新形勢下檔案利用與管理人員素質(zhì)提升思考

魏文君

（北京市工貿(mào)技師學(xué)院 北京 100097）

我國是檔案管理工作開始較早的國家之一，也是檔案文獻(xiàn)量最大的國家。在長期的發(fā)展中，管理比較規(guī)范。進(jìn)入新時代，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)無法有效地滿足社會對于檔案管理的需求，因此需要檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展，采用各種先進(jìn)技術(shù)，實現(xiàn)檔案全面管理。

一、影響檔案管理人員的素質(zhì)問題

1.思想落后

當(dāng)下，很多檔案管理工作人員的思想觀念落后，無法滿足當(dāng)下信息化時代對于檔案管理工作的需求。很多工作人員認(rèn)為，檔案工作就是將檔案妥善保管而已，并不需要開發(fā)和利用，因此即使有檔案管理辦公軟件，也無法使其充分發(fā)揮作用，工作效率不高，信息資源始終無法被充分利用。例如，檔案管理工作人員只有掌握計算機(jī)、光盤等諸多信息技術(shù)，才能高效率地利用眾多信息數(shù)據(jù)，讓檔案信息資料得到全面的整合和處理。

2.知識范圍狹窄

檔案人員只有具備較寬的知識面，才能達(dá)到檔案管理工作的準(zhǔn)確和高效。信息時代對檔案人員在重視結(jié)構(gòu)、文化素質(zhì)方面提出了更高的要求。但是，當(dāng)下工作人員大多是通過調(diào)崗或兼職的方式來從事檔案管理工作，這樣的工作隊伍會對檔案工作本身造成一定的影響。只有充分保障檔案工作人員有較高的工作能力、政治性及安全意識，才能很好地提升檔案管理的效果。[1]

二、檔案管理工作人員的基本素質(zhì)要求

伴隨著科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展，檔案管理人員需要具備以下基本素質(zhì)：

1.恪盡職守的工作態(tài)度

《中華人民共和國檔案法》明確指出，檔案工作人員在日常工作中，要嚴(yán)格遵守工作規(guī)定，遵紀(jì)守法，有著較高的專業(yè)能力。工作人員的職責(zé)不僅是整理檔案信息，而且還要保護(hù)檔案，這直接影響檔案的安全性和完整性，甚至與國家、人民的切身利益息息相關(guān)。因此，恪盡職守是檔案管理工作人員最基本的職業(yè)素質(zhì)。[2]在日常工作中，首先要保持較高的政治覺悟。檔案管理工作需要堅持社會主義發(fā)展思路，對黨的方針、政策等落實到位，堅持并貫徹以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心的指導(dǎo)思想。其次要具備較高的事業(yè)心與責(zé)任感。檔案管理是一種需要工作人員埋頭苦干、默默奉獻(xiàn)的工作。最后要具備較高的職業(yè)道德。檔案管理本質(zhì)上是一個服務(wù)性的工作，工作人員要從工作需求出發(fā)，不能違反相關(guān)規(guī)定。

2.工作素質(zhì)

檔案工作涉及內(nèi)容比較復(fù)雜，因此對工作人員素質(zhì)要求較高。檔案管理人員要掌握基本的檔案管理方法，也要具備較高的管理技術(shù)。首先，要具備較高的政治理論水平，按照黨的領(lǐng)導(dǎo)和要求，在新形勢下順利開展檔案管理工作。其次，具備較高的檔案管理能力，檔案的收集、整理、鑒定及統(tǒng)計多個環(huán)節(jié)，都需要一整套完整的理論及方法，工作會涉及文學(xué)、檔案管理、科技檔案管理及檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)等很多領(lǐng)域。檔案管理本質(zhì)上是一種服務(wù)性工作，因此檔案管理人員不僅要具備較高水平的服務(wù)能力，還要不斷創(chuàng)新。檔案管理人員要有主動服務(wù)意識，只有充分了解各單位實際情況，才能有針對性地管理檔案。最后，管理理念要創(chuàng)新發(fā)展，只有及時了解各種信息的需求方向，才能有針對性地提供準(zhǔn)確的檔案信息，幫助群眾了解檔案信息的價值。[3]

三、新形勢下檔案的利用

1.提升對檔案工作的認(rèn)識

檔案與管理工作共同發(fā)展，是體現(xiàn)在檔案的設(shè)計作用上。檔案是人類社會實踐活動的真實記錄，可以很好地為人類的活動積累經(jīng)驗，并且為日后的各種社會活動予以指導(dǎo)。檔案信息的利用，成為經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展、科學(xué)研究等領(lǐng)域重要的數(shù)據(jù)。只有充分提升檔案的利用效率，才能很好地推動社會發(fā)展，因此需要對檔案利用工作詳細(xì)分析。中華人民共和國成立后，不同時期，檔案管理特征都不同。近年來，是基于服務(wù)與服從的宗旨開展工作，與經(jīng)濟(jì)建設(shè)聯(lián)系更加緊密。在與市場經(jīng)濟(jì)接軌過程中，檔案管理工作擴(kuò)展了未來發(fā)展的途徑。當(dāng)下，要讓檔案工作順應(yīng)新形勢，成為市場經(jīng)濟(jì)鏈中的一環(huán)，服務(wù)社會發(fā)展。

2.突出服務(wù)意識

改革開放后，社會主義檔案事業(yè)初步完善，檔案管理工作受到各個部門的重視，工作人員的辦公條件得到了有效改善。為了進(jìn)一步服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)，檔案工作要提升參與意識，提供更多的信息數(shù)據(jù)。制定檔案管理計劃，要摒棄傳統(tǒng)檔案利用工作的封閉特征，采用開放的工作模式，在全社會突出服務(wù)意識。[4]

3.轉(zhuǎn)換工作視角

檔案工作人員要轉(zhuǎn)換工作視角，接受新的管理理念，科學(xué)合理地利用檔案，為市場經(jīng)濟(jì)提供完善的服務(wù)。在服務(wù)大局或在一些重點檔案利用過程中，要避免無為或觀望，要不斷增強(qiáng)主動性及創(chuàng)造性，讓檔案利用成為社會發(fā)展和建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。

4.調(diào)整檔案結(jié)構(gòu)

檔案工作與經(jīng)濟(jì)建設(shè)有著緊密的聯(lián)系，因此要重視市場信息。當(dāng)下能夠反映經(jīng)濟(jì)建設(shè)的檔案較少，基本上都是一些行政事務(wù)信息，這樣就會導(dǎo)致檔案室的使用價值較低。市場經(jīng)濟(jì)體制下，對于檔案室的價值，往往是以檔案信息能夠為經(jīng)濟(jì)建設(shè)所提供的服務(wù)能力來判斷的，檔案室的構(gòu)建需要起到推動經(jīng)濟(jì)建設(shè)的作用。當(dāng)下，要對檔案結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整，加大對與經(jīng)濟(jì)建設(shè)緊密聯(lián)系的信息的收集和整合，提升檔案室價值，助力社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)和發(fā)展，提供更加高水平的服務(wù)。[5]

5.調(diào)整發(fā)展模式

當(dāng)下，要從宏觀上調(diào)整和優(yōu)化檔案工作，改革行政管理模式，與新形勢下的經(jīng)濟(jì)發(fā)展接軌。例如，近年來很多地方部門都格外重視檔案的利用率，開展了檔案達(dá)標(biāo)升級及評優(yōu)創(chuàng)效活動，有效推動了檔案工作的模式創(chuàng)新，實現(xiàn)了更高水平的檔案利用率，提升了檔案的組織規(guī)模。對檔案工作人員而言，基于市場需求，讓本職工作有效開展，高效率地利用檔案，會讓檔案工作上升到全新水平。

6.檔案利用方式的多元化

當(dāng)下檔案利用需要呈現(xiàn)方式多元化。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和普及，應(yīng)進(jìn)一步提升檔案室對外借檔案、資料處理效率。結(jié)合檔案工作實際情況，讓系統(tǒng)很好地利用信息技術(shù)，對檔案信息有效進(jìn)行分類、整理，極大地降低工作人員的工作量。[6]

信息系統(tǒng)的構(gòu)建，也應(yīng)順應(yīng)信息化時代發(fā)展的檔案發(fā)展方向。從工作人員的角度說，傳統(tǒng)工作模式已經(jīng)無法滿足當(dāng)下的使用需求，因此就需要積極掌握先進(jìn)的信息技術(shù)，實現(xiàn)檔案信息的高效率利用，為社會提供較高水平的服務(wù)。因此，基于新理念與新思維，對當(dāng)下的檔案信息資源的利用與開發(fā)進(jìn)行思考，有助于提升檔案工作的活力。要基于各地方黨委及政府的領(lǐng)導(dǎo)，構(gòu)建效率較高的檔案工作模式。

7.有償服務(wù)

在經(jīng)濟(jì)時代檔案利用將成為未來各個行業(yè)發(fā)展的重要趨勢。信息已經(jīng)成為一種有著較高價值的商品，信息的擁有者往往可以提供準(zhǔn)確的信息，來獲取到一定的經(jīng)濟(jì)利益。信息具有經(jīng)濟(jì)屬性，符合市場經(jīng)濟(jì)要求，逐漸受到人們的重視。當(dāng)下檔案工作人員可以提供有償服務(wù)，以讓用戶更加方便快捷地獲取信息。

8.個性化服務(wù)的提供

檔案信息定制化的服務(wù)，主要涉及三個方面：首先，服務(wù)時間個性化。用戶信息獲取不再受時間與地點的限制，可隨時隨地享受信息服務(wù)。其次，服務(wù)方式的個性化。這是針對用戶的實際需求及愛好提供的檔案信息服務(wù)。最后，服務(wù)內(nèi)容個性化。用戶可以從自身需求出發(fā)，獲取各種不同的信息內(nèi)容，讓檔案信息發(fā)揮最大化的作用。

9.完善檔案利用工作的法律保障

首先，協(xié)調(diào)檔案的開放性與保密性之間的關(guān)系。對嚴(yán)重影響檔案利用與管理的原因主要是檔案的資源開放性較低，無法順應(yīng)當(dāng)下社會對檔案信息的使用需求，特別是政務(wù)信息的公開，對檔案的開放合法性提出了挑戰(zhàn)。一旦過分地重視檔案法規(guī)保護(hù)，就會無法很好地利用檔案信息，就必然與社會的實際需求產(chǎn)生矛盾。但是對開放性處理不當(dāng)，就會使檔案的保密性受到挑戰(zhàn)。因此，需要完善法律保障體系，確定一個合理的開放時間，逐漸細(xì)化檔案利用的具體規(guī)定。其次，完善檔案宣傳體系。要同市場機(jī)制進(jìn)行深度融合，將一些市場營銷的先進(jìn)理論應(yīng)用其中，讓檔案管理和利用發(fā)揮最大的作用。檔案開放與檔案利用相結(jié)合，創(chuàng)造出最大的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，有效激發(fā)人們對于檔案的興趣，加深對檔案的認(rèn)識程度。在未來的發(fā)展中，自覺地進(jìn)行檔案信息的整理和利用，為經(jīng)濟(jì)發(fā)展貢獻(xiàn)出應(yīng)用的價值。檔案信息只有這樣發(fā)展，才能提升自身的價值。

四、結(jié)語

新經(jīng)濟(jì)形勢對檔案管理工作提出了新要求。只有順應(yīng)時代發(fā)展，有效提升檔案管理人員的素質(zhì)、才能提高檔案的利用效率，推動我國檔案事業(yè)的發(fā)展，創(chuàng)造更大的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。