新時(shí)期下提升煙草檔案管理的思考與對(duì)策

張皖盈

江西省煙草公司吉安市公司 江西吉安 343000

檔案管理是使用科學(xué)有效的方法來管理記錄，煙草行業(yè)在國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展中發(fā)揮了重要作用。在大數(shù)據(jù)和IT發(fā)展的新時(shí)代，隨著人們現(xiàn)在越來越關(guān)注可追溯性、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)管理，如何保持最新狀態(tài)以及如何將概念應(yīng)用于文件管理，煙草公司要提高檔案工作的價(jià)值和信息服務(wù)功能，這不僅僅是煙草行業(yè)檔案工作者值得考慮的重要問題，而且是提高煙草行業(yè)水平的唯一途徑。

1 檔案管理對(duì)煙草公司的作用

煙草公司的檔案管理記錄了該公司的發(fā)展歷史。過去煙草公司檔案的內(nèi)容已從一個(gè)紙質(zhì)文件檔案演變?yōu)橐钥茖W(xué)技術(shù)為工具，以電子信息硬件和軟件為支撐的多個(gè)檔案，更改了文件保存方式。時(shí)間的發(fā)展從原始和傳統(tǒng)的注冊材料階段到信息技術(shù)注冊材料階段，一直在見證著煙草公司發(fā)展的過程，從而不斷促進(jìn)煙草公司信息記錄方式的創(chuàng)新。它在很大程度上反映了煙草行業(yè)檔案管理效率的提高。如今，隨著煙草行業(yè)的不斷發(fā)展壯大，標(biāo)準(zhǔn)化管理的不斷發(fā)展，許多煙草公司已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了檔案管理員年輕化、高學(xué)歷化的發(fā)展。在大多數(shù)煙草公司中，這是一個(gè)顯著的增長，檔案意識(shí)和檔案人才團(tuán)隊(duì)基礎(chǔ)的績效得到增強(qiáng)。檔案館是煙草公司基本管理的重要方面，為公司的生產(chǎn)經(jīng)營提供了重要的支持和保證，并通過保護(hù)公司的權(quán)益促進(jìn)了煙草行業(yè)的發(fā)展。它包含從建立到發(fā)展的許多數(shù)據(jù)，例如煙草公司財(cái)務(wù)報(bào)表和科學(xué)技術(shù)成就。在市場經(jīng)濟(jì)時(shí)代，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者可以基于這些綜合信息做出正確的決策，這鼓勵(lì)公司抓住快速發(fā)展的市場中的機(jī)會(huì)并鼓勵(lì)其發(fā)展。在經(jīng)濟(jì)運(yùn)作過程中，公司不可避免地會(huì)發(fā)生各種糾紛，包括今天的基礎(chǔ)設(shè)施計(jì)劃和財(cái)務(wù)報(bào)表等[1]。它必須保持相對(duì)完整和正確憑證。當(dāng)發(fā)生責(zé)任糾紛時(shí)，可以查看原始單據(jù)和票證。在日常運(yùn)營和管理中維護(hù)的更詳細(xì)，更全面的公司檔案是公司保護(hù)自己并減少業(yè)務(wù)運(yùn)營中的痛苦和損失的強(qiáng)大武器。檔案管理也用于企業(yè)發(fā)展的文化信念，可以真實(shí)地記錄企業(yè)文化，例如公司成立初期的困難，高峰期的輝煌以及困難時(shí)期的連續(xù)性?？梢詫?duì)企業(yè)文化進(jìn)行深入而詳細(xì)的研究，以更好地提升煙草公司的領(lǐng)導(dǎo)者和員工的團(tuán)隊(duì)凝聚力。公司的文化結(jié)構(gòu)有助于激活公司內(nèi)部員工潛在的工作效率。

2 新時(shí)期下提升煙草檔案管理的對(duì)策

2.1 加強(qiáng)業(yè)務(wù)管理功能

煙草公司必須適用與機(jī)構(gòu)檔案有關(guān)的法律法規(guī)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，加強(qiáng)各種機(jī)構(gòu)檔案的收集、分類、儲(chǔ)存和供應(yīng)。監(jiān)督和指導(dǎo)控股公司的檔案工作，并根據(jù)各自項(xiàng)目的具體特征，與特定項(xiàng)目檔案進(jìn)行協(xié)作。為加強(qiáng)檔案管理，可以同時(shí)進(jìn)行項(xiàng)目文件管理和項(xiàng)目管理，并提高企業(yè)創(chuàng)新能力和市場競爭力。

2.2 完善檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)

煙草檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化必須受到系統(tǒng)的指導(dǎo)和限制，因?yàn)橹挥锌茖W(xué)合理的運(yùn)營系統(tǒng)，才可以更有效地實(shí)施管理工作。煙草公司應(yīng)明確檔案管理的內(nèi)容，對(duì)每個(gè)業(yè)務(wù)詳細(xì)制定檔案管理規(guī)定，如收集、分類、存儲(chǔ)和使用。結(jié)合實(shí)際工作情況，對(duì)文件的保留時(shí)間、機(jī)密性和銷毀也需要相關(guān)的工作標(biāo)準(zhǔn)和要求，以為文件管理實(shí)踐提供指導(dǎo)。一旦確定了所有文件管理操作系統(tǒng)，就必須嚴(yán)格執(zhí)行。當(dāng)確實(shí)發(fā)生違規(guī)時(shí)，必須認(rèn)真解決并糾正它們，以有效提高記錄管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平。并建立明確的責(zé)任系統(tǒng)，完善各項(xiàng)工作檔案管理，制定標(biāo)準(zhǔn)和有關(guān)考核指標(biāo)，保證煙草檔案管理規(guī)范化。

2.3 專注于專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)

檔案管理是一個(gè)高度專業(yè)且復(fù)雜的過程。對(duì)每個(gè)文件的收集、分類和管理都有嚴(yán)格的要求。這就要求檔案管理員不僅要熟悉歸檔過程，還要對(duì)文件管理和保護(hù)技術(shù)有所了解。隨著煙草行業(yè)中辦公室自動(dòng)化系和文件管理系統(tǒng)之間的工作有效銜接，出現(xiàn)了具有不同存儲(chǔ)介質(zhì)的文件，這就要求煙草行業(yè)的檔案管理員掌握保存和管理檔案的方法。培訓(xùn)是提高煙草檔案員工作技能的最有效方法。首先是要做好專業(yè)知識(shí)和培訓(xùn)，專業(yè)知識(shí)是評(píng)估檔案的內(nèi)在價(jià)值的基礎(chǔ)，也是提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的前提。煙草檔案工作人員應(yīng)當(dāng)積極參加檔案部門和煙草行業(yè)舉辦的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，全面適應(yīng)新形勢的要求，發(fā)展專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能[2]。學(xué)術(shù)教育是提高專業(yè)素質(zhì)的基礎(chǔ)，煙草行業(yè)的每個(gè)部門應(yīng)盡可能組織檔案工作人員，以學(xué)習(xí)檔案信息以及高等學(xué)校開設(shè)的其他相關(guān)學(xué)科的工作，以擴(kuò)大檔案工作人員的知識(shí)，促進(jìn)煙草檔案的發(fā)展。工作人員能力的高低直接影響工作效率，必須重視煙草行業(yè)檔案人員實(shí)踐能力的培養(yǎng)。嚴(yán)禁雇用外部人員來組織煙草行業(yè)的檔案材料，并確保檔案工作者在實(shí)踐中不斷提高思考，提出分析和解決問題的能力。

2.4 采用現(xiàn)代管理技術(shù)

在新時(shí)期下煙草檔案管理工作中，應(yīng)使用現(xiàn)代軟件管理系統(tǒng)。在檔案室里設(shè)置一臺(tái)計(jì)算機(jī)，并引入一個(gè)檔案信息查詢平臺(tái)，以方便存儲(chǔ)和查詢文件資料。此外還要優(yōu)化了人力資源分配，并為文件管理分配專門人員。對(duì)文件進(jìn)行歸檔并按目錄組織分類存放。同時(shí)，為了保證檔案的安全性和完整性，需配備必要的設(shè)施，如防盜、阻燃和有害生物，配備專門的倉庫和足夠的設(shè)備來安全地存放檔案。創(chuàng)建電子文件并存放紙質(zhì)文件，以便電子文件和紙質(zhì)文件可以共存。提高文件信息級(jí)別并提高使用效率。所有文件都輸入到系統(tǒng)中，并通過平臺(tái)進(jìn)行有效管理。同時(shí)采取收集和錄入的形式進(jìn)行數(shù)字管理，重點(diǎn)是提取的重要性。通過搜索關(guān)鍵字可以找到必要的文件，并有效改善文件管理的服務(wù)功能。

3 結(jié)語

綜上所述，煙草檔案管理是煙草運(yùn)營和管理的重要證據(jù)，也是維護(hù)煙草公司真實(shí)愿景的重要任務(wù)。在傾向于市場化、多元化和信息化的檔案管理新時(shí)代，煙草公司必須抓住機(jī)遇，進(jìn)行創(chuàng)新和推進(jìn)改革，并依靠先進(jìn)的信息和技術(shù)來管理組織檔案，為業(yè)務(wù)發(fā)展提供高質(zhì)量的基本信息服務(wù)。