新時期人事檔案管理信息化建設(shè)探討

矯士帥

（方正縣干部人事檔案管理中心，哈爾濱 150800）

引 言

當前時代已經(jīng)是信息化時代了，信息技術(shù)的發(fā)展對于人們生產(chǎn)生活的影響是顯而易見的。在新時代人事檔案管理也已經(jīng)逐漸由傳統(tǒng)的人工管理朝著信息化管理的方向發(fā)展，但是在運用信息技術(shù)進行檔案管理的時候，由于信息技術(shù)發(fā)展的時間比較短，在管理的過程中，部分工作人員對于這些管理方式不是很熟悉，也引發(fā)了較多的問題。針對這些問題，必須要做好管理引導(dǎo)工作，才能使其朝著更好的方向發(fā)展。

一、人事檔案管理信息化建設(shè)的意義

（一）促進人事檔案現(xiàn)代化管理

當前時代是信息化的時代，信息技術(shù)已經(jīng)深入到了人們的生活中，給人們的生產(chǎn)生活帶來了極為重要的影響，在進行人事檔案管理的時候，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不再適用于當前經(jīng)濟發(fā)展的需要，改革迫在眉睫，只有做好改革工作，企業(yè)才能朝著更好的方向發(fā)展，才能順應(yīng)時代的發(fā)展[1]。而且，做好人事檔案管理的信息化建設(shè)有助于提高人事檔案管理的工作效率。

（二）有利于實現(xiàn)人事檔案信息資源的共享

在信息化時代，不可否認信息資源已經(jīng)逐漸成為一種重要的戰(zhàn)略資源，掌握了有用的信息資源，才能在接下來的工作中做好戰(zhàn)略部署。而在進行人事檔案管理的時候，一個人的檔案也許并不只有企業(yè)需要查閱、了解，可能其他的一些社會機構(gòu)，在必要的時候，也需要借閱這些檔案，以便更好地了解其相關(guān)的社會信息，在人事檔案管理實現(xiàn)信息化之后，相關(guān)的工作人員能夠在第一時間通過信息技術(shù)進行檔案查閱，節(jié)省了大量的人力和物力。

二、人事檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

（一）基礎(chǔ)設(shè)施的配備不完善

在進行人事檔案管理的時候，要想實現(xiàn)檔案管理的信息化，必須要借助一定的信息基礎(chǔ)設(shè)備作為載體，如計算機、掃描儀、打印機和復(fù)印機等，如果缺乏這些設(shè)備，相應(yīng)的管理工作在開展的時候，可能會比較困難。在進行調(diào)查研究的時候，筆者發(fā)現(xiàn)部分單位在進行檔案管理的時候，基礎(chǔ)設(shè)施的配備并不是很齊全。如有的單位計算機設(shè)備老舊，在工作的時候，無法滿足工作人員的需求，在一定程度上制約了人事檔案管理的信息化建設(shè)。

（二）缺乏統(tǒng)一規(guī)范的信息化管理標準

在進行人事檔案管理信息化建設(shè)的時候，并非盲目開展的，必須要有一定的信息化建設(shè)標準作為管理參考的依據(jù)，這樣在落實相關(guān)工作的時候，才能提升管理效率，促進管理工作的開展。然而，在實際的管理工作中，人事檔案管理信息化建設(shè)卻并沒有形成統(tǒng)一規(guī)范的信息化管理標準，大部分企業(yè)在進行管理的時候，都是從自身的利益出發(fā)，希望在管理的過程中，能夠?qū)崿F(xiàn)利益的最大化，缺乏統(tǒng)一的管理標準，在管理上存在較多的漏洞[2]。

（三）檔案管理人員的綜合素質(zhì)參差不齊

人事檔案管理的信息化建設(shè)雖然是以信息化建設(shè)為主體，但是在進行管理的時候，主要的責(zé)任人還是負責(zé)檔案管理的工作人員，他們運用自己所儲備的知識，合理有效地利用信息技術(shù)開展好人事檔案的管理工作，這樣才能更好地落實相應(yīng)的管理工作，要做好這些工作對于管理人員的綜合素質(zhì)要求比較高。比如說，工作人員必須要熟練地運用計算機及其相關(guān)的設(shè)備。但是，我國人事檔案信息化建設(shè)的時間并不是很長，在進行管理的時候，高素質(zhì)的管理人才還是比較缺乏的，許多企業(yè)在進行管理的時候，多是讓對信息技術(shù)比較了解的工作人員兼任這份工作，在管理的過程中，無法有效地滿足企業(yè)發(fā)展的需要。

三、人事檔案管理的信息化建設(shè)對策

（一）配備先進的技術(shù)設(shè)備

人事檔案管理信息化建設(shè)離不開相應(yīng)的技術(shù)設(shè)備的支持，這些工具的應(yīng)用是檔案管理的基礎(chǔ)，也是企業(yè)利用和開發(fā)人事信息資源的基礎(chǔ)條件。因此，在新時期，要做好檔案管理工作，首要的也是必需的，就是要購置合適的人事檔案管理設(shè)備。對于企業(yè)來說，最好是能夠建立一套完備的網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng)，將其滲透到企業(yè)的各個部門，做好資源共享工作，促使人事檔案管理信息化建設(shè)朝著更好的方向發(fā)展。

（二）實現(xiàn)人事檔案信息資源的數(shù)據(jù)化

當前在進行人事檔案管理的時候，由于管理技術(shù)有限，還未能進行全面化的普及，因此在市面上一般是紙質(zhì)材料和電子文件同時存在的，而且有些地區(qū)由于條件落后，信息技術(shù)還未能得到普及，因此在進行檔案管理的時候，是以紙質(zhì)文件為主的。這種管理方式會給相關(guān)工作的開展帶來較大的不便，不利于人事檔案管理工作的開展。所以說，在進行檔案管理的時候，還需要實現(xiàn)人事檔案管理信息資源的數(shù)據(jù)化，盡可能在有條件的情況下，將所有人的檔案信息都錄入到電子系統(tǒng)中，這樣也比較方便查閱。

（三）確保人事檔案信息的安全

相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件不易保存，容易丟失等特點來說，檔案管理的信息化建設(shè)也并不是沒有缺點的，在進行人事檔案管理信息化建設(shè)的時候，一個極為重要的問題就是信息的安全問題，在運用信息技術(shù)的時候，網(wǎng)絡(luò)病毒或者是機器故障等問題的出現(xiàn)，極容易造成信息的泄露和丟失，對于人事檔案管理的安全造成了一定的影響。因此，在進行檔案管理的時候，還需要確保人事檔案信息的安全，針對信息容易泄露，容易被他人所竊取等問題，相關(guān)部門必須要采取嚴密的安全保護措施，做好監(jiān)督工作，明確使用權(quán)限，保障檔案信息的安全。同時，通過人事檔案管理機制和責(zé)任機制的建立，以及信息化建設(shè)的作用機制，從多個方面共同規(guī)范企業(yè)人事檔案的管理，促進信息檔案管理建設(shè)。此外，還應(yīng)加強人事檔案管理、信息技術(shù)投資的現(xiàn)代化，加快現(xiàn)代化管理進程的發(fā)展，以充分發(fā)揮人事檔案的實際作用。

四、要提高人事檔案管理工作的服務(wù)水平

人事檔案管理信息化建設(shè)的重點是信息化建設(shè)，但是在進行信息化建設(shè)的時候，主要是通過工作人員操作這些機器完成相應(yīng)的工作的，所以說，在進行檔案管理的時候，還需要提高人事檔案管理工作的服務(wù)水平，提高工作人員的信息技術(shù)水平。如可以定期地開展一些培訓(xùn)工作，提升他們的綜合素質(zhì)，在進行管理的時候，綜合運用多種技術(shù)，開展好檔案管理服務(wù)工作，做好管理工作。新時期工作人員檔案的電子化是適應(yīng)時代變化的一個重要手段。當今社會的現(xiàn)代化和發(fā)展推動了信息時代的到來。因此，我們必須在人事檔案管理方面不斷取得進展，并加強電子化。其次，員工檔案本身是有價值的。檔案工作的特點是連續(xù)性，因此必須要系統(tǒng)地管理工作人員檔案，以確保工作人員數(shù)據(jù)的準確性。計算機化的人事檔案信息在確保人事檔案的準確性方面具有很大的優(yōu)勢，因為它允許設(shè)置權(quán)限，這是傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件無法做到的。信息化方便了員工檔案管理，確保了檔案安全。

結(jié) 語

時代在不斷地發(fā)展變化，計算機信息技術(shù)也已經(jīng)深入到了人們的生活中，在人事檔案管理過程中，也更加注重信息的構(gòu)建，在人事檔案管理中引入信息可以提高檔案管理的水平和效率。面對管理檔案的片段的定型觀念、重視程度不夠、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善和質(zhì)量差的文件管理器等問題，必須采取切實舉措。檔案信息化建設(shè)管理標準需要更新，以改善管理培訓(xùn)、綜合質(zhì)量、基礎(chǔ)設(shè)施、信息記錄為條件，通過軟件和硬件，加強計算機檔案管理，調(diào)整人事部門，提高檔案信息的準確性。人事檔案的管理對人們的生活產(chǎn)生了極為深刻的影響，不論工作在企業(yè)，還是在其他部門都有著極為重要的作用。在進行檔案管理的時候，只有順應(yīng)時代發(fā)展的需要，利用好信息技術(shù)，做好檔案管理工作，企業(yè)才能朝著更好的方向發(fā)展。