設(shè)備采購(gòu)管理的問(wèn)題分析及優(yōu)化

彭 春

（中國(guó)瑞林工程技術(shù)股份有限公司，南昌 330031）

引 言

全球經(jīng)濟(jì)一體化進(jìn)程的加速，不僅為國(guó)內(nèi)企業(yè)提供了對(duì)接國(guó)際市場(chǎng)的機(jī)會(huì)，也“逼迫”這些企業(yè)不斷完善自身管理體系，推出更多優(yōu)秀的產(chǎn)品。企業(yè)要想在這種競(jìng)爭(zhēng)激烈的大環(huán)境下生存、立足、打開(kāi)市場(chǎng)，不僅需要提高自身創(chuàng)新創(chuàng)造能力，還需要在降低產(chǎn)品價(jià)格、優(yōu)化企業(yè)采購(gòu)管理工作上下功夫。針對(duì)設(shè)備的采購(gòu)管理這一環(huán)節(jié)，大多數(shù)企業(yè)一味地追求價(jià)格，而不顧企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)的信息化建設(shè)及對(duì)供應(yīng)商的管理等。筆者從公司采購(gòu)信息庫(kù)及各部門(mén)的管理現(xiàn)狀入手，對(duì)東莞某企業(yè)的采購(gòu)模式提出問(wèn)題，并給出了一些建議。

一、存在問(wèn)題

1.信息技術(shù)普及度較低

部分企業(yè)要求采購(gòu)過(guò)程貫徹信息化管理，因此現(xiàn)階段采購(gòu)管理工作對(duì)信息技術(shù)的依賴(lài)程度有所上升，但即使是在這樣的大環(huán)境下，也仍然有部分企業(yè)未將信息技術(shù)管理手段應(yīng)用到采購(gòu)工作中。相比于傳統(tǒng)采購(gòu)管理模式，信息化技術(shù)帶來(lái)的不僅是采購(gòu)計(jì)劃填報(bào)和詢(xún)價(jià)比價(jià)單功能，還提升了采購(gòu)管理工作整體的工作效率和質(zhì)量。針對(duì)采購(gòu)工作中的信息缺失或?qū)徟葐?wèn)題，信息技術(shù)可以很好地解決。未將信息技術(shù)與采購(gòu)管理工作結(jié)合的單位可能在工作效率上有所欠缺，常出現(xiàn)信息失效、信息丟失或利用次數(shù)重復(fù)等問(wèn)題。

2.審批項(xiàng)目冗雜，耗時(shí)過(guò)長(zhǎng)

（1）部分單位未將采購(gòu)工作按照計(jì)劃的內(nèi)、外進(jìn)行分類(lèi)，對(duì)采購(gòu)管理審批工作的效率有不利影響。

（2）采購(gòu)審批內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包含采購(gòu)材料信息的初步審核、采購(gòu)工作是否與年度計(jì)劃相符合，采購(gòu)計(jì)劃是否符合企業(yè)發(fā)展和要求等步驟。但部分單位拋開(kāi)主要審批內(nèi)容，還添加了許多其他審批內(nèi)容，延長(zhǎng)了審批工作的時(shí)間，降低了采購(gòu)管理工作的效率。

二、改善措施

1.擴(kuò)大信息技術(shù)管理手段的普及范圍

采購(gòu)部門(mén)應(yīng)當(dāng)逐步引進(jìn)信息技術(shù)管理方法，并對(duì)工作人員進(jìn)行全方位的操作培訓(xùn)，以盡快將其運(yùn)用到實(shí)際工作中。在采購(gòu)模塊中，應(yīng)當(dāng)加入采購(gòu)信息填報(bào)功能、采購(gòu)計(jì)劃發(fā)布功能及計(jì)劃內(nèi)采購(gòu)備選庫(kù)，完成計(jì)劃內(nèi)采購(gòu)備選庫(kù)的建立工作。

2.采購(gòu)流程規(guī)范化

信息管理手段的具體改善步驟如下。

（1）采購(gòu)計(jì)劃填報(bào)：由各部門(mén)對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行填寫(xiě)，交由相關(guān)部門(mén)，通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)核驗(yàn)并審批，緊接著由歸口部門(mén)對(duì)項(xiàng)目的信息內(nèi)容進(jìn)行審查，并交由計(jì)量處進(jìn)行最終審查，促進(jìn)采購(gòu)計(jì)劃的發(fā)布工作逐漸展開(kāi)。

（2）計(jì)量處的審查人員完成采購(gòu)計(jì)劃的審核后，對(duì)其進(jìn)行發(fā)布，緊接著交由管理部門(mén)、副所長(zhǎng)及所長(zhǎng)等管理級(jí)人員進(jìn)行審批。

在正式建立采購(gòu)備選庫(kù)后，采購(gòu)流程被有效優(yōu)化，使得采購(gòu)部門(mén)在獲得可靠數(shù)據(jù)來(lái)源的同時(shí)，避免了出現(xiàn)信息被重復(fù)錄入的尷尬情況。

3.申請(qǐng)流程規(guī)范化

采購(gòu)申請(qǐng)中，計(jì)劃內(nèi)采購(gòu)數(shù)量占“大頭”。針對(duì)這種情況，采購(gòu)管理工作應(yīng)當(dāng)做到有的放矢，將管理內(nèi)容以計(jì)劃內(nèi)采購(gòu)、計(jì)劃外采購(gòu)進(jìn)行分類(lèi)，并重新設(shè)計(jì)審核內(nèi)容和計(jì)劃。

（1）針對(duì)計(jì)劃內(nèi)采購(gòu)工作，精簡(jiǎn)審批內(nèi)容和步驟，盡可能縮短審批時(shí)間。

（2）針對(duì)計(jì)劃外采購(gòu)工作，原定審批流程沒(méi)有過(guò)多的變化，但仍然會(huì)刪減部分不必要的審批順序以提高工作效率。

（3）審批程序應(yīng)當(dāng)被設(shè)置為根據(jù)申請(qǐng)人需求，顯示后續(xù)不同的申請(qǐng)步驟。便于申請(qǐng)人判斷的同時(shí)減少人力判斷等重復(fù)性的工作。

（4）審批流程在優(yōu)化后變?yōu)槿缦铝鞒蹋河缮暾?qǐng)人在采購(gòu)備選庫(kù)中進(jìn)行申請(qǐng)，該申請(qǐng)步驟會(huì)將計(jì)劃內(nèi)和計(jì)劃外申請(qǐng)進(jìn)行區(qū)分；緊接著申請(qǐng)會(huì)被發(fā)送至領(lǐng)導(dǎo)層，完成審批工作后會(huì)被交由歸口部門(mén)進(jìn)行信息項(xiàng)目的具體審查；最終由采購(gòu)管理員完成整個(gè)申請(qǐng)步驟的審批工作。

（5）審批流程的優(yōu)化，不僅便于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)每個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行審批，提高工作效率和工作便利性，還防止出現(xiàn)多個(gè)領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)審核一份申請(qǐng)的情況。同時(shí)，優(yōu)化后的審批流程有效縮短了審批總周期，加快了申請(qǐng)工作的完成。

（6）除了優(yōu)化審批流程，還可以采用會(huì)簽等形式縮短審批周期，提高整體采購(gòu)管理工作的效率。

三、管理案例

1.項(xiàng)目概況

廣東東莞某電子科技有限公司擁有多套精密加工檢測(cè)設(shè)備，主要從事塑膠模具等產(chǎn)品的生產(chǎn)。該公司擁有完整的生產(chǎn)線，并通過(guò)控制生產(chǎn)環(huán)境提高產(chǎn)品質(zhì)量。公司將“質(zhì)量就是生命”的理念作為經(jīng)營(yíng)理念，不斷滿足客戶(hù)需求。該公司設(shè)有采購(gòu)、人事及生產(chǎn)管理等多個(gè)部門(mén)，分別管理產(chǎn)品生產(chǎn)及人力資源等相關(guān)事項(xiàng)。

該公司采購(gòu)部對(duì)總經(jīng)理負(fù)責(zé)。每組采購(gòu)員由采購(gòu)組長(zhǎng)進(jìn)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，獨(dú)立性較強(qiáng)，相互之間缺乏溝通和交流。實(shí)際生產(chǎn)工作中常出現(xiàn)效率低下、員工對(duì)自身職責(zé)不明確、出現(xiàn)事故第一時(shí)間推諉而非解決等問(wèn)題。

采購(gòu)部現(xiàn)有兩位采購(gòu)組長(zhǎng)，采購(gòu)員工若干。

2.采購(gòu)管理現(xiàn)狀

（1）采購(gòu)模式存在問(wèn)題：該公司采用了傳統(tǒng)的采購(gòu)模式。這種模式較為單一，并且在公平及公開(kāi)等方面無(wú)法展現(xiàn)優(yōu)勢(shì)。在這種模式下，采購(gòu)員會(huì)與供應(yīng)商直接進(jìn)行對(duì)接，信息閉塞度較高，當(dāng)出現(xiàn)緊急情況時(shí)無(wú)法及時(shí)擴(kuò)散，處理周期較長(zhǎng)，處理效果不太樂(lè)觀。此外，供應(yīng)商數(shù)量眾多，采購(gòu)員無(wú)法對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一管理，當(dāng)出現(xiàn)人員崗位調(diào)動(dòng)等情況時(shí)，供應(yīng)商信息也被帶走，這對(duì)于接替崗位的采購(gòu)員順利完成對(duì)接工作極為不利。同時(shí)，在這種采購(gòu)模式基礎(chǔ)上，員工可能會(huì)過(guò)度追求低價(jià)格的材料而非注重設(shè)備品質(zhì)，在對(duì)長(zhǎng)遠(yuǎn)計(jì)劃等的處理和思考中，員工可能會(huì)首先選擇眼前的蠅頭小利，這不利于公司與各供應(yīng)商建立長(zhǎng)久的合作關(guān)系。

（2）部門(mén)信息不對(duì)稱(chēng)：該公司信息技術(shù)管理手段普適性較差，采購(gòu)信息庫(kù)中的設(shè)備庫(kù)存和實(shí)際庫(kù)存常出現(xiàn)較大差異。此外，部分采購(gòu)員的主觀意識(shí)和責(zé)任意識(shí)較差，對(duì)信息庫(kù)中的內(nèi)容也未進(jìn)行及時(shí)更新，這就造成各個(gè)部門(mén)之間接收到的信息有很大差異。每個(gè)部門(mén)都是生產(chǎn)鏈條上的一個(gè)樞紐，一旦信息不對(duì)稱(chēng)，就會(huì)出現(xiàn)生產(chǎn)工作失衡現(xiàn)象，影響企業(yè)發(fā)展。同時(shí)，在對(duì)采購(gòu)工作的管理中，部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)許多細(xì)節(jié)問(wèn)題的重視程度不高，沒(méi)有做到定期查賬或?qū)硬少?gòu)計(jì)劃等工作，在一定程度上，監(jiān)管職能失去了效能，整個(gè)公司內(nèi)部工作態(tài)度懶散，企業(yè)文化無(wú)法快速建立。

3.應(yīng)對(duì)措施

（1）創(chuàng)造多樣化采購(gòu)模式：該公司在改善過(guò)程中，積極主動(dòng)采取了訂貨點(diǎn)的采購(gòu)模式，并且將采購(gòu)來(lái)源進(jìn)行整理，提升其單一性。具體內(nèi)容為：在庫(kù)存的日常運(yùn)行中增加訂貨控制點(diǎn)，對(duì)出貨進(jìn)貨進(jìn)行動(dòng)態(tài)化的監(jiān)管，保證倉(cāng)庫(kù)隨時(shí)可以滿足訂貨需求，并最大限度地降低庫(kù)存的數(shù)量；提升采購(gòu)信息提交的無(wú)紙化程度，降低各部門(mén)之間信息不對(duì)稱(chēng)情況出現(xiàn)的概率；充分利用公司的信息系統(tǒng)，加快各部門(mén)之間的信息傳遞效率；減少供應(yīng)商，改變傳統(tǒng)競(jìng)爭(zhēng)性較強(qiáng)的采購(gòu)模式，在面對(duì)緊急訂單時(shí)，這種單一貨源地模式可以及時(shí)提供材料，在節(jié)省時(shí)間的同時(shí)降低采購(gòu)的額外費(fèi)用。

（2）建立健康的合作關(guān)系：該公司在信息建設(shè)過(guò)程中，不斷加深與供應(yīng)商的合作關(guān)系，對(duì)現(xiàn)有的供應(yīng)商進(jìn)行分級(jí)、分層管理，減少供應(yīng)商數(shù)量的同時(shí)為公司建立長(zhǎng)久合作伙伴奠定了基礎(chǔ)。建立長(zhǎng)久的合作關(guān)系不僅可以提高生產(chǎn)建設(shè)過(guò)程的穩(wěn)定性，降低材料成本，還可以將這種合作關(guān)系作為人脈擴(kuò)張的手段，向外不斷挖掘潛在客戶(hù)和合作關(guān)系。

結(jié) 語(yǔ)

綜上，對(duì)于企業(yè)而言，應(yīng)當(dāng)明確在整改采購(gòu)管理工作中，培養(yǎng)員工素質(zhì)、責(zé)任意識(shí)，建立各部門(mén)都有所參與的信息網(wǎng)，以及科學(xué)化的管理供應(yīng)商團(tuán)隊(duì)，都是提升企業(yè)工作效率和降低生產(chǎn)成本的重要舉措。面對(duì)激烈競(jìng)爭(zhēng)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)不斷“除舊迎新”，在接受市場(chǎng)變化的同時(shí)，提高自身競(jìng)爭(zhēng)能力。