程，做好流動(dòng)資金的記錄和審核工作，避免出現(xiàn)不合理支出，保證采購活動(dòng)的廉潔性，杜絕因公徇私行為的出現(xiàn)。

（四）構(gòu)建貨款支付體系

物資集中采購的順利落實(shí)還需要供應(yīng)商和采購單位貫徹合同要求，需要合同各主體嚴(yán)格遵循合同條例開展采購活動(dòng)，進(jìn)行貨款結(jié)算。同時(shí)要成立專門的監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)貨款支付期間出現(xiàn)的問題。為了避免出現(xiàn)資金不足的問題，采購單位還要做好預(yù)算，預(yù)留部分支付資金。

六、結(jié)語

企業(yè)實(shí)行物資集中采購，可以發(fā)揮規(guī)模優(yōu)勢(shì)，減少采購成本，增加經(jīng)濟(jì)效益，建立與供應(yīng)商之間的良好合作關(guān)系，實(shí)現(xiàn)共贏。