制造業(yè)企業(yè)存貨管理存在的問題與對策研究
——以Y公司為例

黃治干

（江西一舟數(shù)據(jù)技術(shù)有限公司，江西 上饒 334100）

在財務(wù)管理中，存貨是企業(yè)的流動資產(chǎn)，也是企業(yè)進(jìn)行正常生產(chǎn)經(jīng)營活動的重要保障，因此企業(yè)管理者要提高存貨管理重要性的意識，積極主動的制定相應(yīng)措施來解決存貨管理存在的問題。

一、企業(yè)加強存貨管理的重要性

（一）有助于提升企業(yè)競爭力

優(yōu)良的庫存管理有助于縮減生產(chǎn)周期，按時滿足客戶要求的交貨期。適當(dāng)?shù)暮侠戆才糯笞谏唐菲谪浱灼诒Ｖ到灰祝部梢杂行Ы档臀飪r波動等原因造成的損失，為企業(yè)創(chuàng)造更高的經(jīng)濟效益。此外，過高的庫存會占用大量資金，存貨周轉(zhuǎn)率下降，周轉(zhuǎn)天數(shù)變長，造成企業(yè)資金周轉(zhuǎn)困難，企業(yè)負(fù)擔(dān)增加，且有存貨貶值的風(fēng)險。為幫助企業(yè)達(dá)到“及時庫存”的最佳庫存狀態(tài)，這就需要有科學(xué)完善的庫存管理方法，來優(yōu)化企業(yè)的庫存控制。所以，合理的庫存管理既要滿足企業(yè)自身生產(chǎn)要求，也要滿足市場需求，方可助力企業(yè)的市場競爭。

（二）有助于提高經(jīng)濟效益

庫存管理貫穿于企業(yè)采購、生產(chǎn)、銷售、管理的始終，應(yīng)與企業(yè)管理相結(jié)合，企業(yè)按銷售訂單來制定生產(chǎn)計劃，依據(jù)生產(chǎn)計劃制定常規(guī)材料月度需求計劃；特殊材料，按訂單需求請購。以減少月末的庫存積壓，創(chuàng)造更佳的經(jīng)濟效益。

二、Y公司存貨管理中存在的問題

Y公司位于江西上饒大數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)園內(nèi)，主要產(chǎn)品為數(shù)據(jù)中心系統(tǒng)設(shè)備及輔助設(shè)備配件、通信線纜、連接線、光纖光纜的研發(fā)、制造、銷售。Y公司存貨管理存在以下幾方面問題：

（一）采購業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)存在缺陷

在公司未導(dǎo)入ERP前，采購、倉存、生產(chǎn)信息相脫節(jié)，相關(guān)數(shù)據(jù)無法及時跟進(jìn)，導(dǎo)致采購計劃安排不合理，經(jīng)常會出現(xiàn)一些原材料嚴(yán)重短缺，另一些則嚴(yán)重積壓。采購部門和生產(chǎn)車間之間溝通協(xié)調(diào)存在一些問題。銅材料占原材料成本的85%以上，單位產(chǎn)品成本受銅材價格的變化而波動。銅材價格波動也不受企業(yè)控制，價格上漲期間，企業(yè)儲備庫存需要大量資金。當(dāng)價格下跌時，若持有大量庫存，會導(dǎo)致企業(yè)庫存減值。目前，企業(yè)尚不能確定一個合理的安全庫存，再加上上游供應(yīng)商的議價能力強，逾期應(yīng)付賬款將收取逾期滯納金，企業(yè)利潤空間受到壓縮。

（二）原材料入庫環(huán)節(jié)管理不完善

企業(yè)采購物資入庫數(shù)量、質(zhì)量沒有設(shè)立獨立的驗收部門，目前只安排車間班組長依次監(jiān)督相關(guān)材料的入庫。例如，對于每批采購金額在100萬元以上的銅制品，采購人員和收貨人員往往不注意每批銅制品的品質(zhì)、外觀、是否有毛刺等差異。通常直到車間生產(chǎn)出現(xiàn)材料異常時，采購和收貨人員才意識到質(zhì)量問題，這些由于來料不良造成的返工、報廢等損失屢禁不止。

（三）倉存管理及存貨盤點不規(guī)范

一是倉庫功能沒有充分發(fā)揮，只控制著貨物的一進(jìn)一出。車間和倉庫物料基本沒有劃分區(qū)域，存貨擺放雜亂，原材料領(lǐng)用也沒有嚴(yán)格遵守先進(jìn)先出原則，導(dǎo)致庫齡更長的存貨增多。二是每月月末盤點工作量大，如每月末車間都停機盤點（車間自盤、財務(wù)復(fù)盤需提前一天停機），對公司產(chǎn)量影響較大；若不停機盤點，機臺上銅材料又無法準(zhǔn)確計算，從而導(dǎo)致月末盤點數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，采購計劃不準(zhǔn)確。三是貨物發(fā)運部門相關(guān)職責(zé)由倉庫部門承擔(dān)，尚未獨立出來。貨物發(fā)運作業(yè)沒有制衡，欺詐很可能發(fā)生。

三、完善Y企業(yè)存貨管理的對策建議

（一）加強采購環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制

請購和審批應(yīng)保證不相容職責(zé)分離的原則，使用部門根據(jù)其需要提出申請，分管采購工作的負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。庫存物料編碼需嚴(yán)格按照統(tǒng)一的編碼規(guī)則，不能隨意添加新的物料編碼，不能擅自更改或使用別名，要確保生產(chǎn)、倉庫等部門信息的可用性。線纜生產(chǎn)企業(yè)采購管理工作的重中之重是控制銅材的合理采購，根據(jù)實際銷售接單情況來制訂相應(yīng)的每月銅材采購計劃。對超預(yù)算采購項目，應(yīng)由具備相應(yīng)審批權(quán)限人員審批后，方可進(jìn)行請購手續(xù)，杜絕舞弊行為發(fā)生。加強采購活動會計制度控制，詳細(xì)記錄供應(yīng)商信息、采購申請、采購合同、供方送貨單、驗收單、入庫憑證、付款等信息，確保會計記錄、采購記錄和倉庫記錄一致。定期安排專人發(fā)送往來詢證函核對供貨方款項。所有采購必須取得合法發(fā)票，同時要確保發(fā)票、貨物、合同、付款等的一致性?？茖W(xué)的建立供應(yīng)商評價準(zhǔn)入機制，確定合格供應(yīng)商名單并與其簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，建立良好的合作關(guān)系，保證供貨的及時性的同時，盡可能地擴大賒購比例。除特殊緊急采購?fù)?，所有采購，不論金額大小，均應(yīng)在制定采購計劃后按合格供方名錄執(zhí)行。

（二）規(guī)范原材料入庫驗收流程

倉庫崗位與驗收崗位應(yīng)實行不相容職務(wù)相互分離，對于驗收入庫環(huán)節(jié)，應(yīng)由專業(yè)質(zhì)檢人員完成。質(zhì)檢人員對所收貨物的外觀、規(guī)格、性能等進(jìn)行檢驗，確認(rèn)無誤后在收貨單上簽章辦理入庫。倉庫管理人員清點所收貨物數(shù)量，并妥善保管好存貨，確保賬、卡、物一致。倉庫記賬員收到驗收單，在錄入ERP系統(tǒng)時，應(yīng)再次確認(rèn)驗收單相關(guān)信息與系統(tǒng)采購單是否一致，但不得對采購產(chǎn)品的數(shù)量、規(guī)格等信息進(jìn)行任何修改。如果完全吻合，就可以在系統(tǒng)中確認(rèn)，完成實際入庫業(yè)務(wù)。若發(fā)現(xiàn)不一致時，需及時反饋給部門主管及相關(guān)質(zhì)檢人員找出原因，并得到解決方案后方可辦理入庫。為了滿足不可分割材料的多送或則少送，導(dǎo)致材料不夠或則呆滯，根據(jù)一定單位不可分割材料設(shè)定來料正負(fù)公差允許系統(tǒng)操作，超出部分，必須提出報告，相關(guān)部門確認(rèn)后，方可確定是補退還是重新建立新的請購收貨。

購入物品入庫后，方可達(dá)到按合同約定付款初始條件。采購人員應(yīng)負(fù)責(zé)督促供應(yīng)商及時對賬并開具發(fā)票，收到發(fā)票后，在ERP采購模塊中正確的輸入發(fā)票信息，采購員、采購主管在發(fā)票背面簽字與入庫單備齊后，交至財務(wù)。財務(wù)人員收到發(fā)票后，應(yīng)與采購單核對相關(guān)供應(yīng)商名稱及采購原材料的品名、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額，確保名稱、金額與采購合同、采購發(fā)票的內(nèi)容一致，然后登記系統(tǒng)。采購人員根據(jù)采購合同要求填寫付款申請單，財務(wù)部門應(yīng)確保付款申請單的收款人名稱、金額與系統(tǒng)相匹配。出納對于已付款的單據(jù)應(yīng)及時加蓋付款章，規(guī)避重復(fù)付款。

（三）優(yōu)化倉存管理及盤點的作業(yè)流程

1.建立倉庫管理制度，合理劃分庫存區(qū)域，區(qū)分：主材、包材、輔材、備件、成品等區(qū)域，根據(jù)常年的平均周轉(zhuǎn)空間設(shè)定一定的存放空間，還要考慮到能先進(jìn)先出，做好入庫和領(lǐng)出的方便及科學(xué)性，倉管員記錄入庫時間與實物標(biāo)識相符合，科學(xué)合理地擺放原物料，可以有效地提高原材料收、發(fā)效率。生產(chǎn)車間的原材料，半成品、產(chǎn)成品也要劃分區(qū)域，每個區(qū)域再進(jìn)行細(xì)分，便于車間員工的放取，對于結(jié)構(gòu)相近的材料或者半成品，要有明顯的標(biāo)識，完工的電纜產(chǎn)品及時辦理實物與系統(tǒng)的發(fā)料入庫，車間物料員在拿到完工入庫單，給到車間品保檢驗并簽字確認(rèn)后送到倉庫，與倉庫管理員交涉完畢。

2.規(guī)范領(lǐng)料制度，車間根據(jù)生產(chǎn)訂單在ERP系統(tǒng)錄入調(diào)撥單，審核后向倉庫領(lǐng)取對應(yīng)規(guī)格數(shù)量材料，并由倉庫過賬。根據(jù)BOM錄入相應(yīng)領(lǐng)料單再根據(jù)實際生產(chǎn)損耗錄入超領(lǐng)單或退料單。生產(chǎn)訂單結(jié)束后將剩余材料調(diào)撥回倉庫。成本會計在月末將歸集好材料領(lǐng)用成本、制造費用、直接人工，計算出完工產(chǎn)成品入庫成本，并生成總賬憑證。

3.為減少每月停機盤點造成的損失，除年中、年末大盤外，其他月份實行動態(tài)盤點，為使盤點數(shù)據(jù)更加真實可靠，動態(tài)盤點相應(yīng)改進(jìn)細(xì)節(jié)。如：車間原材料銅絲稱重，到盤點時點，用整卷新銅絲上機替換，稱換下來的銅材，以此計算出車間銅絲重量，換上的新銅產(chǎn)值計入下月；對絞機器上和準(zhǔn)備上機的芯線視同為半成品雙絞線，每臺機列份清單與此對應(yīng)；成纜機器上和準(zhǔn)備上機的雙絞線并把鋁箔備齊，視同為完工的成纜線（鋁箔和線的數(shù)量配好），鋁箔可按直徑進(jìn)行重量推算；護(hù)套工序和成圈工序：視同推算為產(chǎn)成品。成纜工單按周合并，用下周交貨訂單來確定月末車間成品盤點范圍，原每月跑一次MRP，修正為按周跑，及時發(fā)現(xiàn)物料需求情況。在保障生產(chǎn)計劃的前提下，盡最大限度減少銅材及輔材庫存量。對于常規(guī)金額較大的材料，隨時關(guān)注車間實際使用量并結(jié)合安全庫存及實際庫存跟進(jìn)后續(xù)材料的到貨情況，倉庫不能大于5-7天的庫存量；對于特殊小金額的材料，可以按月為單位進(jìn)行備庫批量請購；對于特殊定制材料，一律按訂單實際數(shù)量購買；倉庫存貨盤點可從ERP系統(tǒng)導(dǎo)出結(jié)存的數(shù)量直接與實際庫存實物核對，這樣可節(jié)約每月盤點時間。

4.對于企業(yè)的產(chǎn)品發(fā)運，發(fā)運人員其職責(zé)應(yīng)獨立于倉庫部門。嚴(yán)格核對銷售單是否經(jīng)批準(zhǔn)，發(fā)運的線纜，必須從產(chǎn)成品倉庫發(fā)出。公司商務(wù)人員接到客人的出貨通知后，做一份發(fā)貨清單，注明相關(guān)數(shù)量、重量，及立方數(shù)，便于發(fā)運人員安排通知物流車；倉庫收到商務(wù)開出的出貨單，安排倉管員按清單備貨，待備好貨后，商務(wù)人員、發(fā)運人員、倉庫人員一起參與監(jiān)督裝柜，并對貨柜，裝車前、中、后，全程拍照留檔并傳一份給業(yè)務(wù)，該流程在一定程度上避免了倉庫管理人員擅自發(fā)貨的風(fēng)險。

四、結(jié)束語

總之，要保證企業(yè)資產(chǎn)的安全和企業(yè)的經(jīng)營效益，就必須做好庫存管理。企業(yè)經(jīng)營者要正確審視庫存管理中存在的問題，結(jié)合企業(yè)實際情況，制定相應(yīng)的解決方案，為企業(yè)資產(chǎn)安全保駕護(hù)航。