當(dāng)前工程檔案管理存在的問(wèn)題和對(duì)策

葉文杰

一、工程檔案的重要性

工程檔案是指在項(xiàng)目立項(xiàng)審批、勘查設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收、結(jié)算審計(jì)等全過(guò)程中形成的文字、圖表、音像、實(shí)物等各種載體的文件材料。

工程項(xiàng)目檔案是一個(gè)工程項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程的歷史記錄和憑證，是評(píng)定工程質(zhì)量等級(jí)的重要依據(jù)，是工程建設(shè)的重要組成部分，是工程管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一。工程項(xiàng)目檔案在項(xiàng)目考核、監(jiān)督、管理、維護(hù)、責(zé)任追究、改造升級(jí)中也都發(fā)揮著重要作用，具有重要的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值。

二、當(dāng)前工程檔案管理存在的問(wèn)題

1、工程檔案資料管理體制不夠完善

當(dāng)前，很多工程參建方對(duì)工程檔案資料的重要性認(rèn)識(shí)不足，覺(jué)得檔案資料并不重要，并且不斷控制成本，減少有關(guān)方面的人財(cái)物投入。

還有部分施工單位同樣不能正確認(rèn)識(shí)工程檔案管理工作的重要意義，他們往往在施工期間盲目追求工程的質(zhì)量效益，忽視對(duì)檔案資料的規(guī)范管理，更有甚者，為了經(jīng)濟(jì)效益放棄檔案資料管理工作。

在工程檔案資料管理監(jiān)督方面，也存在一些監(jiān)督管理漏洞。很多建設(shè)單位在合同條款和支付審批中關(guān)于檔案資料管理未對(duì)其他參建方設(shè)置條款，提出要求，導(dǎo)致工程檔案資料管理處于缺管、失管狀態(tài)。監(jiān)理單位受建設(shè)單位委托，往往把工作重心放在監(jiān)督施工單位在施工過(guò)程中的工程質(zhì)量、工程進(jìn)度和工程施工技術(shù)方面，卻經(jīng)常忽視對(duì)檔案、資料的完整性、有效性和規(guī)范性進(jìn)行評(píng)估與核查。

2、工程技術(shù)資料編制質(zhì)量和歸檔及時(shí)性有待提升

出于人工成本、資金成本等方面的考慮，許多工程在施工過(guò)程中經(jīng)常通過(guò)外包的方式進(jìn)行技術(shù)資料編制。由于外包人員的素質(zhì)參差不齊，且難以長(zhǎng)期深入一線，了解相關(guān)業(yè)務(wù)，所以工程檔案資料的準(zhǔn)確性無(wú)法保證。甚至，部分工程項(xiàng)目在工程完工之后才進(jìn)行技術(shù)資料的編制工作，檔案資料的質(zhì)量更無(wú)從談起了。

此外，工程檔案歸檔不及時(shí)也是一個(gè)常見(jiàn)問(wèn)題。在實(shí)際操作中，項(xiàng)目建設(shè)負(fù)責(zé)人作為檔案資料管理的第一主體，往往因?yàn)楦鞣N主客觀原因?qū)①Y料長(zhǎng)期持有，未及時(shí)將檔案資料移交給檔案管理人員進(jìn)行整理歸檔，以致檔案歸檔的時(shí)效性、完整性和安全性難以保證。

3、工程檔案資料管理人員職業(yè)素質(zhì)較低

工程檔案資料管理人員是直接參與建筑工程檔案資料管理的工作人員，他們的業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)對(duì)工程檔案管理水平有很大的影響。在目前形勢(shì)下，我國(guó)從事工程檔案資料管理的人員大多缺乏系統(tǒng)、有效的專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)，缺少?gòu)氖鹿こ虣n案資料管理的專(zhuān)業(yè)能力。此外，工程檔案資料管理人員更換比較頻繁，也大大制約了工程項(xiàng)目的檔案管理水平。

三、加強(qiáng)工程檔案管理的措施

1、完善建筑工程檔案資料管理制度

有關(guān)政府部門(mén)應(yīng)該及時(shí)總結(jié)各地好的經(jīng)驗(yàn)做法，牽頭建立一套科學(xué)、有效、具有可操作性的管理制度與法規(guī)體系。

建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)充分結(jié)合項(xiàng)目開(kāi)展時(shí)的客觀情況，制定、完善項(xiàng)目文件管理和檔案管理的制度、規(guī)范、程序，將檔案資料管理歸檔納入工程預(yù)算，確保檔案資料管理的人力、物力、財(cái)力投入，并組織有關(guān)部門(mén)和參建單位執(zhí)行。

建設(shè)單位與參建各方簽訂合同、協(xié)議時(shí)應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范的要求，設(shè)置相應(yīng)章節(jié)、條款，充分厘定檔案資料管理責(zé)任，明確項(xiàng)目檔案資料的質(zhì)量要求、歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔套數(shù)、整理標(biāo)準(zhǔn)、介質(zhì)、格式、費(fèi)用及違約責(zé)任等內(nèi)容。監(jiān)理合同條款則應(yīng)明確監(jiān)理單位對(duì)所監(jiān)理項(xiàng)目的文件和檔案的檢查、審查責(zé)任。

建設(shè)單位對(duì)參建各方進(jìn)行合同履約考核時(shí)，應(yīng)針對(duì)項(xiàng)目檔案資料管理?xiàng)l款的履行情況做出合理評(píng)估，并且在合同款支付審批時(shí)，將文件資料是否規(guī)范管理和歸檔作為合同款支付的前提條件。

2、提高檔案資料管理人員的職業(yè)素質(zhì)

檔案資料的收集、整理和編制是一套較為復(fù)雜的系統(tǒng)工程，必須不斷提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和職業(yè)素質(zhì)。應(yīng)及時(shí)對(duì)相關(guān)人員開(kāi)展入職培訓(xùn)，并在正式上崗后安排輪崗學(xué)習(xí)、老帶新傳幫帶、參觀考察等學(xué)習(xí)鍛煉機(jī)會(huì)，確保檔案管理人員可以在最短時(shí)間內(nèi)掌握最全面、最科學(xué)的檔案資料管理知識(shí)，繼而強(qiáng)化檔案管理意識(shí)和職業(yè)道德修養(yǎng)，用更強(qiáng)的綜合能力從事檔案資料管理工作。

各參建單位還應(yīng)健全管理制度，理清崗位職責(zé)，明確檔案資料管理的基本工作程序與目標(biāo)，確保相關(guān)人員在管理檔案時(shí)有規(guī)可依。在項(xiàng)目前期，應(yīng)提前制定好統(tǒng)一的表格與標(biāo)準(zhǔn)，以便之后使用;在項(xiàng)目施工過(guò)程中，應(yīng)經(jīng)常深入施工現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行實(shí)地勘察，了解現(xiàn)場(chǎng)施工情況，根據(jù)工程進(jìn)度和現(xiàn)場(chǎng)施工需求，做好工程資料的編制、收集、保管工作;在項(xiàng)目完工后，做好工程檔案資料的匯總、整理與移交。

3、落實(shí)工程檔案資料管理各環(huán)節(jié)質(zhì)量管控

監(jiān)理單位不僅要對(duì)工程質(zhì)量、工程進(jìn)度和工程施工技術(shù)給予控制，還應(yīng)對(duì)工程檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、有效性和規(guī)范性進(jìn)行檢查、審查，確保工程檔案資料規(guī)范、真實(shí)、準(zhǔn)確、完整?？山柚鷶?shù)字化管理技術(shù)，建立工程檔案共享流轉(zhuǎn)平臺(tái)，檔案歸檔移交前先在共享流轉(zhuǎn)平臺(tái)上由參建各方查閱和審核，提高工程檔案資料在各個(gè)環(huán)節(jié)的透明度，落實(shí)檔案資料管理各環(huán)節(jié)的質(zhì)量管控。

把檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收作為工程竣工驗(yàn)收的前置條件。為了確保最終工程檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性，建設(shè)單位應(yīng)邀請(qǐng)檔案管理部門(mén)和其他業(yè)務(wù)單位對(duì)工程檔案進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后獲得工程檔案認(rèn)可文件，之后再進(jìn)入竣工驗(yàn)收環(huán)節(jié)。如果未通過(guò)檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收則不可組織工程竣工驗(yàn)收。

四、結(jié)束語(yǔ)

總之，要做好工程項(xiàng)目檔案管理，就必須建立完善檔案管理制度，采取有效措施落實(shí)工程檔案各環(huán)節(jié)質(zhì)量管控，不斷提高檔案從業(yè)人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和綜合能力，齊抓共管，以高度的使命感責(zé)任感，共同做好檔案管理工作，最大限度地發(fā)掘檔案的價(jià)值，服務(wù)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展。

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