工業(yè)企業(yè)財(cái)會(huì)信息化建設(shè)中的問題及對(duì)策

黃社炳

（福建正祥置業(yè)發(fā)展有限公司，福建 福州 350000）

大數(shù)據(jù)，Big date研究機(jī)構(gòu)Gartner給出的定義是“需要新處理模式才能具有更強(qiáng)的決策力、洞察發(fā)現(xiàn)力和流程優(yōu)化能力來適應(yīng)海量、高增長率和多樣化的信息資產(chǎn)。”我們可以簡(jiǎn)單地理解為，對(duì)于一個(gè)數(shù)據(jù)，順著與這個(gè)數(shù)據(jù)相關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)探尋，能得到與之相關(guān)的幾乎所有信息，達(dá)到知其然更知其所以然的結(jié)果。這些相互關(guān)聯(lián)的信息群，就是企業(yè)的信息資產(chǎn)。信息系統(tǒng)就是幫助我們快速定位、直觀地顯示與該數(shù)據(jù)相關(guān)的信息的系統(tǒng)，是“生產(chǎn)”和壯大信息資產(chǎn)的工具。財(cái)會(huì)信息化就是建立以財(cái)會(huì)信息為關(guān)聯(lián)、其他各業(yè)務(wù)信息相輔相成的信息系統(tǒng)的過程。

一、企業(yè)財(cái)會(huì)信息化建設(shè)的重要性

（一）企業(yè)財(cái)會(huì)信息化建設(shè)對(duì)財(cái)務(wù)管理的重要性

財(cái)務(wù)信息化是以財(cái)務(wù)管理為中心，將企業(yè)的相關(guān)業(yè)務(wù)模塊納入信息系統(tǒng)中，各業(yè)務(wù)模塊操作人員直接輸入各自的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，通過系統(tǒng)內(nèi)部流程處理后形成財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，不但減少了財(cái)務(wù)人員的工作量，提升了賬務(wù)處理效率，同時(shí)因財(cái)務(wù)系統(tǒng)與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)緊密相連，讓財(cái)務(wù)人員從宏觀上對(duì)企業(yè)的運(yùn)營有更全面的認(rèn)識(shí)，為財(cái)務(wù)管理工作營造了一個(gè)非常有利的數(shù)據(jù)環(huán)境。

（二）企業(yè)財(cái)會(huì)信息化建設(shè)對(duì)業(yè)務(wù)管理的重要性

在沒有財(cái)會(huì)信息化前，各業(yè)務(wù)部門可能基本上靠手工記錄業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，如果沒有統(tǒng)一的規(guī)范，即使同一個(gè)部門的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)也可能會(huì)因?yàn)椴煌娜擞涗浂@現(xiàn)出不同的樣子，業(yè)務(wù)部門的數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性基本依賴于記錄人員的素養(yǎng)，具有非常大的不確定性、不連貫性，對(duì)業(yè)務(wù)管理非常不利。通過財(cái)會(huì)信息化建設(shè)，則可以將各業(yè)務(wù)部門納入信息系統(tǒng)中來，通過制定統(tǒng)一的操作規(guī)范，將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)有序地錄入系統(tǒng)，加上合理的審核程序，保證了數(shù)據(jù)的連續(xù)性、準(zhǔn)確性，數(shù)據(jù)完整了，對(duì)業(yè)務(wù)分析、業(yè)務(wù)報(bào)告和績(jī)效考核有非常大的幫助。

（三）企業(yè)財(cái)會(huì)信息化建設(shè)對(duì)企業(yè)管理的重要性

沒有數(shù)據(jù)支撐的企業(yè)管理，難以實(shí)現(xiàn)精確管理?？拷?jīng)驗(yàn)、靠直覺，難以保證都每次都做對(duì)決策。未來的戰(zhàn)略決策、經(jīng)營決策一定依靠強(qiáng)大的數(shù)據(jù)支撐，企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)主要來源于一線。如果沒有實(shí)現(xiàn)財(cái)會(huì)信息化，很難將各種各樣的一線經(jīng)營數(shù)據(jù)有序地歸集起來，也就難以為決策及時(shí)提供完整的信息。所以說，進(jìn)行財(cái)會(huì)信息化建設(shè)，既是實(shí)現(xiàn)企業(yè)愿景的需要，也是應(yīng)對(duì)商業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的需要。

二、企業(yè)財(cái)會(huì)信息化建設(shè)存在的問題

（一）內(nèi)容單一，財(cái)會(huì)信息化只有財(cái)會(huì)，難以形成企業(yè)經(jīng)營大數(shù)據(jù)

傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)往往只包含了財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)處理、報(bào)表處理，很少涉及其他業(yè)務(wù)方面的處理模塊。財(cái)務(wù)信息主要依靠財(cái)務(wù)人員手工錄入，在效率上、準(zhǔn)確性上比較差。另外因財(cái)務(wù)信息囿于獨(dú)立的財(cái)務(wù)模塊，數(shù)據(jù)分析上難以有較大的延伸。對(duì)于其他對(duì)企業(yè)管理息息相關(guān)的非財(cái)會(huì)類信息如員工信息、生產(chǎn)工藝信息、產(chǎn)品BOM單信息甚至設(shè)備、存貨信息等都沒有涉及。這樣的結(jié)果是，財(cái)務(wù)報(bào)告只能機(jī)械地反映“賬面數(shù)據(jù)”，既不知其然，更不知其所以然。

（二）脫離實(shí)際，配置過多不實(shí)用系統(tǒng)模塊，浪費(fèi)資金和精力

企業(yè)在財(cái)會(huì)信息系統(tǒng)選型和配置時(shí)，可能會(huì)因?yàn)槭軜?biāo)桿企業(yè)的影響，對(duì)系統(tǒng)應(yīng)用產(chǎn)生過多美好的但不適合企業(yè)現(xiàn)狀的幻想，配置不切實(shí)際的系統(tǒng)或在一個(gè)系統(tǒng)中配置過多不實(shí)用的模塊。直接后果是產(chǎn)生了較多不必要資金支出，花費(fèi)不必要的精力去配置系統(tǒng)。而在系統(tǒng)應(yīng)用時(shí)，還可能因?yàn)椴粚?shí)用導(dǎo)致系統(tǒng)使用積極性的降低，最后影響整個(gè)的效益。

（三）財(cái)會(huì)信息化建設(shè)不規(guī)范，導(dǎo)致系統(tǒng)應(yīng)用不順暢，難以給企業(yè)帶來管理效益的提升

財(cái)會(huì)信息系統(tǒng)是一個(gè)結(jié)構(gòu)和邏輯性都非常嚴(yán)密的系統(tǒng)，也是一個(gè)內(nèi)部控制非常細(xì)致的系統(tǒng)，如果在建設(shè)的時(shí)候不熟悉各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)置、各個(gè)模塊之間的邏輯關(guān)系以及相關(guān)的操作權(quán)限，很可能導(dǎo)致后期應(yīng)用無法實(shí)現(xiàn)預(yù)期目的，或者是頻繁出錯(cuò)，或者是內(nèi)部控制出現(xiàn)漏洞，或者是數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，甚至導(dǎo)致有些功能無法運(yùn)行。在應(yīng)用初期，任何一個(gè)使用不順都可能讓使用者產(chǎn)生較大的負(fù)面情緒，從而降低其對(duì)信息化建設(shè)的配合度，影響企業(yè)的管理升級(jí)進(jìn)度。

（四）信息錄入不及時(shí)，信息檢查不及時(shí)，容易造成信息不完整、不準(zhǔn)確，影響使用者對(duì)信息系統(tǒng)的信任度

財(cái)會(huì)信息系統(tǒng)在使用過程中，如果沒有相關(guān)的管理制度相配套，很可能出現(xiàn)操作員信息錄入不及時(shí)，或者是有錄入但沒檢查的情況。這種情況極易造成數(shù)據(jù)的不完整、不準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)不完整、不準(zhǔn)確對(duì)信息使用者來說是災(zāi)難，極可能直接導(dǎo)致信息使用者決策錯(cuò)誤。

三、完善企業(yè)財(cái)會(huì)信息化建設(shè)的措施

（一）盡量將財(cái)會(huì)信息系統(tǒng)涵蓋企業(yè)所有的業(yè)務(wù)模塊，并且讓企業(yè)各業(yè)務(wù)操作員通過系統(tǒng)進(jìn)行盡可能多的信息記錄

除非企業(yè)根據(jù)戰(zhàn)略決策將某些業(yè)務(wù)割舍，否則盡量將所有業(yè)務(wù)模塊都納入財(cái)會(huì)信息化建設(shè)范圍。因?yàn)樾畔⒒q如交通系統(tǒng)，約束越多、流程控制越嚴(yán)格的運(yùn)行速度越快。沒有信息化的業(yè)務(wù)模塊，將來很可能就會(huì)成為影響企業(yè)高效發(fā)展的短板。

大數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)就是信息，信息量越多越完整，信息資產(chǎn)價(jià)值就越高。但是實(shí)踐中絕大部分操作員不愿意進(jìn)行繁瑣的信息錄入工作，很多時(shí)候只是按要求錄入必錄的信息，將非必錄信息忽略。必錄的信息很重要，非必錄的信息也很重要。

比如說，工人數(shù)量和當(dāng)天的產(chǎn)量是必錄信息，工人的性別、學(xué)歷、年齡以及各個(gè)時(shí)間點(diǎn)的產(chǎn)量是非必錄信息。通過必錄信息，我們可以知道人數(shù)、產(chǎn)量和平均產(chǎn)量，這個(gè)信息量其實(shí)很有限；通過必錄信息+非必錄信息，我們就可以知道什么性別的工人產(chǎn)量最高，如果數(shù)據(jù)量足夠多，我們甚至可以分析出什么年齡、性別和學(xué)歷的工人在什么時(shí)間段效率是最高的。這樣我們就可以有針對(duì)性地招聘員工，有針對(duì)性地安排生產(chǎn)。這樣的安排意味著有較大概率能夠取得較高的生產(chǎn)率。例如有一家公司，要求生產(chǎn)車間每班登記領(lǐng)用的原料、產(chǎn)生的廢料數(shù)量，一段時(shí)間后財(cái)務(wù)人員發(fā)現(xiàn)某臺(tái)機(jī)器設(shè)備使用某個(gè)規(guī)格的原料生產(chǎn)產(chǎn)品時(shí)廢料率始終較高，于是立即反映給生產(chǎn)部門，生產(chǎn)部門經(jīng)過現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查發(fā)現(xiàn)是該原料尺寸與機(jī)器規(guī)格不匹配，導(dǎo)致機(jī)器將超出設(shè)定規(guī)格的部分原料切除，造成了額外浪費(fèi)。于是生產(chǎn)部門將適用于該機(jī)器的原料尺寸報(bào)給采購部門，采購部門按調(diào)整后的規(guī)格采購原料，此后該機(jī)器的廢料率果然降至合理水平。本例中，財(cái)務(wù)人員之所以能發(fā)現(xiàn)這個(gè)異常，一是會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中記錄了該原料詳細(xì)的尺寸、紋路、克重、供應(yīng)商、批次等信息，也有設(shè)備的相關(guān)信息；二是生產(chǎn)車間員工能夠按要求記錄每天的各種原料用量和產(chǎn)生的各種原料廢料的數(shù)量，財(cái)務(wù)人員將這些信息歸集在一起通過數(shù)據(jù)透視即發(fā)現(xiàn)了異常。本例可以再延伸一下，我們可以知道哪一班組的廢料率最低，可以開展先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)分享。

所以，企業(yè)在應(yīng)用財(cái)會(huì)信息系統(tǒng)的時(shí)候，一要盡量將財(cái)會(huì)信息系統(tǒng)涵蓋所有業(yè)務(wù)模塊，二要制定和不斷完善各個(gè)模塊信息錄入的內(nèi)容和規(guī)范，并嚴(yán)格要求各個(gè)崗位操作人員一絲不茍地執(zhí)行，確保數(shù)據(jù)的完整。

（二）結(jié)合企業(yè)實(shí)際，深入分析企業(yè)財(cái)會(huì)信息化實(shí)際需求，避免引入一些華而不實(shí)的功能模塊，浪費(fèi)資金和精力

首先，分析企業(yè)的戰(zhàn)略、所處的環(huán)境。企業(yè)的戰(zhàn)略，基于過去和現(xiàn)在，著眼于3-5年的未來甚至更久。分析企業(yè)戰(zhàn)略，目的在于預(yù)測(cè)企業(yè)在未來幾年內(nèi)很可能需要涉及的業(yè)務(wù)及業(yè)務(wù)流程、組織架構(gòu)的變動(dòng)、內(nèi)部控制的調(diào)整或完善，而這些都是架構(gòu)財(cái)會(huì)信息系統(tǒng)的核心內(nèi)容?；诜治龅慕Y(jié)果，使財(cái)會(huì)信息化建設(shè)能提前布局，統(tǒng)籌安排，能夠使財(cái)會(huì)信息系統(tǒng)在建設(shè)完成后較長時(shí)間內(nèi)滿足企業(yè)的管理需求，同時(shí)又可避免采購或開發(fā)不必要的系統(tǒng)模塊。

分析企業(yè)所處的環(huán)境的目的在于：1.分析外部宏觀環(huán)境（比如政策、行業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀和趨勢(shì)）有助于企業(yè)評(píng)估戰(zhàn)略是否合理；2.分析內(nèi)部環(huán)境（如企業(yè)文化、員工素質(zhì)、業(yè)務(wù)特點(diǎn)）有助于確定財(cái)會(huì)信息化的模式，是自己開發(fā)還是外購，還是外購回來后再做二次開發(fā)，也有助于制定適合企業(yè)的實(shí)施計(jì)劃；3.分析IT技術(shù)環(huán)境，有助于企業(yè)評(píng)估何種財(cái)會(huì)信息系統(tǒng)更能適應(yīng)企業(yè)及市場(chǎng)未來的發(fā)展需要，避免選購的財(cái)會(huì)信息系統(tǒng)使用幾年后因不實(shí)用而淘汰。

其次，弄清楚幾個(gè)問題：企業(yè)目前的組織架構(gòu)是什么樣的？包含哪些部門？這些會(huì)涉及哪些財(cái)會(huì)信息和非財(cái)會(huì)信息？部門之間的工作是如何銜接的？這些問題回答得越細(xì)，對(duì)我們選擇財(cái)會(huì)信息系統(tǒng)的功能模塊和構(gòu)建系統(tǒng)內(nèi)部操作流程就越有幫助。

（三）規(guī)范財(cái)會(huì)信息系統(tǒng)實(shí)施流程，一次就把事情做對(duì)

財(cái)會(huì)信息系統(tǒng)實(shí)施一般分四個(gè)步驟進(jìn)行：信息梳理，基礎(chǔ)信息設(shè)置，流程設(shè)置，操作權(quán)限設(shè)置。

1.信息梳理，細(xì)分我們的信息

就是把企業(yè)涉及財(cái)會(huì)的各項(xiàng)信息整理出來。一般使用最頻繁的信息有：科目、部門、職員、成本項(xiàng)目/成本對(duì)象、結(jié)算方式、倉庫/倉位、物料/產(chǎn)品、計(jì)量單位、客戶、供應(yīng)商、品牌等。把每項(xiàng)所涉及的信息都羅列出來，比如物料/產(chǎn)品就包含了名稱、規(guī)格、類別、品牌、計(jì)量單位、供應(yīng)商、單位成本、單位售價(jià)等信息。

2.基礎(chǔ)信息設(shè)置，打好基礎(chǔ)才能笑到最后

基礎(chǔ)信息設(shè)置就是把梳理出來的信息錄入系統(tǒng)，將花名冊(cè)、備忘錄、賬簿等紙質(zhì)資料中的信息數(shù)字化。這個(gè)數(shù)字化的過程，一定要結(jié)合系統(tǒng)的規(guī)則，否則系統(tǒng)無法有效識(shí)別信息時(shí)，將影響信息處理和使用效率。

系統(tǒng)的規(guī)則中最重要的一條，就是同一個(gè)東西只取一個(gè)名字，只在系統(tǒng)中輸入一個(gè)。比如排插，在全公司范圍內(nèi)就叫“排插”，不能這個(gè)倉管錄入時(shí)叫排插，另一個(gè)倉管錄入叫插座，第三個(gè)錄入時(shí)又叫插線板，第四個(gè)叫電源轉(zhuǎn)接器。結(jié)果一個(gè)東西，錄入了4次，導(dǎo)致系統(tǒng)賬簿中多了4個(gè)東西，盤點(diǎn)的時(shí)候就會(huì)出現(xiàn)盤虧，領(lǐng)用的時(shí)候也有可能出錯(cuò)。這個(gè)問題還極有可能出現(xiàn)在客戶、供應(yīng)商的信息錄入上，一旦這個(gè)規(guī)則沒有控制好，整個(gè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)將會(huì)非?；靵y。

3.做好流程設(shè)置，打通任督二脈才能使各部門業(yè)務(wù)流暢運(yùn)行

業(yè)務(wù)流程就是企業(yè)的任督二脈，就是企業(yè)的“七橫八縱”信息交通網(wǎng)。企業(yè)將業(yè)務(wù)流程應(yīng)用到系統(tǒng)中的時(shí)候，一定要按業(yè)務(wù)的節(jié)點(diǎn)分好工、排好序，以保證業(yè)務(wù)流程的順暢。此外，還要重視整個(gè)系統(tǒng)中各個(gè)業(yè)務(wù)模塊之間數(shù)據(jù)的勾稽關(guān)系。實(shí)際上，成熟的財(cái)會(huì)信息系統(tǒng)本身已經(jīng)預(yù)設(shè)好各個(gè)業(yè)務(wù)的作業(yè)流程和數(shù)據(jù)勾稽關(guān)系，企業(yè)可以與系統(tǒng)相互對(duì)照，結(jié)合各自的優(yōu)點(diǎn)，實(shí)施起來效果更佳。

4.操作權(quán)限設(shè)置

這是企業(yè)內(nèi)部控制措施中非常關(guān)鍵的一步，做好了操作權(quán)限設(shè)置，能夠讓企業(yè)的內(nèi)部控制工作事半功倍，既能保證信息錄入的質(zhì)量，又能夠降低信息被篡改、泄露甚至被刪除的風(fēng)險(xiǎn)，操作員只在權(quán)限范圍內(nèi)操作，還能提升系統(tǒng)操作的專業(yè)化和效率。

實(shí)踐中，比較高效的操作權(quán)限設(shè)置方式是只設(shè)置各個(gè)崗位的操作權(quán)限，而不對(duì)某個(gè)具體的操作員設(shè)置權(quán)限。將系統(tǒng)中的每個(gè)崗位設(shè)定為一個(gè)用戶組，當(dāng)一個(gè)操作員同時(shí)兼幾個(gè)崗位的操作時(shí)，只需把相應(yīng)的崗位加入這個(gè)操作員，這個(gè)操作員即獲取了相應(yīng)的操作權(quán)限。反之，當(dāng)一個(gè)操作員崗位調(diào)整后，只需調(diào)整這個(gè)操作員所屬的用戶組，即可完成對(duì)操作權(quán)限的調(diào)整。

當(dāng)然，在開始實(shí)施財(cái)會(huì)信息系統(tǒng)的時(shí)候，因?qū)ο到y(tǒng)及相應(yīng)的操作權(quán)限尚不熟悉，可以先廣泛授權(quán)（但不相容職務(wù)的操作權(quán)限不可同時(shí)授權(quán)），避免因權(quán)限設(shè)置不合理導(dǎo)致正常操作受阻，影響效率。熟悉系統(tǒng)后再收回多余的操作權(quán)限。這里需要特別注意的是：系統(tǒng)維護(hù)權(quán)限只有系統(tǒng)管理員用戶組擁有，系統(tǒng)管理員不能隨意轉(zhuǎn)授權(quán)或?qū)⒂脩艏尤胂到y(tǒng)管理員用戶組，企業(yè)應(yīng)慎重選擇系統(tǒng)管理員人選。

（四）制訂必要檢查制度和績(jī)效考核制度，提高信息錄入及時(shí)性和準(zhǔn)確性

是人難免都會(huì)有疏忽，是人難免都會(huì)偷懶，設(shè)置必要的雙人或多人檢查，能夠大大降低因疏忽、偷懶造成的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、及時(shí)性問題。設(shè)置合理的績(jī)效考核指標(biāo)，對(duì)操作員進(jìn)行績(jī)效考核，可以有效地激勵(lì)各崗位操作員更加盡職盡責(zé)，減少失誤。

四、財(cái)會(huì)信息化建設(shè)有效性的檢驗(yàn)

實(shí)踐是檢驗(yàn)系統(tǒng)有效性的唯一標(biāo)準(zhǔn)。財(cái)會(huì)信息系統(tǒng)是否有效，看實(shí)踐過程中系統(tǒng)得出的結(jié)果是否跟實(shí)際情況一致。通常我們可以通過賬賬核對(duì)、賬實(shí)核對(duì)檢驗(yàn)系統(tǒng)的準(zhǔn)確性、完整性。如前所述，財(cái)會(huì)信息系統(tǒng)本身各模塊之間有非常強(qiáng)的數(shù)據(jù)勾稽關(guān)系、關(guān)聯(lián)關(guān)系，我們可以核對(duì)系統(tǒng)中各個(gè)賬簿之間的數(shù)據(jù)是否一致來評(píng)估數(shù)據(jù)是否正確。如果系統(tǒng)內(nèi)部賬簿之間的數(shù)據(jù)明顯存在較大差異，則說明數(shù)據(jù)肯定有問題。如果數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題，一般有三個(gè)原因：基礎(chǔ)信息錄入錯(cuò)誤、參數(shù)設(shè)置或流程設(shè)置有問題、數(shù)據(jù)錄入錯(cuò)誤。順著這三個(gè)方面去排查，一般能快速找出問題所在。

系統(tǒng)內(nèi)部各賬簿之間數(shù)據(jù)一致后，還需要定期與實(shí)際數(shù)據(jù)核對(duì)。常見的就是盤點(diǎn)，如現(xiàn)金盤點(diǎn)、存貨盤點(diǎn)、固定資產(chǎn)盤點(diǎn)。

五、結(jié)束語

想見到彩虹，必先經(jīng)歷風(fēng)雨。想享受到大數(shù)據(jù)的甜果，必先經(jīng)歷信息化建設(shè)的耕耘。財(cái)會(huì)信息化不會(huì)一蹴而就，實(shí)際上，財(cái)會(huì)信息化建設(shè)就猶如養(yǎng)育孩子，前期需要我們百般呵護(hù)，需要經(jīng)受系統(tǒng)對(duì)我們的各種“折磨”，等到系統(tǒng)成熟后，我們就開始慢慢嘗到系統(tǒng)反哺給我們的甜頭了，系統(tǒng)會(huì)及時(shí)給我們各種安全預(yù)警、各種趨勢(shì)信息、甚至各種神預(yù)測(cè)。在信息化時(shí)代，這一切都變成可能，在這個(gè)過程中，我們唯有理智，唯有堅(jiān)韌，方可守得云開見月明。