提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平的措施

吳澤東

鄒平市魏橋鎮(zhèn)人民政府 山東濱州 256200

在人力資源開發(fā)與管理理念確立的背景下，以往傳統(tǒng)的檔案制度難以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要。檔案是考察干部與人才錄用的重要憑證，在新形勢(shì)下，單位體制出現(xiàn)了改變，人力資源管理工作核心也發(fā)生了改變，系統(tǒng)內(nèi)部人員流動(dòng)十分頻繁，隸屬關(guān)系也隨之發(fā)生了變化，進(jìn)而導(dǎo)致檔案出現(xiàn)了諸多新問題。在這一背景下，優(yōu)化人事檔案管理工作已刻不容緩。

1 事業(yè)單位人力資源檔案管理水平提升的作用

1.1 人事檔案管理對(duì)有效發(fā)揮人力資源實(shí)效有著助力作用

人事檔案是事業(yè)進(jìn)行選用人才以及提拔員工的重要依據(jù)，同時(shí)也是事業(yè)單位開發(fā)利用人力資源的必要工具。事業(yè)單位可以利用人事檔案對(duì)員工的過往經(jīng)歷及現(xiàn)狀進(jìn)行全面了解，從而有目標(biāo)性的對(duì)事業(yè)單位人力資源管理架構(gòu)進(jìn)行調(diào)整，以便將人力資源管理的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行有效優(yōu)化。在此基礎(chǔ)上，事業(yè)單位管理者可以通過人事檔案對(duì)人才的年齡、性別、技能及興趣愛好等基本情況有充足了解，以此進(jìn)一步提高人員配置的實(shí)效，從而實(shí)現(xiàn)人盡其才的工作目標(biāo)[1]。

1.2 深入挖掘工作人員內(nèi)在潛力

人力資源是事業(yè)單位穩(wěn)定運(yùn)行的主要依據(jù)，單位管理層為有效提升單位運(yùn)行效益，需要加強(qiáng)對(duì)人力資源的刺激，充分調(diào)動(dòng)單位工作人員的積極性，同時(shí)重視提升員工綜合能力水平，從而確保單位運(yùn)行的穩(wěn)定性和高效性。人力資源檔案是對(duì)員工實(shí)際情況全面而具體的綜合記錄，通過人力資源檔案，可以對(duì)員工有全面綜合的了解。而事業(yè)單位管理人員借助人力資源檔案管理，可以對(duì)單位員工進(jìn)行針對(duì)性的監(jiān)督管理，不僅能夠有效激發(fā)員工內(nèi)在潛力，同時(shí)也是對(duì)員工行為的一種有效約束，促使其工作規(guī)范化，為單位發(fā)展帶來更大的價(jià)值。

1.3 加快人事檔案工作科學(xué)化、現(xiàn)代化進(jìn)程

檔案材料會(huì)隨著時(shí)代的發(fā)展越積越多，而傳統(tǒng)的管理模式往往又會(huì)給檔案的查找?guī)碓S多不便，既增加了工作量、降低了工作效率，又加大了出錯(cuò)的機(jī)會(huì)。因此，很有必要建立人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)?；\統(tǒng)來說，人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)是將員工個(gè)人信息作為基礎(chǔ)內(nèi)容的信息聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，憑借微機(jī)終端與系統(tǒng)的互聯(lián)，最終實(shí)現(xiàn)個(gè)人信息的微機(jī)檢索與聯(lián)網(wǎng)查詢，并且對(duì)檔案信息進(jìn)行及時(shí)地更新，從而為育才、用才、激才、留才提供一系列服務(wù)，進(jìn)一步為事業(yè)單位的發(fā)展做出貢獻(xiàn)[2]。

2 提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平的措施

2.1 提升事業(yè)單位對(duì)人力資源檔案管理的重視

思想決定行動(dòng)，由于事業(yè)單位對(duì)人力資源檔案管理的重視度不足，對(duì)人力資源檔案管理工作重要性認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致其在實(shí)際工作開展中思想意識(shí)較差，管理力度不足，管理存在形式化問題。因此，提升事業(yè)單位人力資源檔案管理需要加強(qiáng)其重視度。首先，事業(yè)單位管理層需要正確認(rèn)識(shí)人力資源檔案管理的重要性，加強(qiáng)對(duì)人力資源檔案管理人員的培訓(xùn)，促進(jìn)管理人員思想意識(shí)的提升。單位通過組織管理人員進(jìn)行檔案學(xué)習(xí)，或者通過專家講座的方式加強(qiáng)管理人員交流溝通，從而提高其檔案學(xué)習(xí)及管理意識(shí)，正確使用檔案資源，促進(jìn)人力資源檔案管理工作的有效性。最后，加強(qiáng)對(duì)人力資源檔案管理部門技術(shù)及基礎(chǔ)設(shè)施的投入，為其實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化建設(shè)，加強(qiáng)對(duì)先進(jìn)信息技術(shù)的應(yīng)用提供保障。例如，重視引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，提高人力資源檔案管理信息化建設(shè)水平，加快對(duì)計(jì)算機(jī)、掃描儀、監(jiān)控設(shè)備等基礎(chǔ)設(shè)施的投入力度，保障檔案信息化管理工作的順利開展，提高人力資源檔案管理工作效率。

2.2 加強(qiáng)對(duì)檔案人員管理，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的更新

干部人事檔案管理工作需要緊跟干部人事制度改革深化腳步，然后在此基礎(chǔ)上提升干部人事檔案管理人員的技能與隊(duì)伍整體素質(zhì)，進(jìn)一步做到知識(shí)化、專業(yè)化。另外，在繼承老檔案工作人員優(yōu)良作風(fēng)的同時(shí)，還需要做到與時(shí)俱進(jìn)，積極創(chuàng)新，這是做好檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)的重要方式，在過程中明確各個(gè)檔案單位分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)，依照相關(guān)規(guī)定來配備檔案管理人員，其必須要是中共黨員，文化程度應(yīng)是大專以上，以此來保障干部人事檔案管理人員的整體素質(zhì)與能力。此外，兼職人員切記不可過多，其主要工作精力都應(yīng)以干部檔案管理為主。還需要抓好技能培訓(xùn)，鼓勵(lì)和組織檔案管理人員學(xué)習(xí)檔案管理工作方針與政策，以此來提升檔案管理人員的政治素養(yǎng)，同時(shí)進(jìn)一步加強(qiáng)其原則性?？梢远ㄆ谂e辦不同層次和不同類型培訓(xùn)，檔案管理人員在學(xué)習(xí)的過程中就可以更新觀念、更新知識(shí)，進(jìn)而提升自身業(yè)務(wù)能力；還需要落實(shí)好待遇，重視對(duì)檔案管理人員的勞動(dòng)保護(hù)，從政治與生活上促進(jìn)干部人事檔案管理人員的成長(zhǎng)[3]。

2.3 創(chuàng)建現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)，以此提升人資管理效率

當(dāng)前是數(shù)字信息化時(shí)代，事業(yè)要了解創(chuàng)建現(xiàn)代化人事檔案管理系統(tǒng)的必要性，從而進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)人事檔案管理數(shù)字化。首先要?jiǎng)?chuàng)建人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)并搭建相關(guān)的數(shù)據(jù)分析模型，以此實(shí)現(xiàn)信息資源的分類處理和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，從而突顯出人事檔案的決策咨詢和管理咨詢的重大作用。其次，事業(yè)要充分利用云計(jì)算、大數(shù)據(jù)以及云存儲(chǔ)技術(shù)，以此加強(qiáng)人事檔案信息化的建設(shè)。最后，為了保證人事檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性以及真實(shí)性，事業(yè)應(yīng)通過數(shù)字掃描和數(shù)字微縮技術(shù)對(duì)人事檔案進(jìn)行有效的數(shù)字化處理，以此將人力資源管理效率進(jìn)行有效提升。

3 結(jié)語

事業(yè)單位人力資源檔案管理對(duì)于促進(jìn)事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展，充分挖掘員工內(nèi)在潛力方面發(fā)揮著重要作用。同時(shí)，隨著時(shí)代的發(fā)展，新形勢(shì)下對(duì)事業(yè)單位人力資源檔案管理提出了更高的要求。為有效應(yīng)對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位人力資源檔案管理中存在的不足，則需要通過提高重視、完善制度、提升工作人員綜合素質(zhì)、加強(qiáng)信息化建設(shè)等多項(xiàng)措施，不斷提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平，充分發(fā)揮其綜合利用價(jià)值，為事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展保駕護(hù)航。