數(shù)字化技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用分析

吳婷

棗莊市市中區(qū)醫(yī)療保障局 山東棗莊 277100

隨著當(dāng)前信息技術(shù)的快速發(fā)展，我國(guó)的事業(yè)單位管理也受到一定的影響，事業(yè)單位的檔案管理工作作為當(dāng)前發(fā)展建設(shè)中的一部分，應(yīng)該結(jié)合實(shí)際發(fā)展需求做好相應(yīng)的改善[1]。數(shù)字化技術(shù)的出現(xiàn)能夠?qū)⒋罅康臄?shù)據(jù)進(jìn)行整合，同時(shí)還能實(shí)現(xiàn)快速傳輸，將其運(yùn)用在檔案管理工作之中，能夠大幅度提高其工作效率。當(dāng)前檔案管理人員應(yīng)該明確數(shù)字技術(shù)的特點(diǎn)，并利用數(shù)字化技術(shù)加強(qiáng)檔案管理工作的運(yùn)用，從而做好明確分析，以此推動(dòng)我國(guó)事業(yè)單位的快速發(fā)展。

1 數(shù)字化技術(shù)的特點(diǎn)

數(shù)字化技術(shù)是利用計(jì)算機(jī)與其他多媒體形成的一種基礎(chǔ)技術(shù)，數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用相對(duì)比較廣泛，在我國(guó)各個(gè)領(lǐng)域都有一定的運(yùn)用，而且其起到一定的作用，推動(dòng)各行業(yè)的發(fā)展同時(shí)，還在一定程度上改善了我國(guó)的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)。其技術(shù)的特點(diǎn)具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：①載體虛擬化，數(shù)字化技術(shù)是借助一系列的信號(hào)實(shí)現(xiàn)的信息儲(chǔ)存和數(shù)據(jù)改善和傳輸，在具體運(yùn)作的過(guò)程中它需要一個(gè)載體作為支撐，從而實(shí)現(xiàn)一些服務(wù)。針對(duì)當(dāng)前的檔案信息管理而言，數(shù)字化技術(shù)是一項(xiàng)虛擬運(yùn)行技術(shù)。②快速處理技術(shù)，數(shù)字化技術(shù)在具體的運(yùn)用過(guò)程中不僅只存在虛擬化的特點(diǎn)，它自身具有極強(qiáng)的處理速度，而且能夠?qū)崿F(xiàn)快速傳輸，它可以在短暫的時(shí)間內(nèi)對(duì)海量的數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選和整合，并通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的傳輸，這樣的工作特點(diǎn)能夠符合當(dāng)前事業(yè)單位的需求，同時(shí)還能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享。

2 事業(yè)單位在運(yùn)用數(shù)字化檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1 沒(méi)有對(duì)應(yīng)的專業(yè)人才

數(shù)字化的檔案管理對(duì)于管理人員的要求相對(duì)比較高，管理人員需要懂得相應(yīng)的業(yè)務(wù)內(nèi)容，同時(shí)還要合理地運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)，將其內(nèi)容有效與數(shù)字化進(jìn)行結(jié)合，從而讓數(shù)字化技術(shù)在檔案管理中充分發(fā)揮，從當(dāng)前事業(yè)單位的情況來(lái)看，配置管理人員方面還存在一定的不足，其主要體現(xiàn)在很多方面，相應(yīng)的管理人員一般都是身負(fù)多職，他們沒(méi)有過(guò)多的時(shí)間對(duì)檔案管理進(jìn)行研究，更沒(méi)有根據(jù)單位的發(fā)展情況做好細(xì)節(jié)的規(guī)劃，而且許多的情況下還是利用傳統(tǒng)的形式進(jìn)行管理，從而使得檔案管理工作不夠科學(xué)。

2.2 檔案管理技術(shù)相對(duì)落后

在進(jìn)行數(shù)字化檔案管理的過(guò)程中，數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用比較重要，但是從當(dāng)前整體來(lái)看，數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用還是不夠理想。其具體體現(xiàn)在當(dāng)前運(yùn)用技術(shù)的過(guò)程中沒(méi)有結(jié)合時(shí)代發(fā)展采取新技術(shù)的運(yùn)用，使得檔案管理中出現(xiàn)不匹配的問(wèn)題，所以在具體應(yīng)用技術(shù)的過(guò)程中應(yīng)該結(jié)合實(shí)際情況作出相應(yīng)的改善，同時(shí)還要對(duì)設(shè)備的現(xiàn)象進(jìn)行檢查，如果出現(xiàn)設(shè)備老化等問(wèn)題，則會(huì)給管理人員帶來(lái)極大的不便。

2.3 缺少相應(yīng)的工作標(biāo)準(zhǔn)

雖然當(dāng)前大部分事業(yè)單位對(duì)于管理數(shù)字化比較重視，但是從當(dāng)前宏觀的角度來(lái)看，其重視程度相對(duì)比較低，而且沒(méi)能將數(shù)字化技術(shù)有效結(jié)合，相應(yīng)的數(shù)字化管理還缺少一些細(xì)節(jié)方面的探討，在具體開(kāi)展的過(guò)程中缺少等量，沒(méi)有明確對(duì)應(yīng)的要求和規(guī)范化，從而使得技術(shù)運(yùn)用陷入一個(gè)比較大的誤區(qū)，由于相應(yīng)的管理人員對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)和體系了解不夠透徹，從而使得管理效果不理想。另外，由于缺少具體的工作標(biāo)準(zhǔn)，使得檔案管理安全不能得到有效體現(xiàn)，在一定的程度上存在安全隱患，從而需要加強(qiáng)各方面的管理[2]。

3 當(dāng)前新時(shí)代的發(fā)展下事業(yè)單位進(jìn)行數(shù)字化管理應(yīng)該采取的有效方法

3.1 做好管理中涉及到的預(yù)算

數(shù)字化檔案管理是需要將相應(yīng)的資金投入到其中，從而做好各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)管理，所以在當(dāng)前事業(yè)單位編制預(yù)算的過(guò)程中需要按照一定的規(guī)定展開(kāi)，并對(duì)檔案管理各方面做好投資，這樣能夠確保數(shù)字化技術(shù)得到一定的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用，給檔案管理提供良好的工作設(shè)備。在相應(yīng)的預(yù)算你工作上，事業(yè)單位需要做好各方面的工作，并根據(jù)實(shí)際情況做好相應(yīng)的調(diào)整和投入，確保在預(yù)算方面得到較好的改善。在具體的預(yù)算方面，事業(yè)單位的管理人員應(yīng)該盡量聽(tīng)取財(cái)務(wù)人員的意見(jiàn)和建議，并根據(jù)事業(yè)單位實(shí)際情況做好相應(yīng)的改善，以此確保預(yù)算工作有法可依。

3.2 建立完善的科學(xué)管理體系

在當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理中，數(shù)字化的應(yīng)用有利于我國(guó)的檔案管理的運(yùn)用，基于此，相應(yīng)的管理人員應(yīng)該利用好信息技術(shù)，并發(fā)揮數(shù)字化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)事業(yè)單位的打造，從而完善檔案管理的各項(xiàng)工作。在整個(gè)工作體系之中，數(shù)字化作為其核心內(nèi)容，管理人員需要不斷的提高自身的技術(shù)水平，從而提高工作的實(shí)際效果，在必要時(shí)還要采取一些有效的方法做好改善，針對(duì)不同的類別的資料和性質(zhì)不同的文件做好規(guī)劃工作，同時(shí)單位還要明確當(dāng)前負(fù)責(zé)人員的基本職責(zé)，將責(zé)任制度落實(shí)到個(gè)人，從而達(dá)到全面管理的目的。

3.3 提高管理人員的素質(zhì)和水平

在當(dāng)前數(shù)字化技術(shù)的引導(dǎo)下，檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)相對(duì)比較重要，提高數(shù)字化的能力是當(dāng)前的首要前提。所以事業(yè)單位方面需要極強(qiáng)對(duì)專業(yè)人員的培養(yǎng)，通過(guò)有效的手段提升管理人員的素質(zhì)。在具體開(kāi)展的過(guò)程中應(yīng)該對(duì)管理人員進(jìn)行科學(xué)的培訓(xùn)，通過(guò)不同的培訓(xùn)方式，讓管理人員明確當(dāng)前檔案管理業(yè)務(wù)在事業(yè)單位的重要性，在培訓(xùn)完成后還需要采取考核制度對(duì)他們進(jìn)行考核，只有能夠通過(guò)考核才能上任工作，這樣能夠確保每個(gè)檔案管理人員能夠掌握相應(yīng)的信息技術(shù)，做好一些基礎(chǔ)工作，有利于推動(dòng)事業(yè)單位的全面發(fā)展[3]。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在當(dāng)前時(shí)代的快速發(fā)展下，應(yīng)該重視事業(yè)單位的檔案管理，同時(shí)還要根據(jù)當(dāng)前的實(shí)際情況采取有效的方法做好改善，通過(guò)數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用做好各方面的協(xié)調(diào)工作，以此改善當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理，推動(dòng)我國(guó)事業(yè)單位的全面發(fā)展。