行政審批檔案規(guī)范化管理體系的構(gòu)建分析

王亞琴

（菏澤市行政審批檔案中心，山東 菏澤 274000）

1 行政審批檔案規(guī)范化管理的重要性

1）有利于保障行政審批檔案的真實(shí)性，減少檔案管理漏洞。檔案管理人員樹(shù)立責(zé)任意識(shí)和規(guī)范意識(shí)，將行政審批檔案管理作為一項(xiàng)全局性、系統(tǒng)性的工作來(lái)抓，能夠更好地體現(xiàn)檔案管理價(jià)值，避免檔案管理工作邊緣化。除此之外，檔案資源真實(shí)有效是發(fā)揮其效力的前提[1]。一旦檔案資源失真，勢(shì)必會(huì)影響檔案使用主體的判斷和決策。從這個(gè)角度來(lái)看，推動(dòng)行政審批檔案資源規(guī)范化管理，確保檔案管理工作科學(xué)有序，能夠充分保障資源的真實(shí)性。

2）有利于挖掘檔案資源的價(jià)值，提升檔案管理實(shí)效。一方面，優(yōu)化檔案管理流程，健全檔案管理制度，用制度來(lái)約束行政審批檔案管理人員，能夠更好地提升檔案管理效率和質(zhì)量。另一方面，檔案管理是檔案利用的基礎(chǔ)，只有確保行政審批檔案管理規(guī)范化，提升檔案檢索效率，才能更好地利用檔案資源，挖掘檔案資源的價(jià)值。

2 行政審批檔案管理中常見(jiàn)的不足

1）行政審批檔案數(shù)字化建設(shè)緩慢。隨著電子政務(wù)不斷發(fā)展，行政審批工作中產(chǎn)生的電子文件也不斷增多。然而，實(shí)踐中部分單位行政審批檔案數(shù)字化建設(shè)緩慢，電子類(lèi)檔案的規(guī)范性不足。表現(xiàn)如下：一是行政審批檔案數(shù)字化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)不清晰，對(duì)于歸檔清單、歸檔格式、歸檔流程缺乏明確的認(rèn)識(shí)[2]。二是行政審批檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)緩慢，未在檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置歸檔參數(shù)，沒(méi)有對(duì)行政審批檔案進(jìn)行科學(xué)化分類(lèi)。

2）行政審批檔案管理制度不健全。實(shí)踐中，許多單位之所以難以對(duì)行政審批檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，一是績(jī)效考核與責(zé)任追究制度不完善，忽視從檔案規(guī)范化建設(shè)的角度對(duì)行政審批檔案管理人員進(jìn)行考核。同時(shí)，對(duì)于檔案損毀、檔案遺失、歸檔錯(cuò)誤的責(zé)任落實(shí)不力，難以全面提升工作人員責(zé)任意識(shí)。二是立卷歸檔制度不健全。一方面，部分單位尚未就行政審批檔案應(yīng)當(dāng)滿(mǎn)足何種歸檔標(biāo)準(zhǔn)、審核標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)定，不同檔案管理人員立卷歸檔的質(zhì)量不一。部分檔案管理人員則在接收行政審批文件過(guò)程中未進(jìn)行審核，檔案的完整性、真實(shí)性不符合相關(guān)的要求。另一方面，立卷歸檔的流程不科學(xué)，責(zé)任分工不合理，行政審批檔案管理部門(mén)與業(yè)務(wù)部門(mén)之間的配合度和銜接度不高，影響了檔案規(guī)范化管理。同時(shí)，立卷歸檔的時(shí)限不合理，許多行政審批文件未及時(shí)歸檔整理，存在丟失、損毀的風(fēng)險(xiǎn)。三是未分別制定紙質(zhì)檔案管理制度與電子檔案管理制度。部分單位雖然開(kāi)始推行行政審批檔案信息化建設(shè)，但缺乏相關(guān)的制度，導(dǎo)致檔案管理無(wú)序化，不利于形成“雙軌制”的檔案管理模式。四是行政審批臺(tái)賬管理制度不完善，難以適應(yīng)新形勢(shì)下的行政審批檔案數(shù)量增多的情況。

3）檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)滯后。當(dāng)下，部分單位檔案人才隊(duì)伍建設(shè)滯后，檔案人才的知識(shí)機(jī)構(gòu)、專(zhuān)業(yè)水平、業(yè)務(wù)技能水平不達(dá)標(biāo)，檔案規(guī)范化管理目標(biāo)難以實(shí)現(xiàn)[3]。具體而言，一是行政審批檔案數(shù)量不斷增加，管理難度進(jìn)一步提升的同時(shí)，許多單位檔案管理人員的數(shù)量不足。加之也存在較多的兼職檔案管理員工，只能從事一些輔助性事項(xiàng)。二是行政審批檔案管理人員對(duì)行政審批工作、檔案管理工作、信息化建設(shè)缺乏足夠了解，行政審批檔案管理難以朝著現(xiàn)代化的方向發(fā)展。

3 構(gòu)建行政審批檔案規(guī)范化管理體系的建議

1）借力信息技術(shù)，打造數(shù)字化的行政審批檔案管理模式。一是要充分參考并借鑒其他單位在行政審批檔案管理中的經(jīng)驗(yàn)，在結(jié)合本單位實(shí)際的基礎(chǔ)上，明確行政審批檔案數(shù)字化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)。通常而言，歸檔清檔應(yīng)當(dāng)與線下紙質(zhì)檔案的清單保持一致；歸檔格式則可以視文件類(lèi)，采取pdf、jpg、avi等格式；歸檔流程則應(yīng)當(dāng)充分考量行政審批工作的流程，與行政審批工作接軌。二是要加快行政審批檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。一方面，歸檔參數(shù)設(shè)置上要設(shè)定檔案號(hào)規(guī)則、電子歸檔材料類(lèi)型、保管期限。另一方面，可以將行政審批檔案劃分為辦結(jié)并歸檔、待歸檔、材料缺失歸檔等類(lèi)型。

2）強(qiáng)化剛性約束，健全行政審批檔案管理制度。一是要完善績(jī)效考核與責(zé)任追究制度，強(qiáng)化制度的剛性約束，全面提升工作人員的規(guī)范意識(shí)、責(zé)任意識(shí)，塑造良好的行政審批檔案管理氛圍。一方面，要側(cè)重于對(duì)行政審批檔案管理的規(guī)范度、標(biāo)準(zhǔn)度進(jìn)行考核，及時(shí)進(jìn)行抽檢，激發(fā)檔案管理人員干事熱情。另一方面，要合理劃分責(zé)任，明確檔案管理部門(mén)與其他業(yè)務(wù)部門(mén)在行政審批檔案管理中的職責(zé)，培養(yǎng)工作人員良好的歸檔、用檔習(xí)慣。二是要健全立卷歸檔制度。一方面，單位要結(jié)合行政審批工作的基本要求，制定行政審批收集、整理與立卷的標(biāo)準(zhǔn)、格式，為檔案管理人員立卷歸檔提供參考。為了確保行政審批檔案的管理質(zhì)量，可以由業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)行政審批文件進(jìn)行初步歸檔和審理，再由 檔案管理人員進(jìn)行審核，形成相互協(xié)同、配合的工作機(jī)制。另一方面，單位要明確立卷歸檔的流程和分工，嚴(yán)格落實(shí)“先審核、后移交”的規(guī)定，堅(jiān)持審核在前、移交再后，避免行政審批檔案二次加工。檔案管理人員在立卷歸檔過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的，要及時(shí)與相關(guān)工作人員溝通，并要求其補(bǔ)充信息、更改信息。同時(shí)，單位要明確立卷歸檔的時(shí)限，提升業(yè)務(wù)部門(mén)歸檔意識(shí)，避免行政審批文件長(zhǎng)時(shí)間堆積，防止發(fā)生損毀、遺失事件。三是要制定《行政審批電子檔案管理制度》與《行政審批紙質(zhì)檔案管理制度》，既保障原始文件的真實(shí)性、準(zhǔn)確性，也進(jìn)一步開(kāi)發(fā)電子檔案資源，便于行政審批檔案的后期開(kāi)發(fā)與利用。四是要完善行政審批檔案臺(tái)賬管理制度，嚴(yán)格設(shè)立行政審批檔案管理臺(tái)賬，充分了解每一份檔案資源的情況，便于事后備查與檢索。

3）注重人才培養(yǎng)，夯實(shí)行政審批檔案規(guī)范化管理的基礎(chǔ)。單位只有立足于檔案規(guī)范管理的角度打造人才隊(duì)伍，才能真正實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的目標(biāo)。為此，一是要及時(shí)根據(jù)檔案管理工作壓力、難度來(lái)招聘和引進(jìn)人才隊(duì)伍。具體而言，可以采取勞務(wù)派遣、合同用工等形式招錄人才，合理分配工作任務(wù)。同時(shí)，也要著眼于未來(lái)單位檔案管理的實(shí)際需求，引進(jìn)專(zhuān)業(yè)人才，全面提升檔案管理實(shí)效。二是要做好行政審批檔案管理人員培訓(xùn)工作，制定切實(shí)可行的培訓(xùn)規(guī)劃。一方面，要綜合利用送學(xué)深造、經(jīng)驗(yàn)交流、輪崗等方式，拓寬檔案管理人員視野，優(yōu)化其知識(shí)結(jié)構(gòu)。另一方面，要重點(diǎn)著眼于檔案信息化建設(shè)培訓(xùn)，適應(yīng)未來(lái)電子政務(wù)發(fā)展要求，打造復(fù)合型、全面型人才隊(duì)伍。

4 結(jié)束語(yǔ)

眾所周知，行政審批檔案資源作為具有法律效力的憑證，詳細(xì)記載著單位行政審批的基本情況。從規(guī)范化的角度對(duì)檔案資源進(jìn)行管理，減少檔案管理流程中存在的紕漏，能夠避免行政審批檔案資源損毀、丟失，最大限度地保障檔案價(jià)值。實(shí)踐中，為了更好地挖掘行政審批檔案資源價(jià)值，全面提升檔案管理效率，必須要從規(guī)范化的角度對(duì)檔案資源進(jìn)行管理，形成嚴(yán)格、規(guī)范、有序、標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理體系。