工程檔案質(zhì)量管理問題與對策分析

周秘

重慶市軌道交通（集團(tuán)）有限公司 重慶 400700

1 工程檔案管理的意義分析

工程檔案管理就是指建筑工程在項目申請、立項審批、現(xiàn)場勘查、圖紙設(shè)計、建設(shè)施工、竣工驗收、質(zhì)量監(jiān)管等環(huán)節(jié)所形成的文字、表格、影像、圖紙等文件檔案進(jìn)行歸檔管理，為企業(yè)項目績效考評和投資決策提供依據(jù)。工程檔案管理工作具有專業(yè)性、周期性和服務(wù)性等特征，建筑企業(yè)加強(qiáng)工程檔案管理一方面能夠為工程改建或擴(kuò)建提供精準(zhǔn)數(shù)據(jù)，在避免施工盲目性的基礎(chǔ)上，有效降低施工成本；另一方面，建筑工程項目是城市發(fā)展的重要組成部分，工程檔案管理能夠為相關(guān)領(lǐng)域提供資料支持[1]。

2 建設(shè)工程檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題剖析

2.1 檔案管理意識不強(qiáng)，規(guī)章制度不健全

很多企業(yè)認(rèn)為工程檔案不能創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，一味地重視工程建設(shè)，而忽視工程檔案的重要性，對檔案部門的資金投入不足，導(dǎo)致基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，軟硬件水平不高，使得“巧婦難為無米之炊”的現(xiàn)象凸顯。另外，也沒有真正制定和落實相關(guān)的檔案管理制度，并未將檔案管理工作納入單位工作的日程中，這必然阻礙企業(yè)發(fā)展的步伐。

2.2 工程檔案管理分散化，存在各部門“各自為政”的現(xiàn)象

工程檔案是比較系統(tǒng)、周期長的艱巨工程，有些單位在建設(shè)過程中管理無序、混亂，比如由于工程檔案的形成部門和流轉(zhuǎn)部門都不相同導(dǎo)致工程檔案的存檔混亂，分散在公司的企業(yè)管理部、人事部門、財務(wù)處或者個人手中。存檔材料沒有按照工程檔案質(zhì)量驗收程序和標(biāo)準(zhǔn)，不齊全不完整，檔案質(zhì)量較差，竣工圖的編制達(dá)不到規(guī)范要求，圖片不清晰等。

2.3 工程檔案數(shù)字化管理和信息化水平滯后

據(jù)了解，當(dāng)前，很多單位工程檔案都是紙質(zhì)化存儲方式，整理方式還是以傳統(tǒng)的手工操作為主，有些單位雖然實現(xiàn)工程項目檔案目錄級錄入與檢索，但并未實現(xiàn)全文級的電子化管理，檔案的現(xiàn)代化管理水平有待提高。

2.4 工程檔案管理者意識和管理水平欠缺

很多單位沒有配備工程檔案專職檔案管理員，而是兼職檔案管理者，甚至是臨時“抱佛腳”借調(diào)人員完成檔案歸檔工作，檔案管理者缺少相關(guān)的檔案學(xué)科知識，導(dǎo)致工程檔案管理水平和效率低下[2]。

3 加強(qiáng)工程檔案質(zhì)量管理的對策

3.1 完善規(guī)章制度，強(qiáng)化檔案收集

第一，完善規(guī)章制度。健全的規(guī)章制度是工程質(zhì)量管理的保障。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》和地方的工程檔案管理辦法，一方面豐富工程檔案細(xì)分領(lǐng)域的制度建設(shè)，完善檔案歸檔、分類、整理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，另一方面管理單位應(yīng)根據(jù)現(xiàn)實工作需要，建立符合本單位發(fā)展需求的檔案管理制度，這一方面應(yīng)注重與其他參與單位標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范上的統(tǒng)一，防止出現(xiàn)檔案標(biāo)準(zhǔn)前后不一的情況。

第二，進(jìn)一步豐富檔案收集和保管的種類和載體。工程檔案多以文字圖紙、照片、錄像為主。檔案管理部門一方面要做好原有實體檔案的收集工作，保證檔案的真實性。另一方面采取雙軌制的管理模式，將所有實體檔案數(shù)字化，進(jìn)一步豐富檔案存儲的種類，數(shù)字化的檔案資源也給后續(xù)的整理、分析和利用帶來便利。此外，還應(yīng)拓展檔案收集的渠道。過去工程檔案收集較為單一，對此檔案管理部門可依托信息化優(yōu)勢，從同類單位、專業(yè)技術(shù)人員、社會公眾廣泛收集工程檔案，以確保檔案的真實、全面和可靠。

3.2 借助信息化，落實各環(huán)節(jié)質(zhì)量管控

從自然屬性上看，工程項目包括建筑工程、土木工程和機(jī)電工程三類，幾乎涵蓋了經(jīng)濟(jì)生活的各個領(lǐng)域；從組成來看，工程檔案又包括單項工程、單位（子單位）工程、分部（子分部）工程和分項工程。可以看出，工程檔案的種類、范圍、參與單位都是十分復(fù)雜的。因此應(yīng)根據(jù)管理和利用需求進(jìn)一步做好檔案資源的整理工作。第一，借助信息化手段加強(qiáng)檔案收集與整理工作。管理部門可對企業(yè)開展廣泛的意見收集，制定模塊化的檔案內(nèi)容資源，企業(yè)可以根據(jù)自己的需求設(shè)計不同格式的表格來展示信息資源。第二，實現(xiàn)工程檔案在各個階段的資源共享。由分管行政單位牽頭建立工程檔案共享平臺，在實體檔案移交流轉(zhuǎn)前先在共享平臺上進(jìn)行查閱和審核，為參與單位提供信息共享與交流場所，各單位能夠分享工程檔案管理中存在的問題及解決方法，大大提高工程檔案在各個環(huán)節(jié)中的透明度，有利于落實各環(huán)節(jié)的質(zhì)量管控。

3.3 強(qiáng)化責(zé)任，推動工程檔案管理規(guī)范化發(fā)展

工程檔案專業(yè)性強(qiáng)、管理環(huán)節(jié)多、參與管理的主體多，同時收集時間也較長，因此必須建立閉環(huán)的質(zhì)量管理機(jī)制，才能夠保證工程檔案管理各個環(huán)節(jié)的質(zhì)量。第一，建立完善工程檔案管理組織機(jī)構(gòu)，根據(jù)工作需要和管理要求細(xì)分崗位職責(zé)，實行專崗專責(zé)，強(qiáng)化責(zé)任落實。在管理層由分管行政的領(lǐng)導(dǎo)組織開展，在職能部門也要設(shè)置專人負(fù)責(zé)。第二，明確各個涉及單位的主體責(zé)任。其中，工程檔案資料收集、整理的質(zhì)量應(yīng)由承擔(dān)該環(huán)節(jié)的單位負(fù)責(zé)。參與單位應(yīng)對工程檔案上一環(huán)節(jié)歸檔資料進(jìn)行審核驗收，不符合規(guī)定的應(yīng)打回整改，符合要求后方可進(jìn)行移交。第三，構(gòu)建PDCA循環(huán)質(zhì)量管理機(jī)制，有針對性的對上一階段發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行整改。對各個管理流程的使用現(xiàn)狀進(jìn)行綜合分析，包括處理時間、響應(yīng)時間、管理流程的可視化展現(xiàn)等等，從全局工作的高度對每個流程進(jìn)行細(xì)致的數(shù)據(jù)分析，探索各個流程合理性，同時定期對管理流程和系統(tǒng)進(jìn)行更新，以保證管理始終能夠適應(yīng)實際工作的需求，進(jìn)而提高質(zhì)量管理效率[3]。

4 結(jié)語

工程檔案管理作為建設(shè)工程管理的關(guān)鍵一環(huán)，工程檔案的系統(tǒng)化、科學(xué)化、精細(xì)化管理為工程的順利開展創(chuàng)造了良好條件。同時，檔案資源庫就相當(dāng)于市場競爭環(huán)境中的彈藥庫，在激烈的市場競爭中，檔案資源豐富是企業(yè)綜合實力的體現(xiàn)，更是企業(yè)在激烈的市場競爭中提升形象贏得勝利的關(guān)鍵。